2023年4月18日发(作者：教育案例范文)企业档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度
化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》,
结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 凡总公司各部门、各分公司（下称各单位）在工作活动
中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司
档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条 各单位应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，
配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条 公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公
室负责监督和指导。
第二章 归档范围
第五条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料
（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、照片、盘片
等）均属归档范围。
第六条 上级机关来文应归档的有：
（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件；
（二）上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲
话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相
关内容的报刊；
（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本；
（四）其他文件材料。
第七条 公司文件应归档的有：
（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式
文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿；
（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各分公司及
其他各所属单位的请求与本公司的批复文件；
（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；
（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成技术总结报告
的声像材料；
（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从
外单位带回的与公司有关的文件材料；
（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电
台及报刊记者的新闻发言稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重
要讲话的稿本；
（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、
房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资
料、合同、样票等；
（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机
盘片等）；
（九）公司及各部门、各分公司成立、启用印章及其组织机构、
人员编制等文件材料；
（十）公司及各部门、各分公司制定的规章制度等；
（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反
映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意
义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
（十二）公司编印的公司关于过年的图片
要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑
出版物的定稿、样本；
（十三）公司及各部门、各分公司干部任免、调配、培训、职工
的录用、转正、定级、调资退职、医疗、死亡、奖惩等工作形成的文
件材料；
（十四）公司干部、员工、党员、团员名册、报表；
（十五）公司干部、员工转移工资、行政、党、团关系的介绍信
存根；
（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、
重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互
赠礼品清单、工作来往文件等；
（十七）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
（十八）公司或部门、分公司与有关单位签订的各种合同、协议
书等文件材料；
（十九）公司固定资产登记，财产、物资、档案等移交凭证；
（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、
图纸文件材料。
第八条 同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：
（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执
行的法规性文件；
（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；
（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文
件。
第三章 立卷归档要求
第九条 公司各单位应在每年3月底以前将上年度文件办理完毕，
需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。
第十条 各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应
归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借
阅手续。
第十一条 各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交
手续。
第十二条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特
点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具
体应做到以下几点：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全
完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报
告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执
照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向
书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业
务的音像制品、计算机盘片等。
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件
与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立
在一起，不得分开。
（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件
材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在
后；印件在前，定稿在后。
（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的
案卷，应统一在有文字的每页正面的右上角、背面的左上角填写页号；
不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材
料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（五）永久、长期和短期案卷必须十一书
按规定的格式逐件填写卷内文
件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题
名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、
日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、
中心内容和责任者。
（七）本公司各部门及各分公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件
目录表由总公司办公室统一发。
第四章 档案保管期限
第十三条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长
期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十四条 确定公司档案保管期限的原则
（一）凡是反映公司主要职能活动和基2016年nba总决赛
本历史面貌的，对本公司
有长远利用价牛奶咖啡
值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查
考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短
期保管。
第五章 档案的保密
第十五条 保密工作是关系党和国家安全的大事，保险系统档案
的保密工作尤为重要，档案人员必须严格遵守《保密法》的有关规定
确保本室档案的保密、安全、严防党和公司机密的泄露。
第十六条 定期清查保密性文件材料，按时归档，清退、销毁。
发现泄密现象，要立即采取措施，及时报告，以免造成更大的损失。
第十七条 凡调阅、利用有关重要文件材料，必须经过办公室主
任或保密小组领导的同意。
第十八条 凡涉及重要资料，未公开过的内容，必须专柜保管，
严格登记。
第十九条 凡涉及重要资料，档案人员不得随意外传或抄写，不
经同意，不准把文件给任何人看，包括自己的亲友、同事和领导，不
得翻印、复制。
第二十条 凡有保密价值的档案，档案人员短期离岗一般不移交，
因调动或长期离职时，移交要经办公室主任或主管档案的领导监交。
第六章 档案的鉴定与销毁
第二十一条 公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保
存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
第二十二条 档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成
档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第二十三条 档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，
方可销毁。
第二十四条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监
销，监销人要在销毁清册上签字。
第七章 档案的借阅
第二十五条 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需
经本部门领导批准，然后到公美国的教育
司办公室档案室填写档案借阅单，方可
借阅。
第二十六条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属
部门同意或公司领导批准。
第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进
行检查、清点，并在登记薄上注销。
第二十八条 借阅档案的，不得泄密、涂改、折散、转借复
印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经
办公室主任批准。
第二十九条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不
得超过十天。
第三十条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按
相关规定进行处罚。
第三十一条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需
要，应按公司有关保密规定办理。
第三十二条 调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后
方可办理调离手续。
第三十三条 外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和
本人工作证，并办理有关借阅手续。
第八章 档案室管理
第三十四条 档案室必须设置专用柜保管档案，必须加强安全措
施，做到防火、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘、防潮、防高温。
第三十五条 档案室严禁烟火，易燃、易爆物品一律不得入室，
也不允许放置在档案室附近。
第三十六条 档案室门、窗必须坚固、严密，档案人员离室时必
须关停电器、关好门窗、卷柜。
第三十七条 档案人员要熟悉消防法规，懂得消防知识，档案室
内的消防器材，不得损坏和用于无关的方面。
第三十八条 要不断提高档案保护技术，以延长档案的寿命，对
发现破损或褪色的档案要及时采取修复止咳橘红颗粒
和复制等技术保护措施。
第三十九条 经常保持档案室清洁卫生，掌握室内温湿度情况，
并作好记录，根据情况采取通风、降温措施。
第九章 档案员岗位责任制度
第四十条 档案工作人员必须认真学习和贯彻《档案法》及上级
有关档案工作的方针、政策和规定，严格执行本单位的各项规章制度，
增强档案意识。尽心尽力做好档案工作。
第四十一条 负责档案的分类、编目，编制必要的检索工具和参
考资料，积极做好档案资料的接收、登记、收集、保管、利用、统计
等工作。
第四十二条 对所保管的档案、资料经常进行检查和清理，做好
防火、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘、防潮等工作，确保其完整、
保密和安全。
第四十三条 努力学习档案工作业务知识和专业技术，提高业务
素质，熟悉档案的内容和室藏情况，主动提供档案信息。
第四十四条 档案工作人员有权监督使用档案人员爱护档案、资
料，如违反规定，应提出批评或报单位领导处理。
第四十五条 负责办理档案的鉴定和销毁工作，对已超过保管期
限的档案，提出存毁意见，按规定办理手续。
第四十六条 经常保持室内清洁整齐，随着室内外温度的变化，
及时调节室内空气。
第四十七条 室内档案要勤翻、勤检查，对所保管的永久、长期
档案每季度检查一次，短期的半年检查一次，并作好记录，发现问题
及时解决。
第十章 附 则
第四十八条 本办法由总公司办公室负责解释。
第四十九条 各分公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，
制定具体实施细则。
第五十条 公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为
准。
