浅谈汇文Libsys5.0操作系统下的期刊订购与发订中的问题
倪琪
【摘 要】In Huiwen’s Libsys5.0, the list of journal subscription in a new year is usually made bad on the copy of former year. Some problems in journal subscription and distribution by using Huiwen’s Libsys5.0 were raid, and the reasons and solutions were also propod.%在汇文Libsys5.0操作系统下，用往年批量续订方法形成新的年度批次期刊订购明细表。提出了期刊订购和期刊发订等工作中的问题，分析了所产生的原因，提出了解决方法。
【期刊名称】《农业网络信息》
【年(卷),期】2014(000)010
【总页数】3页(P101-103)
【关键词】招聘广告范文期刊;订购;发订
【作 者】倪琪
app退款【作者单位】南京晓庄学院图书馆，江苏 南京 211171
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【中图分类】树立正确的价值观G250
期刊是图书馆文献资料的重要组成部分，具有出版速度快、信息量大、周期性强等特点。期刊工作是指图书馆从事搜集、整理、组织、管理和利用期刊文献的过程，是高校图书馆工作中重要的组成部分。期刊订购工作是整个期刊工作的前提和基础，而决定期刊服务水平的重要前提条件则是期刊的订购的质量。
南京晓庄学院图书馆（以下简称为本馆）从2003年开始使用江苏汇文文献信息服务系统Libsys3.0操作系统，系统目前升级至Libsys5.0操作系统。在汇文Libsys5.0操作系统（以下简称汇文系统）订购组织的订购目录下，用往年批量续订方法形成新的年度批次期刊订购明细表后，对照新年度Excel期刊订购清单，采用”删除、更改、增加”方法完善新的年度批次期刊订购明细表。所谓的”删除、更改、增加”是指：在往年批量续订形成的新的年度
批次期刊订购明细表中，删除本年度没有订购的期刊订购明细；更改有变化的期刊订购信息；增加新增刊的订购明细和MARC记录。对已完善的新的年度批次期刊订购明细表中的明细，逐条进行发订。以下是期刊订购、发订过程中出现的一些问题及解决方法。
1.1 缺少一条订购明细记录
在汇文系统的新年度某订购批次订购明细表中，找不到新年度Excel期刊订单中的一条明细记录，原因是此刊共订购两本，是复本（订购2本以上相同的期刊），少给了一个期刊分配地。在新年度两个批次中复本刊本应各有一条订购明细记录，但目前只有一个批次有此刊订购明细，另一个批次缺少此刊订购明细。例如：本馆和院部都订购了2-467《中国大学教学》，在发行商下的方山阅览室2014-02批次中能找到此刊订购明细记录；由于少给一个院部分配地，以致院部2014-03批次中少了此刊订购明细记录。
1.2 未被发订的明细记录
将新年度Excel期刊订单与汇文系统新年度批次订购明细表一一对应进行发订，当新年度Excel期刊订单发订完了，而新年度批次订购明细表中尚有未发订的订购明细。原因如下：
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①在发订过程中，由于责任心不强，遗漏未发订的订购明细记录。②期刊原征订号与新征订号订购明细并存于新年度批次订购明细表中。征订号变化后，在没有删除原征订号订购明细的前提下，新增了一条新征订号的订购明细。发订了新征订号的订购明细后，留下了未被发订的原征订号订购明细记录。以《当代韩国》为例：在2014-01批次订购明细表中，尚未删除原征订号为102-49《当代韩国》订购明细记录，又新增了一条新征订号为80-997《当代韩国》的订购明细记录，出现一刊两条订购明细并存于2014-01批次订购明细表中。发订了新征订号为80-997《当代韩国》的订购明细后，留下了未被发订的原征订号为102-49《当代韩国》订购明细。③停休刊和未续订的期刊。往年发行并被订购的期刊，由于停刊、休刊或未续订刊的原因，这些刊不在新年度Excel期刊订单内；由于这些刊往年被订购过，故存在于往年批次期刊订购明细表中，也存在于按往年批量续订方法产生的新年度批次订购明细表中。当新年度Excel期刊订单与新年度批次订购明细表一一对应发订后，那些不在新年度Excel期刊订单内的期刊（包括停休刊和未续订刊）没有被发订。例如：80-483《中国数字电视》在2014年停刊没有被订购，故此刊不在2014年的Excel期刊订单内；由于2013年本馆曾订购过《中国数字电视》一刊，此刊明细存在于2013-01批次订购明细表中，也存在于按2013-01批次订购明细表批量续订形成的2014-01批次订购明细表中。
