外贸业务员管理制度优秀7篇（外贸业务员管理制度优秀7篇范文）

在日新月异的现代社会中，制度使用的情况越来越多，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。到底应如何拟定制度呢？这次帅气的小编为您整理了7篇《外贸业务员管理制度》，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。

一、拥抱变化

拥抱变化依旧是第一位的。

16年的要求文章，我用的词是“勇敢改变”。

过了一年，我发现这个词做起来很难。

因为没有多少人愿意主动改变自己，这个过程实在是太痛苦了。

而且，很迷茫。

所以，既然我们无法主动改变自己，那么请一定要拥抱变化！

世界在变，商业在变，外贸在变。

它没有等你，也不等任何人。

全球化的趋势正在迎接国家贸易保护主义的剧烈挑战。

看看美国的特朗普，看看英国的梅姨，看看坐立不安的大企业们，你还有什么好疑虑的。

国内的商业环境也在大波浪变化。

受过四季度原材料价格和供求变化折磨的人，一定不会忘记那种痛苦。但是，如果你拉出近十年来的价格趋势图，你会发现再涨一倍也很正常。那时候，你要怎么办。

货币战争愈演愈烈。

汇率大幅波动，外汇管制越来越严，各国政策层出不穷，风险急剧上升。

竞争模式也在不断演化。

我不去展会，我不做平台，我也不做谷歌SEO，可是我就是可以干死你，你可不要不信。

还有科技创新呢，你忘记了么。

智能化，无人化，新的生产方式，新材料的使用，等等等等。明天我们的产品和行业就会被替代的可能性正变为可能。

不要因为固执，而不愿拥抱变化了；

不要因为懒惰，而不愿拥抱变化了；

不要因为习惯，而不愿拥抱变化了；

不要因为成功，而不愿拥抱变化了；

更不要因为年轻，而不愿拥抱变化了。

拥抱变化，不是要丢弃过去。

拥抱变化，而是要适应未来。

二、坚持。

16年的要求文章，放在第二位的是“快速学习”。

今年，我把它让位给“坚持”。

因为，“坚持”是无所不能的'。

拥抱变化需要坚持。

今天说要改变，结果过了两天觉得改变太慢就又退回老样子了。

做销售需要坚持。

很多的客户不是一次两次就可以谈下的。有时候是时机不好，有时候是优势不到，有时候运气不佳。如果放弃，那就意味着一点机会都没有。唯有坚持，才有成功的概率。

学习需要坚持。

三天打鱼两天晒网的人是不可能成为顶级渔夫的。那些英文说的很溜的人，一定说长期坚持学习的结果。想到了看段美剧的那叫美粉，风一吹就会散的。

好习惯需要坚持。

好多人喊着要早起，可是早起的还是少数人；好多人喊着要跑步，可是坚持跑步的还是那几个；好多人说不能再熬夜，可是半夜朋友圈一发，点赞的十几个。

养一个好习惯，坚持是根本！

做外贸，尤其需要坚持。

要坚持保有信心，遇到挫折也不要放弃；

要坚持保有初心，不骄不躁不气馁；

要坚持去努力，简单的工作重复做。

坚持就等于一切的可能性。

坚持，是失败的杀手锏。

坚持，是成功的那块砖。

三、持续学习。

学习有多重要，就不用多说了。

但是，我要说的是“持续学习”。

会学习的人太多了，

但是会持续学习的人很少。

知识也好，技能也好，智力也好，不经常练练都是会老化的。

老化就意味着落伍，落伍就意味着不能胜任，不能胜任就意味着淘汰。

等到发现跟不上的时候，真的就太晚了。

现在六七十岁的老人都在学习玩微信了；

现在车间里的工人都在学习如何操作机器人了；

现在小孩子们都可以流利的说英文了；

而你，一个外贸人，

一个和世界连通的人，

却满足于现有的知识结构和技能，

现在有饭吃，未来就有饭吃了么。

如果说全中国最需要与时俱进的人是谁的话，那就应该说你们这帮做外贸的。

我们不与世界同步，谁与世界同步。

持续学习，就是和时代同步。

持续学习，就是变成未来的自己。

四、执行到底。

这一条，之前是没有的。

新增加的。

为什么会觉得重要？

因为，觉得自己牛逼的人实在太多了。

因为牛逼，就觉得自己是王。

然后一个山头就处处是王。

然后就都渴死了。

可能做过管理的人更有切身体会。

打个比方吧，

读书的时候爸妈总是很唠叨，天天喊你要好好学习。

等到工作若干年后，才发觉真应该听妈妈的话。

然后若干年后，天天催孩子要好好学习，

然后孩子就是不听。

这是什么，这就是执行。

你为他好，结果他觉得你在放屁。

再举个例子，

我们都觉得华为牛，都觉得阿里巴巴牛，都觉得顺丰王卫牛，但归根结底是他们这群人牛。

为什么牛？

因为执行力超群。

什么样的部队最可怕？

大旗一挥，朝东打。二话不说，一直打到东方尽头。马其顿国王亚历山大真没想到可以打到那么远。

结果打错了，怎么办？

大旗一挥，朝西打。二话不说，一直打到西非老家。马其顿国王亚历山大也没想到部队这么能打。

这样的部队最厉害，也最可怕。

不可能也能拼出个可能，没有路也能打出世界。

执行到底，你要成为这样的人。

绝对的执行，创造绝对的奇迹。

五、团队合作。

这一条，我都不愿意多说。

