公司文件管理制度通用6篇

文件管理制度 篇一

工厂管理文件和资料控制程序

1.目的

规定了质量体系管理文件在运行过程中的控制要求，以确保质量体系运行的各场合都能得到和使用相应文件的有效版本。

2.适用范围

适用于本厂质量体系运行中的管理文件和资料的控制活动。

3.定义

文件和资料的管理：指与质量体系有关文件的形成直到归档、更改、保管的全过程管理。

4.职责

4.1质保部质管室负责质量体系管理文件的控制和管理。

4.2各职能部门负责相关的管理性文件的编写，并负责各自专用文件及资料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分类

5.1.1工厂的质量体系文件分为四个层次：

a.第一层次为《质量手册》;

b.第二层次为《程序文件》;

c.第三层次为《技术类文件》、《作业指导书》等；

d.第四层次为《质量记录》。

5.1.2文件和资料分为内、外部文件和资料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的编制

5.2.1《质量手册》在管理者代表领导下由质保部负责编制。

5.2.2《程序文件》由各职能部门主管负责编制。

5.2.3《技术类文件》、《作业指导书》等由技术开发部或有关部门负责编制。

5.2.4《质量记录》的第一版表式随《程序文件》一起编制。

5.2.5其它管理文件由相关职能部门负责编制。

5.2.6《质量手册》、《程序文件》、《技术类文件》、《作业指导书》、《质量记录》的编制格式和标识按照《质量体系文件编写导则》要求执行。

5.3文件的审批权限

5.3.1文件和资料在发布前由授权人员审批其适用性。

a.《质量手册》由管理者代表审核、厂长批准；

b.《程序文件》由有关职能部门主管领导审核、管理者代表批准；

c. 《技术类文件》、《作业指导书》等由有关职能部门主管领导审定；

d. 其它管理文件，属部门级工作文件由各部门主管审核，部门领导批准，属工厂级文件由部门领导审核、厂长批准。

5.3.2批准后的文件由质保部发布。

5.4文件的发放和使用

5.4.1文件管理部门负责文件的标识，文件受控目录由文件管理部门提出，管理者代表批准，受控文件加盖'受控文件'印章，并注分发号。

5.4.2文件的发放

a.《质量手册》按审批的范围发放；

b.《程序文件》按审批的范围发放；

c.其他文件的发放，按编制部门建议的范围经批准发放。

d.文件的发放由文件管理人员填写《文件发放领用登记表》,按批准发放范围发放文件。

5.4.3文件领用人在《文件发放领用登记表》上签名。领取具有唯一分发号和加盖'受控文件'印章的文件，便于控制。

5.4.4工厂内不得使用擅自复印的文件，一经发现由文件管理人员收回销毁。

5.4.5当文件严重破损影响使用时，文件使用人填写《文件领用申请表》到文件管理部门办理更新手续，文件管理员负责将破损文件销毁，并做好记录。

5.4.6当文件使用人将文件丢失，必须重新办理文件领出手续，但必须在领用中

做出说明(必要时作出检讨),文件管理员在补发文件时，注明丢失文件作废，必要时文件管理员通知有关使用部门，防止误用。

5.4.7对使用的文件不得随意涂改或抽取某页另外保存，如对文件理解不清时，由该文件的编制部门负责解释。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改时，应由文件更改提出人或提出部门负责填写《文件更改申请单》,说明更改原因，对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证明材料。

5.5.2文件更改的审核、批准应由原审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

5.5.3文件更改申请批准后，由文件管理员根据批准的《文件更改申请单》意见实施更改，并按《文件发放领用登记表》的名单发放更改后的文件，同时收回作废的旧文件，以确保各部门所使用的文件均为有效版本。

5.6文件的换版与作废

5.6.1文件更改一般以换页形式进行，但必须在更改状态栏中注明更改序号；文件需进行大幅度的修改，应进行换版，原版本文件作废，换发新版本。

5.6.2作废的文件由文件管理员按《文件发放领用登记表》收回并记录，作废文件加盖'作废'印章。需销毁的作废文件，由文件管理员填写《文件销毁申请表》,文件管理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件，申请人填写《文件留用申请单》,经文件管理部门负责人批准后，由文件管理员加盖'作废留用'印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件经编制审核批准后，由文件管理员列入《质量体系文件清单》并填写《归档文件资料目录台帐》,存档保管，存入软盘的文件也由文件管理员例行归档登记、标识。为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份，每月检查一次。

