wps文字方向

WPS文字操作指引书

WPS文字操作指引书

第1页共42页

2016新体验.................................................................................................................................4

1.1.一键登录办公更轻松...................................................................................................................4

1.2.方便的文档漫游...........................................................................................................................4

1.3.在云文档中找到历史版本...........................................................................................................5

1.4.建立圈子.......................................................................................................................................6

1.5.丰富的在线图片...........................................................................................................................8

1.6.安全的保障：备份管理...............................................................................................................9

2.

不得不掌握的技巧

.............................................................................................................................11

2.1.新旧界面切换.............................................................................................................................11

2.2.即点即输.....................................................................................................................................11

2.3.快速调整段落布局.....................................................................................................................12

2.4.数字转中文大写.........................................................................................................................12

3.

文档内容排版技巧

.............................................................................................................................14

3.1.商务文档规范.............................................................................................................................14

3.2.分栏使用方法.............................................................................................................................14

3.3.制表位对齐方式.........................................................................................................................15

3.4.利用文字工具快速整理文字.....................................................................................................17

4.文字中的表格应用.............................................................................................................................18

4.1.

创建表格

.....................................................................................................................................18

4.2.

绘制斜线表头

.............................................................................................................................18

4.3.

添加行和列

.................................................................................................................................19

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第2页共42页

4.4.

表格与文本转换

.........................................................................................................................19

4.5.

表格跨页自动重复标题

.............................................................................................................20

4.6.

表格计算

.....................................................................................................................................20

4.7.

利用表格实现图文混排

.............................................................................................................21

5.长文档正规编号排版.........................................................................................................................23

5.1.日常编号与项目符号应用.........................................................................................................23

5.2.应用正规的多级编号（样式）.................................................................................................23

5.3.统一修改编号格式.....................................................................................................................25

6.

页眉页脚

.............................................................................................................................................27

6.1.快速插入页眉页脚、页码.........................................................................................................27

6.2.如何设置首页不同.....................................................................................................................27

6.3.自由控制页码起始页.................................................................................................................28

7.

目录

.....................................................................................................................................................30

7.1.快速生成目录.............................................................................................................................30

7.2.目录更新.....................................................................................................................................31

8.修订应用.............................................................................................................................................32

8.1.

应用修订

.....................................................................................................................................32

8.2.

接受或拒绝修订

.........................................................................................................................32

8.3.

显示修订状态

.............................................................................................................................33

8.4.

保护修订只能进行修改

.............................................................................................................33

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第3页共42页

9.

邮件合并批量处理文档

.....................................................................................................................35

9.1.建立邮件合并主文档.................................................................................................................35

9.2.指定邮件合并数据源.................................................................................................................35

9.3.插入对应合并域.........................................................................................................................36

9.4.合并到新文档.............................................................................................................................36

10.页面布局及其他功能介绍...............................................................................................................38

10.1.

文档结构图

...............................................................................................................................38

10.2.

利用章节导航为文档分节

.......................................................................................................38

10.3.

不同页面方向自由切换

...........................................................................................................39

10.4.

添加文档水印

...........................................................................................................................40

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2016

新体验

1.1.一键登录办公更轻松

功能描述：

WPSOffice2016

同时也是

WPS+

云服务的一个入口，通过

WPS+

帐号可以访问线

上服务，便于日常文件管理。

操作步骤：单击

WPS

左上方“登陆”按钮，选择任意登陆方式。

1.2.方便的文档漫游

功能描述：

WPS2016

能够实现云文档漫游功能，文件可直接保存或上传到云端，通过电脑、

手机可以随时随地打开、编辑、保存在云中的文档，并且可以实现多种云文档功能。

操作步骤：参照下方图片了解云文档功能区

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1.3.在云文档中找到历史版本

功能描述：在云文档编辑过程中，如需要找回之前保存过的版本，WPS给了用户一颗“后

悔药”，可通过“历史版本”功能找回来。

操作步骤：在文档漫游的操作界面中选择需要查看的文档单击【历史】按钮弹出所有

历史版本列表，选择自己需要的内容进行下载

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1.4.建立圈子

功能描述：创建轻办公圈子，可以很方便的将一群人、一个项目集中到一个圈子中来。利

用圈子，也可以保存分享文件，并发起对文件的讨论和修改，文件组织更有条理。将文件上

传到圈子之后，圈子内的人员都可以对文档进行查看和编辑，不需要再通过邮件和聊天工具

来分享，团队协作更高效。同时，圈内人员对文件的修改都可以从该文档的历史版本找回。

操作步骤：

1.建立圈子：在界面左侧点击【漫游文档管理】【新建圈子】

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输入圈子名称：

2.

