会议组织和会议筹备方案

2024年2月28日发(作者：乐士宣)

会议组织和会议筹备方案

篇一：会议筹备方案范文

会议筹备方案范文（一）

1、确定会议主题

会议主题的确定的主要依据：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

2、确定会议的时间和地点

会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。

3、确定会议的规模

会议的规模主要指，会议出席人员（正式代表）、特邀代表、列席人员、工作人员（包括服务人员）的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。

4、确定会议议程

会议议程包括会议主持，会议典型发言（或重点发言）、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；二是根据会议的主题，确定会议发言人；三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

5、确定会议文件和材料的准备

6、确定会议组织和分工

这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。

会议筹备方案范文（二）

一、前言

说明会议召开的背景、目的和意义。

二、会议名称

宏利总公司长沙分公司××新产品推介会议

三、会议召开的时间、地点

自拟

四、会议主题

用动宾结构句式概括说明（两句）

五、会议规模

人数

六、会议议程

会议议题的程序化（表格）

七、会议日程

将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。可以附表形式列后。

八、会议筹备分工

一般作如下分工：秘书组、接待组、宣传组、后勤组、保卫组等。

确定小组负责人，组员，工作职责，工作任务落实到人。

九、会议经费预算

可以表格形式列出。

审核的方式――将部分费用的细目表一并上交；对经费把关。

十、落款

制发部门、日期

l具体实施：

收集会议召开的相关信息，在计算机上拟写该会议筹备方案。

示范文本

为了满足广大客户的需求，今业公司长沙分公司研发了适应90后消费群体TMD型手机。

“团干部‘百千万’教育培训工程暨基层团委书记培训班”

筹备工作方案

一、会议主题与背景

1、会议主题

深入学习党的十七大，基层团委书记培训2、会议背景

为深入学习党的十七大精神，使团干部加深对十七大精神的认识和理解，增强贯彻落实科学发展观的能力，进一步提高团干部的党性修养、业务素质和服务大局、服务青年的本领，按照市第十二次团代会的部署和《天津市团干部教育培训三年规划（征求意见稿）》的要求，结合实施团干部“百千万”教育培训工程，团市委组织部和市团校拟定于党的十七大以后，举办“团干部‘百千万’教育培训工程暨基层团委书记党的十七大精神培训班”。

二、会议日期与地点

1、会议日期：

10月下旬至11月上旬，共举办四期，具体时间为：

第一期（青工战线班）：10月24日―26日；第二期（青农战线班）：10月29日―31日；第三期（城区战线班）：11月1日―11月3日；第四期：（学校宣传战线班）：11月5日―7日；每期培训时间为两天半。2、会议地点：

天津市青少年绿色文明基地。（地址：大港区官港港西路699号）

三、主办单位和承办单位

主办单位：天津市团委、天津市团委组织部支持单位：天津市青少年绿色文明基地承办单位：天津市团校、天津青年职业学院

执行单位：天津青年职业学院，各有关部门

四、筹备工作机构及职责

为深入学习党的十七大精神，使团干部加深对十七大精神的认识和理解，增强贯彻落实科学发展观的能力，进一步提高团干部的党性修养、业务素质和服务大局、服务青年的本领，按照市第十二次团代会的部署和《天津市团干部教育培训三年规划（征求意见稿）》的要求，结合实施团干部“百千万”教育培训工程，团市委组织部和市团校拟定于党的十七大以后，举办“团干部‘百千万’教育培训工程暨基层团委书记党的十七大精神培训班”为办好此次会议，现就一些会议事项作如下安排，请各方配合支持。

（一）会议机构设置

大会组委会领导小组名单主任：宿志华副主任：团委组织部

秘书长：孙红灵(负责会议各组工作的沟通协调)

组委会下设秘书组、会务组、宣传组、和机动组、演出组、财务组、保卫组七个工作小组。

1、会议秘书组组长：孙红灵

人员：石扬团委组织部相关人员2、会务组组长：基地负责

人员：基地相关人员3、宣传组组长：团委组织部人员：组织部有关人员4、机动组长：董国良

人员：青年职业学院学生5、演出组长：董国良

人员：青年职业学院学生6、财务组长：孙红灵

人员：石扬及基地相关人员7、保卫组长：基地人员人员：保卫处

二、任务分解

1、会议秘书组工作职责：负责材料的准备，包括会务须知、领导讲话材料、省内参会通知、请柬等，确定会议的内容、时间、地点、日程安排，代表分组，有关文件起草，论文征集、稿件审定、论文汇编等。

