涉外文秘

湖南师范大学

自考本科毕业论文

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摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1

关键字

前言..............................................................................................................................2

正文

1、秘书的时代涵义.....................................................................................................4

2、秘书工作的特点...................................................................错误！未定义书签。

2.1综合性............................................................................错误！未定义书签。

2.2服务性............................................................................错误！未定义书签。

2.3事务性............................................................................错误！未定义书签。

2.4政治性............................................................................错误！未定义书签。

2.5机要性............................................................................错误！未定义书签。

2.6服从性............................................................................错误！未定义书签。

3、秘书的角色功能...................................................................错误！未定义书签。

3.1秘书的配角功能............................................................错误！未定义书签。

3.2秘书的潜在主角作用....................................................错误！未定义书签。

4、秘书角色的科学定位...........................................................错误！未定义书签。

4.2定位秘书角色的前提错误！未定义书签。

4.3合理解决角色的冲突问题............................................错误！未定义书签。

5、提升综合素质，满足角色的定位要求...............................错误！未定义书签。

5.1树立和培养相应的意识，提高政策水平....................错误！未定义书签。

5.2实施严格有效的信息培训制度....................................错误！未定义书签。

5.3进行自我教育，更新知识............................................错误！未定义书签。

5.4培育创新思维................................................................错误！未定义书签。

5.5加强业务培训，提高工作水平....................................错误！未定义书签。

结束语..........................................................................................错误！未定义书签。

参考文献......................................................................................错误！未定义书签。

