PR培训提纲(关于活动)

丰田汽车（中国）投资有限公司第五次公关培训框架

第一章 公关活动概述

1、公关发布活动的定义防火小知识

为了某个公关主题有效传播目的，有计划，有步骤组织目标公众参与的集体行动。

2、公关发布活动的特点

□ 针对性

□ 传播性

□ 协调性

□ 效率性

3、公关发布活动的类型

□ 按公关专题活动的规模可分为

大型系列活动；大型活动；小型活动

□ 按公关语文作文评语 专题活动的场地可分为

室内活动；户外活动；野国家安全教育手抄报 外活动

□ 按公关专题活动的性质可分为

商业性活动，公益性活动，专业性活动，社会工作活动，综合性活动

□ 按公关专题活动的形式可分为

会议型活动，庆典型活动，展示型活动，综合型活动

4、公关发布活动的意义

□ 提高企业知名度

□ 开展、维护媒介关系

□ 创造良好的舆论氛围

第二章 公关发布活动的前期准备

1、 公关活动的策划

□ 立项

确认进行的必要性

调研

确定项目日程

策划与预算制作

项目申报

□ 公关发布活动的决裁（分不同的阶段，逐级向高层汇报）

2、 公关发布活动的实施准备

□ 媒体前期准备

1、根据新闻发布会性质来邀请媒体；（企业策略、新车上市及试车、促销等）

2、媒体选择注意与企业的亲疏度；

3、注意媒体之间的搭配，如：平面媒体与摄影记者的搭配；

4、媒体邀请应注意不要邀请广告类记者；

5、邀请媒体时注意事先不要透漏重要的新闻内容；

6、初次邀请媒体时间定为新闻发布会前30天为宜（邀请函、电话）

7、记者差异化服务（VIP记者区一年后的自己 分）

8、记者衣食住行（订票、接机、送机、酒店安排、活动流程表、区域地图）

9、医疗用品准备

□ 相关资料

提供给媒体的资料：

1、 会议议程

2、 新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）

5、公司宣传册

6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布福玻斯 的话）

7、 有关图片

8、 纪念品（或纪念品领用券）

9、车马费

10、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

11、空白信笺、笔（方便记者记录）

提供给客户的资料：

1、发言稿

2、QA

3、媒体的情况介绍

4、现场的注意事项（座次，走台的减少英语 顺序等）

5、关于会后媒体抢问题的对应方法

□ 现场布置相关

1、现场布置：场外横幅、竖幅、漂浮气球、拱形门等。在会场大厅转弯处布置指引牌。在会

场门口可以布置X展架之类的宣传物。

2、布置签到台：

a、准备签到薄与笔，活动媒体联络表，

b、备好新闻资料袋（新闻稿件、礼品、车马费）。

c、在签到台上准备“请赐名片”盒。

3、场内现场布置

a、主题背景板：背景板内容包括主题、会议日期、会议召开的城市，颜色、字体要美观大方，

颜色可以用组织VI为基准。

b、布置新闻发言人用的桌子，桌面摆放台花，摆放桌卡，每个桌卡前摆一只话筒，再给记者

准备两只。

c、布置电视或投影仪，试播放碟片，看效果是否正常。有些时候作为新闻发音的补充。

d、布置台下座位。

e、把握“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”的原则。一、二排坐贵宾与企业领导，崔始源 三排

