档案管理

档案管理办法

一、目的

为加强档案管理，保证档案的系统性与完整性，使档案管

理达到规范化、合理化、标准化，更好地为各项工作服务，结

合公司实际情况，特制定本办法。

二、范围

本办法适用于公司及所属各单位的档案管理。

归档文件材料包括各类台账、原始记录、各类标准、招投

标文件、合同（协议）和项目类资料以及各种设备等资料、图

片。

三、管理部门

3.1各单位综合管理部为档案管理的职能部门，负责公司

各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。

3.2各部门根据工作需要配备兼职档案管理人员，负责档

案进室前的收集、整理和保管工作。

3.3各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档

范围，定期向综合管理部移交档案，确因工作需要继续使用的

文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

3.4档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完

整与安全。

四、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据各单位实际

情形,将所触及的档案分别为以下几大类:

（一）行政管理类：会议、行政事务、法律事务、审计、

办理投保、企业形象宣传、资产管理、变乱处理等材料；

（二）人事管理类：员工个人档案、人员需求申请及审批

材料、备用人才及后备干部资料、培训材料；

（三）财会档案类：商业银行往来、会议材料、重要的贷

款保单、与政府、机关单位往来的重要资料；

（四）出产经营管理类：出产材料、能源管理、标准计量、

环保材料、经营决策、产品销售、物资管理、打算统计等；

（五）装备类：出产、化验、安全、环保装备、仪器外表、

办公装备；

（六）产权类：知识产权、权证、认证材料等；

（七）基建档案类：新、改、扩建工程文件，设计、施工

形成的材料，工程预算、决算、重大变更材料，安评、环评资

料；

（八）实物档案类：电子档案（含存有严重事件、重要活

动、重要文件材料的软盘、光盘、录像带、硬盘等），物品材

料（奖状、锦旗、奖章、奖品誉证书、牌匾、奖杯、赠品)；

（九）外来文件类：与内部的当局、机关、企事业单位等

往来值得保留的重要文件及重要外来息。

五、归档要求

5.1归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存

的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加

以说明。

5.2卷内文件应按问题或文件形成的时间体系地排列，按

顺序编号，填写“卷内目次”。目次各项必须填写清楚(一概使

用黑色中性笔填写)，字迹工整、模糊，装订整齐。

5.3文件归档份数:普通归档1份，重要的和经常使用的文

件归档2份或3份。

5.4归档时间:部分或责任人应于相关工作结束后立刻(最

迟一周内)将应归档的文件整理，与综合管理部一起向本单位

档案管理室移交归档。

六、保管要求

档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种。永久为

无限期保存，长期为5年至10年，短期为2年以下。档案保

管期限除特殊情况经由单位领导批准外，可由立卷人根据以下

基本原则确定。

6.1永久保管

凡是记述和反映主要职能活动和基本历史面貌，并具有长

远查考利用价值的档案，定为长久保存。具体包括以下范围:

（一）重要会议形成的重要文件、重要发文、会议纪要；

（二）有关经营方针、事业规划、领导人任免，集团及下

属单位年度工作计划、总结、统计表；

（三）发至公司内部机构的指示及命令；

（四）各种预、决算材料；

（五）重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况；

（六）重要契约、合同的缔结、解除及其他变更材料；

（七）向官方提请的文件及官方批复文件。

6.2长期保管

凡是反映一般性工作活动，并在较长时间内对工作具有查

考价值的档案，定为长期保存。具体包括以下范围:

（一）一般性的会议发文、通知、报告、会议纪要、请示

与批复；

（二）内部机构人事任免(干部聘用、职工录用、工作调

动、转正、定级、调资、离退休、死亡、职称评聘、落实政策

等文件材料)；

（三）签订的重要的合同、协议；

（四）物业管理、车辆管理等文件材料；

（五）制定的各种规章制度。

6.3短期保管

在较短时间内对工作有查考利用价值的档案，定为短期保

存。具体包括以下范围:

（一）普发性贯彻执行的文件、通知、调查报告，有参考

价值的文件材料；

（二）一般的调查报告、一般的工作通知，有参考价值的

文件材料；

（三）工作总结、计划、统计报表。

7、查阅和借阅

7.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查

阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，

阅后及时归还。

7.2查阅档案材料时普通不得对其进行复制。确有特殊情

形必须复制的，应填写档案材料复制申请单，经所在部分经理

签署意见前方可复制。

7.3原则上内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须

由所在部分出具借阅申请并由部分经理签名认可。借出档案时

应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应

做到以下几点:

（一）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开

档案柜翻阅查找；

（二）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不

能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

（三）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转

借他人；

（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更

改、涂写；

（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理

员和借阅者当面查对清楚；

（六）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责

任；

（七）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件前

方可办理调离手续。

八、档案的销毁

8.1任何个人或部门非经允许和批准不得销毁档案资料。

8.2每年保管期限已满的档案由综合管理部编制纸质和电

子的《档案销毁审批表》，报单位负责人审核批准，并指定其

监销人后方可进行销毁。《档案销毁审批表》需注明:销毁档

案目录、单位负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时

间。

8.3销毁前，按照清册清点，销后，在清册上签名盖章，

并将监销情形报告本单位负责人。《档案销毁审批表》需永久

保管，一式两份综合管理部及申请部分各留存一份。

8.4在销毁公司档案资料时，必须由综合管理部指定专人

监督销毁。

8.5保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种:

（一）未结清的债权债务；

（二）未了事项；

（三）正在工程建设期间的建设单位、经审定仍有保存参

考价值者。

应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

9、附则

9.1本举措由公司综合管理部负责解释与修订。