办公室的秘书

秘书的日常工作

一、日常工作的范围

所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。对

于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。一般秘书

的日常工作如下：

1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明

的调整等。

2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和

送客人出门；接电话并转达电话内容等。

3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。

4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。

5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上

报。

6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通

工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。

7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议

代表；作会议记录和会议纪要等。

8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通

工具等。

9、档案管理。

10、辅导新秘书的工作。

秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。非常

规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。

发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种：上司急病、上

司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。

二、职责范围

1、整理办公室

秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的

工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书

的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。

在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系

和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以

说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。

2、收集信息

秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主

管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决

策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各

种途径收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是

这几个部门汇报上来的材料，那这些信息是否准确还比较好判断；如果是从网上或

其他途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息

一定要及时，但必须慎重。

三、发挥主观能动性

由于秘书工作的琐碎和繁杂，上司不可能对秘书的每一项工作作出指示，

所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成自己职责范围内的工作。但是，这并不

等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决

定作主，如果判断出是自己能作主的，那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处

地分担上司的“杂务”，是个秘书能力的标志。

要充分发挥主观能动性，一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清

楚自己的工作量，他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但

大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好

助手，秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道自己能为上司做哪些杂务，哪

些“杂务”不能做。

于雪是某公司财务总监的秘书。每年到二月底，她就发现上司特别忙碌，

经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来，通霄达旦地研究问题，而在平常很难

出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时，于雪并不知道这是为什么，只是觉得有些

特别，所以，她并知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道，作为一家上

市公司，公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩

报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了

解了这一点，今年于雪不需要上司交代，过完元旦她就将做决算报告所需要的相关

资料都准备好了。

四、注意“越位”

秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境，所以，秘书应该有主动积极

的精神，尽量为上司多处理一些杂务，减轻上司的负担。但是，这种主动性的分寸

不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时甚至让上司很被动。经验不足的

秘书在工作中常犯这么一种错误：因为上司一向要求这么做，所以这次我也可以这

么做，因此，经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的，但未

必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作，秘书在做之前一

定要请上司确认。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时，必须

向上司请示，不能先斩后奏。

作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。

以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意：

1、未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务。

3、随便接待或回绝没有预约的客人。

4、询问会议内容。

5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权，那怕是非常熟悉的客人

来访，秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊，也决不允许秘书私自代表上司与

客人洽谈业务上的事情。

6、随意决定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的时间较多，

秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上

司的工作日程表必须先与上司商量。

五、执行指令与服从指令

1、执行指令

正确而且按时处理好上司交办的工作，这是对一个秘书的起码要求。秘书

在接受上司的指示和执行上司的指示的时候，应该注意以下几点：

a、对于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，应该自觉主动地去处

理。

b、在同时处理几项工作的时候，要分清轻重缓急，确定需要优先处理的

工作。

c、在处理上司交办的工作时，不能自作主张影响工作结果。

d、完成上司交办的工作之后，要找适当的时机向上司汇报。

2、记录指令

对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。由于这种记录只是给自己

看，所以记录可灵活简洁一些，如使用些缩写或符号；如果过于专注于写笔记本

身，就不能集中精力去听上司的指示。秘书在记录上司的口头指示时，要注意以下

几点：

a、要准确写出要点。

b、不要照搬口头用语，应高度概括成有文章特点的语句。

c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。

d、根据需要可做些省略和简化。

2、服从指令

上司在对秘书作指示时，有时也会出现失误。即使上司出现失误也不能当

面顶撞。如果当面顶撞领导，对于一个职业秘书来说，是一种职业自杀行为，因为

秘书作为领导的助手，在任何情况下，都绝对不能干预上司的决策。

为了工作需要，上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。

比如，上司的老母亲从外地来探望儿子，但上司又要主持一个重要的会议，他只好

让秘书代自己去火车站接母亲。遇到这种事情，有些秘书就会嘟起嘴，显得很不情

愿。这种秘书得不到上司的信赖。如果要想让上司信赖你，那你对他交代的每一项

工作都要毫无怨言地接受，并做到让他满意。事实上，对于秘书来说，“份外”的.

工作往往意味着“额外”的机会。

六、请示与汇报工作

1、请示的方法

秘书在接受上司指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：

a、上司叫你时，应尽快答应，并作好记录的准备；按5W1H原则作重点记

录。

5W1H原则是：

什么时候？（When）

什么地方？（Where）

是谁？（Who）

结果是什么？（What）

为什么？（Why）

过程如何？（How）

b、如果对上司指示有不清楚的地方，不要急于发问，等上司基本说完了

之后再问。

c、对于上司指示的要点，特别是一些数字，一定要重复一遍，请上司确

认。

d、对于上司的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议

和设想，应说出来给上司作参考。

e、如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在

时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请上司指示。

秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就

另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇

报。如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他

可能会不高兴。

2、汇报的方法

秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报，或者将自己收集来的信息

向上司或其他人汇报，因此，秘书在工作中需要汇报的情况很多。

在汇报的时候，要记住以下几个基本要点：

a、要向上司汇报什么，自己要事先想好；

b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这

样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；

c、向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者

在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专

门汇报；

d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当

然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作

汇报完，等待上司的指示。

e、如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，

担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮助

发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可

以了。

f、汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。

下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子：

“关于上海分公司召开营销工作会议的事，我在给您的报告里己简单写明

了；作为重点，主要是这么两点，一是我公司的新产品展示会，将在上海和杭州举

行；再一点就是商品的电视广告制作，我公司决定由天地广告公司负责，经费问题

由他们先提出预算，他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场

所、费用等具体问题，我己在报告中作了说明，请您指示。”

有很多人有这样一种毛病，在向上司汇报时，喜欢把汇报内容的各种背景

扯进来，而且背景又有背景，前300年后500年，以为只有这样上司才能明白自己

的意思。其实，你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情，所以，几

乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意

赅”。怎样才能做到言简意赅呢？其实，只要坚持“5W1H”原则，即可。如果让上

司明白了以上几条，汇报也就可以了。假如上司要求你再把事情的来龙去脉说明一

下，那你才可以在最后作些补充说明。

在向上司汇报之前，秘书应把能想到的问题都想到，而且越周到越好，这

样在上司问到时能对答如流。给上司汇报时尽量少给上司出问答题，多出选择题。

比如，上司在与客户谈判时，另一个客户来电话，要求更改合同条款，并尽快给予

答复。改还是不改，如果改，那又怎么改，当你把这个问题汇报给上司时，就不能

让上司做回答题“我怎样答复对方”这样只会让上司为难；如果你让上司做选择题

“合同改还是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情来得很突

然，上司也可能犹豫不决，他有可能会来征询你的看法，所以，“改还是不改”，

你一定要准备好自己的答案，给上司做参考。