会务组织

会务流程指南来了

会务⼯作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发⽣疏漏和失误。在⼯作中摸索出会务⼯作流程，可使繁杂的会务⼯作

简洁、明了、⾼效。

01

谋划会前准备

会前准备是做好会务⼯作的关于黄河的诗歌 基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每⼀个环节，对可能发⽣的问题超前谋划。

（⼀）制订⽅案

会议⽅案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、⽬的、时间、地点、参会⼈员、主要议程、会务⼯作任务及职责分

⼯等内容。会议⽅案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。会议⽅案确定后，主办部门要召集

各有关部门召开会务⼯作协调会，协调各部门按照⽅案要求落实各⾃职责。

（⼆）明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：

1．起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系⼈姓

名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、⾔简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间⼀般要注明年⽉⽇，不能

⽤“明天”“后天”等容易产⽣混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：办公楼六楼第三会议室。

2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书⾯及内⽹邮件等多种⽅式，可视情况选⽤⼀种或同时使⽤多种。

下发通知⼀定要注意：⼀是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。⼆是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。

对于书⾯通知，要制作签收登记表，对每⼀份通知的发出都要签字确认。通过电⼦邮件发送，要采取保留回执发送⽅

式。采⽤短信、微信⽅式发送，应要求接收者及时回复。

3．落实参会⼈员。统计汇总十三的英语怎么说 会议请假⼈员名单，必要时对请假情况进⾏核实。对参会⼈员名单要仔细核对，确保没有

出⼊，并打印纸质请假⼈员名单及时向参会领导或会议主持⼈报告。

4．协调出席领导。根据会议要求，以当⾯报告、电话、短信、微信等多种⽅式，提请领导出席会议。着重向领导提醒

会议时间、地点、主要参加（部门）⼈员及议程等。在会前约1⼩时再以适当⽅式提醒领导会议时间。

5．预订会议室。会议时间确定之后，要⽴即与后勤、物业等会议室管理服务部门联系，预订会议室，并请物业服务⼈

员协助做好保洁、桌椅摆放等先期准备⼯作。若有外单位⼈员参加，要提前制作好引导牌。

6．编印会议须知。对于全省业务⼯作会议、全⾏⼲部职⼯⼤会、年中⼯作会等较⼤型会议要编印会议须知，须知编排

要⽤词准确、表达清晰、周到简洁。主要内容包括：会议纪律要求、⽇程安排、作息时间、参会⼈员名单、分组名单、

⾷宿或乘车安排、值班电话、会议⼯作⼈员名单及联系⽅式、注意事项等。

7．制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出（列）席证、出⼊证、⼯作证、车辆通⾏证等各类证件。证件制作要

结合会议主题和内容，遵循美观⼤⽅、经济适⽤原则，要易于识别、⽅便管理、利于安全。

8．会场布置。主要指主席台及附属设施的布置。总体要求是规范和谐、庄重⼤⽅，并与会议主题和内容相⼀致。⼀是

合理布置主席台。主席台是会场的重点和中⼼，集中体现了整个会议的格调和氛围，是会场布置的重点。要综合考虑会

议性质、台上就座⼈数、⽅便领导出⼊以及主席台⼤⼩等多⽅⾯因素。⼆是附属设施调试。主要有⾳响、灯光、投影设

备。根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放，逐⼀提前试⾳，确保每只话筒都能正常使⽤。需要播放乐曲的要提

前试播⼀次，最好进⾏备份，确保万⽆⼀失。检查会场内照明灯具有⽆损坏，如有损坏，需要提前修理更换；要提前准

备好摄像、话筒电源。有投影演⽰时要提前预演⼀次，并视需要及时调节灯光。

9.制作、摆放桌签。根据最终确定的参会⼈员名单，制作桌签；要认真核对全场桌签，防⽌遗漏、重复和出现错别字。

9.制作、摆放桌签。根据最终确定的参会⼈员名单，制作桌签；要认真核对全场桌签，防⽌遗漏、重复和出现错别字。

依据⽂明礼仪⼿册等规范合理安排与会⼈员会场座次。桌签摆放完成后要及时制作会场座位图，打印后放置会场⽅便查

阅。

10．组织调度会议⽤车。视会议需要swim 借⽤或租⽤车辆，并安排专⼈负责车辆调度，对乘车⼈员进⾏统计、清点，防⽌迟

到、遗漏，车辆较多时还工程资料员 要对车辆编号、分组，以⽅便调度。

11．安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前联系宣传部门或新闻单位，在会场安排好新闻宣传⼈员专座，并协调

