2023年4月17日发(作者：一年的所有节日表)【 导语】商务会议是指带有商业性质的会议形式。以下是⽆忧考整理的商务会议策划⽅案，欢迎阅读！更多相关内容请关注
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商务会议策划⽅案篇⼀
⼀、活动简介
作为xx电⼦商务⾏业⼀年⼀度的盛会，此次⼤会将延续往届⼤会的盛况和成果，盘点过去、梳理现在、共话未来。xx电⼦
商务⾏业的优秀企业和贡献突出个⼈将在⼤会中得到表彰和嘉奖，同时，xx电⼦商务服务产业联盟和xx电⼦商务协会数字服务
中⼼将在⼤会上成⽴，为xx乃⾄全球电⼦商务企业的同步发展搭建良好的⽀持平台。
⼆、活动宗旨
建⽴xx电⼦商务产业发展前瞻性研讨平台，加强电⼦商务部门、学术界、企业界之间的交流，讨论当年电⼦商务新问题和
热点问题，推动xx电⼦商务⾏业的健康持续快速和谐发展。
三、时间与地点
时间:xxx年5⽉23⽇
地点:xx•北京•⼈民⼤会堂
四、会议组织
主办单位:xx电⼦商务协会
承办单位:盘⽯信息技术有限公司
⽀持单位:xx⼯业经济联合会
xx国际公共关系协会
xx市长协会
国务院部委信息中⼼主任联席会
xx⽼区建设促进会
指导单位:中华⼈民共和国国家发展和改⾰委员会
中华⼈民共和国⼯业和信息化部
中华⼈民共和国教育部
中华⼈民共和国科技部
中华⼈民共和国商务部
中华⼈民共和国海关总署
五、论坛⽇程安排
商务会议策划⽅案篇⼆
⼀、会议预算
商务会议的预算不是⼀个概念。通常⽽⾔，会议预算包括以下⼏个⽅⾯:
1、会议室/厅费⽤
具体可细分为:
(1)、会议场地租⾦——通常⽽⾔，场地的租赁已经包含某些常⽤设施，譬如激光指⽰笔、⾳响系统、桌椅、主席台、⽩
板或者⿊板、油性笔、粉笔等，但⼀些⾮常规设施并不涵盖在内——⽐传统英文
如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装⾮主
席台发⾔线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费⽤——此部分费⽤主要是租赁⼀些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场
展⽰系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要⽀付⼀定的使⽤保证⾦，租赁费⽤中包括设备的技术⽀持与维护费⽤。
值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价
⽐)，否则可能影响会议的进⾏。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很⼤。
(3)、会场布置费⽤——如果不是特殊要求，通常⽽⾔此部分费⽤包含在会场租赁费⽤中。如果有特殊要求，可以与专业
的会议服务商协商。
(4)、其他⽀持费⽤——这些⽀持通常包括⼴告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
基于这些⽀持均为临时性质，如果会议主办⽅分别寻找这些⾏业⽀持的话，其成本费⽤可能⽐市场⾏价要⾼，如果让专业会议
服务商代理，将获得价格相对⽐较低廉且服务专业的⽀持。
对于这些单项服务⽀持，主办⽅应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
2、交通费⽤
交通费⽤可以细分为:
(1)、出发地⾄会务地的交通费⽤——包括航班、铁路、公路、客轮，以及⽬的地车站、机场、码头⾄住宿地的交通
(2)、会议期间交通费⽤——主要是会务地交通费⽤，包括住宿地⾄会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交
际场地的交通、商务考察交通以及其他与会⼈员可能使⽤的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地⾄机场、车站、港⼝交通费⽤。
3、住宿费⽤
住宿的费⽤应该⾮常好理解——值得注意的只是住宿费⾥⾯有些价格是完全价格，⽽有点是需要另外加收政府税⾦的。对
于会议⽽⾔，住宿费可能是主要的开⽀之⼀。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项⽬有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷
你吧酒⽔、⼀次性换洗⾐物、互联、⽔果提供等服务是否开放有关。会议主办⽅应明确酒店应当关智商高的狗狗排名
闭或者开放的服务项⽬及范
围。
4、餐饮费⽤
会议的餐饮费⽤可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议⽬的。
(1)、早餐
早餐通常是⾃助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费⽤按⼈数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所
以预计就餐⼈数不得与实际就餐⼈数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐⼈数结算——⽽改为按预定⼈数收取费⽤)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取⼈数预算——⾃助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办⽅希望酒⽔消费⾃⾏
