印章管理规定

印章管理规定

根据公司目前印章管理现状,结合公司生产经营实际情

况,为切实加强与防范印章使用管理风险,特别是有效规避

与控制合作分公司及合作项目部印章管理风险,现制订印章

管理补充规定;

一、印章分级分类及使用范围

1.公司印章分级

公司印章分为三级,即公司印章、分公司印章、项目部

印章;

2.各级印章分类的及使用范围

⑴公司印章：公司级印章包括公司行政公章、法人印章、

公司合同章、财务专用章、发票章、党委、工会、各部门印

章等,各类印章使用范围为：

行政公章：以公司名义发出的文件,函件,证明,介绍信,

招投标文件,向上级部门报送的有关上行文、计划、统计及有

约束力的文件等;

法人印章：与行政公章、合同章、财务专用章配合使用

于签订合同、招投标文件及财务开具票据、办理银行业务等;

合同专用章：用于对外签订的各类合同、协议等有法律

约束力的合同文件;

财务专用章：用于财务收据、银行业务的办理及以公司

名义报财务统计报表、办理银行账务、出具财务证明等与经

营活动形成的财务事项;

党委、工会印章：只限于党委、工会组织开展活动及出

具有关证明使用,具体范围参照国家有关规定执行;

部门印章：适用于以部门名义出具的通知、报告、证明

等公司内部工作联系使用,原则上仅限公司内部使用,不得

对外;

⑵分公司级印章：分公司级印章包括分公司行政公章、

分公司负责人印章、分公司财务专用章、发票章等印章;各类

印章的使用范围为：

①分公司行政公章：用作以分公司名义发出的文件、函

件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、

统计及有约束力的文件;

②分公司财务专用章及财务负责人印章：用于分公司财

务收据、银行业务的办理及出具财务证明事务、在地方主管

部门的税务办理;

③因业务需要分公司印章需超范围用章时,需一事一议,

由分公司申请公司另作书面授权;分公司各类印章严禁用于

下列事项：

各类对外合同、分包合同、购销合同、租赁合同、担保

合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议上加盖分公司

印章；

各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖分公司印章；

开具任何内容欠据和任何形式的经济结算凭条；

为他人或单位提供任何责任的经济担保或融资担保;

3.项目部级印章：项目部印章分为项目部行政公章、项

目部财务专用章;

1项目部印章使用范围：与本工程相关的技术资料、质

量资料、安全资料；联系单与业主/监理/设计院/周边地区管

理部门/施工单位、会议纪要、备忘录、工程往来文件、施工

方案、向业主工程款申请报告、与业主各类签证,与上级往来

文件资料;超出上述范围的,不得施章;因业务需要的超范围

用章,需一事一议,由项目部申请,公司另作书面授权;

2项目部印章严禁用于下列事宜办理：

项目部印章严禁用于下列事宜办理：各类对外合同、分

包合同、担保合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议

上加盖项目部印章；各项结算报告、对账单等结算类文件上

加盖项目部印章；开具任何内容欠据和任何形式的经济结算

凭条；为他人或单位提供任何责任的经济担保或融资担保;

项目部需办理材料设备购销、租赁时,零星材料设备的

购销租赁由项目部负责人签字后直接购销、租赁；成批或规

模较大的购销、租赁确需签订购销、租赁合同时,先由项目部

技术人员编制购销、租赁计划、项目部负责人审核,严格执行

“四流合一”,按财务报账制的要求规范付款手续后按如下

流程办理：分公司管理的项目部单份合同金额在10万元以

内的由分公司工程管理部门、分公司财务部门负责人签字报

分公司经理审批同意后加盖项目部公章签订相应购销及合

同,同时将合同报公司工程管理部、财务部备案；分公司管理

的项目部单份合同金额在10万元以上的,由分公司工程管理

部门、分公司财务部门签字、报分公司经理审批同意后再报

公司总会计师同意加盖项目部行政公章签订相应合同,同时

将合同报公司工程管理部、财务部备案;

公司直接管理的项目部需办理材料设备购销、租赁合同

时,零星材料设备的购销租赁由项目部负责人签字后直接购

销、租赁；成批或规模较大的购销、租赁确需签订购销、租

赁合同时,先由项目部技术人员编制购销、租赁计划、项目部

负责人审核后,单份合同金额在10万元以内的报公司工程管

理处、财务处负责人审批后加盖项目部行政公章签订,单份

合同金额超过10万元的,工程管理部、财务部负责人审批后

再报公司总会计师批准后加盖项目部行政公章签订,同时所

有购销、租赁合同报公司工程管理部、财务部备案;

