办公效率

1

如何提高办公室工作的质量和效率

办公室是一个“参与政务、管理事务、搞好服务”的综合办

事机构。我觉得，其特殊地位和作用可以概括为“枢纽、参谋、

助手、窗口”这八个字。“枢纽”，是因为办公室具有承上启下、

连接左右、协调内外的功能，是市委系统的中枢环节。办公室负

有传达贯彻上级指示、组织实施党政机关的工作部署、办理文件

会务、组织重要活动等职责，是党政机关工作运转的重要依托。

办公室工作质量和效率是行政管理的两个基本要素与保障，也是

衡量办公室工作效能的两项硬指标。随着办公自动化的运用与深

化，在机关行政管理中办公质量与效率越显重要，如何利用好、

发挥好这些效能，使其最大限度地发挥作用，以推动办公室工作

上质量、上水平，还需要我们在加强机关的组织效能建设上下功

夫，在不断提高工作质量和办事效率上下功夫。

一是组织结构要合理。办公室要获得预期的管理功能，必须

优化组织结构。结构之所以重要是因为它直接关系到队伍建设，

关系到工作重点的明确，关系到人员力量的分布和使用，关系到

工作关系的顺畅，关系到整体效能的发挥。衡量办公室结构优化

与否，关键是要看处于该结构中的各个科室所之间的信息传递和

处理能否做到全面、准确、及时和高效，从而能连续不断地为办

公室工作的运行和发展输送新的信息能量。办公室系统一定要抓

2

住机构改革的有利时机，按照结构优化的要求，遵循精简、统一、

机构名称、使之更符合新时期办公室工作的实际和客观规律。在

机构改革中，既要强调上下对口，又要从实际出发，允许必要的

灵活性，减少工作交叉和不必要的环节，科学设置机构，理顺工

作交叉和不必要的环节，科学设置机构，理顺工作关系，为办公

室效能建设打下良好的基础。

二是组织运转要协调。结构合理的办公室，只有运转协调，

才能使科室的个体行为变为办公室组织整体的系统行为，使办公

室系统的整体效能由可能变为现实。办公室系统运转协调主要表

现为静态系统和动态系统两方面的协调。从静态角度看，办公室

各科室之间应相互协调，虽然各科室的工作职责不同，有的从事

政务服务，有的进行事务服务，但它们都是办公室系统内部一个

有机的组成部分，缺了哪一方面都不行，因此必须在办公室系统

内部大力营造分工不分家、团结协作的良好氛围。此外，还要重

视办公室与系统外部的协调。办公地位特殊，处在联系基层与领

导的中枢位置，承担着上传下达，沟通左右的主要职责，办公室

系统内外关系协调了，政令才会畅通，否则，就会出现“肠梗阻”，

造成政令不畅。从动态的角度看，办公室系统功能发挥的各环节，

也就是决策中心、执行机构、反馈机构要相互协调。这就要求办

公室从制度建设入手，严格目标管理，规范工作程序，形成职责

范围、工作流程和工作标准“三位一体”的工作机制，使办公室

3

工作走上制度化、规范化轨道。静态系统协调和动态系统协调是

两个不同层面的协调形式，其发挥的作用也有所不同，其中，静

态系统的协调是办公室运转协调的基础，而动态系统协调则是办

公室运转协调的保证。不论哪一类系统协调不力，都会给办公室

整体效能的实现造成严重障碍，因此必须予以高度重视。

三是工作要灵活高效。工作灵活高效是办公室效能建设的最

终体现和根本标准。工作灵活，是指办公室工作要根据内外条件

和环境的变化，适时适地进行调整，以保证办公室具有高度的应

变能力。这也就是前面所讲到的工作创新。工作高效，是指办公

室工作要做到质量高、效率高、符合规范。这一点对办公室工作

来说至关重要。新形势下，市场经济就是质量经济、效率经济，

办公室作为为经济建设服务的重要部门，必须跟上新时代的节

奏。这就要求我们在主观上提高责任心，增强主动性，自觉地加

快工作节奏，提高工作质量，搞好“三个服务”；在客观上要运

用现代化科技手段，努力实现办公自动化。办公自动化是办公室

今后发展的方向，它对于提高办公效率和工作质量可以说是一次

历史性革命。要抓紧做好办公自动化硬件和软件上的准备，一方

面加快办公室电脑的配备，构建办公局域网；另一方面加强办公

人员计算机操作技术的培训，在这方面，宁要人才等装备，不可

装备等人才。