领导秘书

秘书应该如何为领导提供优质的服务

秘书应该如何为领导提供优质的服务

一、办公室

内务

1、办公环境

明亮整洁

一尘不染

家具摆放整齐

办公桌无文件累积

文件整齐规范

图书排放整齐

1、每天准时上班。

2、开窗通风。

3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件

柜、窗台擦拭一次。

4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花

木没有枯叶、杂草。

5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的

同时）。

6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门

窗、电源等。

7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在

室内过夜。

8、每两周吸尘一次。

2、文件管理

流程齐全

分类合理

处理及时

管理规范

1、对所有文件先进行识别，并分类登记，

再分别办理。

2、外来红头文件：填写收文处理单，向周

浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，

并留下记录。

3、内部红头文件：作好收文记录并放置在

待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4、外来公函、通知及文字资料：及时送交

董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的

文件资料放置在待处理文件夹内）。

5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，

根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置

在待处理文件夹内）。

6、公司各部门（单位）送交董事长签字的，

根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清

理一次，并核对登记记录。

9、根据文件积累的情况及时进行存档，并

作好相应记录，便于查阅。

二、来宾接待

彬彬有礼

热情接待

1、笑脸相迎，茶水相待。

2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及

身份情况等。

3、索要名片。

4、及时向董事长请示。

5、按董事长意见引见，接待（按情况给予

续茶水）。

6、根据客人来访时间及职务等级，征询领

导意见后确定是否客餐、宴请。

三、会务服务

1、董事会

准备充分

安排周全

接待周到

组织完善

1、会议议程的拟定。

2、确定与会人员。

3、会议通知起草和发送。

4、会议文件的准备。

5、会议场所的确认及会场布置。

6、会议签到及记录。

7、与会人员的接待工作。

2、工作会

1、检查会场环境是否干净整洁。

2、检查会议通知是否到位。

3、检查会议文件准备是否齐备。

4、会议人员的接待。

5、会议期间的服务。

秘书职责在领导管理中的位置和作用

摘要：随着时代的发展，现代社会对秘书工

作已经提出了更严、更高的要求。秘书工作越来

越多地参与到了领导决策当中，他们扮演着越来

越重要的角色。在此环境下，如何更好、更有效

地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作

用已成为人们讨论的焦点。

关键词：秘书工作、领导决策、参谋作用、

助手作用

秘书，亦称秘书人员，是指那些直接辅助领

导决策、掌握文书、展开业务活动并全面处理日

常事务的工作人员；秘书工作，即是秘书人员在

日常工作中要完成的具体工作。

随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经

提出了更严、更高的要求。过去的秘书工作往往

只局限于传统的秘书工作本身，因而企业招聘秘

书一般也只要求“有一定的写作能力”或“良好

的文档管理经验”这类的基本技能。现在的企业，

尤其是一些高新技术企业，招聘秘书的要求则非

常高。他们除了要求秘书工作所应具备的基本技

能和基本素质外，还要求秘书有相当的行业背景

和经验，有的甚至还要求会一定的财务知识、敏

锐的市场洞察力、懂得市场营销与管理、懂得数

据库原理、英语六级以上等等。理由很简单，因

为秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，

她们扮演着越来越重要的角色，秘书工作的好坏

直接影响到一个领导决策的效率甚而是质量。

由于秘书工作的重要性日益突出，在此环境

下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作

用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦

点。本文将从领导决策的各个阶段来阐述秘书工

作在领导决策中的地位和作用。之后，本文将阐

述秘书人员要做好这些工作所应该具备的基本

素质和秘书人员在辅助领导决策中的一些注意

事项。

一、领导决策前，做好相关的准备工作

凡事预则立，不预则废。做任何事情之前都

要做很多的准备工作，领导决策也不例外。准备

工作做得充不充分，直接影响到后期领导决策的

难度、效率以及质量。在此阶段，秘书的主要工

作包括：营造舒适的办公环境、收集和整理对领

导决策有用的信息、合理地管理领导时间并适时

地提醒上司、为上司排忧解愁等。

1.营造舒适的办公环境

实践证明，人在一个舒适的环境中工作，心

情会比较舒畅，注意力也比较集中，从而做事的

效率会比较高且出错的概率比较低。由于领导的

决策直接决定着公司未来一段时间的大致方针、

政策，因而，其工作至关重要。由于领导工作的

这种特殊性，一般公司对领导所处的办公环境也

相对比较进究。因此，在一般情况下，领导秘书

应该至少要比上司提前15分钟到达办公室，用

以对上司和自己的办公室进行整理。这些整理工

作主要包括：HttP://

a)打开空调并调节到适当的温度；

b)擦拭写字台、衣帽等家具上面的灰尘；

c)给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别

针、夹子等，以提高工作效率；

d)定期给办公室里的花卉浇水；

e)根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡

咖啡；

f)把当天早晨收到的报纸杂志和自己悼念打

印的要闻送给上司，如果上面有与本公司或本行

业有关的重要信息，应用红笔在标题下画上波浪

线，以便提请上司注意；

g)确认纸篓里没有剩余的垃圾；

h)确认钟表和日历指示正确

(摘自《我是职业秘书》，作者：谭一平)