5.7.2需临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准可借阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还者由文件管理员追回验收，原版文件一律不准外借，以防止丢失或缺损。

5.7.3文件编制部门的负责人每年进行一次适宜性审核(外来文件的审核，由技术开发部负责)。文件管理员应每半年全面检查各类在用文件的有效性，对于各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

5.8文件的保存

文件的保存按规定的地点和方式有序存放，以便存取，质量文件的保存应严格管理，存放地点应具有防水、防火、防盗设施，以确保文件的完整性。

6.相关文件和记录

qr/sh05.01-01《质量体系文件清单》

qr/sh05.01-02《文件更改申请单》

qr/sh05.01-03《归档文件/资料目录台帐》

qr/sh05.01-04《文件发放领用登记表》

qr/sh05.01-05《文件销毁申请单》

qr/sh05.01-06《文件留用申请单》

qr/sh05.01-07《文件领用申请表》

文件管理制度 篇二

电子技术文件管理制度

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可透过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

六、职责追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

文件管理制度 篇三

九年制学校规范性文件管理制度

第一条 为了促进依法行政，使本校起草制定规范性文件的工作规范化、程序化、标准化，根据有关法律、法规，制定本制度。

第二条 本制度适用于本校起草制定规范性文件的工作。

规范性文件是指本校制定或联合其他部门制定的在全学区围内进行行政管理、规范教学工作的文件。

第三条 规范性文件应当以“康县豆坝乡九年一贯制学校文件”的字样发布，根据内容使用“规定”、 “办法”、“细则”、“通知”、 “决定”等规范的名称。

第四条 制定规范性文件必须遵守法律、法规、规章和国家政策规定，符合法定权限和程序。

第五条 本校规范性文件的管理工作由办公室负责，主要内容包括：

(一)组织起草调整规范性文件；

(二)负责本办规范性文件的公布工作；

(三)负责本办规范性文件的解释；

(四)负责规范性文件的清理工作；

第六条 下列事项，本办可制定规范性文件：1

(一)实施人防法规、规章的具体措施和方案，需要制定规范性文件组织实施的；

(二)实施人防法规、规章的程序，需要制定规范性文件确定的；

(三)调整本办机关对外的行政行为需要制定规范性文件的。

第七条 规范性文件制定项目，由办公室拟定项目建议书后提交主任批准。

第八条 制定规范性文件，应当深入调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见，注重本区的实际情况。具体工作由办公室负责。

第九条 起草的规范性文件涉及公民、法人或者其他组织切身利益，有关机关、组织或者公民对其有重大意见分歧的，应当向社会公布，征求社会各界的意见。也可以举行听证会。

起草专业性强的规范性文件，应当征求有关机构及专家的意见。规范性文件的内容与其他部门工作关系紧密的，规范性文件草案应当进行会签，或者与有关部门联合起草。

第十条 规范性文件草案在主任审批通过后，上报区政府法制办，由区政府法制办按照相关规定进行审查。

第十一条 区政府法制办审查规范性文件时，需要本办进一步说明情况的，本办应当在规定的期限内予以说明。

第十二条 经区政府法制办合法性审查后，由主任签署，经统一登记、编号发布施行。

第十三条 本制度自20__年1月1日起施行

文件管理制度 篇四

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二)文书管理制度

第一条管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但务必标有页眉页脚，文本资料可根据文书具体资料进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，持续纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。

6、办公室负责人为第一职责人，若发现文书丢失，办公室人员务必查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三)档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核透过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员务必遵守保密规定，履行保密手续，个性是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，务必根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

文件管理制度 篇五

1、 技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1） 开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

2） 开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

3） 产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

4） 产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

4、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

5、 技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

6、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于生产和归档。

文件管理制度 篇六

一、病房护士长负责医疗文件的管理，护长不在时，由当班护士负责管理，各班人员均需按管理要求执行。

二、住院期间的医疗文件要求存放有序，病历中各种表格均应排列整齐，不得撕毁毁，涂改或丢失，病历用后必须归还原处。

三、病人不得自行携带病历出科室，外出会诊或转院时携带病历摘要。

四、病人出院或死亡后，病历次序按规定排列，一周内送病案室保留管理。

五、病房交接班记录，必须按要求书写，并妥善保管一年，以备查阅。

六、病房医嘱本的保存期限，按各医院规定，一般不少于一年。

七、护士长必须定期检查护理文件书写质量。

旧书不厌百回读，熟读精思子自知。为大家分享的6篇公司文件管理制度就到这里了，希望在文件管理制度的写作方面给予您相应的帮助。