档案管理规范

档案管理规定

第一章总则

第一条为加强档案管理，规范档案管理工作，更好地收集、保管和利用各类档案资料，为公司经

营管理服务，制定本规定。

第二条本规定所称的档案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报

表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是公司的一项基础工作，是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面

貌、保证各项工作正常运转的必要手段。

第四条公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则。公司设档案室，配专职档案管理员；

各部室设置档案柜，配专兼职档案管理员。

第五条公司所有内设机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。

第六条档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责，部室负责人

对档案工作负有领导责任。档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并

纳入公司绩效考核。

第二章公司档案管理

第一节归档内容

第七条归档内容

凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料，均应移交公司档案室集中管理。归档

内容详见《公司归档文件一览表》（见附件一）。

公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物

档案六类。

第二节归档时间

第八条经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员，并做好交

接记录；公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料，具体规定如下：

（一）文书档案

合同（协议）、贷款时效、判决书、调解书等重要文书，必须于公司用印后2日内移交公司档案室。

因合作方的原因，材料不能及时返回，最迟不得超过7个工作日归档，最迟时限以公司档案员工作时间

内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部

室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

收发文、总裁办公会议记录（纪要）、专业委员会会议记录（纪要）等资料，秘书于次年3月31日

前移交公司档案室。

董事会、监事会、股东大会相关资料由总裁办秘书于材料形成后5个工作日移交公司档案室。

（二）会计档案

会计档案的二级门类包括：自主业务会计档案、贷款业务会计档案、临柜会计档案和其他会计档案。

自主业务会计档案，每月及时整理、装订会计凭证、科目余额表和发生账；按季装订柜台每日报送

的清退业务报表；按年装订财务报表、银行对账单等会计资料，隔年于1月31日前移交公司档案室。

贷款业务会计档案，由贷款财务部负责立卷，贷款财务部内部指定专人负责贷款业务会计档案的日

常管理工作，贷款财务部负责人对贷款业务会计档案管理工作负责。

贷款财务部每日根据业务处理情况，及时将贷款项目原始凭证粘贴在贷款项目记账凭证后，防止遗

失和散落。《资金贷款分配/兑付项目通知单》、《贷款项目资金运用付款通知单》、贷款项目清算报告复

印件作为贷款项目原始凭证，也粘贴在贷款项目记账凭证后。

贷款财务部每日应及时整理贷款项目原始凭证及记账凭证；每月应及时整理贷款业务资产负债表、

贷款业务利润及利润分配表、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表、

银行存款余额调节表、银行对账单；每年应及时整理贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账。

贷款项目完全清退3个月内，贷款财务部应将以下资料归档：贷款项目原始凭证与记账凭证、贷款

项目科目余额表、贷款项目明细分类账、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目

收益情况表。贷款财务部按贷款项目单独建立档案盒，并逐盒归档。

对于存续期超过3年的贷款项目，以3年为周期进行立卷归档，直至贷款项目完全清退。

为方便贷款业务会计档案的查阅和使用，贷款财务部形成的存续期在3年以内（含3年）贷款业务

会计档案由贷款财务部保管，存续期超过3年及完全清退但尚不够销毁年限的各类贷款业务会计档案，

应及时移交公司档案室保管。

理财中心柜台事中监督员于营业次日9：00前将前一天发生的需交接的业务文书、单据凭证、报表

等整理完毕后交接至合规风控部事后监督员。

合规风控部事后监督员于次年年初将上一年结束的合同文书类档案、凭证类档案、报表类档案及其

他需要归档的档案向公司档案室移交。

柜台存取款凭条隔年于1月31日前移交公司档案室。

归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交

书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（三）业务档案

业务档案的二级门类包括：自主业务档案和贷款业务档案。

业务档案的收集、交接、审核、整理、管理等按照本办法和《业务档案管理暂行办法》执行。（四）

科技档案

基建档案：固定资产、基建、工程项目资料在工程竣工验收结算后5个工作日内移交公司档案室。

电子档案：财会、业务数据年备份用的光盘、硬盘，于次月前5个工作日内移交公司档案室。

归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交

书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（五）声像档案

