如何做好机要秘书

更新时间:2023-04-27 13:12:31 阅读: 评论:0


2023年4月2外国经典电影推荐 7日发(作者:平山招聘)

机要秘书是一个特殊的工作岗位,机要文件管理得好不好,不仅直接影响到本单位的利益,而且还影

响到整个党和国家的利益,要做好这项工作,最重要的是要提高机要文件管理人员的思想、业务素质;

面就如何管好机要文件,谈谈自己的几点体会:

一、机要秘书必须具有强烈的责任心

管理工作做得好不好,取决于管理人员是否有较强的责任心;一个工作责任心很强的人,其工作自始

至终是管画圆圈 理有序的,反之则是杂乱无序,容易出问题;机要人员的工作,在一般人看来是一件非常简单、

非常容易的事,只是收收发发、传传递递,一不要动脑筋,二不要费力气,无论谁都可以管理好,表面上看

的确如此但从深层次看并不是这样;机要秘书每天面对着文件、资料,日复一日年复一年重复着单调的

工作,其中很多工作具有很强的政治性和保密性,如果没有很强的工作责任心,很容易在工作中出现失误,

而且出了问题就不是小问题;另外,机要秘书一般都身兼多种工作,除文件的收发管理外,一般还有单位

各类印鉴的保管使用、传真机的管理使用以及其他繁琐的事务,因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任

意识,严格要求自己,对工作中的一点一滴,都要力求把它做得好一些;即使这样,工作做完后还要考虑这

样做有没有不妥的地方,确保不出错或少出错;

二、机要秘书要有较强的组织管理能力

机要文件的管理工作是一项严肃而细致的工作,要做好这项工作,还要求机要秘书必须具有较强的

组织管理能力;

一要熟悉机要文件的管理程序;首先要对照发文通知单及时清点、核对文件;其次要对文件进行分

类登记、编号;第三将供领导阅读的文件和供各职能部门执行的文件送主任签阅后,分内容、分部门、

分级别,按时间的先后及时进行传阅、催办、返回;

二要加强文件阅办中的过笑着说分手 程控制

传阅文件是领导之间互通信息、交换意见、商决事情实现集体领导的重要工作方法;如何组织

好文件传阅,对于提高工作效率有极为重要的作用;要注意以下几方面:

1、时间性;机要文件的保密是具有一定时间性的,在当今改革开放时期,各种政策、信息的交流,

国家的建设和安全起着越来越重要的作用,快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况,保证上下级

之间的信息畅通,是机要文件管理的时间性要求;

2、时效性;机要人员收到文件后,对每一份文件,机要管理人员要先看一遍,加深印象并做一个必要

的判断,注意传递时间,不能因文件传递不及时而造成损失,给工作造成被动;对于那些要及时落实的事

,如果领导工作忙,机要管理人员有责任提醒和督促;

3、保密性;机要文件传阅是有着严格的规定的,要严格控制传阅范围;传阅的范围要合理,要宽严适

;如果收文上标有阅读范围,就按规定的范围组织传阅,不允许随意扩大阅读范围;凡属于国家秘密的

文件、资料,随到随传,保证做到人不离件,件不离人,当天送,当天收;为随时掌握文件的走向和流程,

免机要文件横传,根据需要制做文件传阅单,一份附在传阅文件夹内,一份保管在机要员手中,随时掌握

文件去向,收回后立刻清点份数;

4作用性;文件的作用包括两个方面:其一是具有普遍指导意义的文件;其二是有特定作用的文件;

譬如,有些文件对企业有用,但对事业单位来说作用就小了;有些文件从标题上看与本单位无关,但在内

容上可能牵涉到本单位的工作;因此,要充分发挥文件的作用,管理人员必须做到两个熟悉:一要对文件

的内容熟悉,二要对本单位的工作情况熟悉,只有这样,才能根据不同类型的文件精神,结合本单位的实

,有规律性地进行服务,充分发挥文件的作用;

5灵活性;机要人员要熟悉领导的工作分工,了解领导人和各部门的工作活动规律和时间安排,

准确理解领导指示精神,掌握文件急缓程度;按照合理的传阅顺序组织传阅,对特别重要的电报等急件,

要区别对待,快速传阅;

