组织流程

大型会议活动组织管理流程

任何一个大型会议活动筹划方案，其会议管理都可分为五大步

骤：会前准备、会议开场、会议进展，会议总结以及跟踪执行。常

言道，会务管理是核心，活动管理是目标。因此，要想成功举办一

场大型的会议活动，前期的会议筹划是关键。

所谓会议筹划，它是一种资源的整合与配置过程，都是

在控制会议风险的根底上，使会议效果最正确。要想会议开得好，

风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误，在不同的

会议阶段有不同的表现。比方：

1、会前准备：会议主题和日程及任务分配不明确，参会人员毫

无针对性，参会人员也准备得不充分。

2、会议开场：会议程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题

变动随意，而且参会人员的层次参差不齐。

3、会议进展：会议讨论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过

程拖沓，常常表现为议而不决。

4、会议总结：会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有

条理清晰的会议总结。

5、跟踪执行：经常是那完那了，根本没有及时有效的后续工作

跟进和信息反应。

会议本身是一个很重要的管理工具和手段，通过会议筹划，

可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如工程管理一样，需

要进展不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保工程及时、

出色地完成。比方会议准备方面的筹划，涉及到会议目标的设立、

与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟

定、会议通知的派发等等。

不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考

虑工程、签订书面合同时的考前须知、衬托良好的会议气氛的技巧、

会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、

会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收

工程、开会前12小时的检查工作细那么，以及会务物品准备的名细

等等，都非常重要。

范文：大型会议活动筹划方案

日前，我参与了一项“中国人口安康援助工程〞系列活动

的工程筹划。作为该工程的主要筹划人和执行督导，我深深感到，

要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代说明确

该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗

旨、活动目的及活动目标都进展了反复提炼，现分享如下：

活动主题：

主标题：“中国人口安康援助工程〞系列活动

副标题：?拥抱安康时代?专题讲座暨“援助工程〞启动仪式

横幅：了百姓心愿圆人类梦想

关爱时时有援助处处在

为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐安康

活动宗旨：

为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐安康。

活动目的：

让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口安康援助工

程〞，了解其独特的宣导和效劳，以消除百姓对“援助工程〞的陌

生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在〞

的效劳人口安康事业的品牌形象，从而促进“援助工程〞的全面推

进。

活动目标：

1、参会人数：200人〔综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到

会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想〕。

2、预期收获：参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。

3、塑造形象：以各项产品和效劳让受益百姓记住“援助工程〞，并

树立强势品牌形象。

4、传播品牌：形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。

为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管

理及会场布置等做了准确设计，准确到从现在起的每人、每天、每

事，甚至准确到会议当中的每人、每事、每分钟。如：

时间事项

07：00盘点清查各种物品的准备情况。

07：10确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。

07：20相关人员带齐各种物品从组委会出发。

07：50到达会场，开场会场外的布置。

08：30开场会场内的布置，调试各种设备及网络。

09：10会场布置完成，相关人员待命。

09：20与会代表开场在会场门口聚集，等待入场。

09：30开场入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、

领导等就位。

09：50播放视频

09：55-10：00幕后音

10：00-10：05开场白

10：05-10：07护卫领导一入场，播放“拉德茨基进展曲〞

10：07-10：20领导一讲话

10：20鲜花

10：20-10：22护卫领导一退场播放“退场音乐〞

10：22-10：25主持

10：25-10：27护卫领导二入场播放“拉德茨基进展曲〞

10：27-10：35领导二讲话

10：35鲜花

10：35-10：37护卫领导二退场播放“退场音乐〞

10：37-11：10专家演讲：?拥抱安康时代?

11：10-11：30演示产品

11：30-11：40试点代表受赠，领导授匾／授牌

11：40-12：00受赠代表讲话〔4位〕

12：00-12：05领导退场播放“会后音乐〞

12：05-12：15代表入席午餐宴会

12：15-12：20组委会领导：祝酒词

12：20-13：30午餐宴会／产品演示区及体验区开场活动

13：30-14：00欢迎嘉宾出场

14：00会场清理