电脑的资料

如何有效地将电脑中的文件资料归类存储

作者netfairy

有不少人虽然会使用电脑，但是自己电脑中的文件，特别是自己编写的程序，报告等等存放有很

大的随意性。时间长了想找到自己的文件，确实比较困难。再有，重装系统时容易丢失以往的数

据和文件。

所以无论是本科生还是研究生养成一个良好的个人文件管理习惯是非常有必要的。这也是一种能

力的培养，一种做研究，做学问的素养。

简单的一个建议

不要在C盘上存放重要的个人文件。

在自己电脑的D或者E等盘上建立一个个人文件夹，比如“李四”LISI

和自己相关的文件，自己写的文件都存放在这里。

在这个目录下建立一些子目录。

例如

d:李四

毕业设计

学习资料

照片

邮件foxmail

QQ记录

个人简历

研究项目

竞赛项目

......

在这些子目录下还可以建立子目录

比如学习资料下可以建立

英语资料

数字信号处理

图像处理

矩阵论

等等

个人简历目录下

简历

证书

等等

照片下可以建立

2009元旦聚会

2009国庆华山游

2010毕业纪念

随着时间的推移，你的个人目录会越来越大，但始终很有序，你可以很快找到你的文件

同时记得，不断备份“李四”这个目录。

其他的文件你可以建立softwaremusicmovie等等目录，但这些东西都不要存在你自

己的个人文件目录下。永远记住只有你自己创建的文件，是独一无二的。网上无法下载回来

的。自己做的文件是最珍贵的。

重装系统时，注意备份C盘上的文件，特别是windows桌面上的文件。

后面几个帖子是其他人写的如何管理个人文件的文章，可以参考一下。

来源电子工程社区/?tid=3322

管理好电脑文件

这一讲座讲的是怎么样管理好你电脑里的各类文件，在讲的时候，大家可以想想目前自己电脑里

的各类文件是处于怎么样的保存状态。

我和许多网友见过面，看过他们的电脑，有一些是管理有序的，更多的是随心所欲地保存各

类文件。这是个人的一种习惯，本来这讲可以不讲，但是对于以后我们要讲的下载安装来说，这

又是必讲的一个习惯问题，所以还是作为一个题目和大家一起探讨一下，怎么样管理好自己电脑

里的文件。

我们的电脑硬盘都分了几个分区盘，除了C盘是系统盘外，还有其他盘，大多数的是4分

区设置，硬盘里保存的文件有软件安装文件，文档文件，图片文件，视频文件，教材文件，网页

文件等这几类文件，这一些文件其实可以分类保存，按不同类型分部保存在不同的硬盘分区和不

同的文件夹，这样你这寻找某一个文件时候就可以非常迅速地找到打开。

硬盘我们把它当一棵树，分区就是大的枝桠，分区里的各个文件夹就像分枝，文件夹里内嵌

的文件夹就是小枝桠，文件夹里的文件我们比喻是树叶，同样可以把它当城市－街道－路－小区

－某一个单元－某一个房间，这样去理解就容易明白一点了，某一个文件所在的地方就是分区

文件夹子文件夹文件名，路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径，

这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。

管理文件就是先定位硬盘分区的保存功能，除了C盘默认为是系统盘和我的文档所在的盘

外，其余硬盘

分区是可以自定义它的功能，（我的文档当然也可以给它自定义到其他盘里去，这就需要你自己

设置，在硬盘空间宽余的情况下就没有必要再移动它）。

C盘我们都知道是系统所在的硬盘分区,在文件的存放时候尽可能不要把文件保存在C盘里,

系统盘是需要有一定的运行空间,当c盘空间少于一定的时候,操作系统会警告你,是不是可以把

不必要保存在系统盘里的东西移走或者删除,并且系统不给你运行。在我的文档里有图片收藏和

我的音乐这二个特殊文件夹，许多朋友就利用这二个文件夹来保存图片文件和音乐文件，这倒不

是不可以，我们知道图片文件和音乐文件所占的硬盘空间要比其他文件大许多，没处理过的照片

文件，假如是1280X960象素的话，文件在300－500K，MP3的音乐文件基本是播放时间为

1分钟的就有1.1－1.2M，当你把这一些文件保存在这二个文件夹里的话，日积月累，所占的

空间就非常可观了，当我的文档占的硬盘空间加系统占的空间超过一定限度时候，系统将罢工，

