工程档案管理

工程档案管理规范

1

工程档案管理规范

1.1目的

为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设

工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，

根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001

和《归档文件整理规则》DA/T22-2000,结合杭州市建

设工程竣工档案产生的规律，提出本要求。

1.2范围

本要求适用于碧翠湖度假村建设工程文件的归档

整理以及建设工程档案的验收。

1.3工程档案室责任落实

工程档案室隶属于工程管理部，工程管理部部总

监是档案室的主管领导，工程档案员具体实施工程档

案收集、查找、借阅等工作。

1.4工程档案归档要求

1.4.1接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列

要求：

2

a)归档的文件材料齐全完整；

b)文件按其内容的联系，合理整理、立卷；

c)归档的文件材料，要保持文件之间的历史联系，

区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明

确切，便于保管和利用。

1.4.2归档时间和手续办理

a)竣工资料按年度归档（在每年的次年初归档），

在项目完成通过竣工验收后及时归档。

b)随时接收上级规定应接收的档案。接收档案必须

履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷

标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交

接双方要签名盖章。要保管好各类交接记录。

1.4.3对接收按要求整理好的档案进一步系统化，

主要是

a)对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有：

全宗内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编

目等工作是否正确。

b)进行必要的编目工作。

c)根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。

存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按

3

照类别和保管单位的次序排列，以便于管理和查

找。

1.5工程档案管理要求

1.5.1档案室要按照国家规定编制各种档案管理制

度及保管期限表。保管期限划为永久、长期、短

期三种。

1.5.2定期对档案进行全面整理，包括档案的分类、

立卷、拟制案卷标题、案卷排列等。定期对档案

进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加

工、调整。

1.5.3建立档案的统计制度，对档案收进转出、保

管利用等进行统计。

1.5.4按照档案形成的特点，保持档案之间的历史

联系，充分利用原有基础，使整理完成的档案能

够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。

1.5.5档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴

定，鉴定档案由档案部门和公司组织鉴定领导小

组共同进行，经公司领导批准后，对无保存价值

档案进行销毁，并由二人监销，办理销毁手续。

4

1.5.6每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认

真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，

要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，

必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。

1.5.7需要保密的档案，按国家有关规定划分为秘

密、机密、绝密三种。国家规定外的各种档案则

由公司负责人确定其密级。

1.6工程档案保管要求

1.6.1档案库房必须确定专人负责保管，档案工作

人员，必须提高警惕，认真做好库房的安全和保

密工作，切实贯彻执行保密安全制度，确保档案

的安全。非本部门人员，未经同意，不得进入库

房。

1.6.2档案库房门窗要坚固，管理人员外出时，须

锁好档案柜、门窗。班前班后进行检查，发现问

题及时汇报。

1.6.3档案室应配备灭火器，严禁吸烟、存放易燃、

易爆等杂物。无人时须断电。

1.6.4对档案库房照明线路定期检查，发现隐患，

及时排除，防止因短路等原因引起的火灾。

5

1.6.5为保障档案的安全和延长档案寿命，档案库

房每隔半年要进行一次安全检查，按照防火、防

盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有

害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全

隐患。

1.6.6档案库房门窗应设有遮阳装置，避免阳光直

接照射在档案柜上。并经常打扫，保持库内整齐、

清洁。

1.6.7案卷入库时应以全宗为单位，按不同门类、

载体，依档案顺序排列。

1.6.8档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，

使库房温度基本保持在14℃～24℃，相对湿度

45％～60％之间的规定要求。每天坚持记录温湿

度。

1.6.9保持档案库房整齐干净，档案入库前须严格

检查，被虫咬蚀的则不能入库。档案柜及库房内

应施放防霉、防虫药剂，并勤于检查。

1.7工程档案借阅要求

6

1.7.1凡需借阅工程档案者，须履行借阅登记手续，

填写文件借阅/复制记录（详见附表），并有义务

将利用效果反馈给档案部门。

1.7.2借阅本单位、本专业范围内机密以上的档案

时，需经本单部门总监以上负责人批准。

1.7.3外单位人员因工作需要借阅本公司机密以上

的档案时，须有原主管单位负责人签署的介绍信，

并得到公司主要领导批准。

1.7.4工程档案室档案原则上不外借，如有特殊需

要，须经档案室负责人同意，并报请公司主管领

导批准后，方可借出。

1.7.5对借出档案要严加爱护，未经批准不得复制、

摘抄、转借或公开展览等。需要复制、摘抄、转

借或公开展览时可提出申请，经档案室同意后报

公司分管领导批准，方可进行。使用中不得涂改、

批注、抽页、损坏，要保持案卷完整、清洁。对

借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，视

情节给予处理并写出书面材料。

1.7.6借阅和退还档案时，必须当面点清，并经档

案工作人员检查无误时，方能离开档案室。

7

1.7.7档案管理人员应定期跟踪外借档案使用、归

还情况。

1

1

本部门领导意见：

签字：日期：

文件管理部门意见：

签字：日期：

公司最高领导意见：

签字：日期：

归

还

登

记

经办人/日期：