机要文件管理规定通用9篇（机要文件管理人员规定）

随着公司的发展与规范，企业秘密的重要性也越来越突出。为了更加有力地贯彻实施公司的保密制度，防止公司企业秘密的泄露和流失，特针对文件管理制定。以下内容是t7t8美文号为您带来的9篇《机要文件管理规定》，希望能够满足亲的需求。

为了加强机要文件的管理，进一步规范机要文件的处理程序，结合我院实际，制定本规定。

1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件，均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外，要根据文件内容、密级和传阅范围，送有关领导或有关处室签收和阅处。

2、机要人员对所有来文进行登记，经办公室主任阅处后，送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。

3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时，不得积压、横传；机要文件一律不得带出办公室阅批，因公出差或参加两天以上会议时，应将传阅文件退还机要室，未看完的文件，待回院后再阅。阅文时，对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。

4、对院领导批示要求职能部门办理的文件，机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。

5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件，也应先退回院机要室，由机要人员按照院领导的批示，立即送职能部门并办理文件借阅手续，而不能在传阅过程中“横传”,以避免造成文件丢失。

6、文件传阅、处理结束，承办部门要在文件处理单上写明处理结果，并签名和写清楚处理日期后，退回机要室统一保管。有关业务文件，各处、室需要暂时保留备用的，可在机要室办理借阅手续，但保留期限不得超过1个月。

7、上级来文的复印，按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理；凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时，应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理；不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。

8、凡发到各部门的机要文件，各单位必须认真管理、清理。使用完后，按照规定时间，及时清退交机要室。

9、凡涉及机要文件的领导和工作人员，必须严格遵守国家保密条例，严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定，文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管，对丢失文件或泄密者，要按照有关规定追究责任。

第一条 (目的依据)

为了加强行政规范性文件管理，确保依法行政，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》和国务院《规章制定程序条例》、《法规规章备案条例》，结合成都市实际，制定本规定。

第二条 (术语定义)

本规定所称行政规范性文件，是指除政府规章外，行政机关和法律、法规、规章授权组织制定，涉及公民、法人或其它组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的行政公文。

第三条 (适用范围)

本市行政规范性文件的制定、备案和监督管理适用本规定。

本市行政机关或组织内部工作制度、管理制度、人事任免决定以及对具体事项作出的行政处理决定，不适用本规定。

第四条 (三统一)

本市行政规范性文件管理实行统一审查、统一登记和编号、统一公布。

第五条 (制定主体)

本市下列行政机关或组织可以在法定职权范围内制定行政规范性文件：

(一)市、区(市)县人民政府及成都高新区管委会；

(二)市、区(市)县政府工作部门；

(三)镇(乡)人民政府及区(市)县人民政府依法设立的派出机关，根据工作需要确需制定行政规范性文件的，应将拟制定的行政规范性文件的名称、依据、主要内容和制定该行政规范性文件的必要性向区(市)县人民政府报告，经同意后，可以制定行政规范性文件；

(四)依据法律、法规、规章授权进行行政管理的组织。

议事协调机构、部门派出机构、部门内设机构不得制定行政规范性文件。

依法可以制定行政规范性文件的行政机关或组织，由负责备案审查的工作机构向社会公布。

第六条 (制定程序)

制定行政规范性文件，应当按照调研起草、征求意见、协调论证、合法性审查、审议决定、签署公布等程序进行。

因突发公共事件、保障公共安全和重大公共利益、执行上级行政机关的紧急命令和决定等情况，需要立即制定行政规范性文件的，经合法性审查通过后，可以直接提请本机关主要负责人或者其委托的负责人决定和签署公布。

第七条 (禁设内容)

行政规范性文件不得设定下列事项：

(一)行政许可及非行政许可审批；

(二)行政处罚；

(三)行政强制；

(四)行政事业性收费；

(五)其它应当由法律、法规、规章或者上级行政机关规定的事项。

行政规范性文件对实施法律、法规、规章作出的具体规定，不得与所依据的规定相抵触；没有法律、法规、规章依据，行政规范性文件不得作出限制或者剥夺公民、法人或其它组织合法权利或者增加公民、法人和其它组织义务的规定。

第八条 (起草论证)