（1）参会人员安排

会议回执清单、确定省外省内参会人员组织部相关人员

拟邀请的嘉宾名单（包括各级领导、杂志、出版社等）组织部相关人员

（2）会议日程安排孙红灵

代表分组名额分配孙红灵

开幕式议程孙红灵

（3）嘉宾的邀请

讲课教授孙红灵

各级领导孙红灵

（4）起草讲话稿

开幕式讲话稿学校领导讲话稿基地领导讲话稿上述工作在20日前完成。

保障等工作；

（1）接待工作

收费、开票石扬

纪念品发放基地人员

食宿、引导06级学生

饮食安排、住宿需要基地人员

其它后勤保障工作基地服务人员

（2）学校学术报告厅及宾馆学术会议厅等会议布置李晨

两个会议室主席台、座牌制作及摆放

学生

学术厅第一排座牌及摆放学生

两个会议室座位划分：印刷并发送座位表

两个会议室两个会场音响及调试、投影仪

制作各类标语、会场标语李晨

会场会标、中心标牌制作李晨

会议前5日前制作完成

（4）学校学术报告厅与会领导、专家、学者的引导06级学生

（5）与会嘉宾的照相和开幕式后的合影李晨

会场摄像等汤炎

3、宣传组工作职责：负责对内对外的宣传。

对外宣传：

（1）参会人员安排

会议回执清单、确定省外省内参会人员组织部

拟邀请的嘉宾名单（包括各级领导、杂志、出版社等）组织部

（2）嘉宾的邀请组织部

（3）会议新闻报道总体组织和策划。包括摄影、摄像，对外媒体邀请、联络组织部

对内宣传：

（1）悬挂各类标语

地点一：基地大门悬挂（欢迎词）标语汤炎

学生

曹冬乐

行政楼大门

学术报告厅电子屏

悬挂宣传标语四条横幅

欢迎标语、贺信等基地相关人员

地点二：主楼大门

悬挂（欢迎词）标语

（2）两个会议室主席台：花、桌子

（3）学生座位安排

（4）礼仪队的安排

4、机动组（听从组委会的临时安排）

（1）会场音响设备调试

（2）投影仪、笔记本等的安装、调试等

（3）讨论通知与安排

5、演出组：

1．负责发动、组织、联欢节目；062．负责组织、审查、选拔学生节目；3．负责邀请培训干部演出；

6、财务组：

1、大会的预算、收支以及帐目管理；

7、保卫组：

1、制订会场安全保卫方案与实施；

06级学生

石扬基地基地基地级学生

篇三：会议筹备方案的拟订

会议筹备方案的拟订

内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

※组织视频会议的方法1视频会议的会场2做好会场布置工作配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5节约费用

会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期沟通

会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会2分成筹备小组3形成筹备方案4领导审核方案

检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。

方法1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室.检查结果的形式:书面.口头.协调会

检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3召开协调会并在会上现场解决问题4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹

备部门2制作检查单，以便记录和汇总3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

※新闻发布会的注意事项1确定新闻主题，选择发布良机2挑选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人，精选发人4处理好应回避的问题

制定各种应变措施※庆典活动组织工作重点1.前期调查研究2.精心策划准备3.选择最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排活动程序6安排其他活动7善后工作处理

对检查所发现问题的纠正1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度2找出产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧落实将纠正结果通报

会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和完整性2具体内容（审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）

工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审2主观秘书进行初审3如内容涉及部门较多，要进行会审4审核修改后主要领导或主管领导进行终审

会议应急方案的内容

会议应急方案的工作程序：1预测情况2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况4确定会议应急方案注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位

提示会议按计划进行：原则：认真倾听，最少限度打断谈话；树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧。工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3

有效引导议题（会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，规定讨论范围并保证平等发言；议题结束后简单总结并宣布结束。）

