费用报销管理制度

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费用报销管理制度

1总则

1.1为加强公司费用管理,控制不合理开支,规X员工报销行为,提高公司财务管

理水平,提高公司经济效益,特制定本制度.

1.2本制度所指的费用报销管理包括：费用借支、费用报销、费用审批.

1.3本制度所指的费用报销包括在日常经营活动中所发生的差旅费用、住宿费、

交通费、业务招待费、办公费用、低值易耗品购置费、广告费用、小区开发、、

活动费用、房屋租赁费、物业、水电、卫生费用、维修费、工资发放、员工

奖励、福利费用、固定资产购置、材料物资采购、赠品物资采购以与其他与

经营活动有关的费用等.

1.4管理原则

1.4.1先审批后支付原则：凡符合财务规定的支出项目均需事先申请经批准后才

可支出；没有申请或未经批准的费用一律不得支出.

1.4.2谁审批谁负责原则：审核人、批准人要对经办项目认真审核,按规批准并

对此负责.

1.4.3即时结清原则：除有特殊理由并经总经理批准外,凡借用公款者,必须与时

结清；前帐不清、后款不借.

1.4.4手续完整原则：票据要合格、手续须完整,否则财务不予受理.

2部门职责与审批权限管理

2.1费用报销部门职责

2.1.1财务部：负责制定有关费用报销流程与制度,并根据经批准的各部门费用

的X围、额度,对费用申请单、报销凭证进行审核,办理现金预借、报销与

付款.

2.1.2各部门：包括门店、各业务部门与各职能部门.负责对本部门的各项费用

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申请与报销进行初审后按相关审批流程履行审批手续,部门负责人对各项

费用发生的真实性、合理性负责.其中涉与行政办公费用、福利费用、汽

车费用的〔具体明细见2.1.3〕,由行政部复审后交财务部审核报销.

2.1.3行政部：负责行政办公费用、福利费用、汽车费用的复审与制定相关管理

办法.行政办公费用包括办公室的通讯费、网络费、办公用品、招聘费、

水电杂费、装修费、维修费、房租费、物管费、卫生费、低耗品购置费、

书籍购买〔包括公司与各部门员工需要的管理学习类书籍、资料费〕、固

定资产等；福利费用包括培训费、员工奖励、员工活动经费〔拓展费、旅

游费〕等；汽车费用包括油费、过桥过路费、停车费等.

3费用报销

3.1费用报销标准与管理要求

3.1.1差旅费报销标准与管理

3.1.1.1出差人员到达目的地所需乘坐交通工具等级标准如下：

3.1.1.2公司所有人员出差可乘坐火车、动车、高铁〔均为二等席车〕以与其他的

交通工具等,但夜间〔指从晚上8时至次日凌晨7时,下同〕乘坐火车在车

上过夜6小时以上或连续乘车超过12小时的,可乘坐硬席卧铺.

3.1.1.2.1原则上除公司人员出差不得乘坐飞机,有特殊情况的须经总经理批准

后方可乘坐飞机.

3.1.1.3出差人员乘坐本规定所规定的交通工具可凭有效单证,按实报销交通费,

超规定乘坐交通工具或未经批准乘坐飞机的,其交通费超规定部分自理.

3.1.1.4出差人员所到城市的市内交通费一律凭票据实报销,出租车票不予报销.

3.1.1.5出差人员由接待单位提供交通工具的,不得报销市内交通费.

3.1.1.6所有出差费用的报销必须后附经审批后的出差申请单〔详细注明出差时间、

地点、目的、交通工具等项目〕.在每次出差返回公司后与时填写差旅费

报销单交财务报账或与时核销借支款〔一般应于出差返回后3个工作日内

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办理报销手续,最迟不得跨月.〕.

3.1.1.7不鼓励员工驾车前往目的地.因个人意愿自行驾车出差的,公司只按正常

出行车票同等金额报销费用.自行驾车出行交通安全自负,公司不承担任

何责任,因交通安全所产生的修车费、保养费等费用个人自理.交通工具所

发生的交通或治安、刑事事故,也与公司无关.