起草行政规范性文件，应当明确、具体，具有可操作性；应当对制定行政规范性文件的必要性和可行性进行研究，并对行政规范性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施等内容进行调研论证。

第九条 (征求意见)

起草行政规范性文件应当深入调研，广泛听取相关机关、组织、公民和专家的意见。采用各种有利于扩大公众有序参与的方式起草行政规范性文件。

重大或者关系人民群众切身利益的行政规范性文件草案，应当通过召开座谈会、论证会、听证会或者向社会公布行政规范性文件草案等方式广泛征求意见。

第十条 (意见处理)

公民、法人或其它组织对行政规范性文件草案提出的意见和建议，起草部门(机构)应当及时研究处理，并在起草说明中予以说明。

第十一条 (统一审查)

行政规范性文件草案应当由制定机关法制部门(机构)负责统一审查，并出具法律审查意见。

市政府法制部门负责对市人民政府及其办公厅制定的行政规范性文件进行审查；区(市)县政府法制部门负责对本级人民政府及其办公室、镇(乡)人民政府及区(市)县人民政府依法设立的派出机关制定的行政规范性文件进行审查；

市和区(市)县政府工作部门制定的行政规范性文件由本部门法制机构进行审查；法律、法规、规章授权组织制定的行政规范性文件由其主管部门法制机构进行审查。

制定机关法制部门(机构)应当就制定主体、权限、程序、内容、形式是否合法进行全面审查。负责合法性审查的法制部门(机构)要求起草单位补充依据、说明情况，或者要求有关单位协助审查的，起草单位和有关单位应当予以配合。

第十二条 (审查处理)

行政规范性文件草案有下列情形之一的，制定机关法制部门(机构)可以将其退回起草单位，或者要求起草单位修改、补充材料后再报请审查：

(一)制定机关不具有制定权限或者主要内容不合法；

(二)制定的基本条件尚不成熟；

(三)公民、法人或其它组织对行政规范性文件草案提出意见且理由充分，起草单位未采纳且未说明理由；

(四)相关机关、组织对行政规范性文件草案有重大分歧意见且理由充分，起草单位未采纳且未说明理由。

第十三条 (报请审议)

报送市或区(市)县人民政府审议的行政规范性文件草案，应当由起草单位主要负责人签署；两个或两个以上部门联合起草的，应当由联合起草单位的主要负责人共同签署。未经合法性审查的，不得提请审议和签署。

报请市或区(市)县人民政府审议行政规范性文件，应当提供下列材料：

(一)报请审议的请示；

(二)行政规范性文件草案；

(三)起草说明(包括制定行政规范性文件的目的、依据、主要内容和重大分歧意见的处理情况等);

(四)起草行政规范性文件所依据的法律、法规、规章和国家的方针、政策；

(五)征求意见的有关材料；

(六)制定机关法制部门(机构)出具的法律审查意见；

(七)其它有关资料。

其它行政机关或组织制定行政规范性文件，需要报送审核的材料，参照上述规定执行。

第十四条 (批准程序)

市和区(市)县人民政府制定行政规范性文件，应当经本级政府常务会议审议决定。

其它行政机关或组织制定行政规范性文件，应当经办公会议审议决定。

第十五条 (统一公布)

经签署的行政规范性文件由制定机关在政府公众信息网上统一公布。未经公布的，不得作为行政管理依据。

第十六条 (生效时间)

行政规范性文件应当自公布之日起30日后施行；公布后不立即施行将有碍施行的，可以自公布之日起施行。

第十七条 (备案机构)

市和区(市)县政府法制部门、市政府工作部门法制机构(以下简称备案机构)负责行政规范性文件的备案审查监督工作。

第十八条 (报送备案)

制定机关应当自行政规范性文件公布之日起15日内，按下列规定，报送备案：

(一)市人民政府制定的行政规范性文件，向上一级政府法制部门报送备案；

(二)区(市)县人民政府、市政府工作部门制定的行政规范性文件，向市政府法制部门报送备案；

(三)区(市)县政府工作部门制定的行政规范性文件，向区(市)县政府法制部门报送备案；

(四)市和区(市)县政府工作部门制定的行政规范性文件应同时向上一级主管部门报送备案；

(五)两个或两个以上部门联合制定的行政规范性文件，由主办部门向本级政府法制部门(机构)及上级主管部门报送备案，其它部门抄送上一级主管部门；

(六)实行垂直管理部门制定的行政规范性文件，同时报本级人民政府和上一级行政主管部门备案；

(七)法律、法规、规章授权组织制定的行政规范性文件向主管部门报送备案。

第十九条 (统一登记和编号)

