公司报销

公司费用报销管理制度

第一章总则

第一条目的

为加强公司费用管控，确保费用支出的必要性、合理性、经济性以及费

用入账符合会计核算和税前扣除的合规性，制定本制度。

第二条定义

费用是指不能归集到公司产品成本中去的各项支出，费用包括公司各部

门如下费用：员工薪资、员工培训费、福利费、办公费、邮电通讯费、保险

费、咨询会员费、差旅费、业务费、运杂费等，财务上分管理费用、财务费

用、销售费用进行核算。

第三条适用范围

1、本制度适用于公司各事业部、职能部门、分支机构及控股子公司，本

公司之合营公司、联营公司可参照执行。

2、控股子公司可以根据本制度的相关规定，结合其自身实际情况制定具

体实施细则，并报公司备案。

第二章费用报销管理规定

第四条费用报销原则

1、总体要求：报销人办理经济业务取得合法有效报销凭据或公出回来后，

应及时将各种原始票据分类按财务部要求粘贴整齐，填写报销单，经部门负

责人审查签署意见，交财务部主管报销人员审核后，由财务总监审核后，报

总经理批准报销。

2、费用开支和报销具体原则：

(1)节约使用、发挥效用、取得效益；

(2)综合考虑业务的实际需要与公司的负担能力；

(3)分级审批、适当放权、严格监督；

(4)简化流程、提高效率。

第五条费用报销票据

1、收据和假发票不得作为报销凭证，特殊情况只能获得收据，需要同时

注明收款方姓名、身份证号和联系方式，经财务总监批准方可作为报销凭证。

2、业务招待费发生前需要经过部门领导审批同意方可发生，报销时，除

了提供发票外，同时需提供销售方出具的消费明细清单，每份单据下方须按

本规定第一条程序审批后方可报销。

第六条费用报销审批

1、因公司业务需要发生的手续费、会议费等，由各部门出具报告或书面

说明，经财务部经理审核，报财务总监审批，总经理批准。

2、水电费一律由行政部专管人员审核用电、用水数量并签署意见，财务

部审批。

3、办公用品费用由各部门提出计划，交行政部统一购买，并由行政部每

月末将各部门领用数列表送各部门主管签名，交财务部核销。

4、招待费、差旅费由各部门主管审核并签署意见，按第一条程序报销。

5、市内办公出行出租车费原则上不予报销，如特殊情况，须注明原因，

并报总经理签字。

第七条费用报销要求

1、公司配备机动车车辆的人员只报销存车费、过路、过桥费及汽油费，

一般情况下不予报销出租车费，特殊情况须附书面说明。

2、费用的报销时间：出差人员须在回公司七天内办理报销手续，对借备

款余额超过10元并超过三十天仍不办理报销手续，从下月从工资中扣回。

第八条费用预算

公司对各部门费用实行预算控制、部门负责制度，各项费用在报销后按

部门进行明细分类核算，以便考核各部门费用预算执行情况。

第九条员工薪酬费用

员工薪酬费用指员工的工资费用、福利费用、社会保险及其他工资性附

加费用，参见本公司《薪酬福利制度》，由行政人事部进行开支管理，报总经

理批准。

第十条办公用品费的管理规定

1、办公用品是指不作为低值易耗品核算、单位价值较低、使用年限在一

年以下的非生产用物品。

2、办公用品统一由行政部指派专人进行管理。行政部物品管理员负责办

公用品的计划、发放。行政部每半年进行一次办公用品检查，检查内容包括

入库单与领料单是否相符，办公用品的购买价格是否合理，办公用品的发放

是否符合规定等。

3、办公用品的采购：统一由行政部负责办公用品的采购，办公用品采购

完成后，要填写办公用品入库登记表。

4、办公用品的发放：

（1）公司员工申请办公用品，须到物品管理员处填写办公用品

领料单，要注明种类及数量。员工按限额申领办公用品，如员工申领的办公

用品的价值超过限额，物品管理员可拒绝发放。如确因工作需要，员工可提

出书面申请，经部门主管审核后，报行政部主管批准;