不为你工作。

硬盘既然分了区，为什么不把每一个分区充分利用起来？C盘是系统盘，那D盘是不是可以

专放你下载的软件？有一些朋友是下载了软件的安装文件，使用以后扔掉了，说是节省硬盘空间，

当叫她查看电脑硬盘还有多少空间时候，硬盘使用掉的空间还不到一半，现在大家的硬盘20G

以下的非常少了，没必要扔掉象软件安装文件这样的有使用价值的文件，假如实在没空间，扔掉

一些图片，音乐文件。软件文件下载比较麻烦，版本型号和注册资料没了想找需要时间和精力，

而且在系统安装以后需要这一些文件来武装自己电脑，是不可缺少的基本保存文件。

在保存这一些使用软件的安装文件时候就有怎么样管理的讲究，软件有许多种类，是不是可

以分类保存，一个文件夹保存同一类型的软件，一般可以分系统使用软件，图形图象软件，多媒

体软件，网络应用软件。假如我们是这样分类，每一个类型做一个文件夹来保存，然后在这个主

文件夹里为每一个软件都做一个文件夹，保存每一个文件。有朋友说太麻烦了，其实做一个文件

夹所费的时间精力远没混在一起再区分出来的多。我们下载的软件往往是一个压缩文件，象仅仅

一个exe安装执行文件的软件还不太多见。一个压缩文件当你把它解压缩以后，可能就是一个

说明和一个exe执行安装文件，有的是一大堆的文件，假如不是一个个把它分文件夹保存，你

在解压缩以后就难分清，假如解压缩多个这样的文件以后，谁说他有能力把这一些文件分清楚？

我不能，恐怕没人可以分清（一个office2003解压缩后产生的文件有78个）。下载的软件是

压缩文件，在解压缩以后这个压缩文件已经没用了，保存解压缩出来的文件，扔掉这个压缩包，

这才是节省硬盘空间的事情，压缩文件和解压缩出来的文件是双份文件，没保存双份文件的必要，

假如没自带的注册文件，你自己使用记事本保存注册码，序列号，这样在使用这个文件时候就不

要到处找注册码了。

在电脑里保存的文件除了软件的安装文件外，其他文件的种类基本有图片文件，文档文件，

音乐文件，视频文件，教材文件等。这一些文件中文档最小，然后是图片，再大一点是音乐文件，

最大的是视频文件。我们可以把不同的文件类型分类存放在不同的硬盘分区，在分区里还是需要

做不同的文件夹来分类保存文件。假如图片文件可以分旅游照片，网友照片，花卉竹片......。

音乐文件可以分流行音乐，民乐，卡拉OK......，教材文件可以按其种类分，如图形图象教材，

音频处理教材，基础使用教材。总之把文件归类保存，便于寻找。

文档文件的保存的属性需要告诉大家，文件属性有只读.存档，隐藏3个属性，存档的文档

可以改写它的内容，只读文档不能改写内容，假如你把存档的记事本改成只读，那你就不能改动

它的内容，这个属性可以使用为防内容改写。至于隐藏，当你保存以后在电脑分区，文件夹里是

看不到这个文件的，只有当你设置开始－－控制面板－－文件夹选项－－查看－－隐藏文件和文

件夹－－选中显示所以文件文件夹，应用，确定，这样才可以看到被你隐藏的文件夹或者文件。

“只读”属性是为了防止因修改而产生数据丢失的一种措施，在必要的时候，它可以挽回因操作失

误而造成的损失。“隐藏”属性可以使文件在文件列表中无法发现，能够防止因误操作而被删除，

还带有一定保密功能。

来源/images/wy/

如何整理电脑中的文件

原文：HowtoOrganizeYourComputer

如果你的电脑里有很多图片，文档以及其他的文件，它们可能会非常杂乱，你找的时候很不方便。

所以，为了自己使用电脑的方便，最好按照下面的方法合理整理、分组你的文件。下面的介绍是

以Windows操作系统为例，不过，这种方法同样适合其他的操作系统：

1.了解容易混乱的几个地方

首先需要了解系统中最容易变得混乱的几个区域，这样你才能开始有针对地整理。在

Windows中，通常比较混乱的区域是：

1.桌面（Desktop）

2.我的文档（MyDocuments）

3.系统中用户的文件夹（X:DocumentsandSettings**）

4.个人下载目录(X:Downloads)

2.找到并删除你不再需要的文件

使用电脑时间长了以后，有很多文件是你不会再去使用的，把你确定不再使用的文件删

除掉。

3.

