向客户索赔联络函范文(通用9篇)

商务英语专业的中职毕业生就业岗位要求中职毕业生懂得商务流程、具备商务沟通技能并能处理一般的商务文件。

商务英语信函写作课程的教学为了满足学生就业需求，应该遵循“实用”和“好用”的原则。 “以就业为导向”为指导思想的商务英语写作课程，一方面是依据“项目教学”的理念，基于对商务中的完成信函写作的流程对教材内容进行整合，防止教学内容与工作实际脱节。

另一方面则要求教学要基于工作实际，准确定位教学目标和制定有效的教学评价标准，避免教学内容过难要求过高。本课题的Compensation（赔偿）是商务沟通中常见的交际任务。

学生要学习的并不单纯是“赔偿信”的写作技巧，更重要的是要根据工作实际要求，学会在接到投诉或索赔的信件能及时恰当地作出回应，并通过书写赔偿信来最终解决问题，处理好赔偿问题。为此，根据 “项目教学”的需要，并基于“建构主义”教育理论中，让学生在做的过程中不断学习和增加新知识，需要把教材中 Compensation 基于知识系统的“定义——结构——样文——练习”的编排重新整合，增加能引起学生学习兴趣的生活实例，结合模拟实际工作操作的课堂活动，让学生在合作完成“项目”的过程中学习和巩固写作技巧，学习“赔偿信”的应用范围、书写格式及处理“索赔”问题时应有的服务意识和做法等，并最终在参考书籍和工具书的辅助下应用知识，写出符合商务沟通要求的赔偿信。

二、 1 课时，45 分钟 （一） 本案例适合中职商务英语专业二年级学生. （二） 对象分析：经过一年的学习，商务英语专业二年级的学生已经有一定英语基础，但还是相对薄弱。学习商务英语写作课程也有一段时间，学生对前面所学的商务流程知识也初步了解，并懂得了“索赔”的概念和写作技巧。

可以说对于“赔偿信”，学生本身是具备一定词汇量、写作技能、商务知识作为学习的准备和基础的。但是，由于学生缺乏在实际工作岗位上操作的经验，学生之间的认知水平和学习能力也存在着多种层次，学生之间个性差异较大，这些因素都有可能影响到教学的顺利开展。

（一）课题名称：Unit 9 Compensation（赔偿） “商务英语写作——Compensation”教学设计 第2 页（共9 页） （二）教学目标 1.认知目标： 1） 了解处理赔偿的基本操作流程； 2）掌握赔偿信的基本格式及内容； 3）掌握一般赔偿信的涉及内容的英语词汇（较高要求）。 2.能力发展目标： 1）培养学生分析问题和解决“索赔”问题的能力； 2） 帮助学生利用参考书籍和工具书完成符合格式要求的赔偿信 2. 情感目标： 1） 培养学生形成群体合作意识和自主学习的意识； 2） 帮助学生逐步树立客户服务意识。

（三）教学重点难点： 1）减少因学生词汇量少、商务常识少而造成的学习障碍； 2）指导学生利用参考书和工具书写出符合格式要求、表达恰当的赔偿信； 3）克服学生个体学习差异大的困难，使不同层次的学生都能有所得。 （四）课前准备： 1.准备活动用文字材料、电话录音、提示小锦囊、课堂评价小卡片 2. 制作PowerPoint 课件，准备多媒体教学辅助设备、黑板 3.组织学生按四人为单位分成小组，旨在协作中了解商务流程，培养团队合作精神 （五）教学步骤 Step 1: Lead-in (5 minutes) Activity involved: Survey Teachers task 1: Show a newly-bought disc which has been broken to students and ask for suggestion to solve the problem whether to rai a claim and ask for compensation or not. Students task 1: Answer and exchange ideas with the teacher and other students. Teachers task 2: Give students instructions to complete the following survey about complaints and compensations Students task 2: Finish the survey quickly to get brief understanding “商务英语写作——Compensation”教学设计 第3 页（共9 页） Survey: 1. Have you ever complained about the products or rvices? [ ] Yes [ ] No 2. How do you usually rai your claim(s)? [ ] E-mail [ ] Fax [ ] Letter [ ] Telephone [ ] Face to face [ ] None 3. Have you ever got any compensation for your complaints? [ ] Yes [ ] No 4. What compensation do you usually get? [ ] Money [ ] Discount [ ] Service [ ] Product [ ] Others 5. Are you satisfied with the compensations? [ ] Yes [ ] No Teachers task 3: Collect information by having students rai hands and write down the results on board Students task 3: Give ideas following instruction; know the relation between claim and compensation Purpo: To help students get some ideas about compensation; to motivate students interest in participating classroom activities. Step 2: A telephone claim (8 minutes) Activities involved: Gap filling: Complete the information card according to a telephone conversation Teachers task 1: Play a telephone conversation about complaining as follows; then ask students to listen carefully and tick collect information from the conversation Students task 1: Read the information card, then listen to the conversation, collect 。