行政规范性文件报送备案时，应当提交下列材料，并由备案机构统一进行报备登记：

(一)备案报告(由制定机关的主要负责人签署);

(二)行政规范性文件正式文本5份(附电子文本);

(三)起草说明，并附相关法律、法规、规章和政策依据。

备案机构应当依据法律、法规、规章和上位行政规范性文件对行政规范性文件实施备案审查。

报送备案的行政规范性文件符合本规定的，予以备案；不符合规定的，不予备案。经审查予以备案的行政规范性文件，应由备案机构统一编制备案登记号。

第二十条 (备案监督)

经备案审查发现行政规范性文件存在以下问题的，按下列规定处理：

(一)违反本规定第五条规定的，有权机关依职权报本级人民政府同意后予以撤销；

(二)违反本规定第七条规定的，发出《行政规范性文件备案审查意见书》，制定机关收到意见书后应当在15日内自行修改或废止；逾期未按意见书修改或废止的，由有权机关依职权报本级人民政府同意后予以撤销。

确认行政规范性文件无效或者撤销行政规范性文件，应当在政府公众信息网上公布。

第二十一条 (备案公布)

行政规范性文件制定机关应当于每年1月31日前将上一年度制定的行政规范性文件目录报备案机构备查。

备案机构应当于每年3月31日前在政府公众信息网上向社会公布经审查予以备案的上一年度行政规范性文件目录。

第二十二条 (社会监督)

公民、法人或其它组织认为行政规范性文件违法，属于政府行政规范性文件的，可以书面申请制定机关的上一级政府法制部门审查；属于部门行政规范性文件的(含法律、法规、规章授权组织制定的行政规范性文件)，可以书面申请制定机关的同级政府法制部门审查；属于垂直管理部门行政规范性文件的，可以书面申请制定机关上一级主管部门法制机构审查。政府法制部门或者部门法制机构，应当于接到申请之日起30日内作出处理，并将处理结果书面告知申请人。

第二十三条 (对制定机关的监督)

对不按本规定制定、备案的，由有关机关责令限期改正并予以通报；视情节和所造成的后果，由有关机关依照《成都市行政机关公务员行政过错行为行政处分规定》，追究主管人员和其它责任人员的责任。

第二十四条 (有效期制度)

制定行政规范性文件应当设置载明该行政规范性文件有效期的专项条款，直接对行政规范性文件有效期作出具体、明确的规定。安排部署有时限要求的工作的行政规范性文件，有效期不得超过其工作时限。行政规范性文件有效期自施行之日起不得超过5年。

有效期届满的行政规范性文件自然失效，不再作为行政管理依据。确需继续实施的，应当由制定机关在有效期届满前3个月组织评估，根据评估情况重新发布或者修订后发布。

第二十五条 (评估清理)

行政规范性文件的制定机关应当根据有关法律、法规、规章和相关政策以及实际情况的变化，对与人民群众日常生活、生产直接相关的行政规范性文件，可以采取书面征求意见、实地调查、问卷调查或者座谈会等方式组织评估。

行政规范性文件的清理应当坚持日常清理与定期清理、专项清理与全面清理相结合的原则。行政规范性文件制定机关应当根据法律、法规、规章和国家政策调整情况以及实际情况的变化，每隔2年对行政规范性文件进行清理，并定期公布本机关经清理后废止、失效和继续有效的行政规范性文件目录。未列入继续有效目录的，不再作为行政管理依据。

行政规范性文件有下列情形之一的，制定机关应当及时进行清理，并视实际情况作出修改、废止的决定：

(一)与新的法律、法规、规章、政策或者上位行政规范性文件的规定不一致；

(二)因管理方式或者调整对象变化等情况而不适应经济和社会发展要求；

(三)其它需要修改、废止的情形。

第二十六条 (电子管理系统)

逐步建立和完善行政规范性文件电子管理系统，为公众提供免费查询、下载服务，并通过电子系统向行政规范性文件制定机关提示备案、有效期等信息。

第二十七条 (纳入考核)