3.1.1.8出差期间发生的共同费用报销,报销单需有同行人员签名确认；出差时由

对方接待单位提供餐饮、住宿与交通工具等将不予报销相关费用.

3.1.2住宿费报销标准与管理

3.1.2.1住宿费按出差地区和出差人员职级分别设定标准,在报销限额内实报实销,

超支自负.

3.1.2.2出差地区按其行政区划和消费水平高低分为以下几个等级：

3.1.2.2.1一级地区：包括、##、##、##、##、##、##、##、##、##、##经济特

区.

3.1.2.2.2二级地区：包括除上述城市外的其他省、自治区的省会城市、直辖市

与沿海城市.

3.1.2.2.3三级地区：除一、二级地区以外的其它城市.

3.1.2.3住宿费报销标准：

岗位一级地区二级地区三级地区

实报实销

260200160

3.1.2.4上述住宿费报销标准为每人每天最高限额,若员工多人出行,同性均以两

人一个标间,其他合住人员不再报销住宿费.

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3.1.2.5参加各类会议与培训班人员,须在其组织者指定的住宿处住宿,住宿费按

会议与培训班规定的标准报销,否则自理,特殊情况须预先报知总经理批

准,方可报销.

3.1.2.6住宿费凭真实、合法、有效的住宿费发票在报销限额内实报实销,无发票

不予报销,除住宿费用外,酒店的其他消费一律不予报销.

3.1.2.7出差人员已由接待单位免费接待或住亲友家无住宿发票的,一律不予报销

住宿费.

3.1.3交通费报销标准与管理

3.1.3.1为公司业务发生交通费按月实报实销,原则上报销公交车票,除时间紧、任

务紧迫外,一般不得乘坐出租车,如确需乘坐出租车,需经部门负责人批准.

因公发生的市内交通费用应保存相应车票票据,票据与实际费用发生时间

必须相符,对应车费票据列明费用发生时间、地点、工作内容等编制费用

明细清单作为附件,明细清单上需有部门负责人签字确认.

3.1.3.2原则上不允许私车公用,因个人意愿自行驾车外出办事的,公司只按正常

出行车票同等金额报销费用.自行驾车出行交通安全自负,公司不承担任

何责任,因交通安全所产生的修车费、保养费等费用个人自理.交通工具所

发生的交通或治安、刑事事故,也与公司无关.

3.1.4业务招待费报销标准与管理

3.1.4.1业务招待费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人〔包

括工作餐〕的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品等费用.

3.1.4.2所有公司层面发生的业务招待费均由行政部统一管理,负责公司客人的宴

请招待、礼品赠送与住宿安排,若公司组织召开各类会议,由行政部牵头组

成会务组,安排会议事宜.

3.1.4.3应严格控制对外宴请,未经总经理批准,不得对外请客送礼.

3.1.4.4公司用于接待来访客人的茶叶、烟、酒、水果、饮料等统一由行政部负责

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购买、保管、发放与费用控制.

3.1.4.5公司名义制作的纪念品,礼品,统一由行政部负责订做和管理,业务部门需

领用时,按有关规定办理领用手续.

3.1.4.6业务接待客户、公司年末举行联谊活动、公司各类会议、日常聚餐等,都

统一到人事行政部签约的酒店消费,行政部每月与签约酒店结算,并开具

会议费发票到财务报销,财务根据结算明细分摊各部门/单元费用；

3.1.4.7所有业务招待费用报销要附注明细表,列明时间、地点、就餐人数,由相关

陪同员工签字证明,并由部门负责人签字确认.

3.1.5办公费、低值易耗品的报销标准与管理

3.1.5.1办公费用：包含行政物资采购费用、招聘费、通讯费、网络费、邮寄费等

日常办公用费用；

3.1.5.2为了合理控制费用支出,各部门办公用品与维修耗材支出由公司行政部统

一管理,集中购置并指定专人负责并设置台账登记领用情况；非常用办公

用品采购,使用部门应先向行政部申报采购申请,按程序审批后交行政部

统一采购,办理报帐手续时需附采购清单；各部门未经申请,自行购买办公

用品等费用不予报销.

