电子邮件格式

电子邮件的格式

一、商务英语

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、

密送收信人email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。

④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电

话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，

最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，

如不知对方姓名只知头衔，可用dear+title作为

称呼，如只知对方姓名不知性别，可用dear+全名，如邮件

为一封通函，则用dearall作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅

读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划

线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则，即

correctness、conciness、xxplete、clarity和courtesy原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、

义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，

不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子

邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和

礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、

措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的

麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结

构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，

语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，

女口u表示you，pls表示plea，info表示information，qty表示

quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示

freeonboard。

例1itisverydifficulttollmanholecoversinproductmusthave

thequalitycertificateissuedinfrance.

例2price:fobshanghaiusd96“pc.

例3hopeyoucanacceptit.

例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用

表达因果关系的连接词如since、becau，这种舍长句、复

合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电

子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3

中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更

倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要

的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要

清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效

果。邮件是否完整，可以用5w1h来检

验，即卩who,when，where，what，why和how。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。

具体表现在：

例1wewilldeliveryourgoodssoon.

例2中significant一词意为明显的、不小的，语义模

糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，

语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于

电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方

式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通

过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1ifitisnotforthelargerorderswereceive

fromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsupplies

evenatthatprice.

例2iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor

65，000pieces.

例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的

语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然

诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重

要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英

语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然

而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还

可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关

系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文

电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。