添加成员：点击已建立圈子【培训项目】



【成员】



【添加成员】

复制链接发给需要协助人员即可：

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1.5.丰富的在线图片

功能描述：WPS2016中的三大组件，均为用户提供大量在线图片，在联网状态下，用户可

直接搜索图片并使用。

操作步骤：单击“插入”选项卡“在线图片”。

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1.6.安全的保障：备份管理

功能描述：在日常进行文件编辑时，如遇到断电、忘记保存等情况，WPS提供智能的备份

管理，帮助用户找回丢失的文件。

操作步骤：单击左上角“WPS文字”按钮“备份与恢复”“备份管理”文档右侧将

出现“备份”任务窗格单击“查看其他备份”打开备份文件夹找到所需文件即可。

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2.

不得不掌握的技巧

2.1.新旧界面切换

功能描述：

WPSOffice

支持“在线皮肤”、“

2016

风格”、“

2013

风格”和“经典风格”自由

切换，对于习惯在“经典风格”界面使用的用户，可以通过“切换界面”功能自由选择。

操作步骤：

单击工具栏右上角“更改界面”按钮



单击“我的皮肤”



选择所需界面风格



单击“更

改”



将在下次启动

WPSOffice

时启用经典风格。

说明：

推荐皮肤：含

2016

皮肤以及大量精美在线皮肤，在线皮肤可在联网状态下直接套用。

我的皮肤：包含

2013

皮肤、经典皮肤以及最近使用的在线皮肤。

2.2.即点即输

功能描述：在日常编辑文档过程中，有时候需要在其他任意位置输入内容，很多用户都是采

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用打空格或者打回车的方式进行切换，此功能有效帮助大家解决了问题。

操作步骤：任意位置双击即可

2.3.快速调整段落布局

功能描述：WPS文字的特色功能“调整段落布局”，可以帮助用户更加快速地调整各个间距。

操作步骤：通过拖动段落调整框上的上下左右小箭头，即可轻松调整段前间距、段后间距、

左缩进以及右缩进；还可通过移动段落前两行行首的小竖线来调整首行缩进、悬挂缩进。

2.4.数字转中文大写

功能描述：

WPS

文字提供了数字转换功能，更加方便于用户使用，例如：将文档中的金额

转换为大写模式。

操作步骤：选定数字



“插入”选项卡



“插入数字”



选定所需数字类型



确定。

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3.

文档内容排版技巧

3.1.商务文档规范

功能描述：一份正规的文档，正文排版需要特定的规范，通过这些规范标准，能够使整个版

面更加专业。

操作步骤：选定文字



“开始”选项卡



“段落”



设置：首行缩进

2

个字符

/

段前

0.5

行

/

段后

0.5

行

/

行距

1.5

倍数



“确定”

3.2.分栏使用方法

功能描述：使用分栏可以将页面纵向划分为若干区域，为文档进行特殊的排版。

操作步骤：选定文字



“页面布局”选项卡



“分栏”



可直接选择需要的栏数，也可以

选择“更多分栏”进行选定设置。

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3.3.制表位对齐方式

功能描述：在文档中设置制表位是一种快速对齐文本的手段，它能够快速创建简单列表，允

许在同一行内的文字采用不同的对齐方式。例如，创建一个带有三列的清单，两边的内容分

别左对齐和右对齐，中间的内容居中对齐，则可使用制表位来完成。

根据对齐的方式，制表位有以下四类，其类型图标以及功能如以下列表所速：

制表位对齐方式

按钮说明

左对齐：在左对齐制表位上输入的文字将以该位置为左边界进行对齐。

居中对齐：在居中制表位上输入的字符将以该位置为中心而排列

右对齐：在右对齐制表位上输入的字符将以该位置为右边界进行对齐

小数点对齐：小数点对齐制表位能够把数字在小数点的位置上对齐

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示例：利用制表符制作虚线对齐排版效果

操作步骤：

点击标尺左侧制表符



选择所需对齐方式



在对齐的标尺位置点击鼠标



插入一个制

表位符号；

在文档中输入内容



按“

Tab

”键进行光标切换，注意：不是打空格；

选定已经输入文本



双击标尺上的制表符



“前导符”中选择一种符号



“确定”

.

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3.4.利用文字工具快速整理文字

功能描述：文字工具是WPSOffice的特色功能，可以为用户将版面杂乱的文档快速地排版

整齐，真正做到“一键排版”。

示例：利用文字工具快速排版文档（面对有很多空格、空行的文档，如何快速处理？）

操作步骤：“开始”选项卡“文字工具”选择“删除空格”以及“删除空段”即可。

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4.