把通用的文件存放在一个

把通用的文件存放在一个大的目录大的目录

例如，使用“我的文档”，或者自己新建一个文件夹，把所有同类的文件和文件夹放在这

一个大的文件夹内。这样方便备份和查找。

4.创建其他一些目录分类存放文件

根据自己使用的习惯和要求，创建一些有意义的目录，这些目录分别存放相应分类的文

件（夹）。例如，你可以在磁盘根目录或者某一个总的文件夹内，再创建“工作”、“个人”、

“朋友”、“家庭”等分类。你也可以按照日期和时间，相关的人、活动事件，文件类型，

地点等等分类。只要让目录看起来更容易识别，方便你找到即可。

5.创建子目录合理存放文件

在已经分好类的文件夹中，如果文件还是很多的情况下，要尽量根据文件的属性，创建

一些子目录，然后把相关的文件分别存放到子目录中。创建子目录要注意的问题是，不

要创建层次很深的目录结构，这样反而会使查找更困难。

6.对整理的文件进行排序

有的时候，你的文件名可能是一些毫无意义的名字，例如，你从网上下载的歌曲名称，

有时候会是一些毫无意义的数字。通过排序和重命名，重新整理文件夹中的文件，使他

们看起来更整洁，一目了然。

7.整理你的快捷方式

电脑使用时间长了以后，在“桌面”、“开始菜单”和“快速启动”栏里会有很多很乱的快捷

方式。这些快捷方式你不可能都需要吧？在“快速启动”栏里只需保留你最常用的几个快

捷方式（例如：internet，我的文档，word，excel）。把其他多余的快捷方式从“开

始”菜单中拖到桌面，然后，在桌面新建一个文件夹，存放桌面上的所有的快捷方式。

打开这个文件夹，删除不需要的快捷方式，只保留常用的。这样，你的桌面和开始菜单

看起来或更清爽，反应速度也会更快。

8.最重要的一点

在你下载文件或者新建文件时，不要图方便，都放到了桌面。确保你把它们都放在了有

意义的文件夹中，这样才能避免混乱，保持电脑的整洁有序。

技巧

技巧：：

1.在你操作完上面的步骤后，你应该执行一下“磁盘碎片整理”，因为你整理文件的过程中，文

件的索引会改变，磁盘会产生很多的碎片文件。

2.使用Ctrl或者Shift键，方便选择多个文件，进行删除和移动的操作。

3.如果使用Shift+Delete组合键，会彻底删除文件而不进入回收站。如果回收站满了

的话，再删除文件就会直接删除。

4.如果你的“快速启动”栏没有在使用，可以右键单击任务栏，在菜单中选中“工具栏”—

“快速启动”。

5.你可以在“开始”菜单中，打开“所有程序”，右键点击打开的开始菜单，在弹出的菜单中，

点击“按名称排序”，这样可以对开始菜单中的快捷方式进行排序。

6.整理桌面的快捷方式，你可以借助Windows桌面清理，看看哪些快捷方式最少被使用，

然后再整理。

7.在整理完系统后，你也可以借助其他的系统清理软件，清除系统运行时产生的垃圾文件，

这样可以让系统更快地运行。

警告

警告：：

1.不要删除你还会使用的文件

2.不要删除其他用户或属于其他人的文件

3.不要删除重要文件（夹），例如C:WINDOWS或者Documentsandttings目

录

4.不要删除注册表项和系统文件

5.不要试图去整理文件（夹）名为Temp或者Temporary的文件，因为这些是系统或

者应用软件使用过程中存放临时文件的地方，这里的文件其实并不需要整理。如果你非

要去重新排序，按照分类整理，估计会花上你够长的时间。

来源/c_botong/blog/item/

HowtoOrganizeYourComputer

Ifyouhavemanypictures,documentsandotherfiles,youshouldknowthatt

ollowthestepsbelowyoucancrea

teawellorganized,nstructionsareforWin

dowsurs,butinstructionsonotheroperatingsystemsshouldbesimilar.

Steps

ldersIfyouhavepictures,

lsouthiscomputer

forwork,ldersforanythingyouneed.

rtheCustomizeTab,UnderChangeIconYouwillbeabletochangethe

redoingsomethingwi

thpictures,itmaybeagoodideatochangetheicontoacamera,an

dsoonandsoforth.

alizetheComputerMorePersonalizinghelpsyourememberth

tr

olPanelIsthebestplacetobegin.

'tPlaceYourIconsontheSidePlacethemLeft-to-Right,startin

gwiththetopand**yemunusual,butis

mucheasiertoeandismoreneat.

Tips

iestwaytodeletemultiplefilesandfoldersisbyholdingdownthe

buttonlabeled'Ctrl'takeyourfingeroff

the'Ctrl'beforeyouhavefinishedyourlection,aslongasyouholditdow

essthedeletebuttonan

dconfirmthedelete.

rmorearticlesonpersonalizingyourcomputer.

urpersonalfoldersnomorethanthreefoldersdeep,thiswillk

eepdocumentasytofind,andeasytoremember.

Warnings

eletefilesyouneed!

eletefilesthatotherpeopleown.

eletefilesoutoftheProgramfilesfolder,C:WINDOWSfolder

orDocumentsandSettingsfolder.

eleteregistrykeysorimportantsystemfiles!

snamedTemporTemporarycanbedangerousfororganization.

