档案收集

第一篇：档案收集整理制度

档案收集整理制度

为做好文件材料的收集整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局实际情况，

特制定本制度。

1、凡本局工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各股室统一交到综合办公室进行归档文件整

理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。

要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的

单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文

签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或

蓝黑的钢笔或炭素笔，不能用铅笔或圆珠笔。

4、采用年度—保管期限—问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定

期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行北京周边好玩的地方 政类、业务类。

5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件

号、问题、保管期限。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件

材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本局档案室移交。

第二篇：档案收集制度

档案收集制度

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。

二、档案材料收集范围：

各类原始材料都属于档案收集范围。

三、任何个人都不得以任何理由拒绝向办公室归档移交对单位有价值的档案材料。

四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照档案馆

的归档时间、归档质量的要求，归档到档案馆。

（二）联系催要制度。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门

催收应归档的材料。

五、收集材料的要求。

（一）收集的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

1.载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

2.载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书

写。

3.现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。

（三）材料必须齐全、完整。

各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文

字材料。

第蜂蜜止咳 三篇：档案收集制度

档案收集制度

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。

二、档案材料收集范围：

凡是对学校的教学、管理、科研有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。

三、任何个人都不得以任何理由拒绝向档案馆归档移交对学校有价值的档案材料。

四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照档案馆

的归档时间、归档质量的要求，归档到档案馆。

（二）联系催要制度。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门

催收应归档的材料。

五、收集材料的要求。

（一）收集进馆材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

1.载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外背影图片 ）。

2.载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书

写。

3.现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。

（三）材料必须齐全、完整。

1．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及

文字材料。

第四篇：档案收集整理制度

档案收集整理与管理制度

一、文书档案的收集整理与管理

1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，

及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。

2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并

做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归

档。

3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻

底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。

4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档范围的

文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。

5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。

6、按时向市档案肾亏吃什么药 局报送档案统计年报表及相关资料。

7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。

二、会计档案的收集整理与管理

1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括：原始凭证、

记账凭证、

1汇总凭证；总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账；年报、季报、月报；银行存款余额

调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务

会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位（册、卷）封面

各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和

利用。

5、当年形成的会计档案，在会计终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，

移交综合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应

当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可

利用。外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。

8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。

三、基建档案的收集整理与管理

1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。收集范围包括：立项计划、预决算材料、

材质检验报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。

2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照《科技档案案卷构成一般标准要求》进行立

卷整理。整理要达到项目区分清楚，整理规范标准，编目系统正确。

3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案

目录清点，办理交接手续。

4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记；外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。

四、声像档案的收集整理与管理

1、收集范围：本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、录音带、录像带。

2、收集方法：由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的人员收集；聘请外单位人员拍摄和录

制的，由综合办公室主任负责收集。

3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目，对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲

洗的照片，还应将其刻录成光盘保存。

4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带

3和录像带每年要按规定倒带。

5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。

五、电子档案的收集整理与管理

1、收集的范围：本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动中通过特定的编辑软件生成的各种文

本文件；利用计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承大题 担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、

图形文件；采用数字设备采集制作的图像文件；使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件；

用音频设备录入的声音文件；软件开发活动中形成的程序文件；支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。

