如何写商务信函
商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。小编为大家整理了如何写商务信函，希望对你有帮助哦!
(一)结构
国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：
1、信头(The Letter Head);
2、案号和日期(The Reference and Date);
3、封内地址(The Inside Address);
4、经办者行(The Attention Line);
5、称呼(The Salutation);
6、事由行(The Subject Line);
7、信的正文(The Body of Letter);
8、结束礼词(The Complimentary Clo);
9、签名(The Signature);
10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);
11、附件(Enclosure);
12、抄送(Carbon Copy Notation);
13、附言(Postscript)
(二)格式
国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三
种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。
1、 齐列式。除信笺上部已印好的信头外，2、 凡用打字机打出的部分均自
信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。
3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式
格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。
(三)信封的写法
在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号，最后写国名;5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。
如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递，请退交……”
(四)具体内容
建立贸易关系
建立贸易关系(Establishing Business Relations)是双方业务往来的基础，要扩大贸易往来，
就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务关系。
建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中，后者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研，市场调研一般着重这几个方面：1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。
新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。
建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。
建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。
1、询盘
询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用)，等等。具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。
询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。
询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。
一般来讲，写询价函的目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。询价函一般包括：1、商品的大体情况(General Information);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交货时间(Shipment)。
2、报盘、递盘、还盘和接受
报盘(Offer)又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。通常是一方先向另一方提出某种交易条件(如：商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等)，而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。卖方的Offer称为Selling Offer，买方的Offer，称为Buying Offer。报盘有实盘(Firm Offer)和虚盘(Non-firm Offer)两种形式。实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。虚盘是卖方所作的非承诺性表示。往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以成交的权限。
还盘(Counter Offer)又称还价。指交易一方收到对方报盘后，不同意或不完全同意报盘中的内容，但又有意达成交易，为进一步洽商，便向对方提出新的条件，修改条件或其他要求，均称为还盘。
递盘(Bid)又称递价，出价。在商品交易中，如卖方手中货少，行市又看涨，或对当前市场情况不清楚，再则是不知买方有无诚意购买，卖方常要求买方先递价，连续收到各地客户递价之后，以便集中对比，然后决定与谁成交，这样比较主动。
接受(Acceptance)指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容，并同意据此订立合同的一种表示。接受一经发出，不能任意撤销。
3、订货
订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各项条件供货。定单的取得，大致有两种情形：1、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方制定定单发给卖方;2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，直接定货(或称定购)。
定货可随时以书信的形式写成，亦可用事先印妥格式的定单。定单或定货书信一经卖方确
认，一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。因此，它们的制定或撰号必须准确和清楚，以免引起不可更正的麻烦。
订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提出，以电话或电报方式提出者，通常均另以书面确认之。
