办公用品管理

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办公用品管理制度

为加强公司办公用品的管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低

办公经费，根据我公司实际情况，特制定本制度。

一、办公用品分类管理规定

规定中的办公用品分为固定资产和普通办公用品。

固定资产包括办公设备和办公家具。

办公设备是指办公耐用品。包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、

投影仪、饮水机、照像机等。

办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型

材料质地的用品。包括：各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、

茶几等。

普通办公用品分为普通消耗品和耐用消耗品两类。

普通消耗品包括：笔心、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订

书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。

耐用消耗品包括：笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、

美工刀、插线板、印台、黑板擦、U盘等。

二、办公用品采购计划

(一)办公家具、办公设备的采购计划

办公设备、办公家具的采购由部门负责人向办公室提出采购计划，办公室

统一报行政办公会审批，通过后由办公室负责统一采购。各部门自用的特殊办公

设备、办公家具报行政办公会审批后可自行采购。

(二)普通办公用品的采购计划

1、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前报下月计划，填写《办

公用品申购单》(表一)，经部门负责人审批签字后报办公室。办公室内勤将各部

门申购计划汇总后，办公室主任提出办公室审核意见，经分管领导审核允许后方

进行申购。

2、办公室内勤核对办公用品申购单与办公用品台账库存后，编制《办公用

品申购计划表》(表二)，由办公室主任确认，分管领导审批签字允许后，由办公

室专人进行采购。

3、急需的办公用品由部门负责人提出申请，填好《急需办公用品申请单》

(表十一)经办公室主任确认，分管领导签字允许后购置。

三、办公用品管理

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办公家具、办公设备、普通办公用品的采购，均由办公室统一负责管理。采

购员须时常调查办公用品供应商及市场价格，以保证性价比和质量。

(一)办公设备、办公家具的管理。

1、验收

验收办公设备、办公家具原则上由办公室负责验收，核对品种、规格、数量

与品牌，无误后，在送货单上签字确认以示验收合格。各部门自购办公设备、办

公用品由各部门自行验收，办公室统一进行台账登记。

2、管理

办公设备、办公家具的领用、保管和维修。

公司购入的办公设备、家具必须设立分类台账；填好《固定资产台账》(表

三)，根据购货合同或者送货单载明的货品种类、规格、数量、金额、购货时间

等项目，准确设置台账。办公设备、办公家具的使用部门应指定负责人在领用

单位一栏签字确认。办公室负责按设备和家具的品类、数量进行编号登记。对

于损坏的办公家具、办公设备报办公室后由办公室统一维修。办公设备、办公

家具应在每年12月28日前进行盘点。盘点工作由办公室负责牵头，财务部协助，

盘点要求做到账物一致，如不一致应查明原因，然后调整台账，使两者一致。

填好《固定资产盘点表》(表四)。

(二)普通办公用品的管理

1、办公用品采购员根据《办公用品申购计划表》于次月月初完成采购并发

放。

2、办公室负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等

管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及

保管，各部门负责人对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。

3、办公室内勤应认真、子细、负责地分月做好办公用品出入库台账(表五、

表六)，做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。在每年12月30日前做

好办公用品出入库总台账。

四、办公用品管理流程

(一)普通办公用品的管理流程

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(二)办公家具、办公设备的管理流程

五、普通办公用品的发放及领用

(一)个人办公用品的发放

1、新员工入职按标准配备笔一支、笔记本一个、文件夹一个等。

2、公司副总级别以上人员领用办公用品，由办公室登记后领用。

各部门自用的特殊办公设备、办公用

品

各部门自行采购

各部门负责人提出采购申请

办公室报行政办公会审批

办公室采购

各部门办公用品管理员每月25日

前填写《办公用品申购单》表一

部门负责人审批签字

暂时急需的办公用品由申请部门负责

人申请，办公室主任确认。

办公室后勤每月30日前填

写《办公用品申购计划表》表

二

分管领导审批

采购人员每月月初完成采购并

发放。

办公室内勤登记出入库

各部门办公用品管理员领取办

公用品，经登记后，由办公室

新员工、公司副总级别以上人员办公

用品，经登记后发放。

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3、除以上情况以外，其他人员不得领用本月未申购的办公用品。

