人事档案管理制度

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人事档案管理制度

一、人事档案保管制度

□目的

第一,保守档案机密.现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企

业机密

的一部分.对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密.

第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务.

第三,便于档案材料的使用.保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档

案材料

的前提和保证.

□人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键.其基本内容大致包括五部分:材

料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度.

(1)材料归档制度.新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料

进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体

位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案.

(2)检查核对制度.检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段.

检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀

等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误

等.

检查核对一般要定期进行.但在下列情况下,也要进行检查核对:

——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:

——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失.

——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等.

(3)转递制度.转递制度是关于档案转移投递的制度.档案的转递一般是由工作调动等

原因

引起的,转递的大致程序如下:

①取出应转走的档案;

②在档案底账上注销;

③填写《转递人事档案材料的通知单》;

④按发文要求包装、密封.

在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带.另外,收档单位

在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回.

(4)保卫保密制度.具体要求如下:

①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备.

②库房备有必要的防火、防潮器材.

③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品.

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合.

⑤无关人员不得进入库房.严禁吸烟.

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⑥离开时关灯关窗,锁门.

(5)统计制度.人事档案统计的内容主要有以下几项:

①人事档案的数量.

②人事档案材料收集补充情况.

③档案整理情况.

④档案保管情况.

⑤利用情况.

⑥库房设备情况.

⑦人事档案工作人员情况.

二、人事档案利用制度

□目的

第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料.档案在利用过程中,

应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段.

第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据.工作人员必须按

照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求.

□人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式:

(1)设立阅览室以供利用查阅.阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,

以便调卷和管理.这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢

失等.这是人事档案利用的主要方式.

(2)借出使用.借出库房须满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;

公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等.借出的时间不宜过长,到期未还者应及时

催还.

(3)出具证明材料.这也是人事档案部门的功能之一.出具的证明材料可以是人事档

案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件.要求

出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等.

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续.这是维护人事档案完整安全的

重要保证.

(1)查阅手续.正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在

报告

中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章.负责

人签字;最后,由人事档案部门审核批准.人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分

,手续齐全,则给予批准.

(2)外借手续.

首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似.

其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字.

再次,人事档案部门对其进行审核、批准.

然后,进行借档登记.把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人

员签字.

最后,归还时,及时在外借登记上注销.

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(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时

,需履行以下

手续:首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章

;其次,人事

档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部

门有关领

导审阅,加盖公章,然后登记、发出.