3.1.5.3公司各部门发生的办公室座机通讯费、网络费、邮寄费等由行政部统一汇

总归集,报财务部统一报销.

3.1.6广告费用的报销标准与管理

3.1.6.1广告费用包括：媒体广告费用、物料制做费用、广告促销活动费用、电视

片专题制做播放等；

3.1.6.2年度广告费、业务宣传费和集团品牌营销支出应根据年度业务计划制定预

算,在预算内开支；

3.1.6.3广告费用的预付款须填写好付款申请单同时附批准的合同办理付帐手续,

报销时提供正式发票、合同、送货单、验收单等单据.

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3.1.6.4广告费用报销时应提供的附件：物料制作费用应提供发票、已批示的合同、

已批准的付款申请单、各门店或总部物料管理部门的验收单、样稿或反映

全貌的照片.促销活动应提供已批示的促销活动方案、发票、活动费用的

清单.

3.1.7房租、水电、卫生、物业费用报销标准与管理

3.1.7.1房租费用应签订凭租赁合同,在首次付款时,应向财务部提交合同原件一

份,并由财务部登记并留存,行政部负责统一办理付款申请手续.

3.1.7.2水电、卫生、物业费用报销应提供相关发票或收据,由行政部统一报销.

3.1.8维修费用：维修事务统一报行政部办理,电脑信息设备维修须有维修清单,

办公家具、电器等零星维修须有维修明细表,验收单等相关单据.

3.1.9固定资产购置报销标准与管理

3.1.9.1固定资产预算与购置计划既要从实际需要出发又要注意节约,要根据各类

资产的配置,充分利用现有固定资产,防止积压浪费.固定资产归口行政部

实行统一采购、统一管理；

3.1.9.2固定资产的采购必须按照公司规定的行政采购资金申请、审批、报销等流

程进行.

3.1.9.3固定资产购置报销应提供相关发票、送货单、入库单、出库领用单作为报

销依据,经相关领导签字审批后方可报销.

3.1.9.4行政部门必须不断地完善固定资产帐、卡、领用、处置、清查盘点等日常

管理制度.

3.1.10赠品物资采购报销管理

3.1.10.1赠品物资采购由行政部负责统一采购,相关部门应根据经营活动需要,报

送赠品采购需求计划与预算,经相关领导批准后,由行政部统一办理.

3.1.10.2赠品到货后应当办理验收入库手续,填写验收入库单,并由各自管理部门

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建立赠品进销存台账与赠品发放〔领用〕登记表,落实保管责任人；贵重

赠品〔如金器等〕不得存放在无防盗措施的地方,要设专柜保管.

3.1.10.3赠品的发放领用应当按照事先制定好的活动方案执行,贵重赠品的发放

还需部门负责人签字确认,客户领取赠品应当在领用登记表上签名并留下

联系.

3.1.10.4赠品费用报销应提供相关发票、送货单、入库单、活动方案、赠品发放

〔领用〕登记表作为报销依据,经相关领导签字审批后方可报销.

3.2费用报销票据管理

3.2.1为了强化公司的财务纪律,规避财务风险,公司一切事项报销的单据均必

须取得合理合规的凭证.公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有

权拒绝,各级确认、审核、审批人员也不应予签字.

3.2.2公司费用报销必须真实合法,一般应主动索取正规发票作为报销凭证,一

些特殊情况无法取得正规发票的可以用符合规定的相关原始凭证办理报

销,但必须经财务部认可,一些特殊情况需要使用复印件或替代凭证的,也

必须由财务部认可.另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确

定,不能真假混杂.严禁使用报销人自行开具的白条或其他不合规的凭证.

3.2.3符合规定的相关原始凭证包括：合同、对方开出的收据、送货清单、出入

库单、符合报销规定的白条〔指特殊情况下由服务单位或个人开出的单据,

要求单据内容真实、要素完整、有服务单位或个人盖章签字与联系〕

等,但不包括报销人自行填制的白条.