对行政规范性文件的管理，应纳入依法行政考核内容。

第二十八条 (施行日期)

本规定自2010年2月1日起施行。2005年7月18日发布的《成都市行政规范性文件制定和备案规定》同时废止。

一、收发

（一）机要文件实行专人收取，专人传送，专人保管。局办公室确定一名党员干部专门负责此项工作。

（二）凡属机要文件，必须由机要人员亲自去取，并办理签收、登记手续。上级来文属于机要文件的，除机要人员和办公室主任外，其他人员不得拆看。属于上级纪检、监察类的信函，要直接送交纪检、监察工作负责人拆阅。

（三）上级机关下发的要求局领导亲启的机要信件，机要人员收到后要直接转送局领导本人，任何人不准拆阅。

（四）领导传阅后收回的文件，机要人员要及时整理，存入文件柜内妥善保管归档，年底及时清退。

（五）按照上级有关保密及文件管理规定，局领导及各处室负责人参加的各种会议所印发的涉及全局工作、政策法规及职工切身利益的人事、劳资、福利、住房、医改等的文件，会后应及时交机要室。需局各位领导传阅和干部职工知晓的，按有关规定进行传阅或组织学习，并按文件管理规定做好归档保管工作。

二、传阅

（一）机要文件由机要人员签收、拆封后，要及时认真填写来文登记，送办公室主任签批。

（二）机要人员应根据办公室主任签批的阅文范围，及时亲自送达有关领导和人员中传阅，不得延误，不得漏传。

（三）传阅的机要文件要由机要人员亲自送、亲自取，阅文者之间不得横传。并坚持当日送、当日取的原则。机要文件不得在领导办公室过夜。

（四）领导阅后的文件，机要人员要当面清点。凡有领导批示的文件，要及时送办公室主任和有关处长阅办。

三、保密

（一）凡机要文件、信函、上级通知及本单位需要保密的事项，要严格执行国家保密规定。做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。决不传播机密事项，不携带密件回家、外出、探亲、出入公共场所。

（二）机要人员签收机要文件时，要检查封口是否完好，数量是否短缺。短缺文件要及时向发文机关核实、查找。

（三）严格机要文件传阅范围。处级以上领导干部可以传阅文件，其他干部到机要室阅读文件。

（四）机密和绝密等级的文件任何人不得摘录、传抄。凡发现摘录、传抄者，按相关保密规定追究责任。

（五）保密人员要每季进行一次保密检查，发现问题，及时向局领导汇报，并采取有力措施加以解决。

机要文件管理规定

一、机要文件的范围是指通过中纪委办公厅、省纪委办公厅、办和市政府办发送给本委局的中共中央、国务院，中央纪委、监察部，、省政府，省纪委、省监察厅，、市政府的各类正式文件、密码和内部传真电报等。机要文件由办公室设专人统一管理。

二、机要文件一律由机要员或受委托的有关人员签收、拆封、核对、登记、送批、分发。机要文件由办公室主任或副主任签批。

三、机要文件的阅读：除紧急速办的文件和秘密文件外，机要文件均在内网上传阅。本机关副处以上干部(含离退休干部)以及经办公室主任、副主任批准的其他干部在阅文室阅读发至县处级的机要文件、密码电报、内部资料等。

四、因工作需要，通过办公室机要人员复印发给机关各室的文件由各室负责管理和提供阅读，年终按规定程序退办公室登记销毁。

五、需要急速办理的文件，经办公室负责人签批给指定的领导送阅领导批示的文件，由机要人员通知经办人员到机要室阅读。

六、机要文件一般不借出机要室，因工作需要，必须借出的，应经秘书长同意，并于当天退还。

七、阅文内容除有明文规定不许传抄的文件外，因工作需要可以摘记，但不得在文件上标记、划杠和批字，以保持文件的严肃性。

八、严格遵守保密纪律，不准在非保密本上摘记文件内容，不随意在公共场所谈论文件内容，严防失密泄密。

机要文件管理与使用办法

一、收文

(一)机要室通过机要交换渠道接收的文件，主要有：

1.中央文件：中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电。

2.天津市文件：津党发、津党办发、津党任、天津情况、津党保、情况通报、津政发、津政办发、津政人、市政府令、政务通报等。

3.其他国家机关内部刊物。

(二)收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明，然后再拆封。

(三)文件应及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，如发现问题，及时向机要处查询。

(四)登记。首先应认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、文号、份号、秘级、份数、发文单位、文件级别、文件内容、阅文人员、发放范围逐一进行登记。

