办公用品管理制度

公司办公用品管理制度

执行部门:档案编号:

审批人员:批准日期：

第一章总则

第一条本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理工

作,方便员工领用办公用品,合理控制办公用品的费用支出,以节约公

司资源。

第二条本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管

理。

第三条行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监

督等日常事务。

第二章办公用品的采购管理

第四条办公用品采购程序。

（1）行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平

时的消耗水平制订采购计划，明确订购数量,填写《办公用品申购单》.

（2)将经行政部经理审核的《办公用品申购单》，提交给公司总

经理审批。

（3）审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接

购买的方式实施购买。

(4）所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单进行验收,

核对型号规格、品种、数量和质量,以确保不存在任何问题。

（5）验收人员在《办公用品验收单》上填写验收结果并签字确

认。

（6）针对直接购买的办公用品，经办人可凭《办公用品申购单》

以及有效发票,到财务部办理报销手续；针对采用订货方式购买的办

公用品，经办人须凭《办公用品申购单》以及《办公用品验收单》，

到财务部办理领款手续。

第五条办公用品采购规定.

（1）经办人应本着.合理节约”的原则实施采购,避免重复购买造

成库存积压；选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公用

品。

（2）各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发

生更改时，需向行政部提出书面申请,以便行政部及时对订购计划进

行调整。

(3)行政部应填写《办公用品订购进度控制表》，表中应详细地记

录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期.

(4）如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方

式通知行政部后,自行选择购买所需物品，但事后需及时补办相关手

续。否则，所产生的费用公司将不予报销.

(5)验收结果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，进

行退换货等相关事宜的处理。

(6）对于验收结果为不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。

（7)经办人员应秉公办事,采购过程中严禁收受回扣及其他礼品。

确实无法拒绝时，应上交公司.如有违反，一经发现，公司将根据情

节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞职处理。

第三章办公用品的领用和发放

第六条办公用品领用和发放办法。

（1）领取物品时，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部提交

《办公用品审领表》写明所要的用品名称与数量，并由部门主管签字

核准.

(2)公司每月的1~3日为统一的提交申领表时间，遇节假日顺延,

其他时间均不予受理。

（3）行政部根据申领表的内容备齐所需物品,于每月5日前向各

部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作，写明分发物品的名称、

数量、型号规格及分发日期,最后由申领人签字确认。

（4）员工离职时,其已领取或保管的订书器、计算器等耐用品必

须交还给行政部。如有丢失或损坏,行政部负责折价后向其索取赔偿.

（5）经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。

第七条新员工人职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用

品。具体内容如下表

办公用品岗位领用统一标准一览表

岗位标准配备

员工水性笔、记事本、文件夹各一个

财务部员工水性笔、记事本、文件夹、计算器各一个

部门主管水性笔、记事本、文件夹、计算器、订书器、铅笔各一个

部门经理以上人员圆珠笔、水性笔、皮面笔记本、笔筒、书架、活页夹、计算

器、铅笔各一个

备注因工作原因需领用标准配置以外的办公用品，需按照常规办

公用品申领程序申领

第四章办公用品的保管和使用

第八条办公用品的保管及使用管理。

（l）行政部应建立库存办公用品台账，明确掌握办公用品的库存。

情况。

（2）办公用品仓库须经常清扫整理，并定期进行盘点。盘点时如

有账物不符的情况，应及时查明原因,做到账物相符.

（3）行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价,并根据

各部门的领用情况计算出相应的费用，将其作为年度考核的依据，并

定期进行整理、汇总及存档.

（4）水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内,只能领用笔芯,不得

重复领用。

（5)离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放，申领

人不得以其新旧为由拒绝领用。

(6）行政部对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记，写

明用品名称、价格、数量及报废处理等事项。

（7）树立节约意识，提倡无纸化办公,尽量使用网终资源,降低易耗

资源的消耗。

第五章办公用品的使用监督

第九条各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。

第十条行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用

情况进行核对。

第十一条行政部每月填写《办公用品使用情况汇总表》，一式两

份。一份存档用与年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理，

使其了解本部门办公用品的消耗情况.

第十二条实行“走动管理”,发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。

第六章附则

第十三条本制度的最终解释权归行政都所有.

第十四条本制度自公布之日起实施。