*公司商调函(存根)商调字第号：

因商调到我公司工作。请按下列项办理。1、若系国家正式干部(或聘干)，请先将其全部档案和有关现实表现及目前身体健康状况等材料寄待审定后函告你处。2、经研究同意安排，若本人是国家正式干部(或聘干)，能服从分配，请即办理调动手续。务于月日前到我区报到，逾期不予安排。如有特殊情况，请函告。3、经研究，我区暂不能安排，现将档案退回，希做好本人思想工作。4、经研究同意调出，并附调动登记表一份。能否安排，请函告。5、经研究，暂不能调出。6、经联系同意调入，务于月日前到我区报到。7、经与联系，暂不能安排。请通知本人，并做好思想工作。

年月日

首先先核实客户说的情况是否真实，注意搜集证据；拿到实际的证据之后，联系工厂，告知情况，要求尽快查明原因；慎重地回复客户的索赔邮件，表达歉意，解释原因，给出解决方案，争取降低赔款；积极和工厂联系，表现出努力和客户沟通争取降低赔款；虚心承认责任在于我方，会尽快妥善安排并答复。

有效解决投诉问题的原则： 1、迅速原则 如果投诉是在服务传递过程中发生的，那么要实现充分的补救，时间就很重要；当投诉发生在服务完成之后，许多公司已经建立了24小时反应的政策。即使是在完全解决可能需要更长时间的情况下，对顾客投诉做出迅速的反应仍然非常重要。

2、承认错误但不要太多辩解 辩解太多可能表明公司要隐藏某些事情或不愿意充分披露整个情况。 3、表明你是从每一个顾客的观点出发认识问题 通过顾客的眼睛看问题是了解他们认为问题出在哪里，以及他们感到不高兴的唯一途径。

受理人员应当避免用他们自己的解释轻易地得出结论。 4、不要同顾客争论 你的目的应当是收集事实信息以达成双方都能接受的解决问题的方案，而不是赢取辩论赛的胜利或证明顾客是一个傻瓜。

争论会阻碍聆听顾客的观点，并不能平息顾客的怒气。 5、认同顾客的感觉 以默许或明言的方式认同顾客的感觉（“我能理解你为什么如此不高兴”）。

这种行动有助于建立融洽的关系，它是重建一种受到伤害关系的第一步。 6、给顾客怀疑的权利 并非所有顾客都是诚实的，也并非所有的投诉都被证明是正确的。

但是在明确的反面证据出现之前，应当把顾客视为拥有确凿的投诉理由来对待。如果牵涉到大量的金钱（如索赔或法律诉讼），那么就要保证进行认真的调查；如果涉及金额数量较小，那么可能就不值得为退款或其他补偿争论不休——但是检查记录以了解这个顾客是否有过可疑投诉的历史，仍不失为一个好主意。

7、阐述解决问题需要的步骤 在不可能当场解决投诉的情况下，告诉顾客公司将计划如何行动，这可以表明公司正在采取修正的措施，还设定了顾客对时间进度的期望（所以不要过分承诺）。 8、让顾客了解进度 没有人喜欢被抛弃在黑暗中。

不确定性导致焦虑和紧张，如果顾客知道目前的情况并收到定期的进度报告，那么他们将更易于接受处理过程的递延。 9、考虑补偿 在顾客没有得到他们花钱购买的服务结果，或遇到了严重的不便，或因为服务失误而遭受了时间和金钱的损失时，正确的做法是支付金钱或提供同类服务给他们。