Theyusuallyendupbeinga"catch-all"forfilesthatreallyshouldbeor

atempfolder,makesureyoutakethet

imetosortthroughitatleastonceperweek.

来源/Organize-Your-Computer

如何将电脑文件归档

不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况：你的老板站在你的面前让你马上提交文件时，你却

发现它不见了，坐在那里绝望的寻找;或者是为了找到现状报告不得不让客户在电话另一端的客

户等上好几分钟。如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，

深受老板和客户的赞许，但就因为这个关键时刻的遭遇，他们会感到很失望。倘若你的工作是帮

助别人的话，要是你需要的信息总是找不到，会浪费别人多少时间啊。

想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径

直取出文件，快速给出答案。这真的令人映像深刻!你必须把它归功于高效的文件编排归档方法，

不管这听起来有多么枯燥无趣。

节约时间在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文

件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再

提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总

结报告或者是做演讲稿。

然而，实际情况往往是我们浪费自己的时间(很多时候也是别人的时间)四处寻找数据，而那

个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。

所以如果想要及时完成工作，我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。

有效管理信息当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时，很容易就想

把它暂时放起来;心里还想：嗯，看起来蛮有意思的，等我有了时间我再来细细看。或者是更糟

糕的，直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿，这种邮件越积越多，越来越乱。你根本不可能之

后抽出时间来返回去重新整理它们，更不用说当你工作计划繁忙，有很多其他有压力的事情的时

候了。

你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料，因为你忘了文件的名字，甚至首

先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢?改进一下文件管理方法吧。

高效的文件管理方法管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把

文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。

下面提供几个关于处理文件的小技巧：

*不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下

内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方

便;而且它们还会影响电脑的运行速度。---所以保存文件之前先筛选一下。

*给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子

文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文

件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。

*

把有关的文件存在一起

把有关的文件存在一起，，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的word

文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt，另一个

装所有的spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

*把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面

上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的(例如每周或者每两周)把那些

不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。

*不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都

显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小

一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你

可以把一个叫“businessplan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。

同样假设你的一个客户叫DeltaTraders，你就可以按照客户的姓名分成"DeltaTraderssal

esprentations"和"DeltaTraderscontracts."这样的方式使子文件夹显得有条理，而不

是一堆文件清单堆在一起。

说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层

层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。

*

记得备份你的

记得备份你的文件归档系统文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过

硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。（ps：

我备份数据的那个40G硬盘坏了。血泪史——乌龙）

按行动先后次序整理利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优

先级，提高效率。

*按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个

文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines12Oct07“表明这个指导文件是2007年

10月12号的。(如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆!)

*很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如："DeltaTraderscontractv1"和"Delta

Traderscontractv2."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。

tips：如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版

本弄混了或者弄丢了会很烦人

把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改

者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。

*使用”记事本“文件。记事本文件，也就是所谓的”43文件夹“方案，是很多人用的一种独

特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要

完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全

部放到桌面上或者放到“today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又

是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录

每天的任务，也可以作日记本用。

对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你

工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自

己的系统。

要点

要点：

你是否经常因为在成堆的零碎文件里找资料而浪费很多时间?当面对压力时，你能不能很快

找到你要的信息?花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。这

些简单的关于文件归档整理的技巧可以教会你如何整理信息并保存它们。

把它变成你生活的一部分：

我们知道这个很枯燥，但是你知道你必须这样做!

下周抽出一个小时时间，建立起一套适合你的文件归档系统吧!

原文作者：MindTools

原文链接：TheArtofFiling

译者：DeanLee

来源/?p=189

TheArtofFiling

ManagingYourDocuments...andYourTimeHaveyoueversattherewhileyou

rbossstandsoveryou,desperatelyarchingforthatmissingdocumentheo

rsheneedsRIGHTNOW?Orhaveyoukeptaclientwaitingonthephonefor

veralminuteswhileyou'vearchedforastatusreport?

Ifyouhave,thenhoweverorganizedandeffectiveyouareinyourday-to-day

work,yourbossandyourclientmayhavealessthanperfectopinionofyou,

becauinakeyencounter,you't'syourjobtohel

ppeople,howmuchofotherpeople'stimeareyouwastingifyoucan'tfindt

heinformationyouneedwhenyouneedit?

Youoweittoyourlftofileeffectively,

nehowmuchmoreimpressiveitwouldhavebeenif-whenasked-you'dsm

iled,accesdawell-organizedfilingsystem,immediatelyfoundthedocument,

andquicklygiventheanswer!

ManagingTimeOnatypicalworkday,wedealwithmanydocuments,prenta

tions,graphics,'saflurryofdatapouringinfromalldir

ectionsthatweneedtoprocessand,usually,

tobeabletolayourhandsontheinformationweneed-attherightmome

nt,whenweneedit-soitcanbeudforfurtheranalysisorreportwritin

g,orperhapsforcreatingaprentation.