有些东西叫常识。

比如吃饭要张嘴，比如上大号要脱裤子，

比如脚有两只，鞋要配一对。

团队合作就是常识。

别在说我一个人可以搞定一切了。

你真搞定不了。

即使你能搞定，人家一群人就把你搞定了。

人类是群体动物，自始至终都讲究协作。协作捕猎，协作养育孩子，再后来协作作战，协作制造，协作创新，协作贸易，等等等等。

几千年都这么过来的。

几千年就这样活下来的。

你现在跟我说你协作不了。

你跟这个人不和，那个人得罪过你，这个人我不喜欢，那个人我不服气。所以咱井水不犯河水，所以我们是大路一条各走半边。

你这是要作死，还是咋地。

团队合作，是发挥你最大的能量。

团队合作，才能让一个人走的更远。

六、外语熟练。

16年的要求文章里，我写过外语水平。

当时我说，外语水平不是外贸做的好坏的决定性因素。

外语不好的人外贸做的好的比比皆是。

这个观点依旧没有变化。

但是今天我想要说的是，这是一个旧观点了。

所以，你最好把它仍到垃圾桶里去。

就像我今天就要把它扔到垃圾桶里去一样。

做外贸，外语听说读写不熟练真的不行了。

过去混混还可以。

因为门槛的确也低，竞争也的确不那么充分。

粥多僧少。

可那是都是过去，代表不了将来。

外语说的好，又聪明，又勤奋，又肯坚持的人是越来越多了。

如果其他技能都旗鼓相当，你觉得一老外会乐意和一个打个电话听的半分懂，见面只能聊两句客套话，看个邮件觉得特别扭的人合作呢，还是找一个外语熟练的人沟通。

傻子都知道啊。

你去国外旅游喜欢找中文不利索、说的坑坑洼洼的导游，还是利索的、能哄你笑的导游一起玩啊。

外语不熟练的，抓紧补吧。

外语熟练，是一个基本配置。

外语熟练，就说吃饭的那张嘴。

外贸业务员

1．配合公司的所需，及时作好翻译工作

2．熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价

3．熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同

4．能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复

5．能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单

6．生产过程应跟踪、验货，做到质量保证

7．能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库

一、外贸业务是灵活的，涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上不能超过10点。

二、请假必须提前半天向董事长提出书面申请，并填写请假条说明事由，经董事长批准后方可。

三、公司将给每个新加盟的员工配备业务手机卡。

四、外贸人员离职必须提前一个月向董事长提出，在董事长同意后离职申请单，离职请交接好业务，并归还手机卡和修改邮箱密码。

六、原则上公司按排每周日休息，若有特殊情况处理，外贸人员也应该放弃休息。

七、每周例会，需要员工做好充分准备。需要员工不少于15分钟的发言。内容包括（自己目标达成，客户情况分析，自己需要提升的地方，公司目前存在的客观问题等）。

外贸业务员

一、外贸业务员工作职责、内容：

1、收集外贸行业趋势等市场信息，进行目标国经济形势、行业形势分析、 外贸趋势分析、主要竞争对手分析，从而制定营销策略、产品方案。例如通过参展了解市场行情及同行的营销动向，为产品定位调整的决策提供依据。

2、熟悉产品，如果是生产型企业，多到生产车间和样品制作部去；如果是贸易企业，多与工厂负责人沟通并将得来的资料进行比较。一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。

3、熟悉外贸整个流程。

4、积极主动与客户联系，独立开发、维护客户。偶尔去广交会 、香港或国外参加展会，面对面和客户用英文交流；有时也与客户通电话；大部分时间是坐在电脑前，通过电子商务网站、邮件联系客户。例如：要经常到阿里巴巴等相关商务网站里寻找买家，每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价值的信息，每个季度定期更换网页内容，将新产品信息发布上网，定期给老客户或者潜在的客户通过电子邮件发送公司的最新产品信息；专业精确地回复潜在客户的 询盘 ，处理好客户的疑问，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复，能给予准确的报价。所有与客户接触的文件都必须符合国际惯例。每天至少两次收发反馈信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必须保证收到的反馈及时回复完，原则上在24小时内答复。由于时差，为了与客户同步，有时晚上不可避免地加班，以加快与客户沟通的频率，抢占先机。同时做好客户信息分类整理。

