企业会务工作操作手册（2020年）

企业会务工作操作手册（2020年）企业会务工作操作手册：一、会前工作（一）会议确立根据全集团工作部署或者工作需要，进而召开会议。会议主要包括年度工作会、务虚会、职代会，各项董事会会议（股东大会）、监事会会议、党委会、经营班子会议，月度例会、经营分析会、总结会、工作布置会议以及其它会议；行外政府部门、监管部门调研会、座谈会、通报会，政府、企事业单位、公司等业务洽谈会以及其它会议。（二）会议内容及议题根据会议性质确立会议后，会务负责人积极跟相关领导或外部单位联络员确定会议内容及议题。就例会举例，一是根据近期工作情况或年度、季度工作任务完成情况拟定会议主题，明确会议目的；二是向各子公司征集会议议题及需总行协调解决的事项，明确工作重点，着重解决工作难点，制定确保完成工作任务目标的工作措施及方案。三是草拟会议议程，并请示领导尽快确定会议时间、议程、主持人等事项。（三）会议准备事项确定会议的时间、地点、参会人员、议程、主持人等。督促相关部门准备好会议材料，包括会议议程、领导讲话代拟稿以及会议相关材料。做好会议后勤保障准备工作：一是通过OA系统或电话询问后勤服务中心申请会议室相关事项；二是确保会议室音响设备、投影仪、远程视频系统、电子媒屏（会议横幅）等设备支持；三是根据参会人员跟安保部联系，酌情预留好一楼停车位数量；四是与后勤服务中心联系并通知清洁人员提前对会场进行打扫，摆放桌子、椅子、矿泉水等物品；五是与后勤服务中心对接大型会议专用电梯、参会人员用餐、座位指示牌等事宜。（四）会议通知会议通知的基本内容：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议议程、参会人员以及是否需要参会人员准备发言材料等。会议确定后，会务负责人应根据会议重要程度以邮件、电话、短信等方式进行会议通知，确保参会人员知晓各会议事项。会议通知方式包括邮件通知、电话通知、短信通知、OA系统通知、微信群通知。1.邮件通知：确保将会议通知发送至各参会各单位及其主要负责人邮箱，并查看邮件送达状态及阅读记录。2.电话通知：注意礼貌用语，不卑不亢，吐字清晰精准。同时记录通知的时间、接电话人员姓名。3.短信通知：年度工作会等大型会议需通过短信平台进行会议通知及参会注意事项的温馨提示，拟好短信内容走流程后发送。关于常规会议，可根据实际情况，一般会前一天发送会议通知短信，会前1-2小时发送会议提醒短信。4.OA系统通知：在OA系统上发布会议通知，并做好查阅记录。5.微信群通知：在“内部工作联络群”内发布会议通知，再次提醒参会人员，确保通知到位。根据会议要求，原则上需回复参会人员名单，并及时提醒参会单位落实参会人员名单。