（2）非个人用办公用品，如打印纸、墨盒等，由行政部负责保管；

（3）其他部门的非个人用办公用品，由部门主管负责领取；

（4）物品管理员须认真填写办公用品领料单，分部门进行登记，报财务

部，据以考核各部门办公用品费用支出。并且严格按照规定的额度发放。

5、办公用品费的报销：购买办公用品的费用，由物品管理员负责申请，

行政部主管审核，报经财务总监审批。

第十一条业务招待费管理规定

1、业务招待费指因公务需要，进行的请客户用餐、娱乐、礼品等招待活

动、交际活动费用。公司内部聚餐、举办娱乐活动、发放礼品不属于业务招

待费而属于福利费项目开支。

2、业务招待费发生前需要经过部门主管审批同意方可支出，应根据批准

权限经有权批准的领导批准后报销。

3、赠送的礼品由公司统一购买，并登记领用。

4、业务招待费根据实际需要申请、使用、报销，职能部门业务招待费应

控制在费用预算内。

第十二条汽车费用管理规定

1、公司车辆使用由行政部统一管理，应指定维修点，维修费用

一般采取银行转账的方式结算。

2、车辆的易损备品备件由行政部统一安排采购，以支票或银行转账支付。

需用时应办理领用手续，并由行政部建账予以核销使用。

3、公司汽油IC充值卡及粤通卡由行政部统一保管并设账登记使用。

4、公司配备机动车车辆的人员只报销存车费、过路、过桥费及汽油费，

一般情况下不予报销出租车费，特殊情况须附书面说明。

第十三条差旅费管理规定

1、各部门要严格出差审批。因公派人出差，必须定计划、定地点、定时

间、定费用控制数，出差时凭借款单借支旅费。前次借款无故超时未报销者，

不得再借款。

2、员工出差期间的伙食补助实行总额包干办法，不再另行报销，往返火

车站、机场、港的市内交通费实行据实报销。其住宿费按出差自然（日历）天

数减去返回单位的当天计算，伙食补助费按出差的自然（日历）天数计算。

3、员工出差的交通费和住宿费标准见差旅费开支标准表。

4、住宿费开支办法：

（1）出差人员住宿费凭合法有效的住宿费发票按标准限额报销;

（2）会议或公司统一安排的住宿，凭住宿发票按实报销。

5、交通费开支办法：

（1）出差人员乘坐交通工具实行按级别制定标准的办法，具体

标准见差旅费开支标准表；

（2）—般职员确因出差任务紧急或交通特别困难需乘坐飞机者，须先经

公司主管领导同意方可报销飞机票；

（3）职员出差期间，按出差自然天数和包干标准计发市内交通费，不再

报销非往返火车站、机场和港的市内交通费。自带交通工具出差，不计发交

通费，据实报销燃油费、高速费和路桥费；

（4）外出培训人员，开始入学与结业回公司的途中时间可按出差待遇给

予报销，培训时间达一年的可报一次探亲路费。

6、出差人员伙食补助标准：

（1）出差人员的伙食补助费标准见附表。

（2）凡经公司批准参加各种培训班并食宿自理的职员（不包括学历班及

专业证书班学习），每人每天补助30元。

（3）因公在本市办事不能回公司用餐的，经部门负责人审核并报公司主

管领导批准，一天可按30元标准报一餐误餐补助费，不再报销餐费。

6、职员出差参加会议，必须有会议通知并经公司主管领导批准。会议期

间交通费可在标准内按实报销。

7、职员趁出差或调动工作之便，事先经部门主管批准回家省亲办事的，

其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费后超支部分由个人自理。如果

绕道车、船费少于直线单程车、船费时凭车票按实报销，不发绕道和在家期

间的出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。

8、出差期间所发生的业务招待费等须事先请示总经理同意后方可开支。

9、出差人员报销需填列差旅费报销单，一次出差多个城市办事，并且

非原路返回的，必须详细填列。省外交通、住宿费应提供合法有效的票据，

由公司主管领导审核签字后方可报销。出差期间非工作需要的参观、游览费

用，均由个人自理。

10、出差人员回公司后，自出差结束的次日起务必在15天内到财务部

办理有关的报销手续，对于超过期限未按规定报销的，如果是借支的备用金，

从次月起扣发本人工资，且前款未清后不借。超过上述期限报销的需要做出

合理说明并经总经理和财务总监批准后方可报销，否则不予报销。

差旅费开支标准表

注：如果员工实际住宿费超过上述标准，超过部分自己承担，如果住宿

费低于上述标准，公司将实际住宿费与住宿费开支标准之间的差额补贴给员

工个人。

第三章考核

第十四条考核范围

1、审计部每个季度对财务部是否按照本制度执行以及执行情况

进行监督检查，对未按照费用报销管理制度执行并且没有合理原因的情况，

对财务总监进行考核。由财务总监每月对财务部内部各岗位人员是否按照本

制度执行进行监督检查，对违反本制度的相关岗位人员进行考核。由财务部

每月对其他部门是否按照本制度执行及执行情况形成书面报告并在总裁办公

会进行汇报，对违反本制度的相关部门负责人以及相关岗位人员进行考核。

2、对因违反公司费用报销管理制度致使公司利益造成实际损失，追究相

应负责人的赔偿责任。

第十五条考核标准

序号项目出差员工级别

1

2

3

4

5

一线城市二线城市三线城市

考核的具体标准遵照公司人力资源考核相关管理制度的规定执行。

第四章附则

第十六条公司相关部门负责根据各自职责范围和权限制定相关职能管理

的实施细则，经公司总裁办公会批准后实施。

第十七条本制度由公司董事会审议通过并负责修订和解释，其他有关管

理制度与本制度规定不符的以本制度为准。

第十八条本制度自董事会审议通过之日起生效。