行政管理工作内容

行政专员的主要工作职责

一、行政管理工作

1.制度建立与完善：根据公司发展的实际情况,制定出合乎

企业现状的规章制度,知会各部门及人员,收集合理化建议,

并在企业发展中及时调整和完善,使制度更加规范和合理,提

高制度的可执行性和有效性,切实可行地提高员工工作主动

性和规范性;

2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及

管理方面的思想;准确理解公司意图、做好上情下达的工作;

以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通,尽可能及时了

解各项业务的进展情况,并将信息及时整理反馈给公司,有效

地协助上级推进工作;在日常的工作中,注意与其它部门和同

事的协作,协调与各部门之间的关系,建立服务意识;

3.绩效考核：全面了解,评估员工工作绩效,发现优秀人才,

提高公司工作效率,考核范围为公司全体员工;考核原则是通

过考核全面评价员工的各项工作表现,使员工了解自己的工

作表现与取得报酬、待遇的关系,获得努力向上、改善工作的

动力;使员工有机会参与公司管理程序,发表自己的意见;考

核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应

相匹配;以为主要依据,坚持上下结合,左右结合,定性与定量

考核相结合;考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、

下级评议、外部客户评议等;

二、日常行政事务处理

1.接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语,语言应亲

切简练、礼貌、和气,公话严禁私用,一律不得拨打信息台；

对来访者要使用文明用语,热情接待,要认真倾听来访者的叙

述;如未能及时有效地解决,应做好相应的记录并跟进落实;

2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应

周知的相关部门和人员,并督导落实;文件制发后,应先分类

整理再按要求进行归档,公司内部综合类档案原则上以半年

为周期进行建档;公司档案管理的基本原则是：统一领导,分

级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的

有效利用;

3.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及顺序,发言

要短小精悍,有效地利用时间,讨论实质性的问题;与会人员

均应将手机设置为会议状态;

4.车辆使用及管理：提高汽车使用率,合理使用,降低能耗;

公务用车,公司领导人员在市内参加各种业务活动,派车接

送；到外地出差,送到火车站或机场;公司其他员工遇有紧急、

重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车;公

司组织集体活动,酌情安排用车;

5.日常制度监管：在现有的管理模式中,加大行政督导的执

行力度,有效地实施行政制度及监管,及时调整管理方式、方

法,建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率;

三、外部沟通

1.政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口,我

们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系,端正自

己的位置,灵活处理;

2.合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务,以做

到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达,但在处

理事务时注意以公司利益为重;

3.注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等,在重要的节日如圣诞

节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等,应在

征求总经理意见之后,以礼品或贺信及时致意,维护与合作伙

伴的友好关系;在业务合作中,适时提醒经理并根据经理要求

为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐,与合作

伙伴建立经常性的沟通;以促进彼此的了解与进一步的合作;

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂;企业行政人员

每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务,但是行政工作在

企业中的作用是不可小视的,所以也要求从事这个岗位工作的人

员要具备一定的职业素养;

从事行政专员所具备的素质：

1.工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定

位、企业行政管理系统及企业文化有所了解;

2.工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、

压力管理、情绪管理等方面的能力;

3.业绩方面：领悟上级主管的意图,工作高效率,有服务意识,

工作环节“零缺陷”;

个人对行政工作的理解：

行政人员的工作就是对公司整体良好运营的全面协助;在大

的方面,对当前公司的工作重点有关信息,收集整理并且做出分

析,提出改良建议,及时跟踪了解并推动各项业务的进展,行政人

员要对公司内部各项业务都有一定的了解;在小的方面,行政的

工作内容比较繁杂,需要规划并服务员工在公司的生活;这份工

作对行政人员个人而言,是对协作能力和服务能力的考验,是一

份非常锻炼人,使人考虑问题的时候能变得越来越周全的工作;

我对这份工作蛮感兴趣的,并且在做这份工作的时候可以对我的

个人能力能有很大提升,相信经过一段时间的接触和了解,我能

够做一个合格的行政人员;