三要加强文件催办工作

“催办”是文件办理过程中一个重要的必不可少的环节;对有时限要求的文件,如突发事件、会议

通知、纪念活动、领导会见等内容的文件,一般时限要求都较急,要及时提前催办,给相关单位及有关领

导留有一定时间进行准备;平时传阅文件过程中,机要秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”;

催办的“内涵”也要宽泛,催办不仅仅是向承办单位要情况、要结果,其中还有大量的协调工作需

要机要秘书来沟通;因此,做好催办工守望先锋更新不动 作,不但可以防止文件漏办或误办,而且可以大大加快文件的运转

速度,提高机关的服务水平和工作效率,并从中提高机要员的协调能力;从某种意义上说,“催办”也是

机要秘书应该具备的基本功;

四加强文件的清退、销毁工作

机要文件清退工作可以说是机要文件管理工作的重头戏;要严格文件清退制度,经常、及时地对文

件进行梳理,按文号分类整理,按序号排放整齐,确保文件及时清退;年终要全面清退文件,该上交的应如

数上交,该归档的根据单位要求进行存档,该销毁的文件则要按规定执行,切忌任意处理;

三、机要秘书必须按章办事,实行规范化管理

机要保密工作制度化是保密管理的根本措施;机要文件管理工作完全靠教育、靠自觉性、责任心是

不够的,还要结合实际,制定、健全保密规章制度,做到有法必依,有章必行,实行规范化的管理;针对保

密工作中出现的新情况、新问题要对保密制度进行及时补充完善,努力建立健全规章制度,明确保密管

理要求,落实工作职责和措施;

四、机要秘书要主学习气功 动地工作

机要秘书工作是一项服务性、辅助性的工作,只能根据领导的要求来开展工作,这决定了他的

被动性;作一个出色的机要员,仅仅被动的工作是不够的,也可以从以下几方面发挥人的主观能动性,

动地为领导做好服务工作;第一,了解领导的工作,全面掌握领导在一段时期内抓的工作中心,

“知情方能出力”,服务工作才能做到点子上,是掌握工作主动权,搞好主动服务的前提;第二,要善于积

累和提供情况;秘书应做到“脑勤、手勤、腿勤”,要勤想、勤记、勤跑;上至中央和上级党委、政府的

重大方针、政策具体规定,下至各部门和基层的各项基础数据以及各种动态、反映,都应进入机要秘书

的大脑;只有平时不怕“麻烦”,勤于积累,到了领导需要之时,才能得心应手,及时提供,这是搞好

主动服务的基础;第三,要注重文件传阅效果,对重要的机要文件,要提炼内容要点,供领导参阅;要注意

领导在机要文件上批示,做好传阅落实;要注意领导批示是否有误,如有误要当面恰当地提出修改意

见;要注意领导的口头吩咐,做到准确记录;要注意需协调相关单位承办的,要及时向有关领导转达;

五、机要秘书要有一个健康的心态

机要岗位工作环境相对独立封闭,工作人员活动空间比较狭小,工作对象较单一,杂事较多,人员流

动较为缓慢且心理压力大,不可避免地给机要秘书带来一些负面影响;如心态老化、思想钝化、社交能

力弱化、工作方法机械等倾向就是这种负面影响的具体体现;作为高校机要秘书就要善于在工作中控制

自己的情芦花鸡苗 绪,适时地调整心态,驾驭环境,在领导和们面前始终保持一种热情诚恳、乐观向上的良好

状态;

六、机要人员需要锐意进取的精神

当今时代,以电子计算机技术、现代网络技术为主的新兴技术已被广泛运用于机要部门,机要工作

现代化水平越来越高、服从管理范围也越来越生煎包怎么做 大,这给做好新形势下的机要工作提出了大量需要并不遥远 解答的

新课题;譬如:如何适应、推动机要密码通讯专用网络建设,为党政领导机关提供更好的办公支持;如

何构建人机结合的新型管理模式,提高网络的安全性;如何为党政系统内部的信息共享、交换、组织、

监控提供更好的协同工作环境等等;这些都迫切要求每一个机要人员不但要善于发现传统的工作方法存

在的问题,还要善于创造新的工作方法与技术手段,使机要工作水平上一个新的层次;


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