2024年3月29日发(作者:茹瑺)
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国家规定的公文格式
(本文为公文内文示例)
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
一、格式
(一)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识保密期限,标识方法与秘密等级相同,秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。"绝密"、"机密"公文应在公文首页左上角标明份数序号。
(二)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。电报应当分别标明"特提",、"特急"、"加急"、"平急"。
(三)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加"文件"二字组成。对一些特定的公文可只标识发文机1
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关全称或规范化简称。行政机关联合行文,主办机关名称排列在前,行政机关与同级团体联合行文,发文机关名称按党、政、军、群的顺序排列,"文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关较多,必须保证公文首页显示正文。发文机关标识字体使用小标宋体字,用红色标识。各级行政机关的发文机关标识一律用统一式样(联合行文除外)套红印刷。
(四)发文字号。由所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成。如黑龙江省人民政府文件的发文字号为:"黑(所在行政区域代字)政(机关代字)发(文种代字)〔2001〕(年份)××号(序号)"。发文字号一般在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处,居左空一字。联合行文,只标明主办机关发文字号。所在行政区域代字应使用规范化简称。如省政府各直属单位发文字号中的所在行政区域代字一律使用"黑"而不能使用"龙"。
1、机关代字:也应使用规范化简称。如省交通厅,应在"黑"后加"交"字。
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2、文种代字:一般用"发",(上行、平行、下行文件)和"函"(平行、下行文件)2种。也可根据需要增设其他1至3种。
3、年份:一律采用公元纪年全称用六角括号"〔〕"括起,如〔2001〕,不得使用〔01〕之类简称。
4、序号:为每年同一文种按发出时间顺序编流水号,序号不编虚位(即1不编为001),不如"第"字。
(五)签发人。各级行政机关上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中,"请示"应当在附注处注明联系人(应为主办单位的具体承办人员)的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字,签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
(六)公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
如转发文件,原件标题过长时,可以原件发文字号代替,如"黑龙江省人民政府关于转发国务院国发〔2001〕××号文件的通知"。
公文标题中文种部分必须符合法定行文关系,必须与公文的内容性质相吻合。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题为二号宋体,在红色反线下空2行,可分3
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一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(七)主送机关。指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。多家主送机关中间可加顿号、逗号。命令(令)、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上,"主送"二字用"已发"代替,后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送机关的全称、特称、单称概念,均应使用统一的文字表达形式,不得前后不一。如省政府下行文件的全称概念为"各行政公署,各市、县人民政府,省政府各直属单位";特称为:"各有关行政公署,各有关市、县人民政府,省政府各有关直属单位";单称为"××行政公署,××市、××县人民政府,省××委、省××厅"。
(八)公文正文。主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要,层次清楚。
正方内小标题分级为:一、(一) 1、(1)的顺序,通常一级小标题为黑体字加粗,二级小标题为楷体加粗。
(九)附件。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识"附件",后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:"附件:1.××××");附4
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件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识"附件",有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(十)成文日期。成文日期以负责人的签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全,"零"写为"○"。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
(十一)印章。公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,一律加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识"此页无正文"的方法解决。
(十二)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项),如"此件以传真形式发出"、"此件不登报"等,应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
(十三)主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。"主题词"三字用3号黑体字,5
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居左顶格标识,后标全角冒号。词目用3号小标宋体字;词目之间空1字,并刊于抄送栏横线之上。
(十四)抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列,抄送机关间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。
(十五)印发机关和印发日期。印发机关指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下,占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字"共印××份"。
二、用纸用字
(一)公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字,公文标题用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,正文一般每面排22行,每行排28个字。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
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(二)公文用纸。一般采用国际标准A4型(210m
m×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
三、页面设置
(一)页边距:上、左为厘米,下、右为2厘米。
(二)行、字符:均设为42。即可保证A4纸每页22行,每行28字。
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