合同管理规定

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射阳新华书店有限责任公司

合同管理制度

第一章总则

第一条为了促进公司对外经济活动开展，规范公司的

经营行为，减少和避免合同纠纷，根据《中华人民共和国合

同法》及相关法律法规的规定结合公司实际，制定本办法。

第二条公司各部门及与公司外各类法人、自然人、其

它组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、

协议、章程等均遵守本办法。

公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本

办法。

第三条合同管理是指合同从准备、谈判、签署、生效、

履行、变更、解除直到解决纠纷、救济权利的整个过程中所

进行的一系列民商事法律行为，包括：合同管理的部门及其

职责、合同的签署、合同的审查、合同的履行、违约情况的

处理、合同档案的管理。

第四条合同管理实施“依法管理、全程管理、专人管

理”的原则。

第二章合同管理机构及职责

第五条办公室为本公司合同管理的主管部门，其主要

职责是：

1、负责监督指导公司合同的制定，对合同进行审核，

避免出现法律漏洞；

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2、协助律师对合同进行可行性分析，并提出书面报告；

3、对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查；

4、对合同履行中出现的纠纷提出处理意见，并向公司

领导汇报；

5、负责对公司签订的各类合同及其纠纷处理资料的汇

总归档保管，调阅登记等日常合同档案管理工作；

第六条办公室为本公司合同承办部门，其主要职责是：

1、根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜；

2、负责初审合同承办人草拟的合同可行性报告，并提

出审查意见交办公室备案，供公司领导参考；

3、依法履行合同，及时以书面形式向公司通报合同履

行中发生的重大问题及其解决方案；

4、在顾问律师的指导下及时收集整理出现问题合同所

涉及的证据材料，并提交办公室备案；

5、负责本部门合同文本管理及归档移交工作。

第七条、合同承办人员的职责

1、根据授权办理签订、变更、解除合同事宜；

2、草拟合同，并向合同承办部门提供合同草稿、可行

性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，

并对其真实性和合法性负责；

3、认真履行生效合同，随时检查合同履行情况；

4、及时向合同承办部门汇报合同履行中出现的问题。

第八条财务部门在合同管理中的职责

1、对确属我公司签订并合法生效的合同，财务部门应

及时结算、报销付款。

2、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订

的合同，财务部门可暂不予结算并及时通知律师对合同的有

效性进行审查。

3、我方先履行付款义务，有预付款或分批付款的合同，

未见我方签字、盖章的书面合同原件及合同管理部门的审查

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意见，财务部门不予付款。

4、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没

有充分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务部门不予

付款。

第三章合同的委托代理

第九条下列人员有权代表公司签订合同：

1、公司法定代表人；

2、指定由分管经理或办公室主任；

2、公司法定代表人书面授权委托的人。

第十条各法人委托人的具体带来权限由法定代表人在

签发《法人委托书》中注明。法人委托人必须严格按照授权

范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。

第十一条法人委托人的主要职责

1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越

权，也不能消极推诿；

2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；

3、所签合同应及时上报；

4、认真履行已生效的合同，发现问题的及时上报并提

出处理意见；

5、保管好本人所签订合同的一切资料，并及时上交归

档。

第十二条授权委托书不得转借他人或涂改，凡调离本

单位或改做其它工作失去代理条件的，应主动向合同主管部

门缴销授权委托书；不缴销证书者，人事部门不得办理调动

手续。

第四章合同的签署

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第十三条公司对外发生经济往来，除标的额较小或能

即时清结的外，均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、

交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容

易引起纠纷的交易，也应签订书面合同。

第十四条凡有国家或行业示范文本的，应当优先使用，

但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和办公室要

重点审查，必要时可以进行修改。无示范文本的合同采用办

公室提示的示范文本。