这样一种做法还可能有助于减少恼怒的顾客采取法律行动的风险。服务保证通常会事先确定补偿方式。

在许多情况下，顾客最想要得到的是道歉和承诺避免类似错误的发生。 10、坚持不懈地重获顾客的友善 当顾客感到不满时，公司所面临的最大的挑战是恢复他们的信心和为未来保留这种关系，这可能需要毅力和追踪，不仅是为了平息顾客的怒气，而且要让他们相信公司正在采取行动避免问题的再次发生。

出色的补救工作有助于建立顾客忠诚和推动顾客向他人推荐公司的服务。

1、索赔函的概念

索赔函是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为根据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或维护其他权利的书面材料。

2、索赔函的理由

①质量低劣。

②数量短缺。

③包装不善。

④运输拖欠。

3、索赔函的结构

索赔函的结构一般由标题、编号、受书者、正文、附件、签署等六部分组成。

(1)标题

①标题的形式比较灵活，既可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式，如：《关于**的索赔函》。

②也可以简明扼要地写成不包括索赔事由而只写文种的简单标题形式，如：《索赔函》。

(2)编号

编号是为了联系与备查用，写在右上角。一般由年号、代字、顺序号组成。

(3)受函者

写受理索赔者的全称。

(4)正文

①缘起：提出引起争议的合同及其争议的原因。

②索赔理由：具体指出合同项下的违约事实及根据。

③索赔要求和意见：根据合同及有关国家的商法、惯例，向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利。

(5)附件

为解决争议，以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件。

(6)签署

要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。

下面的是一个范文，希望能帮到朋友。

北京XX货运有限责任公司：

200X年X月XX日，我公司委托贵公司将回流焊设备一台，通过公路运输至深圳，交付给收货人刘X（以下简称收货人），在深圳收货人验收时发现设备已经破损而拒绝接收。设备于200X年X月X日退回我公司，经贵公司和我公司双方查验，由于贵公司运输、装卸不当，造成设备和包装破损。

此次事件，不但使我公司设备损坏，遭受二次紧急调运设备的运费损失，而且使我公司对客户逾期交货，信誉受损并要承担逾期交货的违约责任。我公司向贵公司郑重要求立即赔偿以下设备修理费用和运输费损失：

破损部位及程度 费用（元）

上罩：两合页部分螺丝穿孔，严重掉漆

温室：合页部分及四个边角破裂

横梁：中间部分压损

电机上罩

包装箱

修理设备运输费

设备修理人工费

费用合计

以上是我公司的最低要求，请贵公司于7日内支付上述赔偿金额，或者贵公司自己将设备送去经我公司认可、有相应技术能力和修理设施、设备完善的修理厂修理，贵公司承担全部修理费用。7日后如果贵公司不支付赔偿金，又不将损坏设备送去修理、恢复设备完好，我公司将自己委托修理厂修理，并通过法律途径追偿全部损失，不再通知。

顺祝商祺！

北京XXXX有限责任公司

200X年X月X日

索赔申请书的重点，就在于你将过程写得清楚一点，比如说，什么地方什么时间什么单位的人损坏了你的什么东西，大概是损失了多少钱，你想怎样赔，都要说清楚。。。这是重中之重。

索赔函

XX货运有限责任公司：

200×年x月xx日，我公司委托贵公司将回流焊设备一台，通过公路运输至上海，交付给收货人xX（以下简称收货人），在上海收货人验收时发现设备已经破损而拒绝接收。设备于200×年x月x日退回我公司，经贵公司和我公司双方查验，由于贵公司运输、装卸不当造成设备和包装破损

此次事件，不但使我公司设备损坏，遭受二次紧急调运设备的运费损失，而且使我公司对客户逾期交货，信誉受损并要承担逾期交货的违约责任。我公司向贵公司郑重要求立即赔偿以下设备修理费用和运输费损失

破损部位及程度费用（元

上罩：两合页部分螺丝穿孔，严重掉漆xx

温室：合页部分及四个边角破裂xx

横梁：中间部分压损xx

电机上罩xx

包装箱x

修理设备运输费×x

设备修理人工费xX

费用合计xx

以上是我公司的最低要求，请贵公司于x日内支付上述赔偿金额或者贵公司自己将设备送去经我公司认可、有相应技术能力和修理设施、设备完善的修理厂修理，贵公司承担全部修理费用。×日后如果贵公司不支付赔偿金，又不将损坏设备送去修理、恢复设备完好，我公司将自己委托修理厂修理，并通过法律途径追偿全部损失，不再通知。