文字中的表格应用

4.1.创建表格

功能描述：表格不仅能够直观鲜明的表达主题思想，而且它还是对文本等对象进行对齐等格

式操作中一个便捷的手段。

操作步骤：把输入点光标置于制表格的位置



选择“插入”选项卡



“表格”



可直接选

择行数列数插入或使用“插入表格”按钮。

4.2.绘制斜线表头

功能描述：在

WPS

文字中的“绘制斜线表头”功能，可以帮助你很轻松的绘制出一个标准

的斜线表头。

操作步骤：插入表格后



“表格样式”



“绘制斜线表头”



选择所需表头样式



“确定”。

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4.3.添加行和列

功能描述：WPS文字在表格的功能有很大的改进，增添了很多使用户的操作、应用更为方

便的功能，使用户对表格的使用更为得心应手。

操作步骤：将光标放在表格上回出现加号，可以通过单击或拖动添加行列

4.4.表格与文本转换

功能描述：在文档中使用表格，如需要将其转换为文本格式，只需要通过简单按钮便可实现。

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操作步骤：选定表格



“表格工具”



“转换成文本”



根据需求选定



“确定”。

4.5.表格跨页自动重复标题

功能描述：在文档中使用表格，如果表格数据较多，经常会造成表格过页，这样第二页就无

法看到标题行，对数据展现、查看数据造成一定的影响，以下可通过“重复标题行”功能解

决。

操作步骤：选定表格标题行“表格工具”“标题行重复”。

4.6.表格计算

功能描述：在文字中体现数据，可使用表格工具完成简单计算。

操作步骤：选定表格标题行



“表格工具”



“快速计算”下拉框



选择所需计算方式。

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4.7.利用表格实现图文混排

功能描述：在文字与图片搭配排版的时候，经常不能很好去控制图片的摆放位置，不能按照

自己的意愿来编排，表格协助排版，让图片不再“乱跑”！

操作步骤：

插入相应行数列数表格可根据实际使用合并单元格将文字复制至单元格内“表

格样式”取消表格所有边框；

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点击“表格样式”



选择相应框线格式



为表格突出模块绘制边框。

排版效果：

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5.

长文档正规编号排版

5.1.日常编号与项目符号应用

功能描述：文档中经常需要应用项目符号以及编号，在使用过程中，可以通过快捷键在进行

快速升级降级。

操作步骤：点击“开始”选项卡



“项目符号”或“编号”



按“

Tab

”键可降级

/

按“

Shift+Tab

”

键可升级。

5.2.应用正规的多级编号（样式）

功能描述：用计算机编辑文档的一个好处就是能够很方便地进行格式设定，你可以按照自己

的需要，对字符和段落设置不同的格式。然而如果你希望修改某些相同级别文档的格式，而

文档很又长，则将会是一件非常麻烦的事情。

WPS

文字提供了一种称作样式的方法，来解

决相同级别文档的自动格式化特性。

操作步骤：

单击“开始选项卡”



“编号”下拉框



“其他编号”



“多级编号”



选择带“标

题”字样的多级编号样式



“确定”；

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第24页共42页

选定了多级编号后，可通过直接单击“样式”框中的“标题

1

”、“标题

2

”……设定文

档标题级别。

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5.3.统一修改编号格式

功能描述：使用样式编号的标题，可以直接统一修改格式，对用户格式设置上提高了效率。

示例：统一将级别“标题

1

”的大标题格式修改为红色字体，并加粗

操作步骤：

光标定位于任意“标题

1

”位置



“开始”选项卡



在样式框中右键点击“标题

1

”字

样



选择“修改标题”；

弹出对话框



“格式”下拉框



“字体”



进行修改后



“确定”



“确定”。

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6.

页眉页脚

6.1.快速插入页眉页脚、页码

功能描述：长文档编排必定离不开页码，页码可以让用户快速地找得到内容所在的页码，在

WPS

中，优化了页码的插入方式，让用户有更好的体验。

操作步骤：“插入”选项卡



“页眉页脚”



进入页眉页脚编辑状态



可在页眉页脚处看到

快速插入页码按钮；

6.2.如何设置首页不同

功能描述：正规长文档编排，是需要有封面的展现，但是，封面是不需要有页码，且封面是

可以有自己独有的页眉页脚格式，因此，我们可以将首页的排版独立出来，就不影响后期的

排版工作了。

操作步骤：进入页眉页脚编辑状态



“页眉和页脚”



“页眉页脚选项”



勾选“首页不

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第28页共42页

同”



“确定”。

6.3.自由控制页码起始页

功能描述：当文档使用了封面，就不能将封面的页码设置为“1”，而是从第二页开始才显示

为“1”，可通过插入页码自由更改。

操作步骤：进入页眉页脚状态“修改页码”下拉框勾选“重新开始编号”起始值“0”

“确定”。

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7.