没有启用项目部行政公章的项目,确需办理购销、租赁

合同时按上述程序审批后直接加盖公司公章签订;

二、进一步明确各类印章的使用保管,严格按流程办理

使用手续

1.公司总部各类印章的保管：由办公室安排专人负责;

2.自营分公司的印章保管：自营分公司印章由相应自营

分公司保管,自营分公司下辖的自营项目部印章由自营分公

司安排专人管理；自营分公司下辖的合作项目部各类印章由

相应自营分公司委派印章管理员统一保管;

3.合作分公司、合作项目部印章的保管：合作分公司、

合作分公司下辖合作项目部、公司直管合作项目部的各类印

章,全部收回公司,按下列办法管理：

⑴采取分公司集中管理：根据目前公司分支机构分布情

况,设立的合作分公司或合作项目部按上述片区采取就近管

理,如区域较远时,公司根据情况另行设立新的片区,届时以

专门下发的文件为准;

⑵已并入分片管理的分公司,如某些项目远离所在片区

且印章使用频繁,可由分公司申请针对特定项目由公司委派

印章管理员或已委派的其它管理员兼职管理;

⑶远离所设六个片区的其它较分散的分公司或项目部,

如业务量比较少的,印章放公司办公室管理；由相应分公司

或项目部申请,由公司委派印章管理员进行管理;

⑷地矿系统内部以法人单位名义申请成立的分公司、项

目部,在与系统内法人单位签订印章管理协议书后,由公司

安排专人负责管理;

⑸所有派往合作分公司及项目部的印章管理人员薪酬

及其它待遇均由派往的合作单位承担;

三、各类印章使用施印审批流程

1.公司总部各类印章施印：总部业务办理需使用公司各

类印章时,部门经办人到办公室申请登记、部门负责人审核、

分管领导批准后施印;

分公司或项目部需使用公司总部印章或存放在公司总

部的分公司、项目部印章时,由相应分公司或项目部申请,以

电子邮件、快递或直接委派人员前往公司办公室,办公室印

鉴管理员在印章使用申请表上登记后,由办公室按业务类别

分交由相应业务部门进行资料审核,经审核部门负责人签字

同意、报该部门分管领导批准后由办公室施章,按规定存留

复印件或原件后返还相应分公司或项目部;

2.各片区保管的印章：合作分公司或项目部需使用由各

片区保管的印章时由相应合作分公司或项目部申请,以电子

邮件、快递或直接委派人员前往片区印章管理员,管理员向

片区印章管理部门负责人汇报同意后,由保管员根据需办业

务类别电话请示总部相应业务主管部门负责人并将重要资

料及信息以短信微信、传真、电子邮件等形式报备,部门负责

人同意后施章,同时片区印章管理员及总部业务部门详细登

记印章使用台账及请示时间及审批意见,合同、协议及经济

类资料还必须原件或复印件存档备查;

3.直接存放在本单位的合作分公司或项目部的印章：需

办理印章使用时,由印章管理员登记、部门负责人审核、分公

司经理或项目经理批准后加盖有关印章;

4.自营分公司及自营项目部直接管理的印章：分公司或

项目需要办理施章时,必须按公司印鉴使用申请表由印鉴管

理员登记、部门负责人审核、分公司经理项目经理批准后才

能施章;

四、严格印章使用台账登记报送制度的建立及管理

所有层级的印章使用台账,必须在每月1日将上月印章

使用台账扫描件报公司办公室;印章管理员同时上交承诺书,

承诺未在台账明细外使用印章,如本人虚报愿承担相关责任;

五、加强印鉴印章使用监督管理检查

公司总部办公室为印鉴管理的主控部门,负责印鉴管理

工作;办公室将每月组织对所有印章的月度使用台账进行真

实性抽查,在每月末提出下月抽查单位计划,由次月第一次

总经理办公会安排,由分管经营及生产安全的公司副经理安

排相应的部门,结合有关经营、生产安全检查,予以落实;公

司各部门组织的各类生产安全检查时,不管当月或当次是否

有抽查计划,必须同时检查相关单位的印鉴使用管理情况,

如出现违规行为,将严格按公司有关制度甚至国家有关法律

法规追究相关责任;

六、原印章管理规定中其它条款继续执行,与本规定相

悖之处以本规定为准;

七、本规定自下发之日起执行;