2.收集和整理对领导决策有用的信息

由于秘书部门处于领导与职能部门、下级单

位之间的枢纽位置，因而其起着下情上达、上情

下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论内

部员工向领导反映情况或请示裁决，还是外单位

来宾找领导联系工作上的事务，一般都会先经由

秘书部门来安排。而秘书的工作则是在向上级请

示之前应该要尽可能地多收集并整理相关有用

的信息以供领导决策。

举个例子：某公司总裁正在召集各分公司负

责人开营销大会时，该公司财务总监给总裁秘书

打来电话称：“某证券公司的罗总想要拜访该公

司总裁，希望能和总裁一起吃个饭”。散会后,该

秘书将财务总监的话转达给了总裁，总裁想了一

会后只好反问总裁秘书：“你看我有必要见这个

罗总吗？”由于该秘书在此之前根本没有想过这

个问题，因而她愣住了。总裁对此也表示出了失

望和无助。

事实上，该总裁秘书应该知道：该证券公司

的罗总是财务总监介绍过来的，因而其领导（即

总裁）对这个罗总并不熟悉。进而可以想到，其

领导在作“见不见这个罗总”的决策之前必然会

缺乏相应的依据。所以，她在汇报之前有必要去

收集该证券公司以及该罗总的相关信息，例如，

在接财务总监电话时问清该证券公司的背景和

来访意图，或上网去找该证券公司的相关有用的

资料，然后在向其领导请示时将这些资料提供给

该领导。其领导有了这些信息，自然就能及时地

做出决策了。

3.合理地管理领导时间并适时地提醒上司

现代企业领导人一个最大特点就是“工作

忙”。从内部的人事安排到市场、研发、生产等，

几乎无所不包，可以说是千头万绪。在这种情况

下，领导的工作则更多地强调要抓住重点和提高

效率来进行决策。因而，作为领导助手的秘书，

就必须为上司管理好他最珍贵的时间，以达到有

限资源的最优配置。否则，领导在这么多繁杂的

事务中则很可能会出现工作紊乱、顾此失彼、因

小失大等不良后果。

此外，由于工作繁忙，很多领导可能很容易

地就忘了一些具体的时间安排，而使自己的工作

比较被动。所以，作为领导助手的秘书，在管理

好领导时间的同时，还应当适时地提醒领导做他

该做的事。例如，领导与客户约好了中午见面，

则秘书就应该在上午以询问的口吻提醒上司说：

“今天您要出去吧？”如果这天有会，则秘书就

要提醒下：“今天您要开会吧？”等等。这样即

使领导没有忘，被人提醒一下，也可以起到加深

印象的作用，从而能够提前做好准备。

4.为上司排忧解愁，改善工作氛围

有时，由于某些特殊原因导致领导的心情很

差。此时，大多数领导很可能都无法全心投入到

工作中去，而领导若以这种精神状态做决策，势

必会产生许多意想不到的负面影响。此时，作为

一个好的秘书，则应该要学会如何为上司排忧解

愁，以达到改善工作氛围的目的。

下面这个例子很好地说明了这个问题：

某天早晨快十点了，某公司的总经理才姗姗

而来。总经理秘书小赵像往常一样向总经理打招

呼，可总经理并没有像往常一样笑容可掬地回应

小赵，而是沉着脸匆匆进了自己的办公室。小赵

心里明白一定世界咖啡 是昨天总经理在外面请客借钱、筹