2、收集的方法：由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料，每年12月31日前，将应该归

档保存的电子档案收集齐全。

3、电子档案的整理：由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理，编目造册。

4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅和利用。光盘每五年翻刻一次。

六、实物档案的收集整理与管理

1、收集的范围：凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等

实物，都属于收集范围。

2、收集的方法：由办公室负责对获奖的实物进行收集登记。

3、整理的方法：全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，

然后登记造册。

4、年底由档案员对收集的实物按规学生自我评价50字 定进行整理、编目。

5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。

档案保管制度

一、本机关各类档案必须实行集中统一保管，任何部门或人员不得拒绝向档案部门或档案人员移交档

案。

二、各类档案应按要求存放入柜，不得随处乱放，以免失密。档案保管应做到“八无”、“八防”，对破

损褪变档案应及时修复或复制。

三、档案室的门、柜要牢固、加锁；窗户要密闭，挂厚窗帘，设置钢筋或金属网。

四、根据保管档案的需要，档案室应配备温湿度计、灭火器、电风扇、除湿机等设施设备及杀虫药物。

五、定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并认真填写档案检查记录。

六、档案室应经常保持清洁卫生，整洁干燥。

6档案人员岗位责任制

一、机关档案工作人员要认真学习贯彻《档案法》和《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设

规范》及党和国家有关档案工作的政策、法规。

二、负责制定本单位档案工作计划、规划和各项规章制度、管理办法。

三、认真按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务规范》做好本机关档案材料的收集、整理、

保管、鉴定、统计、利用和编研等工作，并按要求及时移交应进馆的档案。

四、负责对本机关所属单位档案工作的监督、检查和指导。

五、遵纪守法和恪守业务道德，保守党和国家的机密，维护档案的完整和安全。

六、主动向专业主管机关或档案管理部门反映情况，接受监督指导并举报违法案件。

七、凡本单位档案工作人员，在档案工作中成绩显著的给予表扬或奖励；因玩忽职守造成档案材料损

失的，视其情节轻重分别给予党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第五篇：档案材料收集管理制度

档案材料收集写给老师的一封信 管理制度

一、为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司管

理服务，特制定本制度。

二、本制度所称的档案，是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公

司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实

物。

三、根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别：1．A类文件

1）公司设立公文：公司章程等；

2）相关证件：法人年检执照正副本；组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、

车辆登记证等；

3）

各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；4）

上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求；

5）

获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、6）教职员工人力资源档案、劳动合同书及

各类资料

7）

经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要；8）

重要会议资料、采购资料；9）

公司财务资料；

10）

领导特别要求的各种等资料；11）

其他要求归档的重要文件；

A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。2．B类文件

1）按内容传阅到部门的红头文件；

2）各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等；3）公司内部公文（除普通、公开的通知、

通告等之外）。4）公司部门各级会议纪要。

B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。3．C类文件

1）各类普通通知、通告等；2）各项规章制度。

C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。

以上是对公司档案的大致分类列示，但本公司档案并不仅限于此。

四、档案的管理部门

1．条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。。2．公司发生的档案由教务处留存原件，指定部

门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。

3．财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。4．公司档案管理员、部门档案

管理员档案管理职责：

1)

教务处为公司档案的管理部门，负责公司档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门指

定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。

2)

做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。3)

加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。

4)

档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。

5)

档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自

带走或私自销毁。

五、电子档案的管理

1．

档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他

人。

2．

属部门保管的电子档案由档案管理员根据档案《保密制度》进行严格管理。3．

严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立

即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。

4．档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。

5．

权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由校长

签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。6．

档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。7．

归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。

六、非电子档案的管理

1.

公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按分别由保

管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。

2.

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及

时交档案管理员归档。

3.

各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、

编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电

脑。

4.

各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，

应及时移交给档案管理员统一管理。

5.

立卷、保存期限

1)

公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。

2)

内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、

对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期

限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制

度保存其最新版本，旧版本保存壹年。

3)

人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对

档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。

4)

一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合

同过期后壹年。

6)

采购资料随时更新，无价值资料由校长签字同意可销毁。7)

上级机关对公司发放的重要文件以及公司重要会议纪要属长期档案，保存期为拾年。

8)

财务资料保存期限为贰拾年。

6.

立卷档案内文件材料应合理排列顺序，属公司级和公司对外发文依次由综合管理部统一编写序号，部

门档案可由部门自行编写序号。7.

档案管理员应定期进行档案整理，做好档案季度统计工作，填写《最新文件一览表》、《文件异动一览

表》以备查阅。8.

档案借阅

1)

公司员工借阅档案时，应认真填写《档案借阅登记表》，写明借阅目的。如无特殊原因，借阅期不可隔

日，下班之前应将档案归还，如需再借，第二日再办理借阅手续。

2)

借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘

抄、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。3)

借阅的档案归还时，档案管理员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向综合管理部经

理反映，给予相应的处罚。

4)

特殊情况必须借用带出公司使用的档案须填写《档案借阅登记表》经借用部门经理及综合管理部经理

批准同意方可借出。

5)

凡属密级档案的借阅，除按本规定办理外，还必须遵照公司保密制度的有关条款执行。

9.

档案资料的销毁

档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对不具保存价值的档案资料应填写《档案销

毁审批表》，报相关部门负责人或校长审批后，由档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销

毁工作并做好监销记录。

七、本制度有关保密方面的内容及处罚条例遵循档案《保密制度》的有关规定