衔接。

12．分发会议材料。会议材料要列表登记，发放时要逐⼀登记，要做到不漏⼀份、不少⼀⼈。可以视情况在会前通知参

会单位（⼈员）派⼈提前领取，也可以在会场签到时⼀并发放，或是提前放置到参会⼈员座位上。对摆放在主席台上的

材料，要从头到尾检查顺序和页码，整齐摆放，确保不出差错。对于涉密⽂件，要严格按照相关保密规定编号登记，及

时收回或提醒按保密规定流转、保存，防⽌泄密。

（三）分⼯落实

拟订好会议⽅案，根据⽅案分解任务后，要协调分⼯，明确责任⼈，规定各任务完成时限，做好分⼯落实，并在会议开

始前做⼀次全⾯⾃查，确保万⽆⼀失。

02

细化会中服务

会中⼯作是指从会议报到⾄会议结束这段时间的⼯作。会中⼯作⽆⼩事，周到、细致是做好会中服务⼯作的基本要求。

会中服务⼯作繁杂琐碎，情况不断发⽣变化，⼀定要注重细节，精细周密。

（⼀）组织会议报到

会议报到⼯作主要包括⼈员⾝份确认、报到登记、根据会议要求发放资料、提醒注意事项等。要做到迅速准确、热情周

到、耐⼼细致、井然有序。

（⼆）做好会议签到

安排专⼈打印签到表放置会场，提醒到会⼈员签到，并做好到会⼈员清点、登记⼯作，实时掌握⼈员到会情况，并视情

况电话督促参会⼈员及时到会。会议开始后要统计汇总到会⼈数，登记迟到、缺席⼈员名单。

（三）维护会场秩序

会议召开期间，要安排专⼈现场值班，维护好会场内外秩序。⼀是实时监测会场⾳响、灯光等情况，发现问题及时解

决。⼆是及时提醒、制⽌会场内⼤声喧哗、随意⾛动、接听电话等不遵守纪律⾏为，同时防⽌⽆关⼈员进⼊会场。三是

提醒会场服务⼈员适时供应茶⽔。四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持⼈汇报时，要采⽤合适⽅式灵活处

理，努⼒减少对会议的⼲扰和影响。

03

会后总结要实

会后⼯作是会务⼯作的重要组成部分，是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。通过会后⼯作总结会务组织的经

验、教训，推进最长情的陪伴 会议精神的贯彻落实，以进⼀步优化会务⼯作机制，提升会议效果。醋泡花生米怎么做

（⼀）返程服务

协调组织好参会⼈员会后服务，必要时协助联系交通⼯具或帮助订票，对个别因⼯作需要暂留的⼈员，在⾷宿⽅⾯要妥学习规划

善安排。

（⼆）材料归档

会后要及时将会议⽅案、通知、简报、发⾔材料、领导讲话、⾳像资料等相关资料收集齐全，按规定整理归档，以备查

考。同时，要按照保密相关要求，对需回收自制南瓜饼 的会议材料逐份清点、登记回收。根据需要发布会议简报或信息、起草编发

会议纪要，印发领导讲话等。

（三）会后总结

每次会议结束后，要及时、客观、准确地做好总结。系统梳理、分析会务⼯作成功经验及存在的问题、不⾜。尤其要注

意收集整理参会⼈员对会议的意见、建议，为以后进⼀步改进会务⼯作提供借鉴。同时要将会议决定事项办理情况列⼊

督查督办⼯作中，确保会议精神及时落实。

做好会务⼯作除了在作文我的妹妹 程序上⼒求尽善尽美外，还要求办会⼈员不断提升⾃⾝素质。

⼀是统筹全局的意识。会务⼯作任务重、要求⾼、涉及⾯⼴，需要会务⼈员牢固树⽴全局意识，从全局的⾼度统筹协调

好参会各部门、会务各环节的衔接和⼯作落实，谋划好每⼀细节，确保会务组织周到、⾼效、有序。

⼆是灵活应变的能⼒。会务⼯作不可预期因素多，需要会务⼈员树⽴应变意识，提升应变能⼒，处变不惊、处变不乱，

及时妥善处置好各种临时突发情况，保证会议圆满成功。

三是认真负责的品质。会务⼯作琐细、繁重，涉及环节多，出现任何⼀点⼩的差错都可能造成很⼤的影响，因此会自作多情 务⼈

员必须具有⾼度的责任⼼，充分发挥积极性和主动性，尽⼼尽责，搭台补位，把握好每⼀环节，做好每⼀细节，这样才

能使会务有条不紊，顺利完成。