效率提升

二十一个提高效率的方法

最近，我看到《吃掉那只青蛙》介绍了21条最重要也最有效

的提高工作效率的方法，与大家分享：

一、准备

为了获得成功，一个人必须具备这样的素质：拥有明确的目标，

知道自己想要得到什么，同时有实现一目标的强烈愿望。

------拿破仑.希尔

成功的一个重要法则就是：将想法付诸笔端。

只有区区3%的成年人有自己明确的目标，并且以书面方法将目

标表达出来。和那些教育程度、工作能力与之相当、甚至比他们更高

一筹的人相比，前者取得的成就常常是后者的5—10倍。导致这种

差异的原因何在？问题就出在，大多数人出于各种原因，不愿意花费

一丁点儿时间，将他们想要获得的东西写下来。通过坚持实施简单易

行的七个步骤，短短几年，甚至几个月的时间里，会有很大进步：

第一步：确定自己究竟想要什么。

最糟糕的时间使用方法：将毫无意义的事情做的十分圆满。

期蒂芬.柯维曾经说过这样一句话：“在你开始攀登成功的阶梯之

前，首先要确定它有没有搭错地方。

第二步：将自己的目标写下来。

没有以书面形式描述出来的目标将是模糊的、混乱的，它最终会

使你迷失方向，甚至造成不计其数的错误。

第三步：为自己的目标设定一个最后期限。

第四步：将实现目标要做的所有事情列出来。

第五步：整理这份清单，使之变成一份可实施的计划。

花上几分钟时间，考虑一下哪件事情更重要，那些情情可以推后

一点，以及先做什么后做什么，根据轻重缓急来安排处理事情的顺序。

第六步：根据自己制定的计划立即采取行动。

第七步：每天做一些能够接近自己目标的事情。

奋勇向前！一旦开始行动，就要努力保持积极的状态，而不要半

途而废。仅仅凭借这种决心和自律精神，你就能成为同辈中工作高效、

事业成功的精英。

每天温习一遍为自己制定的目标。每天早晨开始工作时，先着手

处理那些最重要的工作----这样做有助于你实现最重要的目标。

二、精心计划每一天

计划就是把未来变成现在，这样你现在就可以未雨绸缪。

-----艾伦.拉肯

你一定听说这样一个老掉牙的问题：“怎么才能吃掉一头大象？”

答案当然是：“一口一口地吃！”

也就是说，当我们面对一个工作或任务时，首先要将事情分解成

一个个具体的步骤，然后从第一步开始着手。

无论做什么，都先列出一份清单，每当想起一件新的工作，着手

之前先把它加到清单上，如果你坚持这么做，那么一开始你的工作效

率就能提高25%，甚至更多。

你需要为不同的目标制定不同的计划。首先，你应该制作一张总

表，在这份表上将自己能够想到的、憧憬和期望的每一件事都写下来。

只有这样，你才能记下脑海中闪现的每一个念头，以及要面对的每一

项任务或责任。之后，你可以对这份总表分门别类地进行整理。

个人工作效率中最重要的法则是10/90定律：工作前花10%的

时间制定计划，在工作过程中将节约90%的时间。只需要尝试一次，

你就能证明它是否有效。

三、随时应用80/20法则

只要合理使用，我们永远有充足的时间。

----约翰.沃尔夫冈

80/20法则是时间管理和人生规划中最重要的概念之一。它是

由意大利著名经济学家维尔弗雷德.帕累托发现的。帕累托注意到，

社会上的人似乎很自然地分为两大类，一类被他称为“举足轻重的少

数人”，另外一类则是“无足轻重的多数人。”前者是金钱和地位方面

声名显赫，约占总人数的20%，后者生活在社会底层，约占80%。

如果你手边有20%重要的工作，就决不要先去做那80%微不足

道的事情。

开始工作前，不妨先问问自己：“这个任务是属于那20%的高价

值部分呢，还是属于剩下的80%的低价值部分？”

