行政管理知识

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办公室行政管理知识

办公室行政管理是一个综合的全面性的处理企业日常

事务的办事机构，是企业必不可少的综合管理部门，办公室

行政管理在日常事务中协助企业管理者决策，促使企业工作

的正常运行。下面，为大家分享一下关于办公室行政管理知

识的一些内容。

办公室的行政管理接触面广，不但要做好日常文件的

处理，还要起到承上启下、上传下达的作用，工作内容及其

复杂，对内对外、对上对下的协调很重要。办公室从属于组

织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门，它围绕单位的

中心工作，向领导提出决策建议并督促决策的落实，是决策

层的延伸。办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位

运转的枢纽，是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中，

在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织，办

公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。但一般

来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几个

方面职能。

办公室行政管理的职能

从行政管理的角度来看，办公室面对主要工作是项目

部的上级部门、业主、监理和本单位下达的行政工作，面对

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的人员也主要是业主、监理、有关地方领导、项目领导和本

项目部的工作人员，办公室对本单位的上级部门、业主的

部署结合本项目部领导的意见，贯彻执行并组织实施和检查

落实执行结果。办公室人员要经常深入施工一线，了解基层

情况并听取意见，总结经验，提出建议及时向领导汇报，并

提出建议性的建议供领导参考。办公室在管理工作中的确需

要参加协调工作，以维持项目部正常的工作、生活秩序。及

时传达本单位上级部门、业主单位以及本项目部领导的各项

指示精神，自动协调好各部门的关系，起着承上启下，联系

内外的纽带作用，保证局、公司、业主和项目领导下达的任

务完成，让领导集中精力思考和处理工作中的最大问题，要

和项目部各部门建立良好的工作关系，听取他们的意见，充

分调动员工的积极性，齐心协力完成好各项任务。

办公室行政管理的作用

办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运

转中所起的作用，包括以下四个方面：

1、协调与沟通作用

一个组织内步调一致、协同前进，才能胜利完成工作

任务。要做到这一点，必须不断加强组织内、外部联系，互

通信息，相互理解，求得支持，统一步伐。办公室要协调单

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位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系，协调办公