Alltoooften,though,wewasteourowntime(andoftenthetimeofotherpe

ople)archingfordatathat'ssittingontheverycomputerwe'reusing!This

addstoourstress,andmakesthetaskofputtingthedatatoumoredifficu

edtogetmoreorganizedandefficientwitho

urfilemanagementifwe'regoingtogetourworkdoneinatimelymanner.

ManagingInformationEfficientlyWhenyoureceiveafileinane-mailfromaco

-worker,vendor,orcustomer,it'stemptingto"justputitaway"insomefolde

rforthetimebeing."nteresting,butI'lltakeaclorlookatthi

slater,whenI'vegotmoretime."Soundfamiliar?Or,worstill,perhapsyou

whil

e,manysuchdocumentsbuildup,'shighlyunlike

lythatyou'lleverfindtimetogobackandgetallofthatinformationorganiz

ed,especiallyconsideringthatyou'reusuallyunderpressurewithotherthings

andhavehecticworkschedulestomeet.

Youcanspendhoursofprecioustimearchingfordatayou'vefiledawayso

mewhere,becauit'asytoforgetthefilename-oreventoforgetthatsuc

yougoaboutsi

mplifyingyourwork?Getbetteratmanagingfiles.

EffectiveFileManagementManagingfilesonyourcomputerisn'tmuchdifferent

fromthewayyou'sdo

wntothis:Storetheinformationinfolders-bycategory,andinaquencet

hatmakesntoyou.

Herearesometipstohelpmanageyourfiles:

'tmakeahabitofsaving

ews

econdstoglancethroughthecontent,andsaveafileonlyifit'sreleva

toomuchdataonyourcomputeradds

totheclutterthatmakesithardertofindthingsinthefuture-andit

may,overtime,slowdownyourcomputer'sperformancetoo-sobes

electiveaboutwhatyoukeep.

rinstance,divideamainfolderintosubfoldersforcustomers,vendors,

ortenednamestoidentifywhatorwhomthefo

'smore,youcanevengiveadifferentappearance

orlooktodifferentcategoriesoffolders-thiscanmakeiteasytotell

themapartatfirstglance.

Storerelateddocumentstogether,m

ple,storeWorddocuments,prentations,spreadsheets,andgraphicsr

elatedtoaparticularprojectinasinglefolder-ratherthanhavingone

folderforprentationsforallprojects,anotherfolderforspreadsheets

forallprojects,y,it'smuchquickertofind,open,

andattachdocumentsforaparticularproject.

opleprefer

tosavecurrentorongoingworkontheircomputer'sdesktopuntilajob

,onceit'sdone,theymoveittotheappropriateloc

ation,odicinterval

s(forexample,weeklyoreverytwoweeks),movefilesyou'renolonge

rworkingontothefolderswhereyourcompletedworkisstored.

avealargenumberoffilesinonef

older,oralargenumberofsubfoldersinamainfolder-somanythat

youcan'tetheentirelistonyourscreenwithoutscrollingdown-br

eakthemintosmallergroups(subfoldersorsub-subfolders).Thinkofc

reatingaquentialmenu,arrangedeitherinchronologicaloralphabeti

calorder,tance,youcandivideafolder

called"BusinessPlan"intosubfolderscalled"BP2005,""BP2006,"and"

BP2007."Likewi,youcandivideafolderforaclientnamedDeltaTra

dersintosubfoldersnamed"DeltaTraderssalesprentations"and"Del

taTraderscontracts."Theideaistoplaceeveryfileintoalogicalfolde

rorsubfolder,ratherthanhaveonehugelistoffiles.

Havingsaidthis,thereisusuallylittlepointincreatingafolderforfew

o,thetimeyouspendclickingt

hroughsubfolderstogettothedocumentsyouneedmaynotbeoutwe

ighedbythegreatereaoffindingthem.

an(sometimesITdepar

tmentsdon'tpermitthis),installGoogleDesktoponyourPC-youcan

findthisatattoolcreatesadesktop

archenginethatindexesallofyourfilesandemails,meaningthatyo

nbeinvaluablewhen

youneedtoansweroffbeatquestions!

,thisisabi

ttedious,butit'ssoimportant,asanyonewho'shadafaileddiskdrive

willtestify!Makesure,firstly,thatyourPCisbackedupregularlyand,

condly,thatthebackupincludesthedirectorieswhereyoufileinfor

mation.

