什么是办公自动化系统

在这•过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注愚到，领导在分析决策时，可能要 翻阅、

査找许多相关的资料,参照研究,才能决策,所以相关的资料査询、分析，决策的选择也属于abcc的四字词 信息 处理的过程。

例如，北京市东城区政府报来文件要求某地区盖-座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府冇关机构， 市有

关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研宪全市的经费预算，以及其它 许多参

考资料，然后研究决定同总或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给东城区政府。 这个例子

中，信息以文件方式传递.处理：领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据佶息。研究决 禁止吸烟英文 定过程，主要

足领导拧的意志。但是客观信息分析，町以做出儿种町选择的方案。在这个全过程中，血果 采用计算机处理

来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如町以用计体机査询各种资料数据.这是更进 一步的口动化C如

果由计算机口动分析有关木事件的资料.自动提供若干个供决策者采川的可能决策，则 是更深层次的有人工智

能观念的办公自动化C

再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统不久英语 是 一

个集成化的统一系统，计算机白动从仔关系统屮寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集 成

化。

另外，如果山•政府办公系统和区政府办公系统足•个集成的计舜机网络系统，可以通过网络传递信息，可 以

远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。

所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层更上，可以说实现了办公自动化的一部分业

务，而从最初级的自动化开始.随着采用的技术不同而逐步构成一个更商级的自动化系统。

我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利川先进的科学技术.使部分 办公

业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人 一机信

息处理系统。

人是系统第一因素，即办公室主耍因素是工作人员，包括各种人员.除了传统办公室的角色外，现在又要 加部

分管理设备的专业技术人员，例如，计斃机工程师，其它设备维护人员零。

技术设备，计算机足另一因索。

设备中有各种机器,如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、比盘机等等，这些设备统 称为

硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操 作系

统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述剑网三职业 。

显然办公自动化这•人机系统.人•机.缺•不可。而设备方面•硬阿狸和桃子 件及必要软件都需齐备。

我们也可以认为办公口动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入倍息时代后的一种侨慨念。 此外，在办

公事务处理级上可以使用多种0A子系统.如电子出版系统、电子文档管理系统.智能化的中 文检索系统（如

全文检索系统）.光学汉字识别系统.汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营 业务方面，使用汁算

机替代人匸处理的丄作日益増多，如订票.售票系统.柜台或窗口系统，银行业的储 蓄业务系统等。

事务型或业务型的0A系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接血向办公人员的。为了提拓办公效率, 改

进办公质虽.适应人们的办公习惯.婆提供良好的办公操作环境。

信息管理型0A系统是第二个层次。随若信息利用重要性的不断增加.在办公系统中对和木贰位的运营目 标关

系密切的综合信息的需求日益増加。信息管理型的办公系统.是把爭务型（或业务型）办公系统和综 合信息（数

振库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关的位的日常工作所 必需的信息。例

如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令.法规.有关上级政府和下屈机构的公文、 信函等的政务信息：

一些公用服务事业収位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息：公司企业 单位的综合数据库包括

工商法规.经营汁划、市场动态、供销业务.库存统汁・用户信息等。作为一个现 代化的政府机关或企、事业单

位，为（优化日常的匸作.提高办公效率和质虽，必须具备供木氓位的备个 部门共享的这一综合数据库。这个

数据库建立在爭务级0A系统基础之上，构成信息管理型的0A系统c 决策支持型0A系统是第三个层次。它建

立在信息管理级0A系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提 供的信息，针对所需要做出决策的课题，构

造或选用决策数字模空，结合有关内部和外部的条件，由汁算 机执行决策程序，作出相应的决策。

爭务级0A系统、信息管理级0A系统和决策支持级0A系统是广义的或完整的0A系统构成中的三个功能层 次。

三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信于•段做出。一・体化的0A系 统的

含义是利用现代化的汁算机网络通信系统把三个层次的0A系统集成一个完整的0A系统•使办公信息 的流通

见为合理•减少许女不必要的重复输入信息的环节，以期提拓整个办公系统的效率。一体化、网络 化的0A系

统的优点是，不仅在木单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效.而且也有利干和外界的信 息沟通.使信息

通信的范用更广.能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融 入世界范鬧内的信息

资源共宇。

木书中，事务级0A系统称之为普通办公自动化系统波澜不惊的反义词 .而信息管理级0A系统和决策支持级0A系统称之为 商级

办公自动化系统c

例如•市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区.县政府和其它机构报送的各种文件.然后 分档存

放并分别报送给有关领导者阅读、处理.然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查闻。领导者研 尤外种文件

之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。