档案管理相关制度汇编（7篇）

档案管理相关制度汇编（7篇）

文件材料归档制度制度汇编:为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的各类文件材料，提高归档文件材料的质量，特制订本制度。一、根据国家档案局8号令要求，凡是本单位各部门工作活动过程中形成的各种门类和载体的文件材料、上级机关各种政策性和有直接针对性的文件，并具有查考利用价值的均属归档范围。二、凡需归档的文件材料都应字迹工整、图象清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等书写材料，签批手续完备，以便长期保管。三、各种门类、载体的档案，应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案，分类应保持前后一致，不能随意变动。四、办理完毕的文件材料要按照文件整理归档要求，在次年的上半年完成归档工作；专门档案要在工作任务结束或告一段落后整理归档。五、遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与原件装订在一起。归档文件应按形成年度归档，特殊情况，如跨年度的请示与批复，应在复文年归档，没有复文的，应在请示年归档；跨年度的规划应在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议闭幕年归档。六、归档文件排列顺序正确。密不可分的文件材料应依序排列一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后，其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。七、文件材料归档时，要准确、及时，不能遗失、损坏具有保存价值的文件材料。永久、定期（30年、10年）的归档文件必须按规定的格式逐件输入电脑，对文件材料的题名不要随意更改和简化。本单位纸质发文的归档份数为二份，一份与底稿共存，按文件价值保管，一份作为发文汇集，以便领导备查。八、图表、声像、实物等应在装具上或在图表、声像、实物背面逐件编写档号并编写目录。材料目录应标出具体时间、地点、中心内容和责任者等。九、各科室有责任协助档案（资料）员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。十、有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明也应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责。电子文件归档管理制度电子文档是纸质文件材料的基础，是档案管理的重要组成部分。为了加强各部门电子文档管理工作，规范技术管理行为，做到电子文档不因人员变动而造成丢失，特制定本制度。一、在现有计算机资源可以实现的情况下，档案人员的计算机应设单独的分区来存储单位所有应归档文件材料的电子文档、管理归档文件材料的软件程序、文件材料电子目录等。二、为保证不丢失所有电子文档，档案人员要定期将相关电子材料备份至专用U盘、移动硬盘。三、档案人员对备份的电子文档材料要保管好，保证部门内电子文档归档时的应急性、正确性和完整性。四、部门内部专用的U盘、移动硬盘及刻录设备要专人管理。五、当人员变动时，要按照要求将全部材料及专用的U盘、移动硬盘及刻录设备等完整地移交给接收人，并交接清楚。档案保管制度按照国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》，为改善档案保护条件，延长档案寿命，保证档案的完整与安全，特制订库房管理制度。