合同管理制度

合同管理制度

一、合同管理总则

1、目的和依据

为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合

法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，

结合公司的实际情况，制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互

之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、

加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。

3、合同管理原则

合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护

企业合法权益的原则。

签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关

法律、法规、规章，参照有关政策。

4、保守商业秘密

管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。

二、合同管理职责

1、法务部的主要合同管理职责

1）认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企

业的合法权益。

2）制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。

3）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。

4）协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。

5）做好合同统计、归档、保管工作。

6）监督、检查本公司合同签订、履行情况。

7）宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。

8）依法处理本公司的合同纠纷。

9）制止公司或个人利用合同进行违法活动。

10）按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领

导汇报。

2、各分管部门的主要职责

1）依法签订、变更、解除本部门的合同。

2）严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。

3）对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。

4）在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向法务部通

报。

5）本部门合同的登记、统计、归档工作。

6）协助法务部对合同纠纷的处理。

3、财务部门的主要职责

1）加强与各分管等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。

2）做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、

付凭证。

3）配合法务部做好合同管理工作。

三、合同审签管理

1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经

授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。

2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。。

3、合同应当采用书面形式，合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本；合

同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核。

4、所有合同都应按顺序统一编号。

5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，

内容具体，用语准确、无歧义。

6、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和

住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及

解决争议的方法等。

7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合

同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主

管负责保管。

8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当

要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。

对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其

他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本

制度的规定进行审查。

9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。

10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。

11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加

盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

四、合同审签程序

1、经办人（具体负责人）与客户达成初步意向，报请部门领导批准。

2、部门负责人进行初审，审核具体业务条款，标的，数量和质量，价款和报酬

履行的期限、地点和方式等。

3、行政、财务、法务复审。

◆否为公司新增客户，老客户需审查上次合同的履行状况。

◆合同主体审核。应审查签订合同的当事人是否是经过有关部门批准成立的法人、

个体工商户；是否是具备与签订合同相应的民事权利能力和民事行为能力的公民；

审查法定代表人或主管负责人的资格证明；代订合同的，要审查是否具备委托人

的授权委托证明，并审查是否在授权范围、授权期限内签订合同；有担保人的合

同，审查担保人是否具有担保能力和担保资格。

◆合同内容审核。审查有关合同内容的质量、价款、标的、数量、违约责任等是

否完备、准确。审查合同内容的合法性时，应当重点审查合同内容是否损害国家、

集体或第三人的利益；是否有以合法形式掩盖非法目的的情形；是否损害社会公

共利益；是否违反法律、行政法规的强制性规定。

◆审查合同意思表示的真实性。（是否对方是真实的和你签订合同）

◆审查合同条款是否完备。应按照合同的性质，依据相应的法律法规的规定对合

同条款进行认真审查，确定合同条款有无遗漏，各条款内容是否具体、明确、切

实可行。

◆审查合同签订的手续和形式是否完备。1、审查合同是否需要经过有关机关批

准或登记，如需经批准或登记，是否履行了批准或登记手续。2、如果合同中约

定须经公证后合同方能生效，应审查合同是否经过公证机关公证。3、如果合同

附有生效期限，应审查期限是否届至。4、如果合同约定第三人为保证人的，应

审查是否有保证人的签名或盖章；采用抵押方式担保的，如果法律规定或合同约

定必须办理抵押物登记的，应审查是否办理了登记手续；采用质押担保方式的，

应按照合同中约定的质物交付时间，审查当事人是否按时履行了质物交付的法定

手续。5、审查合同双方当事人是否在合同上签字或盖章。

五、合同履行、变更和解除

1、合同履约管理

1）法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员

具体负责其订立合同的履行。

2）在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟

踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实

地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

3）接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的

应在法定期限内及时提出书面异议。

4）合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须

在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权

拒绝结算。

5）凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。

对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。

我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当

连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号

信函，并保存邮局收据、回执备案。

2、合同的变更和解除

1）对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严

禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。

2）我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关

证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。

3）发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事

人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向法

务部报告。

4）我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说

明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变

更或解除合同的协议。

六、合同纠纷处理

1、合同纠纷管理

1）为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

2）发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报

告并向公安机关报案。

3）合同承办部门、人员应配合好公司法务部参加仲裁或诉讼。

4）合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

5）合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有

资质的代理人参与处理纠纷。

6）解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、

裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交法务部备案。

2、合同纠纷处理程序

1）发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部、公司领

导，法务部、供销部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材

料。

2）在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判

决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。

3）合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证

据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。

4）向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收

执。

七、合同资料管理

1、档案资料内容

下列资料可以作为合同档案：

◆谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

◆对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；

◆对方当事人履约能力证明资料复印件；

◆对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介

绍信、授权委托书的原件或复印件；

◆我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

◆对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

◆双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听

材料；

◆登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

◆合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

◆标的验收记录；

◆交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

2、合同资料归档、统计与管理

1）公司所有合同都必须统一编号，由法务部妥善保管。

2）合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应

将合同档案资料移交法务部。

八、附则

1）凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司

造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。

2）法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由法

务主管确认后交行政部档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。

3）本制度自年月日起生效实施。