5、合同及订单条款拟定，与买家协商确定合作细节，签订外贸合同，按合同约定收回货款，达成计划指标。

6、公司在收到外商的全部货款、部分定金及 信用证 经复核无误后，开始组织货源、安排生产。

二、不适合外贸业务员工作的症状：

■ 每天工作基本上是上网发布信息、收发邮件，回复大量相同的问题，感到简单、重复、枯燥。

■ 大部分时间是面对电脑，不是面对客户、面对人，与客户通电话都不多，感觉闷。

■ 脸皮薄，不喜欢、不习惯讨价还价。

三、从业者对外贸业务员工作的具体感受：

其实，我们做外贸业务工作的内容很简单，每天自己上网找客户。每天比较枯燥，但收到客户的回复就很高兴。不喜欢只是照着经理的指示、步骤去工作，因为这样没有自己发挥的空间，不能按自己的想法做事情。

电子元器件外贸业务员，不喜欢一天工7个小时，都要坐着、面对电脑，在熟悉了工作流程后，操作很简单，现在好像学不到什么东西了。常常整天对着电脑，感觉不爽，没精神，较易疲惫。不喜欢上传产品信息到外贸销售平台，每天重复的上传产品到网站上去，机械般地重复。

不喜欢的内容：每天坐在电脑前。原因：工作内容都是重复的，有点枯燥；天天上班就是对着同样的电脑和同样的同事，感觉对外界知之甚少，担心被社会抛弃。

我喜欢与客户面对面沟通，喜欢用 英语 聊天，比邮件和电话又具有人性化，又有温度。

我不喜欢频繁联系客户，催下 定单 ，脸皮不够厚，不适合做业务。不喜欢订单确定好后，再需要跟客户说做不到什么。因为我担心客户会对我个人的信用产生怀疑。客户在MSN，Skype中要求报价，并直接砍价——不喜欢，不知道该怎么应付。报高了，怕对方没兴趣，报低了，又觉得亏了，感觉抓不住客户。向领导请示价格——不喜欢，自己本身对客户不是很了解，客户又只关心价格。请示之前自己就感觉领导不会答应，无法说服领导，反而让领导觉得我很没用。

陶瓷产品的销售：总是被客户逼着交货，太烦，事情多的时候让你忙不过来，像机器一样不停地运转，闲的时候又整天不知道干什么好。我不喜欢的是这个工作没有自己的想法，常按照别人的想法去做，还不知道什么时候结束，自己不能掌控工作，总是“被工作”了。

外贸销售业务员：外贸一般都是在工厂内面对网络，接受的信息很少，通过展会可以了解到市场的流行趋势；也顺带了解同行在做什么样的产品；和竞争对手做一定的比较，平常这样的机会很少。

四、不喜欢的工作内容及原因：

1、不喜欢做一些比如做生产月报表，报价表，在我看来比较死的东西，很枯燥，乏味，而感觉没有产生直接的生产效益；对数字方面的东西我不太细心，还有点出错；

2、每完成一订单，出完一次货，除了提成能自己足够高兴，似乎难有其它的价值成就感；

3、目前的工作还是觉得没有什么心理满足感，有时接了较大的订单觉得也没什么，没有接到单，或者客户迟迟不能确定自己也不急；

4、不喜欢这种随市场变化太大的东西，觉得太难以把握了，今天做得好好的客户，明天有可能就倒闭了，今天做得好好的客户因为工厂的调整就必须放弃和他们合作，去寻找新的客户；

5、不喜欢每天十个小时的工作都是面对着电脑，上网搜集有限的信息；了解途径不太广阔。

6、每天被拒绝几十次，觉得打击特别大；

7、自己业务能力差，并且市场行情已经不好，太多人从事这行，要经常说谎，跟自己信仰格格不入，自己受不了；

8、要去拿回扣，但又要提防不要被客人知道，被知道就等于没有这个客人。感觉到既要跟客人交朋友，但私底下又坑了客户，就觉得心里面很痛苦，不这样做又赚不到钱。

外贸企业的外贸业务员如何用好googleGoogle是万能的，学会用Google搜索，什么都可以找出来。

1、产品名（Products name）+公共邮箱名后缀

1）产品+通用邮箱后缀

如：ball valve @，ball valve @，ball valve @，ball valve @

2）产品+Yahoo各国邮箱后缀：@，@， 如在://，@，@，@，@，@

德国：@t-online.de,@multi-industrie.de;