采购⽽⾮由餐馆提供，餐馆可能会收取⼀定数量的服务费⽤。
(3)、酒⽔及服务费
通常，如果在⾼酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办⽅⾃⾏外带酒⽔消费的，如果可以外带酒⽔消费，餐厅通常需要加收服务
费。在⾼酒店举办会议宴会，通常在基本消费⽔准的基础上加收15%左右的服务费。
(4)、会场茶歇
此项费⽤基本上是按⼈数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的⾷物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务⼈
员费⽤，如果主办⽅需要⾮程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上
以咖啡、红茶、西式点⼼、⽔果等为主，中式则以开⽔、绿茶或者花茶、果茶、⽔果、咖啡、⽔果及点⼼为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能⽐单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预
算设计到场地与节⽬⽀持，其预算可能需要⽐较长的时间确认。
5、视听设备
除⾮在室外进⾏，否则视听设备的费⽤通常可以忽略。如果为了公共关系效果⽽不得不在室外进⾏，视听设备的预算就⽐
较复杂，包括:
设备本⾝的租赁费⽤，通常按天计算
设备的运输、安装调试及控制技术⼈员⽀持费⽤，可让会展服务商代理
⾳源——主要是背景⾳乐及娱乐⾳乐选择，主办者可⾃带，也可委托代理
6、杂费
杂费是指会议过程中⼀些临时性安排产⽣的费⽤，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传
真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务⽤车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费⽤预
算中增列不可预见费⽤作为机动处理。
⼆、参会者的安排
邀请
不管什么样的会议，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的⽅式⾮常重要。通常情况下，邀请包括
信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织⽂件、会议通知)、电⼦邮件、印刷媒介公告、电⼦媒介公告等⼏
种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费⽤及标准等等，有些还附送会议企划书，
可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。
回执——对于主办者来说，回执是对商务会议企划活动成功与否的判定标志之⼀。回执收到后，通常需要统计(在这之
前，需要提醒的是回执单的设计⾮常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的⼈数、职务、性别、联系⽅
式、预计到达⽬的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费⽤是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配
——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这⼀切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电
⼦邮件、路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会议课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随⾏⼈
员、保健要求、交通代理、饮⾷习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会议的有序安排会起到很⼤帮助。
确认通知——如果会务费⽤确认或者有其他⽅式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会议的确切地点、时
间、议程、签到程序及会议注意事项等。
如果是⼩型商务会议，签到相对简单，为在文言文中的意思
仅仅是名录登记。但如果是⼤型商务会议，那么签到就是⼀项复杂的⼯作。
通常情况下，会议的签到与住宿安排连在⼀起。⼤型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——
回执统计表、签到表格、引导及协助⼈员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明⼊住者姓名及房号的
⼩信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、⼊住酒店相对明显的路径指⽰、会议须知、会议详细⽇程、考察线路及参与⽅
式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使⽤⽅式及付费标准等等。如果可能，尽量使⽤计算机作签
