采购流程及采购流程管理

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采购管理制度及采购流程

一、目的：

规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的

顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更

大的资金支持。

二、适用范围

适用本公司范围内采购管理

三、内容

（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，

制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依

据开展工作。

（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议

价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计

划对账—财务结算

（三）采购流程图如下：

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寻找供应商

审批流程

询价比价议价

采购洽淡

签采购合同

付款审批流程

下采购订单

交货验收

计划对帐

财务结算

验收合格

验收不合格

入库

退、换货

采购需求

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四、制度细则

（一）采购需求的提请

1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一

种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请

获得这些物品的过程。

2、采购需求流程如图：

由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采

购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。

填报申请单

部门审核

总经理

采购部

由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规

格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。

总经理签字批准后，交由采购部进行采购。

采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书的内容进行核对，并

与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、

采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。

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3、请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

请购的部门；

请购物品所属项目；

请购的用途；

请购的物品名；

请购的物品数量；

请购的物品规格；

请购物品的样品、图纸或技术资料等；

请购物品的需求时间；

请购如有特殊需要请备注；

请购单填写人；

请购的部门负责人；

请购单的审核人；

财务审核人；

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公司总经理。

4、请购单及其提请规定

请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审

核批准后报采购部门。

请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请

购部门备份。

涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的

形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。

遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，

可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，

签字确认手续后补。

如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，

申请部门必须作出书面说明。

请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和

补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

5、公司物资申请采购的提请部门

公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他

物品由生产部门提请。

公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物

品由生产部门提请。

公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公

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项目由行政部门提请。

公司各部门专用的物资由各部门自行提请。

6、请购单的接收

采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规

定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。

接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完

整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积

压的物资不采购的原则。

联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采

购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。

对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采

购的部门。

7、请购单的分工处理

核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责

进行分工处理。

对于紧急采购项目应优先处理。

无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请

部门。

重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

8、采购周期的规定

根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周

期。

请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批

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流程，以便采购部门能按时完成采购。

采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明

原因。

遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策

略。

（二）询价及其规定

询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，

了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。

属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打

包采购。

对于紧急请购项目应优先处理。

所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，

原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。

对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本

较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，

一经被选用，做绩效考核加分。

对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品

可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改

性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。

遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采

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购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标

单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。

询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询

价。

除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应

商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不

同。金额大的，公司相关领导参与监督。

比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质

和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。

比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟

定完整的招标文件格式进行询价。

在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

（三）比价、议价

对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行

确认。

对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他

厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。

收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导

汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资

质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方

面的实力等。

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参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位

进行价格及条件的进一步谈判。

（四）比价、议价结果汇总

比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后

方可汇总。

比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、

工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理

由，按照一定顺序逐一审核。

如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或

重新处理。

（五）合同的签订及其规定

（1）合同正文应包含的要素

合同名称、编号、签订时间、签订地点。

采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总

额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。

包装要求，备品备件包装运输要求。

合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注

明。

付款方式。

交货期。

质量保证期。

质量要求及规范。

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违约责任和解决纠纷的办法。

双方的公司信息。

其他约定。

（2）合同签订及其规定

如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。

拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。

如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，

务必请厂商派代表来场协助清点。

质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商

延长产品质保期。

详细约定发票的提供时间及要求。

针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合

同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金

的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。

与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付

款。

违约责任一定要详细、具体。

比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工

作。

合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审

查。

合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合

同章方可生效。

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签订的所有合同应及时报送财务部门。

（六）付款及合同执行

（1）付款流程

采购物品到货检验并办理入库手续后，根据与供应商签定的期限，采购负

责人核对采购帐目。备好各项资金审报材料。

采购人对帐

采购部审批

副总/经理

财务部付款

由采购部经理进行审批、审核。签字确认并上报上一级领导。

由主管生产副总或总经理进行签字批准。

财务部对上报的各项表单、材料审核无误，各级领导签字同意后。财务部

执行付款。

（2）付款规定

所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资

金支出审批流程的相关规定执行。

按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付

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款。

按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款

时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡

签完毕后提交财务部付款。

财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免

影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及

时的通知采购部并汇报公司领导。

（3）合同执行

已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部

负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补

救措施，并及时通知请购部门及公司领导。

已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于

合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时

履约。

合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未

尽事宜应及时协商并签订补充合同。

（七）验收入库与退货

（1）验收流程

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采购负责人确定到货时间，提前通知质检部门做好检验准备，通知仓储部门

做好入库准备。

通知验收

到货验收

入库手续

入库

到货后，由质检部门进行质量验收，采购负责人和仓储管理人对物品的数量、

规格等进行验收，数量过多时，要协调供应商派专人协助现场验收。

物品经检验合格，办理入库手续。仓储人员办理入库单据，另报财务进行成

本核算。

物品入库。根据物品特性，安排好仓位存储，并进行妥善保管。

（2）报验

供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知

质检部门进行验收。

对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相

关规定执行。

质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检，

并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用

或不能入库的情况质检部门应负主要责任。

用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围

之内。

（3）入库

公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门

的检验或验收。

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采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部

门，由请购部门及时安排卸货与搬运。

质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将

其作为暂存物资接受，并妥善保管。

质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时

出具入库清单。

质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库。

（4）退、换货

质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商

进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原

因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商

管理评估的依据。

因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部

门。如急需，根据具体情况做其它应对准备。

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