措资金又失败了。而此时，小赵还有个非常紧急

的“坏消息”必须立即向总经理请示，怎么办？

小赵迟疑了一会后，夹起相关的文件夹来到总经

理办公室，他没有像往常那样给总经理冲速溶咖

啡，而是打开书柜，找出准备执行某银行行长的

碧螺春，沏了一杯递给总经理，然后开玩笑似地

问总经理：“老板，你来得这么晚，是不是昨晚

在家看‘超女’看得太晚了？”总经理苦笑着告

诉她：“我现在哪还有心情看‘超女’？现在跳

楼的心都有了！”接着他又问：“小赵，‘超女’到底是什么玩意儿，怎么有那么多人喜欢看？”

小赵见总经理的脸色已是阴转多云，于是娓娓而

谈，说着‘超女’如何如何精彩，自己如何成为

‘玉米’。总经理听着听着，说自己晚上回家也

要看‘超女’。十几分钟就这么过去了，总经理

的脸色又开始艳阳高照。此时，总经理才看到了

小赵手中的文件夹，问小赵有没什么事。小赵将

文件夹递给了总经理，总理一看就笑着夸奖小

赵：“你还真机灵！”

(摘自《我是职业秘书》，作者：谭一平)

上例下，试想当时小赵一见经理就开始汇报

那条“坏消息”，则很可能会使总经理的情绪更

加恶劣，从而不但不能冷静下来面对现实的问

题、做出正确的决策，而且还很可能会把小赵骂

个狗血淋头。文中的小赵先找了个轻松的话题，

改变了总经理的心情再进行汇报的作法是非常

聪明的。因为她既达到了成功汇报的目的，同时

还成功地改善了总经理的工作心情。

二、领导决策时，做好相关的辅助工作

领导的时间是宝贵的，作为领导的秘书，应

该致力于如何提高领导的工作效率和减少花在

某些细节上面的时间。此外，是人都可能会犯错误，领导也不例外。一个好的秘书，应该要有敏

锐的洞察力，在发觉领导决策错误时要及时地进

行纠正。而在有些时候，秘书并不适宜马上对领

导的错误进行纠正，此时，秘书要适时地给领导

创造再决策的机会。

1.提高领导效率，多让领导做选择题，少让

领导做问答题

领导的工作繁忙，工作量巨大。如果秘书能

够在辅助领导决策时尽量让领导做选择题，少让

领导做问答题，则可以大大地提高领导的决策效

率。

举个简单的例子：

某公司总裁按照日程安排，他今天应该在九

点到十点一刻约见公司A的刘总会谈，确定联

合开发新产品的一些原则问题；之后，从十点半

到十一点半跟公司B的李总见面，解决产品代销

过程中的一些问题。到了十点一刻的时候，公司

B的李总准时来到公司，此时总裁仍在与公司A

的李总会谈。于是，该公司总裁秘书小柔在做了

必要的接待安排后，借为客人加水的名义来到老

总办公室并向总裁暗示李总已到。可总裁对小柔

的暗示一点反应都没有，还是继续与刘总穷侃。到了十点四十分，她见李总等得有点不耐烦了，

于是只好又一次来到老总办公室，这次她递给了

总裁一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。

他有些不耐烦了。现在该怎么办？”老总看了小

柔的字条后皱了一下眉头，之后仍继续与刘总谈

笑风生。小柔只好悻悻地退出总裁办公室，对此

她很是不解。

(摘自《我是职业秘书》，作者：谭一平)