法国： @wannado.fr,@，@，@club-internet.fr; 日本：，@；

英国：@，@，@sltnet.lk;

印度：@@@ @sancharnet.in @ @

新西兰：@

俄罗斯：@yandex.ru@mail.ru

德国 ： @t-online.de @multi-industrie.de

香港： @@ @ @ @@@ @ 台湾省：@@@

新加坡： @

以色列：@；@；

@@@fastmail.fm

赞比亚：@zamnet.zm

阿根廷：@； @

马其顿：@

几内亚：@

墨西哥：@

法国：@wannado.fr@@ @club-internet.fr 津巴布韦：@；@；@；@ 科特迪瓦：@aviso.ci；@；@

纳米比亚：@；@；@iway.na；@be- 尼泊尔：@；@；@

蒙古：@； @

汤加：@；

阿塞拜疆：@mail.ru

日本： @

阿曼：@

南非：@ @ @

爱尔兰：@indigo.ie @

沙特阿拉伯：@

瑞典：@caron.

希腊：@ @

泰国：@ji- @

澳大利亚： @@

@@@eunet.at

卡塔尔：

英国：@ @ @sltnet.lk

加拿大：@ @

马来西亚：@

韩国的： @ @ @ @ @ @@@

巴基斯坦： @ @ @ @@sancharnet.in@

@

阿拉伯联合酋长国：@

科威特：@

越南：@hn.vnn.vn @hcm.fpt.vn @hcm.vnn.vn

孟加拉：@

意大利：@ @terra.es@libero.it

科特迪瓦：@aviso.ci @ @

纳米比亚：@ @ @iway.na @be-

阿塞拜疆：@mail.ru

印尼：@

巴西：@

联合国：@@

日耳曼：@

奥地利：@eunet.at

波兰：@@

挪威：@

埃及：@

其他国家的公共EMAIL后缀可以通过自己的客户EMAIL后缀或者在Google搜索 “国家名称+email”，2、B2B采购信息+email到Google搜索：

一般B2B都有公布采购信息的部分信息，如公司名称，地址等，要想获得此公司的EMAIL可采取在Google搜索此买家的“电话+EMAIL”，“公司名称+Email”等等

3、公司名称后缀+产品名称+EMAIL：

中国的是Co.， LTD，美国是INC； LLC等，意大利是S.R.L; 西班牙是S.P.A.等等

4、展会搜索展商EMAIL：

先通过Google搜索展览会，找出展商列表，再到Google搜索展商名称+EMAIL。

5、行业品牌的distributor或dealer的EMAIL搜索：

6、用alexa找出跟行业品牌链接的网站：

在Alexa的Trafic ranking里输入 可以找出的related link网站，这些公司的EMAIL找出来，是否有商机呢？

7、世界各地的协会/工会网站找出协会会员，再到Google搜索EMAIL。

8、除了，还可以用以上的方法到Google世界各地的版本去搜索。 方法：打开，点击“使用编号”－－－“喜欢用以下语言显示的网页”现在语言来搜索。

当然大家不要忘记了，利用其他国家当地的搜索引擎来搜索。

汇集全球当地搜索引擎。

9、各地的搜索引擎、B2B、黄页、目录指南、用以上的方法搜索EMAIL

最后如果你已经知道某个企业却不知道他的EMAIL，很简单“电话+email”，“人名+email”，“公司名称+email”等等

以上的方法都可以混合试用，最大程度挖掘出买家的EMAIL地址来。筛选EMAIL 就需要你的专业知识了。

简单说一下EMAIL营销方式：

第一步 将客户的EMAIL分成三、六、九等，哪些该发什么，都分类分好，并随时做好记录。

第二步 准备好能瞬间吸引客户注意的email，否则客户会视为垃圾邮件，你要事先考虑好哪些客户需要什么，喜欢什么？

第三步 按计划准时发送EMAIL

第四步 控制好发送EMAIL的内容和顺序

第五步 管理好E-mail反馈

Email营销是看似简单、实则相当复杂的网络营销手段。

在操作过程中涉及大量步骤、环节和细节性问题，甚至邮件服务商之间的关系等——各种可控的和不可控因素，共同影响Email营销开展的最终效果，这是本人平时在网站上面找了一点资料，供大家参考。

引文来源

福步外贸论坛

第一次接待客户该说啥

欢迎语句

Welcome to our company欢迎光临我们公司

Is this your first visit to our plant第一次来我们公司吗？

Is there anything you are particularly interested in?对我们的什么东西感兴趣吗？2 请对方询问

Plea feel free to ask any questions you want没关系，请随便问什么吧Plea stop me if you have anything to ask有什么就随便问吧