声像档案于摄录完成后5个工作日内移交公司档案室。最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签

字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、

分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（六）实物档案

实物档案取得后立即移交公司档案室。

第三节归档要求

第九条归档资料应为原件或能够反映公司经营活动状况且具有查考利用价值的复印件，要求字

迹、印章清晰，内容填写完整。

第十条归档资料产生部室对移交公司档案室前归档资料的真实、完整、有效和保密负责。

第十一条归档资料应体现公司经营活动的系统性和完整性。

第十二条各部室经营活动形成的档案资料原件，必须及时移交公司档案室集中管理，任何人不得

据为己有或长期个人保存，任何部室或个人不得擅自毁损保管的档案资料。

第十三条部室档案管理员根据公司业务管理流程在向其它部室或公司档案室移交档案资料前，对

于以后工作中经常使用的档案资料，部门应复印或扫描一份留存。

第十四条经办人移交归档资料前应对不符合要求的归档文件资料进行必要的修整，包括对破损文

件进行修裱、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大的文件进行折叠等。

部室档案管理员有权拒绝接收不符合上述要求的归档文件资料。

第十五条经办人向部室档案管理员移交档案资料时，交接双方必须履行交接手续，交接记录一式

两份，经移交人、接收人双方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。

第十六条部室档案管理员向公司档案员移交档案资料时，应保证归档材料整理规范，目录内容登

记正确、完整，符合公司归档要求。未达到归档要求的，公司档案员有权拒绝接收，待整理合格后再接

收。交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、移交部室负责人、接收人三方签字确

认后，交接双方各执一份永久保存。第十七条各部室负责人必须认真做好本部室档案的归档、保管等

管理工作，保证经营活动档案资料齐全、归档及时、保管有序。

第四节档案整理

第十八条各部室移交档案室的档案资料，由公司档案管理员以部室为单位分类保管，次年3月进

行整理。

资金贷款成立档案，由合规风控部事后监督员进行整理。

会计档案，由计划财务部和贷款财务部档案管理员进行整理。

第十九条整理原则

以“件”为单位进行文件整理，即将归档资料以“件”为单位进行分类、排序、编号、编目、装盒，

使之有序化。

第二十条档案整理具体工作包括：

（一）文件修整

主要是对归档文件资料进行进一步的修整，包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件

进行复制等。

（二）文件装订

文件装订的目的在于从实体上最终确定“件”的形态，起到固定文件页次、防止文件张页丢失的作

用，便于归档后保管和利用。

1、排序：将单份文件作为一“件”，将诸如正文与定稿、批复与请示、转发文与被转发文等由多份

文件构成一“件”的材料按照要求进行排序。

2、装订：将“件”内的诸页文件左、下侧对齐，选择装订用品和装订方式，如：不锈钢夹、浆糊

及胶水粘贴、无酸纸封套等。装订必须符合档案保护的要求，尽量保持文件原始面貌。

（三）文件分类

归档文件的分类采用复式分类法，即保管期限—年度—机构（问题）分类法，先将归档文件按保管

期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构（问题）分类。

（四）文件排列

1、排列原则：坚持“事由”原则，即将同一事由的相关文件排列在一起。“事由”指一件具体的事，

或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。

2、排列方法：将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文

件进行排列。在分类方案的最低一级类目中按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等

成套性文件可集中排列。

（五）文件编号

1、件号：指室编件号，即归档文件在分类方案的最低一级类目中的排列顺序号。如采用“保管期

限—年度—机构”分类，室编件号就应在同一保管期限同一年度的一个机构内从“1”开始逐件流水编

号。

2、编号项目：在文件首页上端居中的空白位置用红色印油加盖归档章并按照项目内容填写相关内

容，包括：收文日期、收文编号、全宗号、机构或问题、年度、保管期限、室编件号等。

（六）编制归档文件目录

依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。编制目录以“件”为单位进

行，一件体现为一条条目。编制完毕按不同保管期限装订成册。

（七）归档文件装盒

归档文件按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件严格按照件号的先后顺序装入不同的档案盒

中，并与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

1、装盒要求：视文件的厚度选择适宜的档案盒；不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；

不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒；同一事

由的文件不一定装在同一档案盒中。

2、填写档案室盒脊内容：包括全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。

3、填写备考表：包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第二十一条公司档案管理员于次年5月末前将上一年度的档案资料全部整理完毕，装盒归档保

