时间管理方法

怎样进行有效的时间管理？

怎样进行有效的时间管理？

一、制定时间管理的行动计划

哈罗德·孔茨说过：计划工作是一座桥梁，它把我们所处的此岸

和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一天堑。目标是计划的开始

和归宿，设立正确的目标是成功计划的前提;计划是实现工作目标的

支持系统，是描述使用可以运用的资源达到预先设定的工作目标的

方法。在实际行动之前预先对应当追求的目标和应采取的行动方案

作出选择和具体安排，计划是预测和构想，即预先进行的行动安排，

计划是管理的首要智能。计划可被定义为“决定目标及如何达成目

标的一个程序”，它含有三个特性，前瞻性的思考——思考及判断

未来可能的状况，下决策——决定未来想要达成的状况，目标导向

——规划各个标的，以达成期望的状况。对于时间管理而言，就是

要针对设立的明确时间管理的核心目标，依次按重要性排列，然后

依照所设立的目标写出一份详细的计划，并依照计划进行。然后将

设定的目标进行分割，何谓分割呢?就是把目标细化，年度目标——

季度目标——月度目标——周目标——日目标。

二、认识时间管理的概念

时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。

时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间

管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目

的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控，而是降低

变动性。时间管理最重要的功能是通过事先的规划和长期的计划，

做为一种提醒与指引。时间管理就是自我管理，自我管理即是改变

习惯，让自己更有绩效，更具效能。把事情很快地做完，叫做效率;

把事情很快又很好的做完，叫做效能。时间是资本和无法更新的收

入，任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须

从我们对时间宝贵性的认识入手，管理好你的时间就能管理好你的

工作。在进行有效的时间管理之前，必须充分理解时间管理的概念，

从而学会掌控时间，合理安排自己的工作和生活，最大限度发挥时

间的效力，提高工作绩效。

三、树立明确的时间管理目标

成功等于目标，时间管理的目的是在最短时间内实现更多想要实

现的目标。人生旅途上，没有目标就如在黑暗中行走，不知该往何

处。有目标才有方向，目标是前进的推动力，能够淋漓尽致地激发

人的潜能。明确的目标对于构建成功人生至关重要。然而，制定目

标不是一件容易的事。

一个有效的目标必须具备这些特性：

1.具体性

有效目标不能大而空，应具有阶段性和可操作性。为此，我们可

以将大目标分解为一个个阶段性目标，再制定出高效的日程计划，

以此督促自己朝向既定目标迈进。

2.可衡量性

任何目标都应该有可以用来衡量该目标完成情况的标准，包括衡

量阶段性成果的控制点和衡量最后绩效的指标。

3.可达性

无法企及的目标只能是白日做梦，而太轻易达到的目标则没有挑

战性。成功的目标设定应该既有挑战性，又不超出自己的能力所及，

经过一番努力最终可以达成。

4.任何目标都应该考虑时间的限定

不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的

“时间里程碑”，以便进行工作进度的监控。

四、应用时间管理技巧

19世纪意大利经济学家帕累托提出80/20原则，其核心内容是

生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你

带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被

20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把

注意力放在20%的关键事情上。同时，领导人员工作效果中的百分

之八十，往往集中在百分之二十的`最重要的工作上，80/20原则就

是抓住工作的百分之八十的价值，集中在工作的百分之二十的组成

部分这一法则，运用“关键的事情占少数，次要的事情占多数”是

一个普遍现象这一规律。时间管理是自我管理中重要的内容，大凡

业绩卓越的人大都是具有高效时间管理的人，应用有效时间管理的

方法和技巧，可以合理安排自己的工作与生活，最大限度地发挥时

间的效力，提高工作绩效。

五、克服内外引起的时间浪费

时间管理当中最有用的词是“不”。学会说“不”，有时拒绝是

保障自己行使优先次序的最有效手段，勉强接受他人的请托而扰乱

自己的安排，是不合理的。如果有的请托由他人承担可能比自己更

合适，不妨向请托者提出适时的建议。量力而行地说“不”，对己

对人都是一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时

间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效

果都无法达标，都会打乱委托人的时间安排，结果是“双输”。所

以接到别人的委托，不要急于说“是”，而是分析一下自己能不能

如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与委托人协调，在必要

时刻，要敢于说“不”。同时，时间管理的另一个关键就是每天至

少要有半小时到1小时的"不被干扰"时间;假如你能有一个小时完全

不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是

做一些你认为最重要的事情。

六、分清轻重缓急

美国一位著名的管理学家认为：有效的时间管理主要是记录自己

的时间，以认清时间耗在什么地方了，管理自己的时间，设法减少

非生产性工作的时间，集中自己的时间，由零星而集中，成为连续

性的时间段。将自己工作按轻重缓急分为重要、次要和一般三类，

安排各项学习和工作时间和占用百分比;在学习和工作中记载实际耗

用时间;每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率，重

新调整自己的时间安排，更有效的工作。著名管理学家科维提出了

一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程序进行

划分，基本上可以分为四个“象限”，时间管理理论的一个重要观

念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不

紧急的学习与工作上。那么什么是重要的事和紧急的事呢?重要的事

就是你个人觉得有价值且对你的使命，价值观及首要目标有意义的

活动，来自内在的需求，对自己而言要事有时并不紧急但需要更多

的时间，并且天天做;紧急的事就是你或别人认为需要立刻处理的紧

急时间或活动，来自外界影响你的生活和工作次序。

七、合理安排工作时间

有效的时间管理意味着合理安排各项工作。抓住“黄金时间”，

每个人都有两种黄金时间。一种是内部黄金时间，是一个人精神最

集中、工作最有效率的时候。内部黄金时间因人而异，在通过观察

掌握了自己的内部黄金时间时，用这个时间段处理最为重要的工作。

外部黄金时间是指跟其他人交往的最佳时间。这须遵循他人的日程，

但可以利用这段时间充分表达自身的优势不要把日程安排得太满意

外情况随时都有可能发生而占用时间，若日程太满就会穷于应付。

因此，每天至少要为自己安排1小时的空闲时间，让工作和生活更

加从容。同时学会分工合作的授权管理，能让别人代劳的事情，自

己就不要做，学会运用别人的时间。因为每个人的精力都是有限的，

所谓有所为有所不为，把自己的精力和时间用在最能体现自己价值

的方面。

八、形成有条有理的工作作风

今日事今日毕，习惯拖延时间是很多人在时间管理中经常会落入

的陷阱。“等会再做”、“明天再说”这种“明日复明日”的拖延

循环会彻底粉碎制定好的全盘工作计划，并且对自信心产生极大的

动摇。“今日事今日毕”体现的是一种强有力的执行力，这种执行

力将指引按照自己设计好的轨道走向成功的彼岸。同时在工作安排

上要与你的价值观相吻合，不可以互相矛盾。一定要确立个人的价

值观，假如价值观不明确，就很难知道什么是最重要的，当价值观

不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在

于如何分配时间。人永远没有时间做每件事，但永远有时间做对你

来说最重要的事。