Just let me know if you have any questions还有什么问题吗？实用语句(2)

1、介绍个别部门

Our Administration Department is over there我们的行政部在那边

I will show you our Marketing Department我带你去看看我们的市场推广部Allow me to show you our showroom请允许我带你去看看展览室吧

2、关于销路

There is a great demand for this product这种产品很好销

The goods are much in demand这种产品很热销This model is hot welcomeed by our clients这种产品深受我们的客户欢迎

实用语句(3)

1、 议价

Would it be possible to have changes in price?价格不能变了吗？

I think the price is not competitive enough我想这个价格没有足够的 竞争力I am afraid the price is not acceptable恐怕我不能接受这个价格

2、 还价

We can reduce the price by 30% if your order is big enough

如果你订购量够大的话价格可以降30%

We can reduce our price to the level you suggested 我们可以降低价格到你的要求实用语句(4)

介绍新产品

This is our lastest model这是我们的最新模型

Would you like to take a look at our new products?想看看我们的新产品吗？Have you come across this kind of products before?您以前见过这种产品吗？We hightly recommend this kind of products我们极力推荐这中产品 作出保证We guarantee that tho misprinted ur manuals will be replace

我们保证这些印错的用户手册将被换掉

We promi to deliver the goods before 4 oclock this afternoon

我们答应您今天下午四点钟前把货送到

Plea let us know if the goods are not in good condition请告诉我们实话是否货物不好实用语句(6)

解释原因

Plea understand we are processing your order as quickly as we can您应该知道我们正在尽快地赶工

I will check and e what went wrong

我来查查看错在那里

It would be better if one of our engineers has a look at the machine

如果当时有一个工程师看一下该设备情况会好得多

Plea accept our apologies for the delay送货迟了请接受我们的道歉

I am sorry to hear that, there must be some errors in the production process

很对不起肯定是生产工序出错啦

实用语句(7)

询问详情

What exactly is the problem?确实的问题是什么？

Can you give me the order number?请告诉我订单号好吗？

What is the actual quantity stated?实际的数量说明什么？

实用语句(8)

讨论合约内容

When can we discuss the contract?什么时候我们可以商量签约

We would like to discuss the means of delivery detai我们想详细商谈送货条款There are some points we have not worked out还有一些要点我们还没达成一致实用语句(9)

不能立即决定

I can not give you a definte answer right now我不能马上给您一个明确的答复Plea let me think it over让我再考虑考虑-t7t8美文号§www. 周全吧

Would it be all right to give you an answer this afternoon?下午再给您答复好吗？实用语句(10)

在签约之前

When can we sign the contract?我们什么时候签约？

Are you ready to sign?您准备好签约了吗？

Are you satisfied to the contract?对这合同满意吗？

形形色色的外贸业务员，你天天坐在电脑桌子上等什么呢，玩聊天，玩贸易通，或MSN，或B2B，或阿里巴巴是吗？学习和成功才是硬道理。

请将我搜集的外贸网站，大部分是国外的，看完了，你明白了什么？

1、请进入：中国出口精英网，学习和了解外贸知识，掌握外贸人所知 道的全部知识。网址：

5、 要查询服装所有的行业和贸易公司请点击这里：

6、要真正读懂和了解外贸行业，做到得心应手，请进入贸易人门户网站。网址：

9、中国出口公司详细目录表。 ://kai_liste/1.htm

10、请进入万国商机在线

做外贸的25个网站

中国工商银行人民币即期外汇牌价

://。cn/other/quotation.jsp

核销单查询

://61.175.135.177/Search/waihui.asp

集装箱进场信息查询

://61.175.135.177/arch/new_arch/arch_list.asp

通关参数查询

://。cn/certificate/index.asp

世界各地时间查询

:///

海关HS码查询

://。cn/QueryPages/ApecQuery.asp

国内国际航班查询

:///cn/airplane/arch.aspx

列车车班查询

全国电话区号查询

://po

货物提单查询

:///index.jsp

移动话费查询

:///ZZFW/ 。.。 mp;ClassChild_ID=17法律查询

:///chinafa/

EMC查询

:///zip4/citytown.jsp

天气查询

://。cn/other/quotation.jsp核销单查询

://61.175.135.177/Search/waihui.asp

集装箱进场信息查询

://61.175.135.177/arch/new_arch/arch_list.asp通关参数查询

://。cn/certificate/index.asp世界各地时间查询

:///

海关HS码查询

://。cn/QueryPages/ApecQuery.asp国内国际航班查询

:///cn/airplane/arch

成本核算管理制度

外贸业务员管理制度

办理客户业务前的准备工作

营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。

（一）营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品，如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应即准备齐全，如有问题不能解决，应即向主管经理请示如何处理。