PrioritizingYourFilesforActionTaketheapproachesfurtherbycustomizingy

nhelpyouprioritizeyourwork,whichcanleadt

obetterefficiency.

illhelpyoudeterminewhichisthemostrecentdocumentinthefolder,

mple,afilenamed"Guidelines12Oct07"wouldindicateaversionofthe

GuidelinesfiledatedOctober12,2007.(Ifyou'reworkinginternational

ly,beawarethatinsomecountriesthisdatecanbeprentedas1012

07,whileinothercountries,thissamedatecanbeshownas121007.

Thiscanbeveryconfusing!)

opleuversionnumberstodistinguishbetweendocum

eswouldbe"DeltaT

raderscontractv1"and"DeltaTraderscontractv2."Thisalsomakesit

easiertopickoutthemostcurrentfile.

Tip:

Ifyourdocumentisgoingtobelookedat,ud,oramendedbyveral

people,youneedtobeparticularlycarefulaboutversioncontrol:People

quiterightlycangetveryannoyedifversionsaremixedupandtheirwork

onthedocumentislost.

Makesureyouputtheversionnumberinthefilenamehere,andalso

considerhavingaversioncontroltableatthebeginningofthedocument

showingtheversionnumber,thedateoftheversion,theperson**

changes,and,perhaps,thenatureofchangesmade.

"Tickler"rfiles,alsoknownasthe"43folders"meth

od,areauniquesystemthat'sudbymanypeoplefororganizingfile

12folders(oneforeachmonthoftheyear)andanadditional

31subfolders(foreachdayofthemonth).Filleachfolderwiththedo

eginningofe

achday,ltheitemsoutofthefol

derandmovethemintoa"today"

youcan'tcompletesomeworkitemsbytheendoftheday,transfert

stemoffileman

agementhelpsyoukeeptrackofeverythingyouneedtodo,anditals

odoublesasadiary.

Foranysystemtobeufulandeffective,itmustalsobeconvenientforyou.

Tosomeextent,thisdependsonthenatureofyourbusinessortheworktha

,althoughthere'sno"onesizefitsall"solutiontofilemanageme

nt,youwilllikelyprofitbyusingsomeofthefilemanagementtips,andby

customizingtheminawaythatbestrvesyourownneeds.

KeyPointsAreyoulosingtoomuchtimearchingthroughtheclutteronyour

computerforfilesthatyouneed?Andwhenyou'reunderpressure,canyour

etrieveinformationquicklyandeasily?

Spendingprecioustimelookingfordatacantakethepleasureoutofanykind

ofcreativeworkyoumightbedoing-anditaddstoyourstresslevelsasw

tipsonfilemanagementcanshowyouhowtogetorganizedwith

yourinformationstorageandretrieval.