浅谈秘书的社会角色

摘要:进入21世纪，随着我国改革开放社会主义市场经济的更加深入和信

息化时代的到来，秘书职业在当今已经显得越来越重要。在新的时代环境下，秘

书工作者的角色也由传统向多样化转变，它的运动轨迹并不是通过单一的函数模

拟就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘

书角色一个比较准确的定位，应该是每个秘书的必经课程。因此，本文就从赋予

时代涵义的秘书出发，通过分析秘书职业的特点、秘书角色的分工，以及对秘书

如何提高自身素质，科学定位秘书角色的有效途径等多方面阐述。以便更好的实

现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。

关键字:秘书角色定位

前言

在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，

只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华、发挥自己的潜能。作为一名优

秀的秘书人员同样要明确并扮演好自己的职业角色，把握秘书的时代涵义，全面

认识秘书这个职业的特点、要求和冲突等，这样才能够最大程度地辅助好领导实

现自己的职业价值。

一、秘书的时代涵义

“秘书”一词出现以来，人们则根据不同的时代环境和不同的行业背景下，

对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面来谈谈国内外有关“秘书”的

众多定义。

（一）在国外，秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握

办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际

行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定；秘书是

指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练

果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

（二）在国内，秘书主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、

院校内的一种行政职位；秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人

员；秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协

助决策，承办业务，摘好行政工作；秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领

导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员；秘书是指掌管文书并

协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

显然，上述关于秘书的理解各有独见，但是同时我们又可以发现其中的共同

特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专

业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，对外要联系工作，接

受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研，为自己的上级提

供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。

二、秘书工作的特征

（一）机要性和群众性的统一

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，处在中枢的位置

上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，

领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密，严禁外泄。但秘书工作也有

群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态

的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并

且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼

声，为领导决策提供依据。

因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前

者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而

犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范

围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信

息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。同时秘书工作也不是谁都可以干的

“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理

论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，

督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。不同行业的秘书，还要熟悉本

行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企

业秘书要熟悉企业管理知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的

事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都

很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中

发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策

过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，

事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体

会，自己支配的时间极少，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按

照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这

件事，又来了新任务，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性。我们要在实

践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，这样才能当一个

好的参谋和助手，才能做到优质服务。

三、秘书的角色功能

通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责

的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特

点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色

功能分为主角功能和配角功能。

（一）秘书的配角功能

秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配

角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提

的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的

既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以

完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领

导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。

因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无

异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领

导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事

业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，

避免出现不必要的失误和麻烦。

（二）秘书是潜在的主角

秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。

即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书

通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位

的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首

先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己

的政治思想素质，达到与真正的主角同样甚至高于的思想高度，培养临峰俯视的

才气，宏观把握的眼光，同时又必须做到细致。其三，作为信息时代的秘书，还

必须强化信息的综合分析和调查研究能力，为领导提供真实可靠的情报和决策的

依据。

四、秘书角色的科学定位

美国社会学家米德1935年首次将“角色”一词引入社会学领域，后来逐渐发

展起来的角色理论广泛影响了诸多学科。在“角色理论”中，主要研究的是人们

在社会群体或组织中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的职责。

就秘书行业而言，在专业细分越来越规范的现代社会里，秘书的专业化和职

业化是一种必然的趋势。作为专业的秘书工作者，了解秘书在工作中应扮演的角

色，合理地进行角色定位，培养角色意识，对于加深秘书对职业岗位特点及职责

的认识、把握和体验，开发秘书潜能，改进工作作风，提高办事效能，提高社会

适应性都具有很大的现实意义和理论意义

（一）角色定位的前提

1、明确“对位”知道“该做什么”

作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工

作任务要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政

策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。三要做到三清：清楚内

外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。

所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合

理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按

时完成，以减少“塞车”现象。

3、灵活移位，知道“不做什么”

秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等

于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人

的基础上完成任务。

4、转换角色，及时“补位”

秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，

同级之间其他人员不在岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避

免工作中出现失误。

（二）角色的定位

秘书的角色定位是一个动态地循环往复的过程，一般要经过角色知觉角色初

始定位角色期望角色冲突角色互动与调整角色在定位等六个环节。秘书必须按照

客观规律对自身角色进行正确的定位，一提高工作效率促进自身进步。

1、角色知觉

秘书角色知觉就是指秘书对自己所担任角色的活动或者具有的某种身份地

位及由此所规定的职责和他人对自己的期望等问题的认识和判断。秘书在进入某

一组织担任角色时，不能不想这样的问题，我的角色是什么，我应当作什么和怎

么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和身份如何等，这样构成了秘书对

自己角色的知觉，他具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角色定位。

2、角色初始定位

秘书一自己对秘书角色的认识理解为基础并将自身实际情况和组织实际情

况相结合初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进行初步定位，并以此为

基础开展工作，在特定的范围内发挥特定的作用如：相对于领导而言秘书在社会

活动中所扮演的是配角以辅助管理为其职业工作的根本特征，其劳动成果也往往

体系在劳动的工作成效和组织的综合效益中。但是秘书在处理一些具体业务中又

必须唱主角，其主题作用十分明显。另外，秘书在进行角色定位是还涉及具体的

专业领域或者服务取向，必须根据服务组织服务对象的具体情况正确评价自身的

只是与技能水平，决定自己的从业方向。很显然，秘书角色定位是由角色知觉自

身实际组织实际等因素共同决定的。

3、角色期望

社会成员对秘书角色的期望比较复杂，人们对秘书说五花八门的或褒贬的称

谓上就能有一定程度的反映，这与我国秘书职业化的成熟度和秘书职业评价体系

不高有密切地关系。社会成员对秘书职业的期望形成了社会秘书管，随秘书的价

值观产生深层次的影响。组织内部成员如各层级劳动普通员工其他秘书等对秘书

有着更直接的期望，即秘书所要面对的角色群期望。不如各单位招聘秘书是的不

同的条件要求就充分反映了这一类角色期望。角色期望往往具有一定的想到向导

性，对秘书的职业道德职业行为职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范。

4、角色冲突

秘书的自我角色定位与各种角色期望是相互作用的，当两者出现矛盾时就会

产生角色冲突。主要表现：

（1）自强哦角色定位与目的的角色期望发生冲突比如初入职场的秘书往

往年轻气盛，渴望成就一番事业，可是劳动可能安排他们从事一些日常琐事，很

多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位与自身能力发生冲突比如有的秘书对自己的期望较高甚

至过高而自身的能力又无法满足这种期望的实际，使自己实际扮演的角色不能如

己所愿，便引起角色冲突。

（3）多种身份关系失调引起角色冲突一个人在社会中往往同时占据多个

社会位置十多个角色的集合体，秘书也同样被赋予多种角色身份，如果处理不好

其中的关系，自然会引起角色冲突。

5、角色的互动与调整

角色状态不可避免。当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色

期望的压力下，与期望发生出者之间就要通过各种方式进行必要地角色定位与角

色期望的相互调整与适应。这是一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息

影响角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应又影响到角色期望发出

者对期望对象最初的我及未来的期望。不如：领导希望秘书成为组织对外接待工

作的一面手，而秘书却不擅长迎来送往的工作，反而长于内部事务工作的安排，

这就会导致角色冲突发生。在这个过程中，马赫感受到来自领导期望而形成的压

力，认识到并努力提高自己在对外接待工作中的能力；领导也认识到秘书能力与

其期望存在差异，进而可能考虑调整秘书的工作岗位。

6、角色再定位

经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组

织认可，这就意味着角色再定位的完成。

（三）合理解决角色冲突

1、要摆正自己的位置

首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领

导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包

括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在

为整体服务的过程中才能得到认同。

2、要保持角色系统的整体均衡

秘书不能人为地给某一种或几种角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘书的多

样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

3、要善于换位思考

秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错，可能在处

理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的

态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，

同时向领导提出善意的补正意见。

4、要正确发挥各种角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，

才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自

己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不

断提高自己的综合素质。

因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒”，即：

十要：

（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。

（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。

（3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制

怒。

（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。

（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给

有关领导。

（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。

（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究、掌握第一手材料。

（8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。

（9）行要正：作风正派，一举一动，一言一行都要起表率作用。

（10）笔要直：论人衡事都要客观公正。

七戒：

（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。

（2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。

（3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。

（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。

（5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。

（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。

（7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提，是秘书工作的指南。社会的高

速发展要求我们必需准确定位自己，只有准确定位自己的角色才能取得人生和事

业的成功。

五、提高秘书职业素养的途径

秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、

协调服务的作用，因此，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养，

才能在秘书岗位上游刃有余。

（一）培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

1、德才兼备，以德为重

一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟

稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬

夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，

但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的

理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不

可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。

2、当好领导的“外脑”

由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们

常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可

以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，

做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值

的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、

行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，

巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理

解和把握领导意图。

3、提高专业技能

何谓秘书？古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘

书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是

秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，

平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；

还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资

料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不

仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

（二）培养高尚的道德情操

1、是加强政治理论学习，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固树立正确

的世界观、人生观和价值观。

2、是要摆正自己的位置。

秘书虽然是普通的工作人员，但其工作岗位十分特殊。因此秘书人员要给自

己正确定位，说话办事不能指手画脚、盛气凌人。要以对工作负责、对人民群众

负责、对领导负责的态度办好每一件事，牢固树立服务意识。

3、是要老老实实做人

要当好秘书首先要学会做人。要时刻做到自重、自省、自警、自励，管住自

己的嘴，不该说的绝对不说；管住自己的手，不该拿的坚决不拿；管住自己的腿，

不该去的地方绝对不去。

4、是踏踏实实办事

在工作中始终做到一个“勤”字。勤是一种人生态度，也是一种精神品格。

“勤”能使人坚定意志、克服困难，竭尽全力做好每一件事。有了这种人生态度

和精神品格，工作起来就能任劳任怨、奋发有为，不计较个人得失，全心全意把

工作做好。

（三）强化秘书人员的五种意识：自我意识、信息意识、超前意识、创

新意识、责任意识

总而言之，在现实的工作中，要做好一名合格的秘书，必须深刻了解自己的

角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象。秘书人员不仅要熟练掌

握必备的专业技能，而且还要在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力

提升自己的职业素养，科学合理的看待秘书角色的多样性问题，并在不断处理秘

书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色，最终给自己的秘书角色一个科学

合理的定位，顺利高效的展开自己的本职工作，最终取得事业上的成功。