以下为记者席，摄影记者尽量安排在前面正中位置，组织一般人员坐后面或旁边。

4、布置VIP休息室

冬天要准备好热茶水，夏天要准备好瓶装矿泉水，时令水果鲜花，准备几包高档香烟，放好

打火机与烟灰缸。安排对应人员及服务生

□ 现场检查

1、检查工作可以从外到内，从高到低，从全面到重点，一些细节一定要把握好。

2、按照前面布置的顺序，检查从场外的横幅开始，沿来宾的前进路线，检查指引牌、X展架、

签到台是否准备好。

3、在检查签到台时要注意检查会议主题介绍、新闻通稿、提问提纲等相关资料是否足够。如

果是新产品上市，新闻发布会上还要准备发放产品研制过程或介绍产品功用的文字材料。可

以把签到台当成后勤物资、资料的储存点。

4、检查在背景板，再次核实文字及LOGO是否有误，如果有误要及时补救。检查桌子、音

响，调试每只话筒，调试到清晰无啸叫。检查电视或投影仪，要确认用哪个电脑，而且要备

一个电脑，以防会议进行中电脑出故障。

5、检查VIP接待室的茶水、烟、时令水果和鲜花等。

6、要检查主要发言人的发言稿是否准备妥当。

7、摄影师检查照相机、摄像机电量是否充足，脚架是否支好，角度是否对好。

8、负责保安的人员要对现场进行安全检查，特别注意是否存在不安全隐患，譬如：消防通道

不畅通，电源线乱糟糟，甚至有坏椅子等等。

9、如果有空调，要把温度调到适度。

□ 彩排

1、主持人与新闻发言人根据会议议程进行“彩排”，既练习配合，也练习对内容与现场的把

握。

2、特别是新闻发言人是会前“彩排”很重要，发言人要认真准备，再次对镜整理衣着，要熟

悉发言稿的内容。

第三章 公关发布活动的实施现场

1、 公关活动现场的管理原则

□ 对口接待的原则

□ 平衡的原则

□ 分工负责的原则

□ 扁平的原则

□ 制度的原则

2、 现场接待/签到

□ 领导和嘉宾接待

提前30分准备

嘉宾专人负责接待

背景音乐播放，摄影、摄像人员准备

引导嘉宾入VIP室

注意点：

及时茶水服务

胸花佩戴好

礼品及时送出

核对光临领导和嘉宾人数

对缺席的领导或嘉宾及时更改主持人讲话内容

及时撤换名牌

会议开始三分钟引导嘉宾和相关领导入会场落座

□ 记者签到

发放会议主题介绍、通稿等相关资料

向记者请赐名片

引导记者入座

注意点：

及咸菜烧豆腐 时确认是否是受约请记者

媒体等候时间不宜超过10分钟

播放与现场相关的视频或CD资料

注意防止记者随意进入VIP室采访

3、 发布活动的会中管理

□ 时间控制

一般在30分钟为宜，重大新闻发布尽量不超过60分钟

□ 敏感问题控制

事先与记者沟通

□ 主持人要求

主持人的表现应当活跃，谈吐具有幽默感和亲切感，不要给人生硬、冷漠的距离感

有公关专业人士担当

□ 新闻发言人要求

能对公众产生影响的企业高层

衣着举止要端庄，言行要规范，尺度要适当，要有一定的专业素质和较高的政策水平

□ 记者提问时的注意

不管谁发言或提问，要有专人负责递、收话筒

提问要有序，内容控制在提纲约定的范围以内

主持人应注意掌握节奏、控制现场气氛，现场气氛应该与主题匹配

对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止

对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接或礼貌地告诉它是企业机密

对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨

□ 发言人需注意要点：

不要说“无可奉告”

不要说谎

不要说“我不知道”

不要目中无人，自说自话

不要与记者为敌

不要有“应付记者”的感觉

“利用记者”的想法

不要给记者留下猜测的空间

不要给记者坏印象

第四章 公关发布活动的后期跟踪

1. 信息跟踪

□ 媒体签到信息跟踪

邀请记者总人数

记者实际签到率

□ 媒体报道信息跟踪

注重第一次合作。第一印象非常重要，企业与记者的第一次合作是否融洽，往往会影

响日后的沟通和进一步合作

稿子一定要交对人，即交给有发稿权力的记者、编辑(催稿技巧的培养)

经常与发稿记者、编辑保持联系

1、经常电话联系或发一些有趣的短信；

2、节假日问候；

3、关注媒体动态，相互交流想法；

4、条件许可的话，可举办一些茶话会、交流会；

5、参加媒体举办的联欢活动

6、不要忽视与非主流媒体记者的联系和沟通

□ 媒体反馈信息

以各种形式从媒体处得到的反馈意见(对活动的印象)

2．样报收集汇总

□ 活动现场资料收集

□ 汇报资料做成活动的手册

邀请媒体出稿情况一览表

报道篇数及效果评估

实现的广告价值

□ 并向相关人士汇报

3．其它总结

□ 活动总结（总结成功经验和失败的教训）

媒体邀请接待问题总结

活动执行中课题（现场控制/突发事件应对等）总结

□ 费用总结表（成本利润计算）

第五章 公关发布活动的成功案例