存。

第二十二条为便于查询，公司档案管理员将每一份档案材料的有关内容输入微机，并校对、编辑、

打印《归档文件目录》。

第五节档案保管

第二十三条保管期限

依据档案类别与内容，公司档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。凡是反映公司主要业务活

动和基本历史面貌的、对公司的建设和历史研究具有长远利用价值的档案应永久保存；凡是在一定期间

内对公司具有利用、查考价值的，应酌情确定长期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具体的业务

文书，法律、行政法规有明确规定的，按规定执行。

第二十四条保管要求

（一）档案要按类别不同分别摆放，同类档案依保管期不同分别按顺序排列。

（二）公司档案管理员每季对库藏档案进行清查核对，保证账物相符，对破损和载体变质的档案及

时修补或复制。

（三）档案室必须保持良好的环境条件，具备防盗、防光、防潮、防尘、防火、防虫、防有害生物、

防污染等防护设施。库房温度要控制在14℃至20℃之间，相对湿度要控制在45%至60%之间。

（四）档案室内禁止吸烟，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他杂物等。

（五）档案室禁止无关人员擅自出入，禁止任何外来人员入内。

第六节档案利用

第二十五条查阅档案限于公司正式员工。

第二十六条查阅档案必须履行登记审批手续，由经办人填写档案查(借)阅登记表，由有权审批人

批准后方可查阅。查阅、复印、借出档案材料，须经部门负责人、分管总裁、公司审批人批准；电子复

制须经部门负责人、分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准；取走原件，须经部门

负责人、分管总裁、财务部负责人及分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准。理财

中心和合规风控部事后监督员保管的资金贷款推介材料和财会档案在未归入档案室之前，也必须建立档

案查阅登记簿，履行登记审批手续。

第二十七条查阅档案只限在档案室内，如需借出，必须经公司相关审批人批准，并由公司档案管

理员本人携带。

第二十八条查阅密级档案必须经公司审批人批准，并严格限定查阅页数、范围。

第二十九条查阅的档案不得拆卷、删改、涂抹、损坏。

第三十条档案资料阅后归还时，公司档案管理员必须仔细检查核对有无缺页、损坏，并及时做好

记录。复印的废损档案，必须及时销毁。

第三十一条外单位人员来公司查阅档案时，必须持单位介绍信或司法机关证明，经公司审批人批

准后，由公司有关部室指定专人代为查阅后，为其提供所需内容。

第七节档案鉴定和销毁

第三十二条公司应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在公司负责人的领导

下，由办公室、审计部和相关部室组成鉴定小组共同进行，对确无保存价值的档案，进行登记造册，经

公司董事长批准后销毁。

第三十三条档案管理部门编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档

案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

第三十四条销毁档案时，要严格执行保密规定，由公司负责人指定专人负责监销，防止档案遗失

或泄密。销毁完毕，销毁人、监销人要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。

第三章部室档案管理

第三十五条归档内容及要求