3.2.4没有原始单据或对方所提供的收据,一律不允许报销.原始凭证严禁利用

拍照、截图、扫描、聊天记录、等影印件作为原始凭证进行报销入账,

但是可以作为报销附件粘贴在后面.利用复印件报销时,应按本规定其他

相关内容执行.

3.2.5财务部门在审核时根据相关财务制度规定有权去除不符合要求的票据〔如

不符合要求的发票、白条等〕可以核小报销金额；审核金额超过原报销金

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额时,应退回经办人重填或按申报金额报销.

3.2.6报销票据丢失如同现金丢失,原则上不允许报销.

3.2.7发票的基本要求

3.2.7.1发票必须合法、真实、有效.

3.2.7.2发票内容真实,填写完整,数字明晰,盖章清楚,数量、单价的乘积要与金额

相符,大小写金额相符.

3.2.7.3发票不得涂改、挖补,篡改,字迹清楚.如发现发票有误,应当退回重开或更

正,更正处应加盖单位公章.

3.2.7.4发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上,防止原始凭证在传递过程

中丢失.

3.2.7.5发票抬头与公司名称应一致,并具有规定印章〔公章或财务专用章或发票

专用章等〕.

3.2.7.6其他要求参见《会计基础工作规X制度》和国家相关法律、法规.

3.2.7.7如下费用支出必须凭正规发票报销：交通费、餐费、住宿费、油费、新

购电脑、电器等高价值固定资产〔二手除外〕、咨询费、培训费、广告费、

大宗物资采购等.

3.2.8符合规定的相关原始凭证要求

3.2.8.1原始单据必须是出自外部服务单位或外部服务个人.

3.2.8.2从外单位取得的原始凭证,必须有填制单位公章〔业务公章、财务专用章、

发票专用章、结算专用章等〕.从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的

签名或盖章以与联系人地址与.

3.2.8.3购买实物的原始凭证,必须有验收证明〔需入库的实物,必须填写入库验收

单,由实物保管员验收后在入库单上如实填写实收数额,并签名盖章；不需

入库的实物,除经办人员在凭证上签章外,也须让实物保管人员或使用人

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员在凭证上签名或盖章〕.

3.2.8.4支付款项的原始凭证,必须有收款单位或收款人的收款证明,不能仅以支

付款项的有关凭证或银行汇款凭证等代替,以防止舞弊行为的发生.

3.2.8.5原始单据必须真实、清晰、完整〔须填有日期、收款内容、数量、单价、

金额、收款人盖章签字、联系人地址与〕,凡因涂改或损坏引起原始单

据模糊不清的财务部门有权拒绝报销.对于手续不全,不完整的要求更正、

完善和补充.

3.2.8.6原始单据必须有经手人和证明人签字.

3.2.9报销单据复印件的管理

3.2.9.1以下非正式发票类的票据不得利用复印件报销,以防止重复报销：

3.2.9.1.1非资产设备类的采购票据,如办公用品.

3.2.9.1.2差旅费相关票据.

3.2.9.1.3交通费〔含加油、停车、过路桥费等〕票据、餐费票据.

3.2.9.1.4其他日常小金额费用报销票据.

3.2.9.2确需要复印件报销时,报销人员应一起附上原始票据〔原始票据不需要粘

贴〕,财务人员审核后,应在所附上的原始票据右上角注明"已报销〞或"

已付讫〞字样,并签名,写上日期,字样标识不应覆盖原始票据主要内容,

发防止重复报销.原始发票需要财务保管的,由财务会计或财务负责人妥

善保管,需要其他部门保管的,财务人员填写发票交接明细表,双方签字认

可.

3.2.9.3所报销的票据复印件,上面也应注明"原票据已交某某部门保管〞字样,并

有保管人员签字.

3.2.10其他报销附件要求

3.2.10.1除上述票据外,其他附件报表必须合法、合规,有相关责任人的签字审批,

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业务招待费的报销应附业务招待清单.

3.2.10.2差旅费报销除当天往返等特殊情况外应附出差审批单.