原文/pages/article/newHTE_

如何有条不紊地整理电脑资料

如何有条不紊地整理电脑资料？？

电脑的存储空间,就像个房间,东西多了,如果摆设不当,一眼看上去就有点乱麻麻的感觉,给人一

种不修边幅的印象！这两者存在一定的关联,如果是自己的房间,平时摆设东西不咋样,势

必有这种可能,那就是,电脑里面的文件资料也是乱糟糟的！

不过俺例外,俺的房间,物品摆放实在是真正的“男子汉”型的,书摆到碗上面,烟灰弹到盆里

面,垃圾从门外进…衣柜倾斜45度！亲戚来了,告诫一声“好好整理整理”;朋友来访,时常提示“别

具一格”哦！

但是俺告诉你,我的生活虽然不堪入目,但是我的电脑资料整理得非常有序,不敢说科学合

理,但是也敢开口讲,井然有序！！！

哈哈,下面我们就一起来学习一下如何整理电脑的资料吧,仅以个人的切身体会,给您提供

点建议！

首先,我们来认识一下存储设备！

电脑存储设备分为内存储器和外存储器,一般,我们要保存的资料,都是存储在外存储器里

面的,如电脑硬盘、移动硬盘、U盘、光盘、磁带、软盘(不太常用拉,这个)……等等！

以上诸多存储设备,我们经常使用到的就是硬盘和U盘拉！直接储存到电脑里面的资料,

是存放到硬盘的！下面以硬盘为例子,详解如何科学的整理电脑资料！

如下图：这是常见的通用的标准的电脑硬盘盘符！

一般情况下,常见的计算机,只有一个硬盘,为了存储的方便,在安装系统的时候,就会将一

整个硬盘划分为多个存储区域,如上图的C、D、Ｅ、Ｆ……等以此类推,即,化整为散,或称,化面

为点;从结构上来讲,点构成面;散者,合为整也！

我们用来用去,都是在使用同一个硬盘而已;但是,通过分区,化出不同的区域,大大的有利

于文件的存储和符合人的逻辑思维！

除此之外,我们极有可能还看到其他盘符,如光驱,上图显示的为“DVD驱动器(H:)”;如果

您插入了U盘或MP3之类的存储设备,就可以看到“可移动磁盘…”等信息！如果您的计算机还

带个软器,那么,还可以看到“A:”这样的盘符,但是目前已少见了,因为U盘已逐渐或完全取代了软

盘！

针对诸多的盘符,

我们该如何利用呢

我们该如何利用呢？？

总的原则只有一个,那就是分门别类;同类的文件放到一个地方,同类的文件又根据存储时

间、用途、使用频率等,存放到更小的一个地方！整个过程我们可以打这样的一个比方：不同的

文件类型我们使用不同的树种来表示,同种树生长在同一个地方,同种树之间又存在大树、小树、

不大不小树等区别;树种代表文件类型,同种树之间的差异代表同种文件的归类,每一棵树就是一

个归类;大中小树构成了树种,每种树种就是一片林子;琳琅满目的林子,就构成了森林,这森林就

是我们的硬盘洛！

看似有点复杂,貌似乱得有点晕,其实不然,下面给您介绍一下,您的思维就浅析了！

一般,系统文件是安装在C盘的,程序文件安装在D盘,其他的非程序或系统文件的资料,

就存储到其他的盘符！

如下图,D盘里面,仅安装程序;可以先在D盘根目录建立一个总的文件夹,如“SoftWar

e”,中文意思是软件之意;

之后,又在其内部建立各种欲安装软件的文件夹,如下图！

每种安装文件对应一个文件夹,分别独立安装到对应的目录里面,如此一来,对于管理而言,

就起到事半功倍拉！

至于平时常用的资料,我们可以存放到其他盘符,下面俺再介绍个！

俺的音乐文件,是放到F盘里面的,取个总的文件夹,名称是“Popular-Music”,流行音乐

哦！之后,在其内部建立多个文件夹,分别存放不同歌星或歌手的音乐！

如上图,哪个毛歌星的音乐,就存放到他(她)的目录里面,这样,不至于造成查找上的不便！

原理是这样的,先建立一个根、总目录,即文件夹的意思,之后又在其内容建立多个子目录,

再往里面放资料,足矣！这有点像一颗树,先从主干开始,再到分枝,文件越多,分枝当然就越多了！

以上纯属个人的习惯,至于如何整理您的资料,这个完全由您来决定,您可以将一个毛片和

一个教育片放到一起,也不足为奇,没人会笑话您的！

建立根目录,建立子目录,一切的一切,完全自行搞定,旁人只可看不可多言！

不过,掌握点科学方法,有百利而无一害！(哈哈,回头一看,想不到俺的废话还毛多毛多的)