二、文件阅读范围

(一)地师级文件：党委书记、校长。

(二)县团级文件：校党政领导，附院党委、各总支、直属党支部。

(三)内部刊物：发至附院党委、各总支、直属党支部。

三、送阅

(一)传阅机要文件由机要秘书负责分送校党委正副书记、正副校长、党委和学校领导批示需阅读文件的及办理其他事项。并掌握文件传阅速度和文件去向。

(二)送阅文件时，首先把要送的文件按轻重缓急逐一录入计算机，打印出阅文单，放在文件夹首页，下面文件按阅单顺序放置。先送正职和主管领导，再依序传阅。

(三)收到急件和绝密件立即送主管校领导。

(四)领导传阅文件退还时，应对照“阅文单”清理查看顺序，有领导批示的文件要及时落实。

(五)机要文件未经制文部门同意不得翻印、复印。确因工作需要，经办公厅同意，才能复印，复印件按原件管理办法进行管理。

四、发文

(一)下发文件要在发文单上顺序登记文号、份号，并将每个单位要领的文件按编排顺序敛齐写上单位，做好准备。

(二)与领取文件的一同当面点清文件，严格履行签字手续。

(三)机要文件应由专人领取、保管。

五、借阅

(一)凡借阅文件一律在借阅登记本上填写借文时间、文件名称、文号、份号，借文人签名后方可借出文件。

(二)借阅文件一般 7 — 10 天，超期要及时催还。

(三)手续完备。文件归还时，经核对无误，当面注销。

六、文件的清退

(一)机要交通处每季度发放文件核对表，核对收到的文件是否与发出的文件一致，发现问题要及时向机要处查询。

(二)每年填好发的《文件清退表》请主管主任签字，加盖党委办公室印章后，在规定的时间内把表和绝密件送回机要交通处。

(三)每年三月份，根据上一年机要室发给各院系党委、机关各部的文件签收表上的发文，打印出收文表发给各单位，限时收回文件。

(四)县团级、地师级文件一般留一份，重要的可留两份。留存文号录入计算机。

(五)余下的县团、地师级未上交的那部分文件，分类整理，清点打捆。销毁文件清单录入计算机。

一、体系（质量管理体系及环境管理体系）的保证；

1、体系的推进

2、体系的维护

3、体系的持续改进

二、产品可靠性试验的保证：

1、设计开发阶段，产品的可靠性试验

2、产品改进时的可靠性试验

3、产品制作时，阶段性的可靠性试验

三、原材料的可靠性验证的保证：

1、原材料在产品中的可靠性试验

2、权威机构对原材料的性能及材质方面的验证（外联）

四、量传关系得到有效控制的保证：

1、内校型量具仪器的计量（使用外校标准对比，或外校的同类仪器对比）

2、外校型量具仪器的计量（在国家标准计量单位，可追溯到国家标准）

3、测量系统的分析控制保证

4、量具仪器周期性计量的保证

五、安规标准试验的保证：

1、依tuv标准对产品的试验

2、依ul标准对产品的试验

3、依cqc标准对产品的试验

4、依其它国家标准或国际标准的试验

六、出货产品质量的保证：

1、待出货产品各项性能的测试

2、库存逾期产品性能的测试

七、设备、仪器可靠性的保证

1、试验及测试设备、仪器的设计

2、试验及测试设备、仪器的可靠性验证

3、依据国家或国际标准设计试验可测试设备、仪器八、标准权威性的保证：

1、定期对公司所需国家或国际标准进行索检

2、内部制定的各项产品标准的验证

九、持续改进

1、经过内部审核对体系进行持续改进

2、经过客户投诉处理对产品进行持续改进

3、经过各类试验对产品进行持续改进

4、经过出货测试对产品进行持续改进

岗位职责：

1、负责维护公司gmp文件系统，进行文件变更的审核、文件的编码、复制、发放、回收、归档、销毁等文件管理工作。

2、组织制订、修订有关质量管理、生产管理、验证管理、计量管理、文件管理的管理标准、操作标准及记录。

3、负责档案室的管理，包括各种资料的归档，档案室借阅台账登记，过期批记录等文件的销毁。

4、各项认证检查的文件资料准备工作。

5、负责生产质量技术资料等的管理工作。

6、按时完成文件管理各项质量管理工作，如总结、计划、报告、管理层审核等。

7、协助完成上级领导安排的其它质量管理工作。

任职资格：

1、全日制本科及以上学历。

2、熟悉药品生产质量管理的相关法律法规，如《药品生产质量管理规范》（gmp）、《药品管理法》及有关方针政策等；