室与其他部门的关系，协调本单位与下级领导机关的关系，

协调办公室内部的关系。它还要协调领导与领导的关系，领

导与群众的关系，组织内部其他部门之间的关系。通过协调，

理顺关节，沟通上下左右，消除隔阂，统一认识，求得和谐。

2、参谋与助手作用

办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策

上。办公室必须准确理解上级精神，了解和掌握本单位的实

际情况，对各方面信息进行处理，为领导决策提供真实可靠

的依据。办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行

上。决策已定，办公室必须加强督促和检查，注意搜集各种

反馈信息，供领导检验决策、调整、修正决策。

3、形象与管家作用

办公室是组织对外形象展示的窗口，组织的精神风

貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反

映出来。办公室还是个管家，它肩负多种任务，吃、喝、用、

住、行、等无所不包；一些突击性、临时性的工作均由办公

室这个管家受理，其他专业部门职责范围之外的事项往往也

通过办公室来协调、落实。

办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义，那

就是办公室的把关作用：办公室要把好文字关，提高公文质

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量，削低“文山”；办公室要把好财物关，厉行节约，反对

浪费，用较少的投入换来较多的产出；办公室要把好会议关，

加强会议的审查，不该开的会坚决不开，能合并的会合并

开；办公室还把好信息关，要对各方面信息进行精选、提炼、

加工，为领导决策提供全面、真实、高质量的信息。

4、枢纽与心脏作用

如果把一个组织比作铁路部门，那么办公室就好比列

车的编组站；如果把组织比作一个人，那么办公室就是连接

大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统，它既存

在和服从予更大的系统，又有自己相对独立又相互联系的子

系统，这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中领导

与被领导关系的，实现系统中诸因素相互联系的，就是办公

室。它承上启下、沟通左右、联络八方，对于一个组织来说，

须臾不可少。

办公室行政管理人员的职业素养

办公行政管理人员的职业素养非常重要，良好的职业

素养，在行政管理岗位上能够做到忠于职守、善于待人、乐

于奉献，具备较强的责任感，不断提高服务水平。办公室行

政管理人员的职业素养，大致为以下几个方面：

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1、忠于职守

忠于职守是指办公室工作人员忠于办公室这个特定

的岗位、职责。大而言之是忠于党、国家和人民利益；小而

言之，是指忠于本单位的利益，这两者从根本上说是统一的。

办公室工作人员忠于职守表现在能及时发现工作中的问题，

敢于诤谏，表现在对工作认真负责，及时请示、汇报检查、

总结，严格执行领导的指示，反映信息及时、准确。忠于职

守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不

越权或滥用职权。

2、讲求效率

办公室工作人员一定要注重工作效率，在日常工作

中，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以

处理完的，就不要推到明天；急事要马上落实。“雷厉风行”

应该是办公室工作人员的工作原则和应有作风。

3、公道正派

办公室工作人员只有公道正派才能做到胸襟宽阔，在

工作中充满朝气和活力。办公室工作人员经常接触领导，与

领导熟悉、关系密切。这种情况下尤其要注意自重自强，不

能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导、阿诀奉承、溜

须拍马。对待来宾，不管是上级领导，还是基层群众，不论

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其资历高低职务大小，都要一视同仁、平等相待。切忌因人

而异，亲疏有别。更不能看来头办事情，随风转。

4、良好的品格

品格是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方

式，主要表现为：

①情绪特征，主要指情感方面的强弱、持续时间的长

短等。

②理智特征，是在想象事物的过程中表现为理想主义

还是现实主义、在感知事物的过程中是主动观察还是被动感

知。一个人的品格对工作和生活影响很大。办公室人员应当

具备良好的品格严格要求自己，克服不良习惯，主动适应工

作环境来开展工作。

③意志特征，如行为目标是否明确坚定，行为的自控

水平，遇事镇定果断与否等。

④对现实的态度，是一个人的基本道德品质，是个人

品格中的核心内容。如爱集体、爱劳动；敬业爱岗、或者自

私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等。

5、恪守信用

办公室工作严谨缤密、责任重大。办公室工作人员在

工作交往中应恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联

络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按期完

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成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括

决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允

诺就应该尽一切力量去办到。

6、文明礼貌

办公室工作人员待人接物一定要文明礼貌，举止大

方、谈吐文雅、常带微笑。具体可概括为职业道德十规则，

即礼貌而不居高临下；诚实而不弄虚作假；参谋而不越权行

事；谦虚而不傲上凌下；谨慎而不唯唯诺诺；公正而不见风

使舵；敬业而不妄自尊大；敬重而不阿诀奉承；慎言而不谈

论是非；本分而不炫耀示人。

7、善于合作

办公室工作人员工作头绪多、涉及面广，往往环环相

扣，非单枪匹马所注完成。办公室工作人员要善于同他人密

切配合，步调一致，才能顺利完成任务。善于合作既要求对

同事尊重和理解，也要求公允地与同事分享胜利的成果，分

担失败的责任。

8、严守机密

办公室工作人员在领导身边的机会多，接触的内部文

件多，参加重要会议多，接触机密多。要严格执行国家有关

保密规定，严守党和国家的机密，不在任何场合向任何人炫

耀和泄露，以免给党和国家造成损失。要做到不该说的机密

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绝对不说；不该知道的机密不要打听；私人通信、电话不得

涉及党和国家的机密；不得在不利于保密的场合谈论机密；

私人笔记本不能记党和国家机密；接人互联网的电脑不能存

储机密；未经领导批准，不得随身携带机密文件。

办公室行政管理的工作性质和其他部门的区别

区别主要体现在服务性上，它接触的范围比较广，所

以要把一切服从于大局为落脚点，切实做好各项工作，其次

就是办公室的性质决定其工作的被动性，但要做好办公室的

工作，又必须要变被动为主动，善于在被动中求主动，对一

些常规性、规律性、日常性的工作要主动着手，提前准备，

对领导临时交办的应急事件和特发性事件等非确定性工作，

要有灵活的应变能力。办公室的工作繁琐，要做到忙而不乱，

要做好了安排、精心准备，同时要积极适应领导的工作思路，

想领导之所想，在工作中要有超前意识，主动做好各项工作。