来源：/

电脑文件整理招数

懒人，从来都是不会经常整理文件的，不过时间一长，众多的文档分布在硬盘的各个角落，用目

录进行整理保存，工作量大、查看起来也不方便且还会浪费不少的磁盘空闻；用压缩工具打包，

尽管可以节约空间但是却无法直接编辑修改或查看压缩包中的文件。这些招，懒人怎么会用，他

们自有妙招!再多再乱的文件也能整理得井井有条，关键是不费力哦!懒招1，自动提取乱中

取胜

小张起初将照片、Office文档、电影、音乐等文件一股脑地存放在某一个磁盘分区，刚开始

文件少使用起来倒也方便，但随着时间的推移，文件数量剧增，每次找所需的文件都要瞪大眼睛，

不过有了MY文档管理器(下载地址：/soft/)就不用担心

了。

第一步，下载MY文档管理器，解压到任意目录，直接双击其中的可执行性文件即可使用。

依次单击“节点操作→添加节点”，分别添加多个节点，如“办公文档”、“电影”等分类，这样做的

目的是方便归类。

第二步，在小张的F盘中的TEST目录下有众多的RM、MP3、JPG、DOC、TXT格式的文

件，现在他要把JPG格式的文件提取到“照片”类别中。依次单击“系统配置→文件过滤”选项，

打开Dialog对话框，输入“*.doc”，单击“添加”按钮，意思是过滤掉所有类型为“.DOC”的文件。

然后按照同样的方法，将“*.txt”、“*.rm”、“*.MP3”一一添加进来。

第三步，双击左侧窗格中的“照片”节点，然后依次单击“记录操作→导入记录树”命令，在打

开的对话框中单击浏览按钮，打开“F:test”目录，单击“确定”按钮之后就可以将格式为JPG的

文件提取出来并添加到“照片”节点中了。

懒招2，不同的电脑统一的管理

小张是电爱的Fans，工作之余常常为杂志写稿，他写完的和正在处理的稿件一般都存在一

个稿件文件夹里。不过时间一长，家里的电脑(PC1)和单位的电脑(PC2)上都有这个文件夹。时

常需要通过移动硬盘(U盘)在两台电脑之间传递，使用和管理都很不方便。不过他现在用优盘就

可以统一管理了。

第一步，将上文提到的那个MY文档管理器解压后直接拷贝到优盘上。把优盘插到PC1上，

并运行软件，依次单击“记录操作→导入记录树”命令，在随后弹出的对话框中设置好“稿件”文件

夹的根目录，将“导入深度”设置为“5”，单击“确定”后，稍等片刻，软件就把PC1上的“稿件”导

入到MY文档管理器中。

小提示：通过这种方式导入到程序中的仅仅是文件的路径、文件名等属性信息，并不是文件

本身。

第二步，把优盘插到PC2上，按照同样的方法导入PC2上的“稿件”文件。以后要编辑“稿件”

里的文件，你自己根本不用记住哪台电脑的哪个路径，只要把优盘插入到电脑，运行MY文档管

理器，就可以直接编辑了。

第三步，为方便在异地使用，小张决定为当前正在处理的稿件增加一个副本。在需要异地处

理的稿件上右键单击，选择“复制文件到(自动添加副本)”命令，在弹出的对话框中将保存目录设

置为优盘上的某个目录即可。这样，就可以在优盘上编辑PC1或PC2的稿件了。

小提示：对于PC1、PC2上的同名文件，MY文档管理器以不同的磁盘号+文件路径来标识

文件记录，因此，对于不同电脑上的同名文件，甚至是路径和文件名完全相同的文件，程序也可

以准确识别哪个是哪个。

懒招3多种文件批量移动

要将文件管理得井然有序，就免不了要进行复制、删除、移动等等操作，如果一个个进行操

作，工作量是非常巨大的。这时我们就需要借助于BelvedereAutomatedFileManager(下

载地址：/asts/resources/2008/03/Belvedere%)进

行批量操作了。例如我们想把“F:test”目录中的所有照片移动到F盘中的“北京游照片”目录中，

可以按以下方法进行。

第一步，建立“F:test”目录后在“rule”一栏中，单击“+”按钮，建立一个规则。在

“Descriptior”文本框中为当前规则起一个名字如“批量整理移动”。单击第一个下拉列表，在这

里可以选择Name(文件名)、Extension(扩展名)、Size(大小)等进行操作，这里选择扩展名

“Extension”。单击第二个下拉列表，在这里设置的是操作条件，有is(是)、isnot(不是)、

contains(包含)等操作可供选择，这里选择的是“is”。接下来，在最后的文本框中输入图片文件

的扩展名，示例中是“JPG”。定义的规则合起来的意思就是“扩展名是JPG”。

第二步，在“Dothefollowing”区域设置操作动作，单击第一个下拉列表进行操作动作的选

择，有“Movefile(移动)、Renamefile(重命名)、Deletefile(删除)”等动作可供选择，我们

要批量移动，那就选择重命名“Movefile(移动文件)”。接下来，单击后面的按钮选择“F:北京

游照片”目录。

第三步，规则设置完毕，单击“Test”按钮应用规则，程序即可一次性地将所有扩展名为“JPG”

的图片文件移动到“F:北京游照片”目录中了。

懒招4提纲挈领一点即得

在前面几大懒招的帮助下，你电脑里的文件应该已经有点类别了吧。如果从此想告别懒人的

生活，那就要养成管理文件的好习惯了。

第一步，在你保存资料的电脑分区中，要接类别建立多个文件夹，可以按用途分为：学习、

娱乐、暂存、工作、下载，在娱乐下又可以建立二级目录：电影、歌曲、动画等。也可以按照常

见的文件性质进行分类，例如分为：图片、电影、电子书、安装文件等，当然也可以按照你的需

要再建立二级目录，以后每有文件需要保存就按这个类别保存到相应的目录。

第二步，虽然现在已经把文件分门别类存放了，但时间长了，目录太深，一层一层查找也很

麻烦的，在EXCEL里建一个目录就可以统一管理了。运行EXCEL后，新建一个表格，然后按

照我们的分类方式隔行输入：图片、电影、电子书，在图片分类下再建立二级目录名，例如明星、

汽车、壁纸等。

第三步，右键单击“图片文字”，选择“超链接”，在弹出的对话框中选择电脑里图片目录文件

夹，单击“确定”后EXCEL里的“图片”文字就变成彩色。用同样的方法为一级目录的“电影、电子

书”和二级目录的“明星、汽车、壁纸”等添加超链接。然后将这个EXCEL文件命名为文件目录，

保存到桌面上，以后打开这个文档，直接单击相应的文字，比如单击“壁纸”，就可以切换到壁纸

文件夹了。

小提示：如果要更改某个超链接，直接右键单击该文字，选择“编辑超链接”就可以了。

来源/news/htmldata/detail/2008/7/12/