第十五条签订合同应当使用主管部门监制的合同统一

文本或参照规范文本，具体份数按实际情况确定，但我方至

少留存三份，合同主管部门一份、财务一份、承办部门一份。

第十六条合同承办人应当参加合同谈判，并做好文字

记录。文字记录应当同合同文本一起上交办公室归档备案。

第十七条当事人协商一致的修改、补充合同的文书、

电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部

分，应随合同文本一起叫办公室归档备案。

第五章合同的审查与审批

第十八条合同审查应当在合同正式签订前进行。合同

审查包括专业部门审查、财务审查和法律审查，由不同部门

分别进行。

第十九条公司合同审批的常规流程：

1、合同承办人应填写“合同审批表”并连同合同草案

上报合同承办部门负责人；

2、合同承办部门负责人负责对合同的业务内容进行审

查，并签署意见；

3、财务部门负责对合同的财务条款进行审查，并签署

意见；

4、如该合同牵涉其他业务部门，由办公室分送该业务

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部门负责人进行审查，并签署意见；

5、由办公室将以上意见汇总后报分管领导进行审查，

决定批准与否。

第二十条、专业部门对合同审核的内容主要包括：

1、合同的技术性（技术可行性分析、技术措施是否合

理、技术难题和风险）

2、合同的安全性（对公司的商业秘密和知识产权是否

采取保密措施、不得损害公司的商业信誉和其它利益）

3、业务部门认为必须审核的其它内容。

第二十一条、财务审查内容包括

1、资金、资产的合法性（资金来源合法，资产的所有

权明确、资金使用和资产动用的审批手续齐备、.资金、资

产的用途及使用方式合法）

2、价款、酬金和支付方式合法（价款、酬金的数额符

合市场价格、价款、酬金的支付方式符合财务纪律、与资金、

资产有关的其它事项）

3、财务风险控制

4、保函内容的合理性及风险性；

5、索赔条款的合理性；

6、资金财务部认为需要审核的其它内容。

第二十二条法律审查应当由办公室将合同文本及其相

关材料交由律师进行审查。

第二十三条公司法定代表人根据各审核部门的审核意

见决定是否签约。决定签约时，应当在合同文本上签字，并

加盖公司法人印章。

第六章合同的履行

第二十四条合同依法生效后，既具有法律约束力。一

切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务。

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第二十五条合同执行部门应负责记录和监督对方的履

约情况，保存好相关单据、信函、会议纪要、鉴定报告、检

测结果等资料。对于出现问题的产品还要进行保存、拍照。

第二十六条合同执行部门还应按月填写“对方合同执

行情况监控说明”，其中必须列明和验证对方各项履约行为

和承诺（如质量、进度等），并将该说明报办公室备案。

第二十七条合同履行过程中发现对方履约能力及资信

程度下降应及时通知办公室并向分管副总和汇报，及时想对

方出具不安抗辩书，维护公司合法权益。

第二十八条在合同履行过程中如遇法律规定或合同约

定的变更解除事由，可以变更或解除合同。

变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批

权限和程序相同。

第七章违约及纠纷处理

第二十九条、发生合同纠纷后，承办部门应首先及时

与对方协商解决。协商不成时，应在规定的期限内以书面形

式上报主管领导和合同主管部门。

第三十条对于需要应诉或起诉的案件，经公司领导批

准后，由办公室协助律师进行证据收集、谈判、参加调解和

出庭。

第八章合同的登记、备案与归档

第三十一条合同文本必须至少一式四份，其中二份交

给对方，其余原件必须在合同签订之后三个工作日内报送办

公室和财务部。合同签订部门、合同履行部门因工作需要使

用原件时，向办公室办理暂借手续。

第三十二条合同的档案管理是合同管理的基础工作，

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办公室应根据实际情况建立合同台帐。

第三十三条办公室应对公司内所有合同文本以及与合

同相关的往返法律文件进行汇总，并编号登记。

第三十四条合同签订部门的负责人对已生效的合同应

当编号登记，分类归档，并建立合同台帐。

第三十五条合同签订后三个工作日内，合同承办部门

应将合同档案原件整理装订送交办公室存档。合同档案的范

围包括：信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合

同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质

证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及

附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记

录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件（合同签

订后取得的资料，应在取得资料后三个工作日内归档）。

第三十六条合同履行完毕后，合同承办部门的应于五

个工作日内将合同文本以及合同执行期间所有的往来信件、

变更协议、收（付）款记录、请示报告等有关资料交办公室

归档。

第九章附则

第三十七条本制度有关条款若与国家法律、法规和上

级合同管理机关有关规定相抵触的，从其规定。

第三十八条本制度由经理室指定并负责解释。