会议经费的监督方法：报告和会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核时要逐项细审。会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支票5经费支出6审核会议经费支出处理会中突发事件1类型：人员问题，健康与安全，处理行为2程序：对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的

善后工作3注意事项：1责任分工：综合管理，统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护制度；值班工作责任到人制度

会议总结工作1目的目标实现情况小组执行情况总结经验教训奖惩人员解决遗留问题2内容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参加会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或讲话的要点,对会议的基本评价和贯彻要求,会议的决议情况及今后的工作任务布置等。3程序：对会议征询意见，拟就工作总结稿；向领导报告会议结论；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结4方法：座谈会表彰会书面总结

※中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结，如有的领导有具体要求，就需要在开号总结会的基础上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报

会议文件等一并作为完整的卷宗归入档案，对于重要的会议秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分，所涉及的方面包括明确的会议目的完成任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，实事求是；会议的总结赢一分为二，激励为主。

会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、会议效果评估表、汇总评估结果。注意事项：避免欠缺会议记录，落实不力，得失进行总结，不解散已完成任务的工作组；与会人员对会议不满。高效率会议的决定因素：会议要开的短；安排较多的活动使会议获最大价值；特别注意选择地点；对与会人员名单要精益求精；请公关公司筹办时应多看多问；对某会议承办公司的工作感到满意时可考虑长期合作；讨价还价。

涉外接待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗。礼宾次序:1国家地区名称的拉丁字母2具体身份职务高低3抵达时间4告知东道主自己决定到访的具体时间5不排列

礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

涉外迎送仪式要求：1发出邀请2准备工作：清楚来访者的基本情况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟定访问日程；安排食宿3善始善终

着装要求：穿正装

安排涉外迎送工作程序1确定迎候人员2准备迎宾的物品3见面讲究礼节4送行前的拜访5安排送行仪式

涉外宴请的原则：宴请环境要雅致安静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地方特色，参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装干净得体、女士要化妆、不穿白天的工作装

选择礼品的注意事项:1与受礼者的关系2明确送礼的原因3了解受礼者的特点4经济方面的限定

办公模式发生变化的原因:1办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益2城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排3高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通4企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工5企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本6一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变7在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式

不同办公模式的特点

选择办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部分部门实行取得经验,逐步推广新模式5不断根据本企业特点完善新模式,评估启用新模式的得失

办公室布局：开放,封闭式作用:形成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成

设计办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求:面积、空间大小,人员流通的频率,声音对办公效率的影响,需要设备及家

具量的多少2设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能3选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时,办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰4注意采光、温度和通风改进办公室日常事务工作程序:定义→评价→分析→改进→实施:

1定义一个需要加以分析和改进的流程2评价确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3分析寻找所存在问题和差距的原因4改进根据以上分析提出可行的

改进方案5实施改进方案6建议使用改进日常办公事务工作流程注意项：1工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚，工作在其进行之处就地完成不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既相互独立又在整体上严密不漏避免了重复工作及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检次数越少越理想处理突发事件的原则.1快速反应，控制事态发展2以人为本，保护公众利益3公开透明，真诚面对公众4重塑形象，置之死地而后生

突发事件的预防应对措施1以书面形式确定的紧急情况处理程序,其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序2用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员,如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训3张贴显示有关的紧急程序,在可利用的地方显示相应得布告,让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名4实行紧急情况模拟演练,如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适,并指导员工的应对行动5明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责,一旦有情况,由他们担当处理6保证配

备相关的设备和资源以随时处理紧急情况,如有报警装置、灭火器、急救包等7保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护

突发事件的应对措施：1准备清楚的书面紧急情况处理程序2用这些紧急情况处理程序培训所有人员3在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序4实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序5明确员工在紧急情况下的职责6保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员7保证配备相关的设备和资源以随时处理情况8保证定期检查和更新设备处理突发事件的工作流程：及早发现马上报告并保护好现场；查找问题的原因；成立临时指挥中心；控制源头釜底抽薪；召开新闻发布会。

※安全检查内容1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向3.对以前发生的事件进行，制定防范措施。4.对预测的突发事件制定应急5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

督查工作的内容:1上级领导和本单位上司批示进行督查的事项2上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况3本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况4新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况5人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况6下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况7秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项.特点:复杂性，原则性，时限性和权威性