（二）营业助理须将客户所欲购的项目，应准备最新报价，以满足客户再订购的需要。

（三）营业助理应客户所需，代订饭店 房间、并于前一天应再与饭店联络，不可有误。

（四）营业助理须通知装押助理，最迟于于客户来前一日办妥OOL。

（五）如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。

客户接待工作

（一）如需到机场迎接，营业部助理应向总务科安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。

（二）如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。

（三）如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。

客户来访接待

（一）赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

（二）如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室准备。

（三）如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。

客户接洽业务

（一）营业部经理及助理陪客户挑选样品。

（二）经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数，最近工厂价格。如有必要，得与有关科长协调报价。如客户是以C&F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户以前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。

（三）与客户洽谈中，对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。

（四)如客户当日未能决定采购者，须待次日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期）。

（五）如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品，营业助理应嘱咐样品室归还原处。

（六）客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，亦应向客户说明原因并告以何时答复。

（七）与客户洽谈中，对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。

整理报价单

（一）应客户需要，将洽谈中感兴趣的产品，营业助理与采购部有关科长协调整理报价单，经主管理经理核阅后打出交给客户。

（二）客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理阅后，扫报价单所规定份数增加二份。如是C&F或CIF时，报价单上的材数不予打出。

（三）营业助理，应即核对报价单是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份报价单请示经理后，开国内订单，连同国内订单装运联一并交装押助理。

成本核算管理制度

（四）所有寄国外信件，报价单若其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

开国内订单

营业助理应时常查核自存的报价单，并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单，并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。

（一）订单上唛头可采用下列方式: 1. 刻章。

2、 打字。

3、 由营业助理书写清楚。

（二）如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出“订单更改通知”，并与原国内订单留底联装订一起。

（三）如是将国内订单改开另一工厂，则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明，“本订单是原订单号重开，原订单作废”并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开，并即将装运联直接交装运押助理。

（四)原国内订单如是改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下: KR-1021 (此为改开订单号码） K-1021 （此为原订单号码）

（五）需动退的货，外箱上要打记号，应于订单上特别注明，告知工厂。

（六）如是纺织品的订单，亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。

（七）印制样品请款时，务必附上样品才可付款。

（八）订单一个ITEM在￥5,000以上，科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出，但如未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。

（九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品）一切的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。

开妥国内订单

（一）国内订单开妥后，须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。

（二）开妥国内订单送主管经理核阅签名后: 1. 留底联存查。

2、 工厂联及签回联及验货联交管制中心。

3、装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。

4、签回联逾10天工厂未自动签回时，由管制中心过滤，如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元以上者，通知有关副（助)理或外务员负责签回，(如金额未超过以上金额者不必硬性签回），如超过美金5,000元者，务必由各有关科长签回。

5、管制中心收到签回联时，核对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。

（三）营业助理收到出货样品时，须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求，如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管，否则即刻请示旅客经理如何处理，验货平面由主管经理核阅后收回再保留。

1、北部地区助理取回出货样品，仍交由管制中心销案后，自行保管。

2、送他仓库的出货样品亦需取回，但贵重及体积太大的，助理可自行决定是否取回。

（四）工厂收到订单要求承办助理改价，须由经理决定不可自作主张。

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索取样品

（一）客户未订购，但要求样品的项目应请示主管经理会同采购部有关科长向何家工厂索取样品，并填妥样品索取函，以三联交收发中心以一承留底。

（二）客户已订购者，应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品。

（三）索取样品如急迫时，以电话与有关工厂及外务员联络。

（四）重要样品如在限期内仍未收到回音时，应即填写“重要样品逾期追问单”，交有关采购科长采取紧急措施。

（五）对外务人员交办的事项，应随时督促如期完成，如有任何困难时请示主管经理处理。

（六）收到工厂样品后应即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄，并嘱咐注意改善及小心包装。

（七）向工厂索取样品时，要注明该工厂产品的编号，如无工厂编号，须附上草图或相片。

（八）向工厂索取样品时，请勿写客户及地区名称。

（九）外借样品申请单上一律附上2“×3”相片留底。

（十)内借(暂借）样品应于资料中心登记。

（十一）凡一个ITEM拍成一张的相片均以2“×3”为主。

附件:

索取样品职责的划分:

1、旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得，请科长提供资料，由助理继续索取，到完成为止。

2、新样品一律要科长负责索取，所谓新样品包括: (1)客户送来的样品（图片）。

（2）旧样品但有部分更改者。

①外务员编制隶属采购部，但其工作直接对营业部负责。

②有订单的新样品由科长负责索取样品到底。

③无订单的新样品索取期限已届，科长无法完成，应呈所属经理，说明理由。

寄样品给客户

在收到工厂所寄来的样品上，贴妥本公司标签与ITEM NO.品名

（一）如以海邮或空邮寄出者，应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE INVOICE五联，在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出，将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户，第二联交收发归档，第五联自存。

1、如样品数量过多或价值过高，而交涉仍需付样品费者，应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客户索取样品费及邮费。

2、每3个月依自存的第五联SAMPLE INVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用，打DEBIT NOTE用会计科长名义向客户索取。

3、寄国外包裹，由各助理自行包好，装入箱内“

4、如寄出SMP需办出口配额者，承办助理应特别注意事先办理。

（二)如以航空货运方式寄出者，应打SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实的价格）第一联于样品寄出后随函寄给客户，第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，六联自存。收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确，如航空货运公司计算佣金时核对，其余交秘书室存档，如航空运费为本公司支付者，须客户确实收到货品时才可签付运费。

（三）所有寄出国外的样品须由经理过目，再行寄出。

□ 客户来电来函来样品

（一）收到客户来电来函，应立即请示经理如何处理。

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（二）收到客户来拟仿制的样品，或寄来的目录相片，其开发报价等，应即请示主管经理。若有居交订单者，请公司予以奖励。

（三）主管经理外出时，营业助理应在自己能力范围内所能管的事先行管理，主管经理返公司后，再呈报处理经过如系紧急事项，应设法与主管经理取得联络，以便迅速处理。

□ 须经确认样品、印刷品

（一）如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后，立即以公司印的表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话通知工厂，应补寄通知以便安排出货。

（二）客户正式确认通过的样品，应会知有关外务员或科长，规格正确以便验货。

□ 验货

（一）如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知，营业助理应即请示主管经理如何处理。但北部地区、广州地区不论任何情况，应通知外务员必须亲往验货。

（二）营业助理因解决重要问题须往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。

（三）所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。

□申请国外(内)佣金赔偿

（一）营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂请款时扣除，如是亲交来公司的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单。

（申请书为四联，其中一份留底）

（二）在支付国外佣金时必须:

1、与国外公司订佣金可在任何地点支付的契约影本交会计。

2、每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。

（三）押汇科长收到国外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。

□ 对样品处理

（一）出货样品:营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。

（二）收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。

（三）承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。

（四)有秘密样品(专利或只能卖给专门客户）不可随便陈列于样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。

（五）如需向商业部门借出样品时，应填写”样品外借申请单“连同彩色照片呈总经理核后方可借出。

（六）如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出纲SMPL上注明”不可陈列“字样，先交管制中心销案后，再由管制中心送交承办助理保管。

□ 注销国内订单

（一）营业助理向装押助理签收”营业部订单货款支付核准单“须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管制中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原国内订单底上予以注销。

（二)凡有退关税或退货物税的工厂在未结关前请款一律保留50%(包括送仓库货），如工厂急需货款，亦应先开来保证票。

□ 接到报价单与国内订单

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装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时，应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。

□ 签收L/C影本

（一）押汇科长收到L/C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档的O/C上登记L/C号码，S/D、V/D以及金额后，交装押助理。

(二)L/C可能发生的问题如下:

1、收到L/C时须先核对总金额、数量、单价是否正确。

2、收以L/C当天时，如距有效日少于三天，即须向主管经理提出。

3、通常L/C是可分批，如不可分打，须向主管经理提出。

4、如由本地无直接船可到达的港口，须看L/C是否可以转船，如不可以须请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为本地港口。

5、核对受益人全名、地址有无错误。

6、核对交易条件是为FOB、CIF、C&F是否相符。

7.L/C内容有无错误字。

8、有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。

9、如同一富户有数张L/C时须看有无规定可予合并。

10、如L/C直接由国外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。

11、如远期付款的L/C应查看利息，是否由买方负担，如否应即请示主管经理。

12、如有怪异字眼，或条款有违常理者，应即请示主管经理。

□装船通知单

（一）依照国内订单的规定交货日期一个月至一个月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。

送货柜场者:共四联

第一联:

寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。

第二、三联:

（1）寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、才积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。

（2）如每一ITEM超过，美金5000元者，第二联交有关科长，第三联仍寄交外务员。

第四联:装押助理存查。

货送仓库者:填”送仓装船通知单“，共二联

第一联:

寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。

第二联:

