正确的邮件格式字体

更新时间:2024-03-07 05:38:09 阅读: 评论:0

2024年3月7日发(作者:唐佩弦)

一、正文格式:

称谓+礼貌用语

(例如:XXX ,您好! XXX经理/先生/女士,您好!

如为群发公告:各位同事 , 大家好等

二、内容:

1.字体,宋体;

2.字号:小号;

3.颜色:黑色、个别重点处可加黑

4.全文字体字号需统一

三、个人签名档

1.个人签名档需包含内容:姓名、所在部门/岗位、联系方式(电话分机、传真、Email)

2.如工作需要,需和外部联系,还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号、QQ、MSN号码等)

(例如:XXX

XX部/人事主管

江苏天创物业服务有限公司(XXXX服务处)

地址:XXXXXXXXXXXXXXXXXXX,邮编:0000000

Tel:XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXX

Email:XXXXXX@XXXX )

3、签名档字体:宋体,字号:特小,颜色:黑色

四、邮件语言文字规范

1.语言表达清楚、简练、不能有歧义;

2.规范用语,尽量少用口头语;

3.段落分明、清晰;

4.文件,表格……大段内容,需添加附件

五、邮件发送规范

1.邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练,让收件人了解邮件主要内容,不能有歧义。

六、结尾客套语

例如:Sincerely

Best regards

祝您顺利!祝工作顺利!等

节日前夕可变更为相应的节日祝福语

七、邮件发送

1.邮件内容需要注意保密性,明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发给无关人员

2.明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人,抄送人为有必要了解该邮件内容人员。

3.转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容。

4.邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不得群发。

5.回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几个人,不要群发回复

6.邮件发送前,检查一遍,确认无误后发送。

八、其他注意事项

1.不在公司里发和政治、色性、宗教相关的邮件

2.工作时间勿发与工作内容无关邮件

九、邮箱需设置成自动回复状态。

1、登录邮箱后,在邮件管理中进行设置

回复内容例如:“您好:

您的邮件已收到,我会在第一时间处理及回复。谢谢!”

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