文件档案管理制度精选9篇（档案室管理制度及规定）

在不断进步的社会中，各种制度频频出现，制度是指一定的规格或法令礼俗。什么样的制度才是有效的呢？读书破万卷下笔如有神，以下内容是t7t8美文号为您带来的9篇《文件档案管理制度》，希望能够满足亲的需求。

物业公司文件档案管理制度

（一）意义

（二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏）形式。

1、公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5、公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11、公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12、公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13、公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14、公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序)t7t8美文号○www.(，便于查找。

3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。

6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。

8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

三、档案复制制度

1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。

3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。

四、档案查借阅制度

1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。

2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅，确实要借出的档案，必须经分管处长签批，方可办理借阅手续，借阅时间一般不超过一周。

3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。

4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。

五、档案库房管理制度

为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。

1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。

2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。

3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

六、档案立卷归档制度

1、归档范围

凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

2、归档时间

（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。

（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。

3、归档要求

（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。

（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

4、归档手续

移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

七、“三纳入”、“四参加”制度

1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。

2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。

3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。

4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。

5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。

八、档案史料编研制度

1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。

2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。

九、文书材料归档制度

1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。

（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。

5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。

7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：

装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；

不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；

图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

9、凡归档案卷，不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；

（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；

（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；

（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；

（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；

（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；

（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1—1。5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。

14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。

十、档案移交制度

1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。

4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

十一、会计档案管理制度

为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。

1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。

2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。

5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。

十二、声像档案管理制度

为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。

1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。

2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。

5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

6、严格做好声像档案的保密管理。

十三、实物档案管理制度

为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。

1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。

5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。

7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

十四、档案保密制度

1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。

2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

十五、档案鉴定销毁制度

1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

十六、档案利用制度

1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。

9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。

十七、档案统计制度

1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。

4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

（一）意义

（二）文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。

1、公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2、公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3、公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4、公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5、公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6、公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7、公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8、公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9、公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10、公司客户档案:已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11、公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12、公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13、公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14、公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

一、目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

三、职责

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

六、程序

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。

2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。

七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，

具体时限要求如下：

1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

八、人事档案借/调阅

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管

批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，

借出的档案必须在2天内归还。

6、所有调阅档案，均需登记备案。

九、人事档案归属

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

发出部门：行政人事部

借用、查阅人事档案审批表

公司员工档案管理制度(二)：公司人事档案管理办法

__公司

人事档案管理办法

20__年9月

文件及技术档案管理工作，是工程施工的延续，但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后，为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶，同时为以后的工作提供依据，体现'重生产同样重技术档案管理'的方针，实现生产和内业双丰收，特制定文件、技术档案管理制度。

(1)文件及技术档案管理的任务、意义

①文件及技术档案管理的任务是

按照一定的原则和要求，系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料，并按归档制度加以分类整理，以便完工验收后，完整地移交给有关技术档案管理部门。

②文件及技术档案管理的意义是

可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性，组织有序的交流，及时满足施工生产的需要，出了问题，有据可查，从而起到稳定正常生产的作用。

(2)文件及技术档案管理制度

①文件管理制度

施工过程中发生的往来文件，项目经理部应设专职人员，按照is09001:20xx 的要求进行专门管理，并形成硬性规定，并由此建立文件管理制度。

②技术档案管理制度

施工过程中产生的技术资料，项目经理部应设专职人员，按照is09001:20xx 的要求进行专门管理，并形成制度贯彻落实。

(3)文件及技术档案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及编目:是在文件全面收集基础上，对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录，该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。

②技术档案管理办法

a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。

b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上，对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类，原则上按工程项目划分，使同一项工程的技术档案都集中在一起，以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下，又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系，便于检查。

(4)交工验收及资料整理

①建立技术资料复核制，来源于施工过程中的资料，必须现场填写且有人复核，决不允许一人一填到底，更不容许事后补填，且资料能够反映工程实际。

②交工验收资料的整理，要从工程施工一开始就着手抓，先化整为零，再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。

③加强交工验收及资料整理的管理工作，彻底根治此方面滞后的弊病。

(5)竣工资料整理、竣工图绘制

①在交工资料的基础上，进一步完善成竣工资料，摒弃持久战。

②每一分项工程完成后，要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上，并注明变更的依据及日期等。

③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩，作为奖罚的依据之一。

总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）

4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）

5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）

6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）

7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）

11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）

12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）

13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）

16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）

18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）

20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）

21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。

二、立卷归档

文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。

（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。

（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

三、档案保管

1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

3、底图入库要认真检查，平放或卷放。

4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

四、档案借阅

1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

6、底图一般不予外借。

五、档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

六、档案保密

1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。

3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

一、目的

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性，有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理，并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理，提供档案处理意见；负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作；负责管理档案的借阅、外调；负责客户定单的传真、确认工作。

3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作；负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料，以便于转化为经营部档案。

3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作；负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督；负责经营部经营资料归档情况的监督；负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。

3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划（工作报告）经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调，保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号，并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作，便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑，合同原件放于档案柜内。

4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意；外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作，设置电脑密码、锁好档案柜，保管好钥匙。保障档案的整洁，进行对档案柜防潮、防虫处理，对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

5.1档案管理员恪尽职守，保证了文件转化为档案资料手续的准确正规，保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作，全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.3对于违反档案管理程序条例，未按程序进行文件审批，不准确、全面提供文件资料，未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档，供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚，并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑，私自开启档案柜，私自调阅档案资料，私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。

1、文书立卷

每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的。保管期限分开。

在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案管理

将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用

准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

4、档案统计

建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

5、档案鉴定

根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。

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