顺祝商祺！

XXX有限责任公司

200X年X月X日

空运业务索赔函

致：(承运人)

兹有我公司委托贵司承运的一货物，货物情况如下：

空运单号：

航班号/日期：

起运港/目的港：

货物品名/数量：

货物价值：

因贵司的原因，致使(情况说明)

此次事件，使用我公司遭受紧急调运的运费损失，而且使我公司对客户逾期交货，信誉受损并要承担逾期交货的违约责任。

我公司向贵公司郑重要求立即赔偿以下费用：

货值：

运费：

其它费用：

费用合计：

以上是我公司的最低要求，请贵公司于___日内支付上述赔偿金额。

___日后如果贵公司不支付赔偿金，又不将损坏设备送去修理、恢复设备完好，我公司将自己委托修理厂修理，并通过法律途径追偿全部损失，不再通知。

顺祝商祺!

公司(签章)：

年 月 日

仅供参考： 面对客户的索赔，最重要的是稳住心态，千万不要自乱阵脚！ 1、首先先核实客户说的情况是否真实，注意搜集证据 很多业务员收到客户索赔邮件后，什么都不考虑就抓起电话给工厂批评臭骂一通，这真的是属于无脑的行为！ 99%的工厂都会说不可能，我们的质量/包装一直很注意，从来没有被客户投诉过，绝对不可能出现问题。

你百口莫辩。 这个时候，首先不要先告知工厂索赔的事情，先联系客户，索要照片等相关材料。

耳听为虚，眼见为实 2、拿到实际的证据之后，联系工厂，告知情况，要求尽快查明原因 给工厂打电话也好，写邮件也好，都必须要预先好好考虑，应该怎么沟通。 举个例子，客户因为产品质量问题索赔，要求索赔 2500 美金，客户发来多张照片，确实此批货存在做工上的问题，很多产品脱筋了。

于是，我考虑了一番后，先给工厂打电话。 “张总，上次出的那批货客户投诉有质量问题，很多货大面积脱筋了。

客户要索赔货值的 30%(3500美金、。客户说等会拍照片发过来，您看怎么处理？” “等你收到照片，发过来给我看一下，我再跟你说。”

然后过几个小时后，写一封邮件给工厂，附上客户发来的照片，正文中把客户的索赔原文稍加处理粘贴上（2500USD 改为 3500USD，客户的口气改的生气些，加些感叹号，给一些语句标上红色。

、，然后在英文的下面，原原本本的写上中文释义，语言用词上不要过渡引申和渲染，原原本本的体现口气，感叹号和标注红色即可。 邮件的最后，要求工厂立即配合调查原因，回复客户。

工厂张总受到邮件后，立即安排相关人员去排查生产记录，调查当天负责生产的工人，调查原材料购入记录之后查得原因： 上一批采购的橡筋，换了一个供应商，弹性没有之前的好。（质量把控的问题、 工厂如实告知了原因后，并且说到客户的赔款数额太高，麻烦尽量和客户解释情况。

3、慎重地回复客户的索赔邮件，表达歉意，解释原因，给出解决方案，争取降低赔款 考虑一下，认认真真地回复客户邮件。 首先表示非常抱歉，其次说明： 原因在于我们的原材料供应商前两个月更换了新的机器，由于新机器的磨合期还没有过，生产出的橡筋不是很稳定。

这里注意：有些时候犯的一些“低级错误”不要直接就原文不动地发给客户，发过去你考虑一下，客户对你的公司是什么样的印象？所以，适当的组织措辞很有必要。 针对这次的质量问题，公司非常重视，专门召开了会议，所有生产相关的部分负责人都参与检讨工作上的不足。

最终提出 解决方案： 新的机器不再立即投入生产，公司派专门的技术人员进行调试磨合，磨合期过后，再投入正式生产。 索赔金额方面，我方损失太多。

产品本来就利润很薄，因此恳请客户考虑一下长期的合作，能够适当降低一些赔款，不影响之后的合作关系。 客户回复邮件，他也希望这次的事件不会影响到合作关系。

但是他的老板说最少必须赔付 2000美金。 4、积极和工厂联系，表现出努力和客户沟通争取降低赔款 我又打电话给工厂张总，告知已经把情况都解释给客户了，但是客户态度非常强硬。