事实上，上例中，不是老总不愿回答小柔的

问题，而是小柔的这个关于“怎么办”的问题确

实让老总很为难。老总在谈兴正浓的时候，他很

难在小柔的纸条上做什么暗示，也更不方便中断

来回答这个问题。如果小柔把字条的内容改成：

“还要让李总等多久？5分钟？10分钟？20分

钟？30分钟？”则总裁就能够很轻易且简便地

进行决策并给小柔暗示。

2.及时地进行纠正领导决策错误，并适时地

给领导创造再决策的机会

当秘书人员在确知领导做了一个错误的决

策时，其有义务委婉地指出领导工作中的错误以

免这个错误的决策给企业造成无法挽回的负面

影响。如果当前时机不合适立即指出的话，则秘

书人员需要努力为其领导创造再决策的机会。下

面这个例转自子深刻说

明了这点的重要性：

某天，某公司的总经理气冲冲地给了秘书小

温一封信，让她马上打印出来并立即传真出去给

深圳的一家合作公司的钱总。信的内容大致是这

样的：“钱总，你我两家公司打了这么多年的交

道了，你怎能做出这种背信弃义的事来呢，我决

定断绝我们两家公司的一切往来！”小温看后觉

得有些不妥，因为这件事还不至于到要大动干戈

的地步。于是，她对老总说：“老板，您这么做

是不是意气用事？”没想老总一听更火了：“你

怎么知道我是意气用事？我就是意气用事怎么

了？”真是狗咬吕洞宾，不识好人心！小温回办

公室后就按老总说的把信打印出来并传真了过

去。当下班后老总得知该信已经打印并传真出去

后，眼里露出了明显的悔意，因为他知道他自己

已经做了一个无法挽回的错误决策。

(摘自《我是职业秘书》，作者：谭一平)

上例中的小温在得知领导正做一个错误的

决策时能够及时地纠正，这点是正确的，是一种

忠诚的表现，只是她用错了说话的口气。如果小

温委婉点对老总说：“老板，容我说句话您别生

气，我也觉得这件事是某某公司钱总不对，他不

应该……。不过，如果因此而与之断绝一切往来

的话，好像就显得我们不够大度了，您要不要再

考虑下呢？”一般老总在听到这一席话后，应该

会冷静下来想一想后果而很可能会打消这个念

头。即便是老总仍坚持要发这封信，小温也没必

要急着把这封信发出去。她应该要在快下班的时

候再请示下心平气和的老总，看是否真要把这封

信发出去。这是一个秘书的职责，因而老总只会

看到小温做事比较谨慎，不会怪她在自己不冷静

的时候也跟着自己不冷静。

3.为领导过滤掉一些不必要的干扰

领导的工作忙之又忙，工作是重之又重。为

了让领导集中精力工作，秘书工作应尽可能地为

领导工作屏蔽掉一切不必要的干扰。例如，某些

来访的客人是领导不想见的（例如一些既非公务

的也非老总认识的人来访），亦或某些电话是与

领导工作无关的（包括一些广告电话、推销电话）

等等，秘书应该尽量地把这些事情自行解决掉而

无需向领导汇报

4.为领导决策做好相关的保密工作。

社会的竞争是残酷的，很多时候往往会因为

某些知情人士的一句话而导致公司机密泄露，其

必然会影响本公司的整体部署、工作安排以及未

来发展战略，严重的甚而会给企业带来巨大的名

誉损失和经济损失。由于秘书直接辅助于领导工

作的特性，其必然会听到很多公司相关的机密，

包括公司发展的方针政策、公司与其他公司的合

作、公司的人事调动，公司的财政状况等等。因

而，为领导的决策做好相关的保密工作尤为重

要。在很多时候，秘书也没有必要向任何人汇报

其上司在哪、做什么、约见一些什么人等问题，

除非这个人是她领导的领导。

三、正确地执行领导决策并认真跟进

再好的决策制定出来，如果没有正确地去执

行，那么也只能是一纸空文。秘书的工作除了要

认真辅助领导决策外，还应当保证领导做出的决

策到按预定目的正确地执行。

1.执行领导决策前，要弄懂领导的真正意

图，以避免错误地执行决策。

领导在下达一个决策时，秘书人员要集中注

意力，努力弄懂领导的真正意图，这样才能更好、

更准地执行领导的决策。否则，领导的决策可能会起不起预想中的结果。我们来看下面这个例

子：

秘书小蔓的公司是家电子仪器公司。由于当

年公司业绩不错，产品卖得特别好，广告策划部

在这里面做了很多的贡献，总经理打算请广告策

划部的人一起吃顿饭，让小蔓安排一下。在所有

的事情都安排好之后，老总让其通知广告部。可

当小蔓回到自己办公室时，办公室主任就打来电

话，让她尽快把老总在公司年终大会上的讲话稿

写出来。小蔓原本想亲自去一趟二楼的广告部，

当面通知他们，但一看自己手头还有一大摊子事

要做，于是就用电话通知了广告部经理相关的请

客安排。快下班的时候，小蔓打电话给销售部经

理，让他赶快把年终总结交上来以便汇总，没想

到销售部经理说工作都是广告部的人做的，你找

他们要吧。原来，小蔓给广告部经理打电话时，

销售部经理正在旁边与他商量工作，自然也得知

了老总请客的事情。而且更糟的是，下班之前不

仅销售部的人知道了，整个公司的人都知道了。

对此，老总对小蔓的表现感到非常地失望。

(摘自《我是职业秘书》，作者：谭一平)

