部门规章制度

行政部管理规章制度

一、部门职能

1、负责公司的行政管理工作,包括制度管理、文档管理、考勤纪律、办公支持和公关接待等事

宜。

2、负责公司的人力资源管理工作，包括绩效考评、薪酬计核、职位管理、人事调整、员工档案

管理、员工招聘、培训和员工关怀等事宜。

3、负责公司系统的办公事务管理，如办公用品的管理和各种工作会议的组织工作等

二、工作制度

1、正常工作时间应穿戴整齐，仪表端庄,不浓妆艳抹，严禁穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。

2、接电话声音要轻，要注意电话礼貌，首先向对方说“您好”，当周边的电话响起，而当事人不

在时,应主动帮对方接起,并给予妥当回复。

3、注意办公室工作环境,不要大声喧哗。不得翻阅与工作无关的书籍,不得利用职务之便拨打私

人电话、上网聊天、打印私人文件等与工作无关的事项。

4、保持自己办公范围的清洁，台面物品摆放整齐,爱护办公室内公有财产，如有损坏造价赔偿。

5、对公司来访客人要主动问候,礼貌待人.

6、不得随意动用他人办公用品,如有需要须经本人同意后方可，使用他人电脑或查阅文案时需有

本人在场.

7、如有事外出须经直接上级许可.

8、同事之间团结互助,不准讲粗、脏话,不做有损公司形象的事。

9、下班时关闭所有电源开关及门窗。

三、工作范围

1、公司的日常办公管理工作，负责各类来往文件的影印、收发、处理和归档，以及人员考勤和

办公后勤工作。

2、接待公司日常到访客人，协助部门领导作好公关工作。

3、负责组织公司各项制度的建立、调整和实施监督工作。

4、负责组织人员的招聘工作、岗位调动和录用、解聘、离职等职位管理工作。

5、组织对各级员工的绩效考评工作，依照员工绩效、奖惩办法及升降职务办法等进行考评,力

求公平合理。

6、根据考核结果计算公司人员的月度薪酬和年终奖励。

7、管理员工的人事档案，负责人事档案的建立、记录、保管和维护等工作.

8、执行固定资产及低值易耗品的管理,进行盘点、登记，制作《公司固定资产使用情况登记表》。

8、负责规划员工培训工作，并具体安排、组织实施各类员工培训；负责公司会议的会务工作.

9、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情.

四、岗位职责

1、执行办公用品的采购、发放、管理

①新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，向行政文员签字领取.其余时

间，员工急需领取办公用品,必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等.

②员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签字。

③行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后

统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。

2、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理

①公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资

料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。发件时，由发件人填

写好资料，再由行政文员执行发送。

②行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据

数量、金额，便于财务结算。

③员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行政文员有权监管教育。

3、执行印制名片的联系、校稿与管理

①公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务.

②需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后交由行政文员负责办理.

③名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。自确认

名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者.

4、执行固定资产及低值易耗品的管理

①负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、

并责任到具体员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报

废登记处理。

②行政文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》,发给公司相关负责人.

③行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。

5、执行书籍、文件、资料的规范管理

①公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表.

②公司员工借书、领取文件资料时,必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、

数量、归还日期、备注"等.

③员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还.员工离开公司时，应归还所领文件、

资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。

6、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办

①公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照

登记申请表；营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构

代码证；组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。

②公司年检一般从三月份开始，至六月底结束.可登录“西安市工商行政物价管理局”网站，

了解当年度办理年检的需要的资料,先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。

③需办理社保卡的员工，先提交“劳动保障局数码照片回执”，行政部打印“制证清单"后,

行政文员到社保局交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。

6、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等

①根据饮用水的饮用情况，及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。

②公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员

予以代办,结款方式根据实际情况而定。

③订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前2～3天知会行政文员,

订餐、订房一般提前1~2天，订会议厅一般提前10～20天）.

8、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理

①负责公司来访客户的礼貌接待与服务.

②公司会议，由行政文员统一发出通知.如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会

议所述内容由行政文员记录、整理存档.会后，行政文员负责清理会场、查收设备.协助客服部,

负责做好课程活动前，宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备.

③每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。

9、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。

①优先完成公司领导交办的各类紧急事务.

②规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果.

③有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，记住：透明沟通，工作畅通。