部室档案包括以本部室为主要责任者形成的或其他部室向本部室移交的应归档案室保管资料的原

件或复印件，以及其他对本部室处理业务有一定参考作用的资料等。

经办人员在业务发生后，应立即将相关资料复印件留存，并将原件及复印件一并归给部室档案管理

员。由部室档案管理员按公司规定的归档范围及归档程序移交给公司或有关部室及建立部室档案。部室

档案原件及复印件均可。

第三十六条各部室档案柜保管的资料按业务类别分类，以户为单位，按时间顺序排列，业务人员

负责所经办业务档案资料的更新与保管，部室档案管理员负责建档登记，并定期检查复核档案目录与材

料是否相符，同时负责对外查阅的登记事宜；部室负责人负责检查档案是否完整，监督本部室档案管理

工作。部室负责人应保证本部室档案管理员每周整理档案的时间。

第三十七条部室档案利用应填写《档案利用登记簿》，经部室经理批准后，方可查阅。

第三十八条各部室档案资料的保管期限为业务结束后2年，个别档案根据业务需要适当延长保管

期限。各部室档案管理员应在每年三月份前对已超过保管期限且无保存价值的档案资料登记造册，报部

室负责人审核，经公司审批人批准后，由公司组织进行统一销毁，公司委派相关部室及人员进行监销。

第三十九条部室档案管理工作由办公室及审计部负责监督检查。

第四章归档督办与复核

第一节归档督办

第四十条部室档案员应随时提醒督促业务人员将办理完毕的业务档案进行收集、整理、归档。

第四十一条部门负责人应根据部门业务办理情况，督促并检查业务人员对应归档资料进行收集、

整理、归档；监督检查部门档案员的工作及部门档案的管理情况。

第四十二条公司档案管理员要对各部室归档工作进行监督、催办。每月初根据上月用印情况汇总

应归而未归档案明细，在公司办公平台上进行公示，将公示结果计入合规绩效考核，进行扣分管理。

第二节归档核对

第四十三条各部室档案员应对归档文件进行复核，保证每份文件字迹、印章清晰，内容完整，无

遗漏事项，三级签字齐全。

第四十四条各部室负责人对归档文件进行初步的审查，确保其完整齐全，无缺失。

第四十五条公司档案管理员要与相关部室配合，对各部室归档情况进行检查与核对。

公司档案管理员将已归档明细与印章管理员的用印文书登记表进行核对，查找已用印但未归档文

书，做好登记与催收。以上核对每月进行一次。

公司档案管理员将已归档明细与审计部综合统计员业务发生额表进行核对，逐笔业务核对档案归档

情况，做好登记与催收。以上核对半年进行一次。

第五章罚则

第四十六条合规绩效考核结果与工资挂钩，未按照公司规章制度要求及时归档或归档有误的，由

人力资源部对相关责任人进行处罚。

第四十七条凡未及时归档、未及时备份、擅自修改档案、擅自借阅档案以及保管不善造成档案损

坏或丢失，给公司造成影响或损失的，视情节轻重，追究有关领导和当事人的责任。

第六章附则

第四十八条公司档案管理工作由办公室负责，设档案管理员，负责公司档案的具体管理工作；理

财中心和贷款财务部专门配备档案柜，分别负责自贷款计划成立至贷款项目清退期间的资金贷款推介档

案和财会档案的管理；部室设（专）兼职档案管理员，负责本部室档案的管理工作。

第四十九条公司各级档案管理员必须执行公司保密规定，加强责任心和保密意识，禁止泄漏档案

秘密。

第五十条公司业务档案管理同时适用本办法和《业务档案管理暂行办法》。

第五十一条公司贷款业务会计档案管理同时适用本办法和《贷款业务会计档案管理暂行规定》。

第五十二条理财中心柜台事后监督档案管理同时适用本办法和《理财中心柜台事后监督档案管理

暂行规定》。

第五十三条根据公司业务发展需要，新开办的业务品种所需的档案资料在《公司归档文件一览表》

中另行增加。

第五十四条本规定自公布之日起执行。

第五十五条本规定由公司办公室负责解释与修订。