3、熟练操作office办公软件；

4、文字功底较好，有较强的沟通协调能力，有英语读写能力基础。

5、工作细致、踏实、有责任心；

一、目的：

为了更加有力地贯彻实施公司的保密制度，防止公司秘密的泄露和流失，特制定本规定

二、范围：

公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，不允许向外发布和扩散的文件，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、目录、清单、合同、协议、记录等。

三、密级划分

保密文件分为机密文件、保密文件和内部公开文件：

1、“机密”文件：指泄露会使公司的安全及利益受到严重损害的保密文件；

2、“保密”文件：指关系公司未来发展，对公司根本利益有影响的保密文件；

3、内部公开文件：指在公司内部公开，向外扩散可能对公司的利益造成损害的文件。

四、密级确认

保密文件根据文件密级不同，由拟制人提交部门领导做密级确认。

密级确认的具体权限：

1、机密文件：公司总经理确认。

2、保密文件：各部门经理确认。

3、内部公开文件：发文部门根据需要确认。

五、密级标识

1、机密文件应在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。

2、保密文件应在其文件每一页的左上角加印“保密”字样。

3、内部公开文件应在其文件每一页的左上角加印“受控”字样。

六、打印和发放

1、机密文件、保密文件、内部公开文件需专人打印。

2、文件发放要有记录。机密文件、保密文件须发至收文人本人并有签收记录。内部公开文件可按部门发放。

3、如确需对外提供保密文件的，应按密级由相关领导书面批准后，在提供前应先与需要方签订保密协议。

七、查阅、复制

1、查阅权限：

查阅文件须填写档案借阅审批单。

机密文件：总经理签字批准。

保密文件：部门经理签字批准。

2、复制权限：

复制文件须填写复印申请单。

机密文件：总经理签字批准。

保密文件：部门经理签字批准。

八、保管、存档

1、机密文件：文件的签收人和签发人保管。

2、保密文件：收件人保管。

3、内部公开文件：部门负责人保管。

4、机密、保密文件的查阅和复制应在文件保管处登记，以备核查。

5、机密、保密文件的保管人若将文件丢失，应及时向总经理汇报，挽回影响。

6、机密、保密文件须在存档室存档。

九、管理责任

1、保管人不得擅自复制机密、保密文件，不得让无关人员接触这些文件。

2、不得让未被授权的人员查阅、复制、摘抄机密、保密文件。

3、员工在离职时不得携带公司的机密、保密和内部公开文件。

4、以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其民事和刑事责任。

十、文件的销毁

过保存期限的经总经理审批的无价值的文件，保管人员应对这些文件进行清理。并制定销毁清册保存。

十一、监督和检查

部门领导应对本部门机密、保密文件的保密情况进行监督，对违反规定的`行为要及时纠正，并作好控制情况的相关记录，公司对各部门保密执行情况进行不定期检查，对违反规定的要通报批评；严重的要给予处分，造成重大损失的要承担相应的法律责任。

第一条密级划分

保密文件根据其内容不同，划分为绝密、机密、秘密、内部公开文件等四个级别：

1、“绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件；

2、“机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；

3、“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件；

4、内部公开文件：是指仅在公司内部或在公司某一部门内部公开，向外扩散有可能对公司的利益造成损害的保密文件。

第二条密级确认

保密文件由拟制人根据文件密级不同，提交不同级别的领导进行密级确认，在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。