当2014年Excel期刊订单与2014-01批次订购明细表一一对应发订后，不在2014年Excel期刊订单内的《中国数字电视》没被发订，留在2014-01批次订购明细表中没有被发订。
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1.3 新年度Excel期刊订购清单中的更名刊
黎族的女人娶不得期刊更名率相当高，如本馆2014年Excel期刊订购清单中的更名刊有数十种。刊更名主要有以下几个方面的原因：①出版单位的改名或出版单位变更引起的期刊更名。如：《石油大学学报（自然科学版）》，随校名改为《中国石油大学学报（自然科学版）》；②因期刊内容变化而引起更名。如：《房材与应用》2006,no.5改名为《建筑节能》；③因改变办刊宗旨而更名)，如：《新概念电脑》2006，no.8改名为《数码摄影》；④因期刊层次与级别提高引起更名)，如：《教育信息化》改名为《中国教育信息化》；⑤适应市场需求而更名。如：《中年人》2007，no.1改名为
《中年读者》[1]。
1.4 期刊出版频率变更
新年度Excel期刊订购清单中，时有期刊出版频率变更的期刊。期刊频率变化有时表现为增
加版本的形式，如：由年刊变半年刊；由季刊到双月刊或月刊；月刊改为半月刊仍至旬时或周刊。反之，有时表现为减少版本的形式，由半年刊改为年刊；由双月刊改为季刊；由月刊改为双月刊等（如《南京晓庄学院学报》由原来的月刊改为双月刊）。大多时候期刊频率变化表现为增加版本形式。
1.5 “一刊多版”
“一刊多版”是指一种期刊有多个不同版次刊名的期刊。在新年度Excel期刊订购清单中，有些征订号不同的期刊，在汇文系统里共同对应同一条MARC记录，因为它们是刊号相同、ISSN相同的同种刊。这些期刊又因征订号不同，刊名为不同版次的同种刊名，因而在订购明细表中又有两条不同的订购明细记录，也称为“一刊多版”。例如：80-571《辅导员（中旬学法指导版）》（原小学教学版）与80-987《辅导员（下旬教学研究版）》（原中学教学版），两者刊号相同（11-1333）、ISSN相同（0427-7112），故是同种刊，在汇文系统里共用对应同一条MARC记录；由于两者征订号分别是80-571和80-987，刊名分别是《辅导员》的不同版次（中旬版和下旬版），故新年度批次订购明细表中拥有两条订购明细记录[2]。
2.1 增补复本期刊的订购明细记录
如果复本期刊在新年度期刊订购批次中少了一条订购明细记录，暂不清楚是少了哪个年度批次的一条订购明细，首先要了解此刊已有的订购明细所在的年度批次，从而确定另一复本所在年度批次。通过“现刊签收”的“MARC模式”，检索出已有明细记录所在的分配地（或通过编目子系统期刊回溯检索），从而知道其目前所在的年度批次，再根据新年度Excel期刊订购清单，可明确另一复本的分配地和相应年度批次。以征订号为2-467的《中国大学教学》为例，通过“现刊签收”的“MARC模式”，检索出《中国大学教学》所在的分配地为“方山阅览室”，而“方山阅览室”对应的年度批次为2014-02；根据新年度Excel期刊订购清单，可明确《中国大学教学》另一复本的分配地为“新闻传播学院资料室”，其相应年度批次是2014-03。因为缺少《中国大学教学》在2014-03批次中的订购明细记录，应增补其订购明细记录和分配地。具体方法是：在2014-02批次里，找到《中国大学教学》明细记录，如已发订先取消发订，在“订户信息”里，进入编辑模式，在“复本”中将“1”改“2”，在“分配地”加上一条“新闻传播学院资料室”分配地，点“保存”—“发订”—“保存”按钮，完成了《中国大学教学》在2014-03批次的订购明细记录的增补。
2.2 重视完善新年度批次订购明细的发订
2.2.1 增强责任心，规范征订号
在新年度订购明细表开始发订时，首先要增强订购人员的责任心，减少人为错误；其次要在系统里规范征订号，如果原征订号与新征订号订购明细并存于新年度批次订购明细表中，须在未发订状态下删除原征订号的订购明细记录，如果该明细记录已发订则要先退订再删除。例如：如果原征订号为102-49《当代韩国》订购明细记录与新征订号为80-997《当代韩国》的订购明细记录并存于2014-03订购明细表中，须在未发订状态下及时删除原征订号为102-49《当代韩国》订购明细记录，如果此订购明细记录已发订了，须先退订再删除。