做事有方的人总是先处理那些最重要的事情。无论多少困难，他

们都会强迫自己吃掉那只青蛙。结果，他们总卓尔不群，遥遥领先于

一般人，他们比芸芸众生更快乐。这也应该成为你工作和生活的方式。

四、三思而后行

人的伟大与成就，依其将力量投注于某特定方向的程度而定。

----奥里森.斯韦特.马登

哈佛大学的爱德华.班菲尔德博士经过50余年的研究，得出这样

一个结论：“是否具有“长期远景”，是准确判断美国社会和经济发展

程度与水平的一个最为精确的指标。

成功人士对自己的未来都有一个清晰的打算，他们能够设想未来

５年、１０年甚至２０年的情景。所以，他们总是对自己当前的选择

与行为做细致的分析，以确保它们与自己的长远目标协调一致。

成功者往往是那些愿意推迟享受、在短期内做出牺牲的人。从长

远的角度来看，他们能够获得丰厚的回报。相反，失败的人往往只看

到眼前利益，追求短暂的满足，而很少顾及未来。

一位成功的励志家演说家，曾经说过一句著名的话：“失败者只

想缓解自己的压力，成功者则致力于实现个人目标。”比如：每天清

晨早早去公司上班，定期阅读图书杂志，了解自己从事领域的最新动

态，参加各种培训班以提高自己的工作技能，以及专注于能够体现个

人价值的重要工作。相反，最后一分钟才走进办公室，上班时间看报

纸、喝咖啡、与同事聊天…..这些行为也许能给人带来短暂的快乐，

但是从长远来看，却会令职位长期不变，工作业绩平平，久而久之，

你整个人就会产生一种挫折感。

五、使用ＡＢＣＤＥ法

成功的首要法则是专心致志，就是把所有的精力集中在一点上，

然后径直向目标挺进，既不向左看，也不向右看。

――――威廉．马修斯

ＡＢＣＤＥ法是一种极为有效的设置优先事件的方法，这种方法

每天都可以使用。它极为简单，却非常有效。依靠这种方法，你能成

为所在领域内最能干，最高效的人。简单易行是这一方法的显著特点：

先在纸上列出你第二天要做的所有事情，确保自己能够随时看到

它们。

然后，在开始采取行动之前，在每一项前面分别标上Ａ、Ｂ、Ｃ、

Ｄ、Ｅ。标有Ａ的项目是非常重要的事情，你必须迅速地完成它。如

果这样的事不止一项，那么，你应该分别用Ａ１、Ａ２、Ａ３这样的

符号来区分它们。任务Ａ１是你要立刻吃掉的最大、最丑陋的那只青

蛙。

标有Ｂ的项目是你应该做的事情，但是这些事情的后果并不十分

严重。

标有Ｃ的项目是做起来轻松愉快、地位却无足轻重的事情。

标有Ｄ的项目可以委派给别人做的事情。

标有Ｅ的项目是完全可以取消不做的事情

六、专注于最重要的工作。

一个人向着目标全力以赴的过程，就是他解决问题的能力成倍增

长的过程。

――――皮尔

一旦确定了自己的主要职责范围，接下来，你就该对自己的优势

和劣势进行分析了。你的强项是什么？弱项又是什么？你擅长哪些方

面的工作？哪些方面你比较薄弱？

你工作中最薄弱的那个环节，决定了你发挥自己能力的最大限

度。

在工作中造成拖沓和失误的主要原因是，人们总是避免去做那些

自己并不擅长的工作。面对困难，他们不是想方设法提高自己解决问

题的能力，而是干脆采取逃避政策，结果只能是雪上加霜。

与此相反的是，你在某一领域内做得越出色，你的干劲儿就越足，

决心就越大，克服拖沓、迅速完成任务的能力也就越强。

不过你无须担忧，任何工作技能都是可以通过学习掌握的。如果

别人能够在某一领域内表现出色，那就证明你也一定能够做到，只要

你有这个决心。

克服拖沓、迅速完成任务的一个最好办法，就是成为在工作上数

一数二的人物。在你的人生目标中，这是一个应该受到特别重视的部

分。

七、效率是被逼出来的

全神贯注的确切含义就是，把全部注意力集中在一件事情上的能

力。

------科马尔

“你永远没有足够的时间做完所有的事情，但是你总是有足够的

时间去做最重要的事情。”

为了让自己的精力总能集中在日程表里最重要的项目上，你可以

经常思考这样三个问题。

第一个问题是：“对我而言，什么是最有价值的事情？”

第二个问题是：“什么事情只能由我来做，而且这件事关系重大？”

第三个问题是：“此时此刻，怎样才能最有效地利用我的时间？”

也就是说：“这一刻，我最大的青蛙是什么？”这是时间安排方面最

重要的一个问题，想要克服拖沓、提高自己的工作效率，你必须认真

思考这个问题。

只做最重要的事情，决不做不重要的事情。歌德曾经说过：“最

重要的事情永远不能向最不重要的事做出让步。”

对以上三个问题的回答越准确，你就越容易确定优先事件，进而

避免拖沓，集中精力迅速处理那些最重要的工作。

八、做好准备工作

无论你的能力有多大，你永远有更多更好的潜力可待发掘。

----詹姆斯

克服拖沓、提高做事效率最好的方法，就是在开始做事之前，把

一切都准备就绪。如果准备得很充分，你就像弦上之箭，蓄势待发。

办需要一点点动力，你就可以迅速着手处理最重要的工作了。

首先，你可以清理一下办公桌，使桌面上只摆放和你需要最先完

成的任务有关的东西。如果有必要的话，你可以把所有可能用到的东

西都放在地板上，或者放在你身后的桌子上。把与工作相关的所有文

件，如信息、报告、资料等，全部收集在一起，然后，把它们统统放

在你身边，这样，在整个工作过程中，用不着站起来，或者走很远，

你就能拿到自己所需要的东西。

办事效率最高的人不惜花费时间，为自己打造一个合适的办公环

境，从而把把工作变成一种享受。在开始工作之前，你的桌面和房间

越干净、越整齐，你的心情就越愉快，处理复杂事务的动力也越充足。

当一切准备就绪、你坐下来开始工作的时候，一定要表现出效率

很高的样子。挺直腰杆，上身向前倾，后背离开椅子的靠背。从心底

里把自己看成一个能干、高效、表现出色的人。

九、认真完成家庭作业

无论你从事什么样的工作，提供比预期更多、更好的服务，都是

确保自己获得成功的惟一方法。

----奥格.曼迪诺

正如得教练帕特.赖利所说：“不进步就意味着退步。”

在所有关于时间安排的技巧中，最重要的一条就是：“在自己的

领域内精益求精。个人生活方面的完善和工作技能的改进，是节约时

间最有效的方法之一。

在任何一个领域，是想获得成功，不断学习都是最起码的要求。

每天至少要花一小时进行阅读，以了解业内最新动态。每天早一

点起床，用多出来的时间浏览相关的文件或书籍，这样有助于你获得

提高工作质量与效率的有益信息。

参加那些提高自己工作技能有帮助的各种课程或者讲座。参加业

内的研讨会和业务会议，更不要错过高水平的培训和讲习。坐在前排

并认真做笔记。

最后，别忘了在开车时收听那些录音带上的内容。

学识越渊博，你就越自信，对自己的工作就越有把握。同样，你

做得越多，任务完成得越出色，你的能力也就越强。