事实上，小蔓在这件事中犯一个错误，即她

没有认真领会到老总的真正意图。老总请客，犒

劳广告部的全体员工，并不是单纯为了一起吃一

顿饭，而是营造一种气氛，让大家高兴高兴，从

而达到精神鼓励的目的。我们估且不论销售部经

理有没听到，单就请客这件事，小蔓用电话通知

广告部经理，给人一种公事公办的感觉，因而气

氛出不来，老总请客的效果首先就被打了一个折

扣。而如果小蔓在接到老总的指示后，能充分体

会到老总的真正意图，则她一定会抽时间去一趟

广告部，当面告诉大家老总请客的事。而大伙听

到老总要请客的消息后，一定会非常高兴，大家

说说笑笑，气氛也就出来了。这样，老总的饭还

没吃，老总请客的真正意图已然实现。

2.执行领导决策时，事必躬亲

日常工作中，领导特别交待的事，通常都是

比较重要的。为保万无一失，秘书在工作中就有

责任尽可能地亲自去执行。否则，若秘书交待第

三方去执行相应的决策，则难保第三方会不会由

于误解了该决策相关的动机、不够专业或过于繁

忙而忘记了该做好的事等原因而造成的不必要

的麻烦。举个例子：

早晨，某公司老总的几个当年一起下乡的朋

友约好下午两点来公司拜访老总，老总交待秘书

小娜去行政部通知相关负责人用上好的龙井茶

接待。可是小娜去行政部时那里没有一个人，于

是她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条。

而事实上，该行政部负责人由于某些原因没有看

到那张纸条而只给客人喝普通的纸袋茶。会后，

小娜因此挨了一顿批。她感到很委屈。

上例中，该领导的决策（用龙井茶接待）没

有被执行，最根本的原因是小娜没有亲自切实地

把相关的信息通知到行政部相关的负责人。实际

上，因为小娜没找着相关接待的负责人，小娜应

该在客人到来之前亲自准备好接待用的乌龙茶。

这样，就可以保证该领导的决策（用龙井茶接待）

能够顺利地执行。

3.领导决策执行后，做好跟进工作并适时汇

报情况

领导决策执行后，需要有人对该决策执行的

情况进行必要的观察和跟进，以确保其按着正确

的目标健康地进行。如果没有必要的跟进，则很

可能会使决策执行偏离甚至背离了初衷。例如：

某公司计划用半年的时间300万元的经费来开

发一个系统。可是过了四个月后，相关负责人向

负责跟进的秘书汇报说进度有很可能不及，需要

增派人手才能完成。此时，秘书就要对当前该决

策执行的实际情况向上级汇报。领导收到这些消

息后，就可以及时地对当前出现的情况进行进一

步的决策，要么删除些暂时可以不做的功能，要

么增派人手，以保证该项目能够在即定的时期内

完工。

四、秘书人员要做好辅助领导决策需要具备

的素质

1.要通晓秘书专业知识

秘书只有具备了扎实的专业知识，才能在领

导决策的过程中做事处事得当、游刃有余。秘书

的专业技能包括收集信息、办公管理、接儿童风筝画 打电话、

起草文书、安排日程、会务工作、接待客人、资

料管理、出差准备等等。

2.做知识的“杂家”