3.2.10.3签有合同的费用报销〔如房租、广告费、咨询费、培训费等〕附件必须

符合合同付款流程管理规定.

3.2.10.4同一X报销单上报销多种费用的,应附明细列表,并按列表先后顺序粘贴

票据.

3.2.10.5办公用品与行政物资采购报销需附明细清单,物资采购报销需附送货单、

出入库单等附件.

3.2.11票据填写与整理要求

3.2.11.1报销人在报销前必须事先整理好各类单据,首先对单据的类别、时间、批

次、项目等进行分类,然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的

后面,并在附件中写明所附单据的X数.单据数量比较烦杂的要写出报销

明细清单附在后面.单据分列不清晰,粘帖不规X的财务部门可要求对方

改正,不改正的有权予以拒绝受理.

3.2.11.2报销单填写要求：

3.2.11.2.1必须按费用报销单要求填写相关内容.

3.2.11.2.2报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写,不得使用铅笔、圆珠笔、红色

墨水笔填写.

3.2.11.2.3报销单据填写应力求整洁美观,不得随意涂改,报销人签名需正楷可辩

认.

3.2.11.2.4报销单要逐项填写、字迹清晰、工整并规X填写报销项目和摘要与大

小写合计金额.

3.2.11.2.5同一报销项目的例如剪刀、订书机、U盘都属于办公用品请统计金额

填在报销单的同一行上,不同报销项目的分行填写.

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3.2.11.2.6报销金额大小写必须一致,小写合计前加符号:¥,中文大写注意前面的

空位加符号：；中文数字大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、

玖、拾、佰、仟、万、亿、元<圆>、角、分、零、整.

3.2.11.2.7报销事项的内容、用途说明必须清晰准确,并注明费用归属〔属于哪个

项目或部门,便于分类核算〕,必要时附清单详细说明.

3.2.11.2.8凡是费用需要在项目或部门之间分摊的,报销人应该根据原始凭证抬

头与费用归属部门〔项目〕关系,分别归集后,调协相应的报销凭证,

确实不能归集的应按适当分配比例分配.

3.2.11.2.9有实物的报销单据须由行政部或相关人员验收人验收后在票据背面签

名确认.

3.2.11.3费用报销票据粘贴要求：

3.2.11.3.1报销人应将发票与相关附件分类逐X整齐地粘贴在粘贴单正面框内,

票据一律用胶棒粘贴,正面朝上,不能使用订书机,粘贴单上应注明单

据X数；票据多时粘贴方向有两种：从右到左先小后大横向粘贴；从

右上角往下至左竖向粘贴.总体要求：报销单尽量平整.

3.2.11.3.2报销单与粘贴单必须大小一致,各票据不得突出于报销单和粘贴单之

外〔票据过大时应按封面大小折叠好〕,各票据应均匀贴在粘贴单上,

整份报销单各部分厚度应尽量保持一致.

3.2.11.3.3若报销票据面积大小相同或相似〔如车票等〕,需有层次序列X贴.

3.2.11.3.4报销单据金额、类型相同的〔如车票等〕,应尽量X贴在一块,并按金

额大小排列.

3.2.11.3.5报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额.

3.2.11.4费用报销单分差旅费报销单和费用报销单,差旅费报销填写差旅费报销

单,其他所有费用填写费用报销单.

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3.2.11.5费用报销单据使用说明：

单据名称使用说明

借支单借支款预支

差旅费报销单差旅费报销〔车、船、飞机票、住宿费〕

费用报销单交通费、通讯费报销；员工垫支的办公费等各项的报销

付款申请单购置物资与其他需付给第三方的费用、往来款项等

业务招待费清单列明日期、招待人员、人数,并由陪同人员签字证明,负责人批准等.

3.3费用报销时效要求

3.3.1常规费用每周报销一次,统一每周五为财务报销付款时间,周五当天报销

大额费用应提前向财务报备资金.

3.3.2当月费用一般应在当月报销处理完毕,部分费用如费等可以延至下月.

