朗文致胜商务英语书信第二章复查询信
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第二章复查询信
Replies to Enquiries
复查询信简介
及时回复
收到查询信应及时回复。除非有特殊原因（如所要的小册子仍在印刷中，或者需要请示的人要过几天才回来），查询信应在两天内回复。如果有特殊原因不能及时回复，就应向对方说明。
shabby语气得体
答复查询信时语气要使用得体，要“以您为先”。答复查询信要积极、有礼，使对方感受到你很重视客户。
内容完整
回信的内容应尽量完整，尤其在报价的时候。从长远的观点来看，完整全面的回复既可以节省时间，又能说明你很重视对方来函。
个案研究
5 March 200-
Mr Lim Chee Seng
General Manager
Office-Equip International(Malaysia)Sdn.Bhd.
Lot9903,No.206H,
Batu 41/2,Kg,Jawa,
41000 Klang
Selangor Darul Ehsan
Malaysia
Dear Ms Lim，
Subject:Chromium plated products
Thank you very much for your fax of 11 March requesting information about our range of chromium plated domestic products.I was plead to hear that we had been recommended to you
by Loyan Industries.
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I take great pleasure in enclosing our latest catalogue and price list.This company is a
well-established,and reliable leader in chromium plated goods for both domestic and industrial markets.What is more,you will find on pages5-10 of the catalogue enclod that we offer exactly
the type of goods that you require.
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Becau of our size,we are able to offer extremely competitive prices, and,in addition,we can offer
a further 5%discount on sales over US$ 5,000,which,I am sure will make our products impossible
to resist. I hope this information will prove uful to you.Plea feel free to contact me again if
you have any further queries on this or any other Matter.
Yours sincerely
重阳节讲话稿for Electromark Products PT
Wiryano Sarwidi
Mr Wiryano Sarwidi
farawayCustomer Enquiries Section
正文部分参考译文
非常感谢您3月11日发来的传真询问本公司家用镀咯产品一事。承蒙罗岩实业公司推荐，我们感到十分荣幸。
很高兴随函附上最新的产品目录和价目表。本公司声誉卓著、产品可靠，是家用市场和工业市场中镀咯产品的行业魁首。而且，您将发现，所附目录第5~10页介绍的正是您需要的产品。本公司规模庞大，能提供极具竞争力的价格。此外，对于5，000美圆以上的订货，我们还可以提供5%的折扣。我坚信这些优惠都会使我们的产品极具吸引力。
美国达人第三季谨希望所提供的资料能对您有所帮助、若有疑问，请随时与我联系。
复查询信的措辞和结构
在第一章我们介绍了四种基本的查询信：要求提供服务、要求提供建议、要求提供报价、要求提供文件。复查询信的结构与查询信大致相同，一般也分为三个段落。段落长短则因询问的具体内容而定。
第一段
所有复查询信都要在第一段说明来函收悉，指出发函或收函的日期，并概括对方询问的内容。询问的内容也可以在第一段之前的“事由”中说明。
以下是第一段中常用的一些语句：
Thank you for your fax of 29 September enquiring about the possibility of undertaking rearch at our company.（您9月29日发来传真，询问是否可在我公司进行调查研究。我们在此表示感谢。）
I have received your letter of 13 May requesting information about our domestic product range.（贵方5月13日来函收悉，信中贵方就我公司的家用产品系列提出询问。）
authoritative如果你和来函询问的客户以前有过生意上的往来，那么就应在第一段中提及；同样，如果查询资料的人是经别人推荐，也应在这一段中提到。可以这样写：
It was a pleasure to hear from you again.（很高兴再次收到您的来信。）
I am plead to hear that we have been recommended to you by…（承蒙……相荐，我感到十分高兴。）
第二段
第二段用于回答对方的询问。回答时应直截了当地提供完整详细的资料，而不只提供一个大概的信息。这时首先要把对方的问题重述一遍，同时要注意提供的信息不仅能解答对方提出的问题，而且能解决对方在今后可能会碰到的问题。所以回信时要预测到对方将会须要什么样的信息。
回复查询信时要做到恰到好处：既不能过于简单，也不能过于冗长。
回信中提供的信息必须清楚明确。特别当使用大量的代词如he，it，they，them等时，一定要确保所指内容明白无误，描述某个设备、合同或服务时尤应如此。必要时可重复
名词以免对方误解。
信息的排列必须明白易懂。如描述一个过程，则应借助顺序词把这个过程按逻辑顺序排列：榉
Firstly; Secondly; Thirdly…（第一步；第二步；第三步……）
swear是什么意思
To start with; Next; After that; Then…（首先；其次；接着；然后……）
例：Firstly, it is well known that dirty recording heads can cau poor recording quality. Secondly, accumulated oxide deposits on the capstan rllers might be the cau of your problems with breaking casttes. Thirdly, if the castte decks are very dusty, this would lead to the problems with sticky buttons you describe.
（首先，大家都知道，磁头不洁会影响录音质量。第二，主动轮上的氧化物沉积会造成卡带。第三，录音机如果积满灰尘，就会造成您所说的按键活动不灵的现象。)
信文的要点可以用大小写字母（如A，B，C，a，b，c）或者罗马数字（如Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，ⅰ，ⅱ，ⅲ）分成几个大段或小段。如果回答的内容有多个要点，也可以使用标题。
例：Therefore, I would recommend the following precautions:
1.You should regularly clean the heads of the castte decks with pure alcohol
(using a cotton bud), and the capstan rollers with warm soapy water.
2.You must ensure that the decks are stored in a dust-free place.
3.You ought not to allow students to touch the castte decks as accidents are far
more common when they do.
（因此，我们建议您注意一下事项：
1.定期用纯酒精棉球清洁磁头，用温热的肥皂水清洗主动轮。
2.录音机应放在无灰尘处。
3.不要让学生接触录音机，否则问题更多。）
回复要求提供服务的查询信
查询信中有的是写信人要求你派人前去作产品示范，有的则问你可否为你作产品示范。不管是那种要求，回复时要重点突出你的安排。
对于这类询问，回函时可以作出临时安排，让对方确认。安排会议或产品示范时，需要使
用表示时间的介词，如on，by，within，between，in，at等，而且必须要求对方确认所作的安排是否可行。例如：
Would it be convenient for our reprentative to call at your site on Wednesday 16 June at
3.00 pm? （本公司代表如果在6月16日星期三下午三点钟前往贵公司，不知是否方便？）
If it is possible, we should like to arrange a demonstration by the end of this month.（可以的话，我们将在月底前安排一次产品示范。）
If you wish, you can visit our showroom any time in September between 9.00 am and 5.30pm.（如果您愿意，九月份任何时候上午九时至下午五时半您都可以前来我公司展览厅。）
回复要求提供建议的查询信