由于秘书工作的过程中每天都要和各种各

样的人打交道，所以，秘书除了要通晓秘书专业

知识外，还应当具备各种各样的知识，如：公司

概况、公司产品知识、公司服务知识、时政知识、

经济学知识、风土民俗、餐饮常识、财会知识等

等。这些知识不求精深，但求广博。

3.遵纪守法，做合格的公民

领导的任何决策都应该建立在遵纪守法的

基础之上。作为领导的直接助手的秘书，则更应

该要在辅助领导决策时做到守法、守纪。

4.认真负责，实事求是

由于秘书工作直接服务于领导的决策，因而

秘书的工作要格外认真，实事求是。否则，秘书

一不小提供了错误或虚假的信息就很可能让领

导做出错误的决策。

5.敏锐的洞察力，能够与上级在工作中达成

一种默契的能力

领导人在做决策时往往站得高，看得远。但

他一般不会在工作中给秘书讲太多他的想法。这

就要求秘书人员具备敏锐的洞察力，能够与领导

达成一种默契，这样她才能够体会到领导做一个

决策的真正意图并正确地执行。

6.唯物的辩证法

秘书经常需要给领导决策提供可选择的备

选方案，有时甚至还会参与到一些决策当中。因

而，秘书看问题应该像领导一样，着眼全局。唯

物的辩证法思想，可以帮助秘书人员更全面、更

准确地看待问题。

7.做自信的人

一个人只有对自己很自信，别人才有理由信

任你。秘书人员也一样需要这种自信。这样，当

你证实了你的能力之后，领导才敢把一些重要的

决策交由你去执行。

五、秘书工作在辅助领导决策中的注意事项

1.随身带笔纸，做好工作记录

秘书工作的内容过于复杂，因而如果不及时

做好记录的话，就很容易忘记一些应该做的事

情。随身带笔纸，做好工作记录是一个职业秘书

最起码的要求。

2.当天的事情当天做，决不拖拖拉拉

有时候，一些秘书的工作量并不是很大，因

而时间比较宽裕，久而久之很容易让秘书养成拖

延的习惯。比如今天应该完成的事，很习惯地就

拖到了明天。结果到了第二天，万一突发性事件

很多的话，则秘书工作就可能会变得非常被动甚

而是因一时紧张而丢三落四。养成当天事当天做

是秘书的一个良好的工作习惯。

3.广交朋友，少树敌

秘书在辅助领导决策的每一个阶段，都需要

和许许多多的人打交道。如果秘书在平时能够广

结人缘，则无论她在辅助领导收集信息的过程还

是她在执行领导决策的过程，都能得到相关人员

的大力支持，起到事半功倍的效果。

4.对领导多一些宽容，少一些批判

每个人都有很多优点，也有很多缺点，领导

也不例外。作为秘书应该多看到领导的优点，适

应领导的某些缺点，才能在工作中与领导达成一

种良好的合作关系和信任关系。

5.注意细节，提升工作质量

领导决策的信息要求准确到位，领导决策的

执行要求精确到位。秘书人员在工作中如果做事

马马虎虎，松松垮垮，则不仅会影响到领导的决

策质量，而且可能给企业的发展造成间接的危

害。

深究秘书意识及气质修养小议

古时君王视秘书为股肱之臣。当今领导人用

秘书如左膀右臂。秘书是领导人的智囊和助手。

他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设

谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。

秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的

高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各

项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素

质。但是，仅仅具备这些基本的素质，还不是合

格的秘书人才，还不能说是一个精明能干的秘

书。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导

配合默契，使领导得心应手，并达到心领神会，

挥洒自如的境界，仅有其基本素质显然是不行

的，欲达到完成秘书歌颂英雄 使命的优化标准，还必须具

备和培养良好的秘书意识和气质。

自我意识与角色意识的对立统一

唯物主义认为，存在决定意识。人们的自我

意识是在社会实践中产生的发展的，它表现愿

望、意向、兴趣、理想、信念等。自我意识的高

层次表现为一种丰富性动机，就是在社会生活中

不断推进提高的自我实现的精神支柱，每个人在