一定要索赔3500美金。 这样，您先别急，这两天我会好好跟客户谈谈，希望能够有些回转的余地。

张总感激地连连说道，拜托了！ 5、虚心承认责任在于我方，会尽快妥善安排并答复 我回复客户，感谢理解和信任！责任确实在于我们，我们正在积极调查，一定尽快给出答复。 注：这里有些业务员会务求和客户商量，赔款从下一个订单货款中扣除。

我也曾经和一些客户这样谈过，但是有很多客户并不太能理解一个问题要放到后面再解决的态度。 我的很多客户回复不能接受这么做，更有的客户说： Dont make things complex ! You should show the respect and sincerity in this order, NOT FUTURE ORDER ! 6、给工厂一些意外的惊喜 隔了两天后，我再次给张总打电话，口气喜悦：（通电话的时候，哪怕你笑笑，对方也是能感受到的、 “张总，我这两天天天给客户的老板打电话，说好话求情，客户口气放软了一些，客户公司老板说考虑到今后还想继续合作，同意降低一点索赔金额，3000美金。”

“太好了！这次的教训太大了，以后我们一定注意控制好质量，绝不会再出现这样的问题！” “谢谢您的理解！我知道你们这次损失很大，可是质量出现问题，我也没有办法！错了就是错了，很多时候我没办法跟客户讨价还价，借口多了，客户可能会很反感不跟我们合作了！” “恩，是的。那就这样吧，这次就当花钱买个教训吧！真是谢谢你！” “应该的，谁都不想出现这样的问题。

有什么新的进展，我再及时通知您！” 然后又过了两天之后，我再次给张总电话，口气更加喜悦： “张总，这两天我和客户商量了半天，希望可以再降低一些赔款。客户说如果我给他更好的支付方式，他就想办法和他们老板减少赔款。

我和公司领导商量了一下，我们都觉得做为合作伙伴，遇到困难的时候应该帮一把渡过难关。我们最后给客户预付款由30%降到20%，尾款船快到港前十天付款。

作为条件，客户也最后同意了索赔金额从 3000美金 降到2500美金！” “太感谢了！我这两天都为这个事情愁的睡不着觉。损失。

1、甲与乙两公司签订合同，乙方向甲方供应花生油15吨，符合国家标准，每桶5千克，2005年6月5日前交货，但乙方推迟至9月10日才交货，此后零售价每千克已降低1元，给甲方带来损失，同时，部分产品包装出现瑕疵，生产日期标准离保质期仅半年，请代甲方写索赔函。

⏹ 2、以上题的索赔函为依据，以乙的身份写一份理赔函，指明未能按时交货是由于西南地区重大洪涝灾害所致，产品包装愿作降价促销。索赔信尊敬的XX公司负责人：您好！就贵公司推迟交货造成我公司损失一事，我公司决定郑重向您及贵公司提出申诉索赔，意在通过我们双方协商的办法来解决该事件：具体申诉项目及理由如下：2005年我方与你方签订合同，由你方向我方供应15吨符合国家标准的花生油，每桶5千克，并承诺于2005年6月5日前交货，但因你方推迟至9月10日才交货，此后零售价每千克已降低1元，给我方带来损失，同时，部分产品包装出现瑕疵，生产日期标准离保质期仅半年。

因该事件造成我公司损失人民币达壹万伍千元。我公司热切希望贵公司务必在本周内将货款（含利息）人民币壹万伍千元全部寄至或转入我公司帐号。

并重新换回包装良好，保质期一年以上的货品。特此函达，谢谢合作！祝颂商祺！附件：1.合同复印件。

2油价走势表。票据复印件。

4.产品包装瑕疵图。5.生产日期标准离保质期仅半年证明图。

XX公司（印）2011年11月1日理赔信尊敬的XX公司负责人：贵公司9月15日来函及货样收悉，十分感激。信中提到我公司推迟交货造成贵公司损失一事，我公司立即进行了查核，发现未能按时交货是由于西南地区重大洪涝灾害所致，实为不可抗因素，望谅解。

对贵公司带来困扰和不便，我们深表歉意。至于产品包装有瑕疵，我方愿意将产品包装有瑕疵的部分产品按照原成交价30%的折扣价来处理。

若对此事的处理还有疑义，欢迎继续来函商洽。产品的质量和客户的满意是我公司努力争取的目标，请相信今后将不会出现类似的失误。

希望继续与贵公司友好合作，并得到贵公司的指点及帮助。特此函复，谢谢！。