3.3.3当年费用一般在当年12月31日前报销处理完毕,部分费用的发票如当年

无法取得,只能在次年1月取得的,应在1月取得时立即办理报销；财务部

门如果财务处理允许,应记入当年费用.

3.3.4申请先由公司预付费用的,经办人应在5个工作日内拿回相应票据按报销

流程办理预支核销手续,否则视同个人借款按相关规定处理.

4费用审批：

4.1费用审批执行逐级审核制度,所有费用报销时必须注明费用归属部门,经部门

负责人审核、财务部审核、总经理批准,方可报销或支出.

4.2预算内报销审批付款流程

4.2.1经办人分类填写各类报销单、付款申请单、请购单等；

4.2.2发生的共同费用的需证明人签字确认,有跨部门费用的需费用承担部门负

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责人签字；

4.2.3经办人所在的部门负责人审核签字；

4.2.4本制度2.1.3所列示的需由行政部门确认的费用,需有行政部相关责任人

的签字确认；

4.2.5交财务部财务负责人审核；

4.2.6总经理审批；

4.2.7到财务部报账或冲账.

4.2.8流程图：

4.3预算外报销审批付款流程

4.3.1经办人分类填写各类报销单、付款申请单、请购单等；

4.3.2发生的共同费用的需证明人签字确认,有跨部门费用的需费用承担部门负

责人签字；

4.3.3经办人所在的部门负责人审核签字；

4.3.4本制度2.1.3所列示的需由行政部门确认的费用,需有行政部相关责任人

的签字确认；

4.3.5交财务部财务负责人审核；

4.3.6总经理审批；

4.3.7到财务部报账或冲账.

4.3.8流程图：

4.4报销人与签字审批人权责

经手人

填单

部门负责

人审核

财

务

总经理

批准

出

纳

会

计

经手人

填单

部门负责

人审核

财

务

出

纳

会

计

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4.4.1经办人：根据公司实际业务需要,在费用事项发生后,按照报销流程管理要

求分类粘贴原始凭证填写报销单,交部门负责人审核.经办人对其发生费

用的真实、合理、合法、完整性负责,严禁虚报、假公济私.

4.4.2部门负责人：按管理与责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责

审核并签字,对费用是否符合部门计划、预算承担责任；部门负责人可以

根据事项、金额的重要性,让分管业务主管等先行审核签字,并落实责任.

对审核不通过的予以退回.

4.4.3财务部审核人员：财务处审核人员对报销凭证的相关内容,根据财务制度

要求、标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款,是

否从报销款中扣回相关借款；根据公司的各项具体管理制度对其的合法、

合规性负责审核签字,对审核不通过的予以退回.

4.4.4财务负责人：对财务审核人员审核后的报销凭证,根据总公司、行业相关

规定、本单位的制度进行整体审核,并结合公司月度、年度预算的使用情

况和实际资金情况,签署审核付款意见,对整个报销的合法性、合规性承担

责任.对不符合要求,有损公司利益的要坚决予以拒绝和退回,如有弄虚作

假的,应当扣留票据并与时上报.

4.4.5总经理：根据总公司、行业相关规定,对公司所有费用予以审批,并对费用

的真实性、合理性承担责任；对授权的负责人审批的事项付管理责任并要

有授权书；对需要总公司承担费用的真实、合理性负责审核签字.对审批、

审核不通过的予以退回.总经理费用由财务负责人审核.

4.4.6出纳：审核报销单是否完成上述签字流程,是否本人签字,对审批签字手续

不全的坚决予以退回.对报销金额再次复核,复核金额〔付款金额〕只能小

于等于报销人申报金额,对复核金额大于申报金额的,予以退回给经办人

重新办理〔或按申报金额办理〕.报销费用冲抵借款的部分,会计应开具收

据；收回多余的现金,应开具收据,收据中的一联应作为凭证附件.

4.5一般情况下报销应由本人办理,若员工为本单位其他职员代办理报销手续,报

销人应填写被代办人,并按被代办人的职别进行审批,同时在报销单上注明由

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代办人代办,但费用报销的领款必须由报销人本人领取并签字.