密级确认的具体权限为：

1、绝密文件与机密文件由公司高层领导确认。

2、秘密文件由各部门或项目经理级领导确认。

3、内部公开文件由发文部门根据需要进行确认。

第三条密级标识

密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。

1、绝密文件应当在其文件每一页的左上角加盖“绝密”专用印章，其专用章戳由总裁保管。

2、机密文件应当在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。

3、秘密文件应在其文件首页的左上角打印“秘密”字样。

4、内部公开文件应打印“（t7t8美文号www.）内部文件”、“内部资料”等字样。

第四条文件打印

1、绝密、机密文件：由专门人员打印。

2、秘密、内部文件：打字员打好后，应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查。打印人员不得私自拷贝秘密文件。

第五条分发

1、绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至收件人本人，并由收件人签收。

2、内部公开文件可以按部门分发或在公司内部公告栏内张贴，也可以在公司内部计算机网络上发布。

3、绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和传送，秘密文件如需在网络上传送，应得到相应领导的批准。

4、在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其密级由相应领导书面批准，并在提供前与之签订保密协议。

第六条查阅、申请复制

1、查阅权限：

查阅公司文件必须填写档案借阅审批单。

绝密文件、机密文件：公司总裁及其签字批准的人员。

秘密文件：项目经理以上领导及其签字批准的人员。

2、严禁复制绝密文件。申请复制文件必须填写复印申请单，机密文件必须

交由总裁批准，秘密文件由部门或项目经理签字批准。

第七条文件保管、存档

1、绝密、机密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。秘密文件由收件人本人保管。内部公开文件一般由各部门负责人保管。

2、绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。

3、如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况，尽快挽回影响。

1)公司绝密以及行政机密、秘密文件在在档案室存档；

第八条保密责任

1、绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这些文件。

2、严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。

3、员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密和内部公开文件。

4、如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其民事和刑事责任。

第九条过期文件的销毁

超过保存期限且经总经理以上级别鉴定审批的无价值的档案，档案管理人员应对保管的文件进行清理。并且制定销毁清册入档保存。

第十条监督和检查

各部门领导应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监督，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。同时对本部门机要文件的控制情况有所记录，并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评；对严重违反规定，可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司最高领导。

第十一条附则

1、本制度由辽宁缘泰集团石油化工有限公司负责解释；

3、本制度自总经理签字审批后予以执行；

一、总则

第一条由于公司目前运行的管理文件在拟订、批准和执行上存在的不规范导致了文件本身存在漏洞以及文件间的，由此造成文件在实际运行中执行困难；为了保证公司各部门职能的有效发挥和部门之间、分公司之间的充分协作，使公司管理上一个更高的台阶，以维护公司的整体利益和长喳益，特制定本规定。

第二条公司成立管理文件评审员会管理文件评审员会下设工作组。

第三条管理文件评审员会组织结构主任：总经理

副主任：分管副总经理员：比亚迪及里比公司等子公司的各部门经理工作组：审查部工作人员和该文件运行相关部门的授权经办人

第四条管理文件评审员会职责

1、管理公司的制度运作及执行情况；

2、审议、批准公司的各项管理文件；

3、审核公司各项制度执行结果；

4、对因文件或工作流程制定不合理而形成的管理漏洞和弊端，及时采取整改措施；

5、对疏于片面、范围狭小、需进一步推行的管理文件进行整合，达到系统化并可持续发展。

第五条管理文件评审工作组负责文件评审的前期工作及日常事务。

第六条管理文件评审员会工作形式及评审原则

1、实行分类相关评审制：即根据文件涉及的范围，由工作组负责召集相关员组织评审工作。

2、评审原则：重决策实行首长负责制，由总经理决定；程序性规定实行集中制，由员评议决定。

第七条管理文件的分类和划分以公司或部门名义所发的对公司经营活动具有计划、组织、领导、控制作用的文件统称为管理文件，管理文件包含两块：“质量环境体系文件”和“质量环境体系以外的文件”。

管理文件分公司级和部门级，包含制度、规定、决定三类；

第八条各部门所发的“质量环境体系文件”属于受控文件，严格按公司《质量体系文件控制程序》（COP5.1）等有关规定执行。

第九条管理文件的拟订、评审、批准按本规定执行。

第十条公司级管理文件须经总经理或授权分管的公司领导签字批准，加盖“文控中心”印章。

第十一条关于生产方面的通知按现行的程序和格式执行。新发放的具有短期约束力的正式通知以本规定的形式发放（附件1），经总经理或授权分管的公司领导直接签字批准，加盖“文控中心”印章。