(二)部门办公用品的领用和发放

由各部门办公用品管理员，填好《各部门办公用品领用登记表》(表七)后

领用。

1、耐用消耗品的领用和发放

订书机、起钉器、计算器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、电话分机、印台、

黑板擦、U盘等为部门公用品，根据部门需要进行配备，原则上再也不增补，如重

复申领，应说明原因或者凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

笔筒每人一个，文件盒、文件架等按需领用。

2、普通消耗品的领用和发放

笔心、铅笔每人每月限领一支。

铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件夹、文件袋、橡皮、订书针、大头针、

回形针、长尾夹等按需领用。

记号笔、白板笔、电池需报废后登记领用。

3、会议期间办公用品的领用，由各部门填写《会议期间物品领取登记表》

(表八)，会议结束后，将领用物品交办公室清点入库、办理移交手续。

六、办公用品的交接与回收

员工因离职或者工作岗位变动时，需进行办公用品及办公设备的交接或者回收。

1、移交人需逐项列出物品清单，填写《办公用品移交登记表》(表九)，办

公室派专人清点核对台账，确定办公用品损耗程度，移交接收人或者回收办公室。

七、办公用品的报废

办公设备、办公家具在使用过程中，失去使用功能，并经专业维修人员鉴定

签字后，报总经理批准后，可报废。对于要报废的办公用品、要做好登记，在报

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废清册上写清用品名称、价格、数量、报废处理方式及其他事项。对办公设备、

办公家具被确认为公司固定资产的，还需履行相应的财务处理制度。《办公用品

报废单》(表十)。

八、其他事项

1、公司的办公用品应为办公所用，私用或者私自带出公司者，公司将按

办公用品两倍价格从当月工资中扣除，并赋予50元的罚款处理。

2、公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费现象，经发现，予以责任

者50元罚款处理。

3、员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或者不合理使用造成损坏

应照价赔偿，并予以责任者50元罚款处理。

4、办公用品管理员应遵章办理各项办公用品管理操作制度，如有违章办理，

经发现公司，将视情节轻重赋予50元-500元罚款处理。

为了加强办公用品管理制度的贯彻实施，公司实行扣罚连带责任制。各部门

员工违反管理制度，除罚金处理外，部门负责人追责双倍罚金。

本制度自发布之日起实施。

附件：

表一：《办公用品申购单》

表二：《办公用品申购计划表》

表三：《固定资产台账》(包括办公家具、办公设备)

表四：《固定资产盘点表》

表五：《办公用品入库单》

表六：《办公用品出库单》

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表七：《各部门领用办公用品登记表》

表八：《会议期间物品领取登记表》

表九：《办公用品移交登记表》

表十：《办公用品报废单》

表十一：《急需办公用品申购单》

表一

办公用品申购单

申购部门申请人申请日期

项目数量单位规格(型号)用途说明

7

部门主管

签字

表二办公用品申购计划表

**公司年月日

8

主管领导确认签字

表三固定资产台账

单位：**公司

序号资产名称资产编号规格型号单位金额(元)购货时间存放地点使

合计-

使用部门负责人：财务部复核：

表四四川综保实业有限公司固定资产盘点表

单位：**公司

序号固定资产名称固定资产编号规格型号单位账面数原值(元)实盘数盘盈盘亏存放地点

使用部门负责人：财务部复核：盘

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表五

**公司

办公用品入库单

年月日

序号

项目规格单价入库数量单位入库时间备注

入库人：

确认人：

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表六

**公司

办公用品出库单

年月

序号

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

部

门

名

称

部

门

名

称

部

门

名

称

部

门

名

称

部

门

名

称

项目规格数量单位备注

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表七各部门领用办公用品登记表

(

部

门

名

称

)

14

表八会议期间物品领取登记表

领取人确认签字

归还人确认签字

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表九

**公司

办公用品移交登记表

年月日

接收人确认签字

接受人确认签字

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表十

**公司

办公用品报废单

年月日

表十一急需办公用品申购单

申购部门申购人申购时间

项目数量单位规格用途说明备注

分管领导

确认签字

部门负

责人签

字

型号数量单位

使用人

使用人

确认签字

分管领导

确认签字

项目

价格

报废

原因

报废处理

方式

维修人

部门负责

人签字

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