2023年4月17日发(作者：梅尧臣)文书档案管理办法
文书档案管理办法
文书档案管理办法
一、管理职责
（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建
立健全各项规章制度。
（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、
立卷和归档工作，进行监督和指导。
（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。
（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服
务。
（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位
和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。
（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。
（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、
毁制度。
（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。
二、立卷归档
（一）归档范围
凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、
照片、录音、录像带等，均应立卷归档。
（二）归档要求
1．各处室要按照立关于兔子的谚语
卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料
收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和吴召国
有机联系，科学整理立
卷。
2．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必
须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格
后方可归档。
3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心
内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。
4．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。
5．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，
一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，
交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备
查找。
（三）归档时间
1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。
2．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计
部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。
3．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交
档案室保管。
三、档案利用
（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可
查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，
在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。
（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，
不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊
情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。
（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得
随意折卷或撕去其中文件。
（四）需要利用党组、厅务劳动演讲稿
会议记录，必须经党组书记或副书记、
厅长或副厅长批准后方可查阅。
（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需
征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它因工作需要查阅他
人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后
方可查阅。
四、档案保管
（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。
（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未
经批准不得进入。
（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，
保持完好状态。
（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，
注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%
的范围内。
（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并
及时检查，如发现药物失灵要随时更换。
（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特
殊情况要及时检查，并作记录，发现问题大学报考指南
及时向分管领导汇报，采取
有效措施，保护档案的安全。
五、档案统计
（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务
处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工
作。
（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及
利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基
本情况统计。
（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登
记，档案管理基本情况统计。
（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入
库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填
报上级机关。
（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结
档案利用效果。
六、档案鉴定和销毁
（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员
鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定
组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。
（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组
鉴定，提出销毁意见。
（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销
人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。
七、保管期限
（一）办公室文书保管期限
1．上级机关下发的由办公室承办的文件材料
永久
2．党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、
讲话、
声像等重要的文件材料
永久
3．人事厅工作总结报告及计划、规划
长期
4．人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文
件材料永久
5．由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会
议领导讲话、典型经验等文件材料
永久
6．人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复
永久
7．办公室工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
8．办公室编写的《河北人事信息》
长期
（二）机关党委、人事处文书保管期限
1．党组会议记录、纪要
永久
2．人事处工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
3．本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人
员编制、启用印信材料
永久
4．厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料
永久
5．干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、
复转、抚恤死亡等文件材料
长期
6．本厅职工调动工作行政工资介绍信存根
长期
7．本厅职工花名册及党员统计表
永久
8．省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件
及落实材料
长期
9．厅年度考核目标工作报告等有关材料
长期
（三）纪检、监察室文书保管期限
1．上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料
永久
2．本厅制定的有关廉政建设的文件材料
永久
3．清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料
长期
4．对本厅干部党纪、政纪处分材料
永久
（四）综合规划处文书保管期限
1．机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件
长期
2．全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
3．全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件
长期
4．省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
5．干部统计资料、报表
永久
6．机关事业单位职工人数、工资总额统计报表
永久
（五）政策法规处文书保管期限
1．贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等
永久
2．全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件
永久
3．公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见
永久
4．公务员制度实施工作批复及其他重要文件
永久
5．企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等永
久
6．有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话
永久
7．人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见
永久
8．重要调研资料和报告
长期
9．省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等 大丈夫顶天立地
永久
（六）录用聘用管理处文书保管期限
1．有关录用工作的政策性文件
永久
2．重要工作向上级的请示及领导批示
永久
3．本处年度工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料
长期
4．审核考试合格人员名单，办理录聘用去湿气的中药配方
审批手续有关材料
长期
（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限
1．省直单位非领导职务评定情况
永久
2．有关省政府行政机关非领导职务评定文件
永久
3．行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，
省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府
组成人员任免议案，省人大任免通知
永久
4．系统表彰奖励的文件材料
永久
5．有关全省奖励升级的文件材料
永久
6．有关全省政务公开的文件
永久
（八）人才流动开发处文书保管期限
1．本处年度干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总
结、报告等文件材料
永久
2．有关干部调配、毕业生分配的政策规定
永久
3．本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材
料
永久
4．本处有关重要工作向上级的请示、报公务员考核表个人总结
告及上级的批复、领导批
示等文件材料
永久
（九）培训教育处文书保管期限
1．全省公务员培训工作规划、年度计划、总结、报告
永久
2．全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件
材料
长期
3．本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等
有关文件材料
永久
4．年度工作总结和工作安排
长期
（十）工资福利处文书保管期限
1．全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规
永久
2．全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定
长期
3．关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复
长期
4．机关事业单位工作人员福利政策
长期
5．机关事业小学三年级日记
单位工人考核政策
永久
6．全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配
套政策和若干具体问题的处理意见
长期
7．离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面
的政策、规定、意见
长期
（十一）职称管理处文书保管期限
1．专业技术职务评审的有关政策法规
永久
2．组建（调整）中、高级评审委员会的批复
永久
3．破格晋升高级职务审批表及有关证明材料
永久
4．向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领
导小组成员的任命和调整
永久
5．省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见
永久
6．省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见
永久
7．职改工作计划、总结、汇报、意见
永久
8．省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料
永久
9．省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复
长期
10．全国专业技术资格考试合格名单及软盘
永久
11．各种数字统计表（汇总表）
永久
12．职改信息
长期
（十二）专家管理处文书保管期限
1．国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及
专家扶贫的有关文件
永久
2．享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料
永久
3．科技人员家属“农转非”方面的政策法规
长期
4．跨世纪人才选拔的有关文件材料
永久
5．非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料
长期
6．河北省留学人员联谊会的有关文件材料
长期
（十三）军官转业安置培训处文书三晋指哪三晋
保管期限
1．军官转业安置工作的有关政策法规
永久
2．省军转工作小组、军转办文件、简报
永久
3．军转办向上级的请示、报告
永久
4．省军转年度转业干部花名册定向名单、领导批示
短期
（十四）职称考试中心文书保管期限
专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试
部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘
长期
（十五）录用考试中心文书保管期限
1．全省招录公务员考试考务的规定和办法
长期
2．具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招
考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表
短期
3．笔试试卷、面试题本、题库
长期
4．全氟桂利嗪胶囊说明书
省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料
长期
（十六）人才交流中心文书保管期限
1．人才流动宏观管理政策性文件
永久
2．人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、年度计划、总
结、报告永久
3．人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动
人员争议仲裁工作的政策法规
永久
4．组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有
关资料长期
5．向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料
永久
（十七）人事信息中心文书保管期限
1．事企业单位干部统计报表
永久
2．国家公务员统计报表
永久
3．退休干部统计报表
永久
4．参照公务员管理的国家机关干部统计报表
永久
5．机关事业单位工作人员工资统计报表
永久
6．推广GPMS有关文件
长期
（十八）工考中心文书保管期限
1．工人技术等级（职务）培训考核的政策法规
永久
2．工人晋升技术等级（职务）审批人员名单
长期
（十九）省编制委员会办公室文书保管期限
1．全省机构编制工作计划，总计报告
永久
2．省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构
的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文
永久
3．有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料
永久
4．省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要
永久
5．机构编制工作会议及联席会议材料
长期
6．本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料
长期
7．本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编
制的文件永久
8．本单位印发的《机构编制简讯》长期