进入自我实现的某个阶段以后，又会出现新的更

高的自我实现的追求。这种时时更新的自我意识

总呈膨胀之势。秘书是人在社会组织中担当的一

种角色。其角色意识又必须控制在社会组织为他

规定的规范之内。也就是说，他不是在自己选定

的环境下创造，而是在他直接碰到的环境下创

造。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、

决策者，仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。他仅仅服务于领导工作，活动于幕后。

作为处于从属辅助地位的秘书，必须听命于人，

只能在受控的前提下施控。这种受规范控制的角

色意识制约着呈膨胀状态的自我意识，而强烈的

自我意识能在一定条件下促进、推动角色意识，

这就是自我意识与角色意识的对立统一。在这种

对立统一的发展过程中，自我意识与角色意识始

终是互相渗透、互为因果的。秘书要实现自我，

首先必须冲出自我，在“无我”中实现自我并达

到“超我”。

融自我于角色，角色中见自我。任何自我实

现不可能在角色之外达到，一个人必须全力塑造

丰满的角色形象，才能真正达到自我实现。在戏

剧舞台上，锣鼓一响、音乐声起，演员就各自

完全进入自己的角色。演员所塑的声情并茂，维

妙维肖的角色形象就是他在戏剧舞台上的一种

自我实现。在秘书岗位上扮演秘书角色，就要像

演员塑造角色一样，把追求、跨越更高阶段的自

我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形

象上来。要彻底摈弃“身在曹营心在汉”或“这

山望见那山高”的心态，使强烈的自我实现的丰

富性动机完全融汇在角色意识之中。在角色意识

中溶化了强烈的自我意识，那么从属性的被动工

作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色

位置上塑造出了鲜明的角色形象，其自我实现也

就达到了新的境界，也就是在角色形象中展现了

崭新的独特的自我。

隐个性于共性，共性中显个性。个性，是指

一个人在他内在生理素质的基础上，在一定的社

会条件下，通过社会生活的实践锻炼与陶冶，逐

步形成的观念、态度、气质与习惯等，它是一个

人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的

总和。是一个人在人与人相互接触中表现出来的

性格倾向。共性，是人在社会生活中能够配合他

人的行为，适应群体生活的共同要求，符合群体

行为规范的性格倾向。心理学家认为，只要不是

病态，任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对

社会构成与发展而言。而从微观角度，对适应某

种社会规范而言，个性是要服从于共性的。作为

秘书，不仅要个性服从于共性，而且还要使自己

的个性巧妙地溶合于共性，具有最大限度的可压

缩性，刚柔相济，富有弹性。在任何情况下，在

任何环境中，不但能顺应群体共性，尤其还要顺

应其服务对象的独特个性。

能使个性泯消于微观而显现于宏观，是运用

掌握个性维度的上乘境界。人们生活中看不到有

什么个性的人，往往是最有个性的人。对秘书来

说，自负清高，目中无人是狭隘危险的个性；点

头哈腰，奴颜卑膝是令人恶心、没有出息的个性；

而有礼有节、不亢不卑、自信自谦、能屈能伸，

才是一个正派秘书所应该具有的个性。一个有作

为的秘书，有志献身于与自己的服务对象共同为

之奋斗的事业，他在工作中为了事业和工作的需

要，为了适应所在群体的共性和服务对象的个性

而压抑个性、牺牲自我，任劳任怨、埋头苦干，

不计名利，委屈求全，这种没有“个性”的个性，

不正是一种高尚可贵的“个性”么？

以角色建自我，无形中求有形。不论是默默

无闻还是惊天动地，人总是表现自我，总是在建

造一种自我。有人认为，秘书只是桥、舟、烛，

只能渡送他人淹没自己；只能照亮他人，毁灭自

己，不能实现辉煌的自我。认为“秘书是艘破渡

船，只把别人送上岸。渡了一船又一船，自己还

在河这边”，怀着自我实现难以满足的满腹怨屈，

生出怀才不遇、有志难展的种种牢骚，这是一种

狭隘的“唯我”之见。

自古以来的秘书虽然一般都名不见于经传，

利不显于俸禄，但其中胸怀大志而成大业者大有