到。⼀般情况下，签到服务⼈员应该不少于6⼈——⼯作时间应该根据会议参与⼈员抵达时间合理分配。
如果事先将回执的项⽬设计得很周全，对于签到及⼊住安排有很⼤帮助。
餐饮安排
⼀般⽽⾔，会议通常统⼀安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——⾃助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
统⼀安排餐饮的会议，对于成本的控制⾮常重要，⾃助餐⼀般可以发餐券控制(很多酒店对于⾃助餐的开设有就餐⼈数的
最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随⾏⼈员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排
⽐较复杂——特别是⼤型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌⼈数、⼊餐凭证、同桌者安排、特
殊饮⾷习惯者、酒⽔种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及⽤具的卫⽣情况，不能让就餐者出现健康问
题。如果就餐者⽆法按时集合就餐，可采取哪桌够⼈数哪桌开席的做法，以保证就餐者的权益。
三、确定时间、流程与⽬标管理，并做好反馈、调整。
时间的控制，⼀般以时间进度表(倒计时)的⽅式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，⼀般来说,前⾯的
时间、进度要安排得紧凑⼀些，保证后⾯有时间来调整、完善。
整个活动是⼀个系统⼯程，流程管理是指在活动中各项⼯作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管
理。⽐如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定⼈数，⼈数确定才能落实场地，场地
落实才能现场布置等等。流程管理使总协调⼈对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出⼯作的关键点、重点、难
点，⼀般以程序框图表现。
四、活动策划、确定活动主题。
活动策划主要包括如下内容:
1、会议议程策划安排⼤多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例⾏演⽰。实际上，尽管商务会议属于正式的会议，但
可以做得更活跃⼀些，尤其是会议的开幕。在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，⼀般控制在⼀到两个⼩时为
宜。
2、确定参会⼈员是⼀项很重要的⼯作，也是⼀个变化较多的因素，⽽它的变化将影响到整个会议的规格与规模，进⽽影
响会议的各个因素。⽐如，重要⼈物的出席和缺席可能影响规格，或者⽅便起见，会议地点或会议的⼀部分内容改为机场、贵
宾室进⾏，或者时间调整等。因此，这是总协调⼯作控制的“关键点”，宜重点来抓。
五、拟定活动策划案和具体操作⽅案。
活动策划案是指导整个活动的战略、战术⽂本，供策划活动⽤。⼀般来说，会议核⼼成员才提供。
具体操作⽅案则是⽤于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，⼀般⽐较详细，具体到每⼀个⼈每⼀
步，甚⾄具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。⼀般会议⼈员⼈⼿⼀份。
六、现场控制
现场控制是体现总协调⼈应变能⼒的⼀环，事实上，⼀个好的协调⼈会将⼯作做在前⾯:⾸先是预防变数的发⽣。⽐如平
时做⼀些培训，事前做⼀些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重
视这些⽅⾯;其次，要在事前准备好备选⽅案;再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
对于前来的官员、经销商要有⼈陪同和沟通，对于前来的记者，应该⼀视同仁，不能对A媒体公开某些情况⽽对B媒体则
保密。对于记者个⼈挖掘的新闻⼀般不宜转告他⼈。
在⽓氛的控制上，总协调⼈处于⼀个平衡的“重⼼”上，⽓氛轻松活泼，与会者的⼼情也会舒畅。另外⼀个重要因素是主持
⼈，如果是⾃⼰主持则会好⼀些，但往往是分⾝乏术，因此在描写雪景
发布会中，需要提前安排好⼀些事情，事先要与主持充分沟通，
让他(她)对整个会议的风格有个⼤致的了解与把握。
在产品的演夕阳的反义词
⽰讲新年的贺卡怎么做
解过程中，可以⽤⼀些现代科技⼿段，结合做好的⽰意图、三维图形、录相、幻灯⽚等，以助与会者的理
解。
整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，则应该有酒会或⾃助宴会等，在会议结束时，由主持⼈
通知时间与地点。
七、其他
秘书服务
所谓秘书服务指向会展主办⽅提供各类⽂秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提
供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费⽤或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么
