会计档案管理制度

单位会计档案管理制度

单位会计档案管理制度

在当下社会，很多情况下我们都会接触到制度，制度是要求大家

共同遵守的办事规程或行动准那么。那么制度怎么拟定才能发挥它最

大的作用呢？以下是的单位会计档案管理制度，希望对大家有所帮助。

1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、财

务报表、财务方案、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软

盘资料。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强

对会计档案的管理。

2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，

严格按照《会计人员工作规那么》要求，对会计档案进行定期收集，

审查核对，分类装订成册或成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁

损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丧失、不缺损、不烂、

不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档

案保管中存在的问题。

4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立

卷登记存放。

5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，

阅后近规定顺序及时归复原处。

6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同

意，由档案管理人员接待查阅。

7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工

作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，

并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称

及查阅事由。

8、会计档案，原那么上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司

领导或财务部负责人批准前方能外借或复印，并办理有关手续，外借

期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。

9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定

期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管

期限详见附表。

10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销

毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，

编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应

派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关

规定执行。

11、由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理

交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

12、撤销、合并单位和建设单位完工后，会计档案应随同单位的

全部档案一并移交指定单位，并按规定办理交接手续。

13、公司分设新单位时，由老单位根据帐面数编制财务移交表，

双方签字作为新建单位建立新帐册的依据，原凭证、帐册等会计资料

必须留在老单位。

为了加强会计档案管理，保证会计档案的平安、完整、及时，根

据《会计法》和《档案法》及财政部《会计档案管理方法》的规定，

结合本公司实际情况，制定本方法。

1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、

监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门

指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、

防蛀、防火、防盗等条件。

2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、必须建立会计档

案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善

保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

1、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总

表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款

（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3、财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的

主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说

明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4、其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负

责办理的有参考价值的数据资料。

5、增值税专用发票和普通发票。

会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行立卷。各种会计档

案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将

各卷按顺序编号。

1、会计凭证。

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，

每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、

美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、

月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2、会计账簿

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均

需妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写

“结转下年”字样，不填其他内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个

账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿支空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，

用巩固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得

装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面―账簿启用表―账

户目录―按本账簿页数顺序装订账页―会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人的印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名

称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、

银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

3、会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，

年度终了统一归档保管。

1、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，

期满后存入档案并由专人保管。

2、会计档案管理人员负责全部会计档案的'、立卷、保管、调阅、

销毁等一系列工作。

3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理

人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，按管人员逐一接

收。

1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方

可办理调阅手续。

3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更

不得抽换。

4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须

经单位领导批准需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批

准前方可复制。

1、会计凭证保管15年。

2、会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保25年。

3、会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。

4、发货票保管5年。

1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇

同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上

级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭

证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为

止。

2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门

共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁

后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

本制度自公布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

1.目的：会计档案是档案的重要组成局部，是记录和反映经济业

务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制

度，现根据《会计法》和《档案法》的规定，制定本方法。

2.适用范围：本规定适用于公司及分子公司。

3.会计档案管理体系。

3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本方法

管理会计档案。

3.2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检

查。

3.3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的

立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、

有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

4.会计档案范围。

4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业

材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

4.2会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

4.3会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐

薄，其他会计帐薄。

4.4财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附

表、附注及文字说明和其他财务报告。

4.5财会电算化档案：主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及

其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。

4.6其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，其

他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管

清册，会计档案销毁清册等。

5.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，

负责立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

5.1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保

管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案

机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保

管。出纳人员不得兼管会计档案。

5.2移交本单位档案机构保管的会计档案，原那么上应当保持原卷

册的封装。个别需要拆封重新的，档案机构应当同会计机构和经办人

员共同拆封，以分清责任。

6.会计档案不得自行借出。

6.1如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供会计资料的查

阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在

会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料

时，应事前由公司总经办批准。

6.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

7.会计档案的保管期

7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、

20年、25年5类（会计档案保管期限表附后）。

7.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

7.3本方法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档

案的保管原那么上应当按照本方法附表所列期限执行。

7.4各单位会计档案的具体名称如有同本方法附表所列档案名称不

相符的，可以比照类似的保管期限办理。

8.会计档案的销毁。

8.1保管期满的会计档案，除本方法规定不得销毁的情形外，可以

按照以下程序销毁：

8.1.1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档

案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编

号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

8.1.2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

8.1.3销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

8.1.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列

内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清

册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始

凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单

独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清

册中列明。

8.3正在工程建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销

毁。

9.会计档案的管理。

9.1采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的纸质会计

档案。

9.2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办

理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管公

司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的，

从其规定。

9.3单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方

统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立

后原机构代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分

立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关

方保存，并按规定办理交接手续。

9.4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单

位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其

中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单

位保存，并按规定办理交接手续。

9.5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位

的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存

续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

9.6在建设工程建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后

移交建设工程的接受单位，并按规定办理交接手续。

9.7单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手

续。

9.7.1移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应

当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管

期限、已保管期限等内容。

9.7.2交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列

内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接

双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

9.8预算、方案、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，

不适用本方法。

10.附那么：

10.1本制度由公司财务部负责解释。

10.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定

即行废止。

10.3本制度经总经理批准后自公布之日起执行。修改时亦同。

会计档案的范围一般指会计凭证、会计数据、会计账簿、会计报

表以及其他会计核算资料等五个局部。

1、会计凭证

包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、

记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

2、会计数据

主要指电算化中的会计数据，包括以光盘存储的记账凭证、会计

账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）；会计软件系统运行中

编制的各种文档和其他会计资料。

3、会计账簿

包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、

银行存款日记账以及辅助登记备查簿。

4、会计报表

指按要求由财务部门上报的各种会计报表、统计报表、劳资报表

等。包括月报、季报、年报及其他临时报表。

5、其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧

密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财

务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会

计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

1、记账凭证

根据原始凭证在计算机上直接编制记账凭证，由计算机打印输出。

2、会计账簿

现金、银行存款日记账由出纳员根据已经办理完毕的收付款凭证，

逐笔顺序登记。各账户的明细账由计算机按月打印输出。总账由计算

机按月打印出科目余额表替代。

3、会计报表

会计报表由计算机按报表填报的要求打印输出。

会计凭证的装订：

会计凭证每月装订一次，装订好的凭证按年分月归档。

装订前的准备工作：

①分类，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；

②摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证

大小，且要避开装订线，以便翻阅时保持数字完整；

③检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列。发现缺号要查明原因。

再检查附件是否漏缺；

④记账凭证上有关人员的印章是否齐全。

装订时的要求：

①用“三针中引线”法装订；

③凭证外面要加封面；

③装订凭证厚度一般为1.5厘米。

装订后的考前须知：

①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管

人员和装订人员签章；

②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并在显露处标明凭证种

类编号。

2、会计帐簿及报表的装订

各种会计账簿由计算机打印输出后，按月装订成册。各类报表在

报送后将留存的报表按月装订成册。

1、存储在计算机中的会计数据要每日进行机内数据库备份，每半

月进行光盘刻录。

2、账表打印和日常核算同步进行，记账凭证、刻有数据的光盘、

打印出的各种账表（经会计主管和系统签章后）按《会计档案管理方

法》的规定进行保管。

3、会计档案保管人员依据会计岗位工作职责的规定，对所保管的

档案内容及范围负相应的责任。

4、各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的光

盘等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。