学校档案管理制度通用5篇（学校档案管理办法）

学校档案管理制度（通用5篇）

　　在我们平凡的日常里，制度的使用频率呈上升趋势，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。一般制度是怎么制定的呢？下面是小编精心整理的学校档案管理制度（通用5篇），欢迎阅读与收藏。

　　（一）要明确一位副校长分管档案工作，应建立综合档案室合和建综合室档案专柜。配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专（兼）职人员，并保持相对稳定。

　　（二）要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程；纳入分管领导和档案员工作职责；纳入教职工范围和考核奖惩制度。

　　（三）档案人员的主要任务：

　　1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。

　　文书档案：是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料。

　　教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

　　教育档案：是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。

　　会计档案：是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。

　　后勤档案：是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。

　　2、凡学校工作中形成的具有保存价值的`文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

　　3、学校综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档；教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

　　4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

　　5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

　　6、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

　　7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用毛笔正楷字填写，字迹要工整清洁。

　　8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

　　（四）综合档案室要做到有专室、专柜、专（兼）职人员负责，切实做好防火、防盗、防虫蛀、防虎、防潮等“五防”工作。

　　（五）借阅制度

　　1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

　　2、严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。

　　3、爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

　　4、经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。

　　5、外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。

　　（六）档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工作和参考资料，为提供利用档案创造条件。

　　（七）学校档案的鉴定与销毁。

　　学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。认真做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。

　　为了进一步加强档案的安全保管工作，制定档案管理制度如下：

　　1、严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责；

　　2、档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登记手续。“保密卷”等重要材料的借阅，必须审查审批权限是否符合规定的要求；

　　3、档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假，出具假证；

　　4、档案管理人员切实做好防虫、防虎、防尘、防潮、防晒工作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统；

　　5、档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进行安全检查。做好节假日安全检查工作，发现问题，及时处理；

　　6、借出的档案材料务必定期归还。借出的档案材料，不得转借他人，不得带入公共场所；

　　7、非档案管理人员，未经允许不得进入档案室。

　　一、档案建立

　　（一）建立健全学校各类档案，为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。

　　（二）学校建立档案资料室，由人事秘书专职管理，按《中学档案资料收集范围细目》（附后）建立档案。教导处、总务处等行政职能部门和团委设档案柜分别管理。

　　（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。

　　二、档案立卷

　　（一）档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。

　　（二）卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

　　（三）凡档案资料收集范围细目中未编入，照片档案盒，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。

　　三、档案补充

　　（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

　　（二）外来文件、函件由收文员（或人事秘书）统一分类编号登记，（）交校有关领导阅后，即立卷归档。

　　（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

　　四、档案转递

　　教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，文书档案盒，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

　　五、档案查阅

　　（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。

　　（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，会计档案盒，在规定期限内完好无损地归还。

　　六、档案安全保密

　　（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引虎入室的物品。

　　（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。

　　档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下：

　　1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、校长办公室主任具体负责，教导处、总务处、教研组有关人员协助工作。

　　2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

　　3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案各种计划与安排，各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部门收集，交行政和校长办公室整理，交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

　　4、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案等由教导处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　5、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

　　7、积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

　　8、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

　　9、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

　　10、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。

　　11、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。

　　第一条安全工作档案是学校档案的重要组成部分，反映了当时学校安全工作情况，为今后开展工作提供参考资料和文献。建立学校安全工作档案管理制度，完善学校安全工作档案，对于促进学校安全工作规范化、制度化具有重要意义。

　　第二条学校安全工作档案台帐坚持实事求是原则，客观全面地反映本单位安全工作的开展情况。

　　第三条学校安全工作档案管理由安全领导小组办公室负责。各部门组织开展的安全工作必须做好记录，并及时上交学校安全领导小组办公室，学年末统一交档案室整理保管。

　　第四条安全工作档案要有统一的分类标准，将文件材料分门别类归档。

　　第五条学校安全工作档案一般应保存三年，重要的作长期保存。

　　第六条学校安全工作档案内容主要包括：

　　（一）学校安全工作组织机构及人员；

　　（二）学校安全工作规章制度；

　　（三）学期安全工作计划和总结；

　　（四）学校签订的安全工作责任书留底以及教职工安全工作考核情况；

　　（五）有关安全工作的各类文件；

　　（六）研究安全工作的会议记录；

　　（七）学校安全法制宣传教育活动的方案、实施过程记录等相关材料；

　　（八）安全工作检查、隐患排查和专项整治的工作方案、排查情况记录、治理结果记录等。

　　（九）突发事故应急预案以及演练情况记录；

　　（十）学校教职工安全培训材料；

　　（十一）学校发生的各类安全事故以及调查处理结果记录；

　　（十二）学校安全设施建设及安全经费投入情况；

　　（十三）心理问题学生、行为问题学生、特殊体质学生档案；

　　（十四）学生接送车相关材料；

　　（十五）上级布置的各类安全工作完成情况、上报的材料留底。