目录

7.1.快速生成目录

功能描述：应用样式的一个好处就是便于管理长文档，其中，使用自动生成目录，将是大家

在实际应用中很有用的一个工具。下面我们就来介绍如何使用

WPS

文字自动生成目录功能。

操作步骤：单击“视图”选显卡



勾选“导航窗口”



选择“目录”



如后图所示，在“格

式”内可以选择插入目录的类型



单击“确定”，即可在插入点生成文档目录。

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7.2.目录更新

功能描述：当自动生成目录以后，如果你在文档中做了修改，例如标题的增减，页面的更换

等等操作后，目录信息会不会随着你的操作而更改呢？答案是会，但不是“全自动的”。下

面我们就来讲解如何更改目录信息。

操作步骤：右键单击已经插入的目录



选择“更新域”



选定“更新整个目录”。

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第32页共42页

8.

修订应用

8.1.应用修订

功能描述：将做好的文档发给其他同事，如果其他同事在上面做了修改，想知道人家改了什

么地方？可以直接使用该功能。

操作步骤：“审阅”选项卡



选择“修订”

8.2.接受或拒绝修订

功能描述：当同事针对文档内容进行修改，通过修订功能可以显示修改了哪些内容，同意或

不同修改，均可以“接受”或“拒绝”。

操作步骤：“审阅”选项卡



选择“接受”

/

“拒绝”



也可以通过下拉框“接受”

/

“拒绝”

所有的修订。

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第33页共42页

8.3.显示修订状态

功能描述：由于使用修订功能，界面上会有修改后所遗留的突出标志，用户客户通过“显示

修订状态”下的各种情况进行自由切换。

操作步骤：“审阅”选项卡“显示标记的最终状态”下拉框。

8.4.保护修订只能进行修改

功能描述：修订的目的是为了保留用户的修改痕迹，但是，如果其他用户在使用的过程中，

将“修订”功能取消，那么，就算对方做了修改，也不能体现效果。因此，为了防止其他人

取消修订，可使用保护修订的方法，设置密码，让文档只能处于修订状态，想要取消修订，

除非知道密码。

操作步骤：“审阅”选项卡



“限制编辑”



在右方弹出“限制编辑”任务窗格



勾选“设

置文档的保护方式”



选定“修订”



“启动保护”



设定密码



“确定”。

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9.

邮件合并批量处理文档

9.1.建立邮件合并主文档

功能描述：我们在工作中经常会遇到这样的一种情况，就是需要创建大量相同或相似的信函。

利用邮件合并功能，可以直接从数据库中拿出一批数据，合并到信函内容中，这样就不需要

人工组合，节省大量的时间。主文档就是信函的主体部分，包括套用信函的正文和格式等。

操作步骤：在文档中将统一的文字信息输入并完成排版，在表格中将数据内容整理完毕。

9.2.指定邮件合并数据源

功能描述：邮件合并的第二步是指定在合并中使用的数据源。数据源所包含的是合并文档中

所需的信息。

操作步骤：“引用”选项卡



“邮件”



“邮件合并”选项卡



“打开数据源”



选定数据

源表格



打开。

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9.3.插入对应合并域

功能描述：创建了主文档，打开了数据源之后，需要将数据源以合并的形式插入到主文档中。

操作步骤：将光标定位在需要插入的位置，例如：姓名“邮件合并”选项卡“插入合

并域”选择“姓名”“插入”。

注：其他项目依次按照此方法插入即可。

9.4.合并到新文档

功能描述：创建了主文档、数据源文件，并且在主文档中插入了合并域之后，就可以合并数

据和文档，会产生一分全新的、合并完成后的结果文档。

操作步骤：“邮件合并”选项卡



“合并到新文档”



“全部”



“确定”。

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10.

页面布局及其他功能介绍

10.1.文档结构图

功能描述：通过文档结果图视图，可以更加直观查看整个文档结构框架，并且可以自由跳转

查看内容。

操作步骤：“视图”选项卡



“文档结构图”。

10.2.利用章节导航为文档分节

功能描述：在排版过程中，为了更好控制长文档内容，满足不同需求，经常需要将文档划分

为几个部分，在此，可以通过分节的功能来实现。

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第39页共42页

操作步骤：“视图”选项卡



勾选“导航窗格”



在左侧“章节导航”中，可以通过点击页

面之间空白区域进行分节点击按钮修改节名字。

10.3.不同页面方向自由切换

功能描述：通过对文档内容进行分节后，可针对不同的节进行页面方向的自由切换。

操作步骤：为文档设定好分节单击需要设定的节“页面布局”选项卡“纸张方向”

下拉框“横向”。

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10.4.添加文档水印

功能描述：关于商务文档或公文的使用，有时候需要根据情况为文档内容增加水印，以体现

文档的专业性，WPS文字可以便捷地为用户增加水印。

操作步骤：“插入”选项卡“水印”下拉框可选择预设水印或“插入水印”设置更多选

项“确定”。

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