电子邮件的格式

电子邮件书写规范

一、正文格式：

称谓+礼貌用语

（例如：XXX，您好！XXX经理/先生/女士，您好！

如为群发公告：各位同事，大家好等

二、内容：

1.字体，宋体；

2.字号：小号；

3.颜色：黑色、个别重点处可加黑

4.全文字体字号需统一

三、个人签名档

1.个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、

Email）

2.如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网

站及个人手机号、QQ、MSN号码等）

（例如：XXX

XX部/人事主管

江苏天创物业服务有限公司（XXXX服务处）

地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，邮编：0000000

Tel：XXXXXXXX-XXXXFax:XXXXXXXX_XXXX

Email:XXXXXX@XXXX)

3、签名档字体：宋体，字号：特小，颜色：黑色

四、邮件语言文字规范

1.语言表达清楚、简练、不能有歧义；

2.规范用语，尽量少用口头语；

3.段落分明、清晰；

4.文件，表格……大段内容，需添加附件

五、邮件发送规范

1.邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能

有歧义。

六、结尾客套语

例如：Sincerely

Bestregards

祝您顺利！祝工作顺利！等

节日前夕可变更为相应的节日祝福语

七、邮件发送

1.邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发

给无关人员

2.明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的

当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。

3.转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。

4.邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得群发。

5.回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几个人，不要群发回复

6.邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。

八、其他注意事项

1.不在公司里发和政治、色性、宗教相关的邮件

2.工作时间勿发与工作内容无关邮件

九、邮箱需设置成自动回复状态。

1、登录邮箱后，在邮件管理中进行设置

回复内容例如：“您好：

您的邮件已收到，我会在第一时间处理及回复。谢谢！”