第十二条部门级管理文件需部门经理签字批准，加盖部门印章。

二、管理文件审批程序

第十三条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的公司级管理文件，由拟稿部门拟订文件的讨论稿，文件讨论稿应包括：制定目的、实施对象、实施流程、监督执行及相关责任等内容，在文件计划发放前一周提交审查部，由审查部统一发放文号。

第十四条审查部根据文件内容，通知相关部门文员将讨论稿发至部门相关人员征求意见，并将意见在文件会审之前馈回审查部。审查部工作人员在文件会审之前重点组织相关人员进行讨论、修改。

第十五条会审时间原则上定在周末（最后一个工作日），由审查部负责召集、组织相关员（员因故不能参加，必须指定授权经办人参加）召开评审会进行会审，对讨论稿进行修改和完善，并形成决定稿，报公司领导批准。

第十六条文控中心凭公司领导签字的文件发放。

第十七条各部门自即日起所发放的决定类管理文件，由本部门拟订，审查部统一发放文号，报总经理或授权分管的公司领导直接批准。

第十八条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的内部管理文件均以部门级管理文件形式发放，由部门文员统一发放文号。

第十九条如遇紧急情况，需尽快讨论通过的，审查部应及时组织会审或汇签

第二十条经过会审、批准后的文件，将成为公司制度的组成部分。管理文件实行权威管理，保证有效执行。公司的制度应向规范化、明确化、系统化的方向发展。

第二十一条如文件涉及比亚迪及里比公司等子公司的相关部门，审查部视文件内容组织各公司管理者代表和相关部门经理或授权经办人组成文件评审员会，进行会审。

第二十二条文件评审工作组讨论文件时，如遇到观点、意见无法统一的情况，由工作组汇总各方面意见，统计赞同和不赞同情况，上报公司领导作批示。第二十三条审查部及各部门文员发放文号时，应避免因文件暂时未通过而造成文号间断或空缺，必须保证发放文件文号的连续性。

第二十四条管理文件在执行过程当中，如果存在不妥或不恰当之处，任何部门和员工有权利也有义务实事求是地将修改意见以书面形式提交审查部，由审查部汇总，及时组织评审、修改。但在文件未修改之前，各部门必须严格按照原文件执行。

第二十五条各部门文员在工作当中，如发现本部门所发管理文件未按上述管理文件审批程序审批生效，有责任及时予以规范，并重新发放。未按规定程序发放的管理文件，文控中心有权拒绝发放。

三、管理文件形式

第二十六条公司级管理文件的文号由：公司名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：BYD-20XX-001-B、LB-20XX-001-A。文号由审查部统一配编。

第二十七条部门级管理文件的文号由：部门名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：总办-20XX-001-B、里比总办-20XX-001-B。文号由各部门文员统一配编。

第二十八条公司级管理文件格式按公司现有管理文件格式执行。

第二十九条部门级管理文件格式在公司现有管理文件格式的基础上进行修改，加入部门名称，发放范围由部门名称改为本部门科室或车间名称。

四、责任处理

第三十条审查部工作人员未按本规定工作，公司任何部门和个人可以向审查部主任或总经理投诉。

第三十一条各部门经理或指定授权经办人无充分理由未参加会审或未按本规定工作，必须对自己的行为及其后果承担相应责任。

第三十二条各部门文员应确保公司所有管理文件所涉及到的本部门相关人员清楚文件内容，今后公司任何部门或个人不得以不知道文件规定而逃避责任，否则将追究部门文员、及相关人员和直接领导的责任。

第三十三条各部门未按本规定工作，审查部将按《审查部工作制度》及相关公司文件追查相应责任。

2、食堂规章制度管理制度

一、留样由专人负责，建立食物留样记录。

二、留取当餐供应所有菜肴，每份留样不少于200克，有标签标明菜名，留样时间，置放规定位置，保存48小时。

三、配备专用留样冷藏柜。温度设置为0～10℃。

四、食品留样盛器采用带盖容器，每次留样前应进行清洗、消毒。

五、留样置放、相互间有一定距离，不叠放，避免留样食品相互间受感染。

六、对违规行为，追究责任，按有关规定处理。

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