告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办⽅之间的最后服务费⽤核算将通过双⽅指定的联络⼈互相签单认
可，由双⽅财务或者相关⼈员核定。
车辆调度
重要的国际性会议、⾏业重要会议、知名公司全球或者⼤区会议，参与者通常⼈数较多，⾝份较⾼，如果在主办者所在
地，车辆鱼干怎么做
调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构
代理，车辆调度涉及到主办者与代理⽅的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办⽅，通常只提出⽤车要求及安排要
求，⽽代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、⾏⾛时间及线路等等。因此，主办⽅应该提前告诉代理⽅相对准确
的与会者抵达时间、⼈数、此时间段内抵达客⼈的⾝份及车辆使⽤标准，并告诉代理⽅如果出现与预告情形最大马力
不符时希望采取的
弥补措施及愿意为此承担的代价。
礼仪与迎送
对于会议⽽⾔，必要的礼仪显得温馨。礼仪⼯作⼀般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执⾏等。
值得注意的是礼仪的⽂化素质及外语基本技能考察，⽽不能简单看形体决定是否聘请，另外⼀点就是礼仪的个性是否符合
⼯作要求。
各种主题的会议对礼仪的要求不⼀样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装⽐较素雅，不能抢了专家及政府要员的
形象，⽽销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求⼀致。
秩序维护
对于会议或展览⽽⾔，⽆不希望有良好的秩序。⼩型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不⽤控制，但⼤型会议及展
览，秩序的控制就显得很重要。
⼤型会议可以采⽤代表证或者⼊场券⽅式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码⾝份照⽚，会场⼊⼝
设⽴保安;展览的控制⽐较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同⼀个⽬标。展览主办⽅需要控制的秩序，⽽展商
需要的是信息化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商
或者参展⼈员进⾏⾝份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者⽆关的展商⼲扰。控制的⼿段有带条形码的参展证
(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满⾜展商信息化的需求，现在国外开始引⼊电⼦名⽚管理。
资料快速收集利器--电⼦名⽚
传统的展会上，少不了的是满天飞的名⽚，参展商在每天展会结束后总要花上⼀两个⼩时整理名⽚。想取代这些繁琐，可
以使⽤电⼦名⽚。
所谓电⼦名⽚，通常⽤磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会
会要求参展商或参观者输⼊个⼈资料，包括公司名称、联络办法、本⼈职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存⼊卡
中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以⾃由选择租⽤与否。参展商租⽤设备后，只需把设
备连接到⾃⼰的电脑上就可以开始使⽤。买家需要把名⽚给参展商时，只需要把存有⾃⼰资料的⼊场证在读取设备上划过，所
有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑⾥。参展商还可以把双⽅谈话的要点记录在相应备注栏⾥，做到⼗分有条理地管理
买家资料。
菜小
尽管这些设备⽐较昂贵，但可以由展会组委会统⼀购买、重复使⽤，参展商只需付出较低的价格向组委会租⽤，⼗分实惠
和⽅便。如果每个参展商及买家都使⽤电⼦名⽚，展览会平底锅烤肉
甚⾄可以像地下铁路⼊⼝那样管理⽽且可以准确的记录⼊场⼈数。
会展考察/旅游
实际上，会展考察或者旅游⼤都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的⾏为，当然不排除部分⾏为是真正的商务考察(为
获取⾏业或者相关⾏业信息⽽举⾏的市场调研性质的动作)。
1、真正的商务考察:此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是⽬的地住宿餐饮预定与
安排、交通⼯具、司乘⼈员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能⼤体等同于主
办者的前导服务及后勤保障部门。
2、会展旅游:⼀般⽽⾔，会展旅游基本安排短线旅⾏，旅程很少离开会展举办地500公⾥以上，时间不会超过48⼩时(⼤多
数为24⼩时以内)。少数旅程可能超过1000公⾥以上，时间可以长达⼀周——甚⾄可以跨国旅⾏。此时中介公司的作⽤就相当
于旅⾏社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服
务。