装押助理存查。

如重要订单未能如期交货，得填写”重要订单逾期追问单“交有关科长协助处理。

（二)如国内订单规定收到L/C后才通知生产者，收到L/C当日即在装船通知单上注明”L/C已收到“，船期通常以S/D期限前三星期为宜。(弹性应用）

（三）如国内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认函电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在国内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。

（四）如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可

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随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，才回经济部商品检验局申请产地证明书。

（五）需确实注意出口货品是否含有须办退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。

□ 催货

（一）送货柜场的装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应该会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。

（二）退税资料寄来本公司时，应先告知工厂填明承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工玫不能退税的麻烦。

□ 收到仓库送来的进货单

（一）装押助理收到进货单应即核对，对所列的唛头、数量、包装情况表是否与国内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。

（二）收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订”莱部订单货款支付核准单“。

（三）如未通知送货柜场而擅自送来仓库者，应扣运费。

□ 签订S/O

（一）依据出货明细表及国内订单装运联所示大约材数计算体积重量。

（二）向拟装运的船公司或报关行查是否确实签到S/O。

（三）船期如有提前或延后，应立即与工厂联系务必配合。

（四）打S/O时须查核是否每张均打，如有漏打，应即时补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。

（五）签S/O的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。

（六）如装整台货柜时，必须货物实际重不可超过船公司所规定的重，如超过时应请示主管经理处理。

□ 结关前工作

（一)如由他库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货。(货未到或尚未验货，应在明细表上注明）

（二）(如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。

（三）须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，确定时应即通知报关行。

（四）于船期结关前一日，确定出货明细表的正确项目、数量，如所出的货有配件印刷工厂者，须于出货明细表上注明。

（五)打PRCKING LIST六份，并于其中三分抬头改成INVOICE并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第五联(财务）连同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份INVOICE自行留底。

（六）出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期，应填写结关后七天，如有迟延应写原因。

（七）送货当天早上必须联络工厂确实出货时间、卡车号码及到达时间，确定时立即通知报关行。

（八）结关当天如有未能确定工厂出货把握者，须立即修改资料，将该纲报关。

（九）货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有记录，并于签订单支付核准单时填上应扣数目，注意请款时扣除。

（十）装押助理如当日有结关的货，须所有的货到达确实报关完毕，才可下班。

（十一）装押助理必须待进货柜场的货确已送达无误才可制”营业部订单货款支付核准单“。

（十二）工厂的出货发票要开送货当天的日期、配件，如分批出货，亦需于每一次出货（磅货）即

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开来当天的发票，不可延迟于送货。

（十三）工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，请款时一律暂时保留50%，并于货款支付核准单上注明此点。

结关后工作

（一）装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交会计，另一份送管制中心，并将营业部订半日货款支付核准单交营业助理。

（二）催CBC必须确实于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一星期内取得，否则须向主管经理报备。

（三）于CBC到达后，如要办理经济部产地证明书，须附上INVOICE一份，工厂已盖好章的原料来源加工切结书一份及CBC副本一份送交报关行，以便办理产地证明。

（四）在拿B/L前须将S/O留底正确无误一份交报关行，以便到船公司拿B/L时核对。

（五）在收到B/L时立刻核对材数与运费与内容有无错误是否符合。

(六)B/L如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计，如经理不在，为争取时效，可凭装押助理签名，即送会计付款，事后由会计送给经理、副经理、助理补签。

（七)将文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表INVOICE,B/L各一份连同出口登记本第三联(稽核）第四联（押汇）交押汇科长，将必要文件转送银行押汇，出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超过七天，如有延误需写原因，并须扣各经理利息，并处罚装押助理。

（八）押准文件存档联及寄交客户，联经由营业助理呈阅主管经理后，分别寄出并在存档联上注明”归档"，交收发中心。

（九）押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、INVOICE及B/L各一份送交有关会计。

□ 打OOL

视客户或经理需要，装押助理应按所办客户会同营业助理打OOL三份，一份由装押助理留存，两分转交营业助理留存一份，另一份呈阅主管经理。

□ 收到仓库存货周报表

仓储科须于每周一上午11时半前将仓库周报表送交行政助理，行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥L/C期限栏及装船日期栏，并核对数量、唛头厂商无误后交营业助理核对，于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明。

□ 申请LOCAL L/C

（一）向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理签名核准交押汇科长申请，在开发本地信用状申请书上须开给何家工厂，手续费是否从工厂扣除。

（二）押汇时LACAL L/C复印件本一份需送押汇科长。

货完全出清时的工作

（一）国内订单装运联待货完全出清不再使用时，自行烧掉。

(二)L/C影本待货完全出清不再使用时，应即交押汇科长。

核签报关费

（一）核对唛头、件数是否无误，并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费，以免报关行重复请款。

（二）报关费如多出规定费用时，应签请经理核准

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