人在。舍远而观近、避古而论今，毛泽东在

党的第三次代表大会以后曾担任党中央秘书，邓

小平则在党的八、七会议时任过党中央的政

治秘书。他们后来都成为叱咤风云、扭转乾坤的

一代英杰。田家英作为毛主席的秘书，虽没有在

政治舞台上抛头露面，而其秘书的铮铮风骨却万

人敬仰，流传千古。以此观之，他们是在扮演的

角色中，一步一步地实现自我，是在冲出自我时

达到“超我”，堪称我们秘书工作者的楷模。

内在思想与外在行为的逆向调节

秘书是领导者的“辅弼之臣”，其智囊作用

主要表现在以“谋”助“断”、以“谋”促“断”、

以“谋”执“断”。因此，在内在思维上，必须

站在领导者的角度去思考问题，要具有领导思

维。但是，处于从属地位的秘书只是领导者、指

挥者、决策者的参谋和助手，他没有也不应当具

有领导、指挥、决策的权力。所以，在外在行为

上他只能不折不扣地执行领导意图，而不能自行

其是。在某种意义上，秘书是思维的“巨人”，

行为的“矮子”！秘书内在思维与外在行为的要求的不一致，是秘书工作的一个显著的独特性，

秘书要充分注重自我把握这种内外有别的逆向

调节。

主导思维，辅助施行。一个勇敢的士兵要有

将军的气慨，一个能干的秘书要有领导的思维。

有些人行动上习惯于唯唯诺诺、畏首畏尾，思想

上满足于做“桐油灯芯”——拨一下动一下。凡

事不敢主动去想，不会超前去想，总是要等领导

有所指示或暗示后才去慢慢地揣摸领会其意图，

自己美其名曰“谦虚谨慎”，其实这种人不是庸

材便是奴才。

也有许多人确实才高八斗、聪明卓绝。他们

的思想往往高于或先于领导者，对领导的意图一

揣即透。可是不善于把这种高明的内在思想恰如

其份地表现在外在行为上，而好先声夺人，卖弄

聪明，以致令人生厌或惹下大祸。《三国演义》

中曹操的主薄杨修，从曹操发布的口令“鸡肋”

中，揣摸出了其撤军的意图，但他不经曹操允许

就先行散播了撤退的舆论，结果被曹操以动摇军

心之罪而杀之。他的思维脉络不可谓不佳，而其

越轨行为则不可谓不蠢也。在现代，有些好表现

自己的秘书也常常出现这种愚蠢的行为。

主导思维，是秘书在内在思维上以领导者的

思想高度、站在领导者的角度去考虑问题。在思

维上完全可以高于或先于领导者，以促进和协助

完善领导意图，但必须善于巧思妙导、不伤领导

之自尊。秘书主导思维的出发点在于高效率地领

会、执行或协助完善领导意图，不是卖弄聪明，

表现自己。因此，在行为上绝不能先于领导的决

断。HtTp://

秘书的内在思维与外在行为，完全是逆向发

展的。以高的角度去思维，从低的位置去执行。

或者说，思在其前，行在其后。如果这个“度”

调节把握不准，秘书不是越权僭位，就会无所作

为。

同步思维，从属施行。秘书与领导在知识才

干上旗鼓相当，平分秋色，而且历来配合很好，

在许多情况下，“英雄所见略同”，这种与领导一

拍即合，心领神会的思维即是同步思维。秘书具

有与领导同步思维的能力时，如果不加调节控

制，会出现我行我素，自作主张的行为，这正是

秘书之大忌。

秘书在主动、积极、创造性地工作中，要十

分注重尊重领导，及时请示汇报。在原则问题上，

即使与领导观点一致，也不能自作聪明，信口开

河，或“替天行道”，而要站在从属性位置有程

序，有分寸、有节制地施行。

全局思维，局部施行。秘书所属领导，对下

而言是全局，对上而言是局部；领导集体是全局，

领导者个人是局部。秘书有责任协助所属领导顾

全大局，因而必须具有全局思维。

社会主义的新型秘书不同于封建社会的师

爷、门客，他是为国家机关和领导集体服务，

不是为领导者个人的私利服务；是拿国家薪金，

不是食“君”之禄。因此，不能在人身上依附于

领导者，对领导者的个人意志唯唯喏喏，曲意奉

迎，为领导者的个人私利不遗余力，奔波效劳。

秘书只从属于自己所在的领导机关。他为领导者

提供各种职能性服务是为了保证整个领导工作

的顺利进行。他的思维幅射点应从全局出发，在

领导决策过程中，以全局的思维的意见、建议供

领导参考，并有责任转自

巧妙帮助和引导领导者克服一时的偶然的局部

意识。

如果一个秘书没有全局思维，不能及时为领

导提供严谨、正确的意见和建议，而只会随声附

和，或站在局部利益乱出歪点子，他就失去了秘

书的正常职能。秘书内在思维时，应从全局的高

度和角度出发，向领导者提供可行性意见、建议

供其参考决断，而在执行过程中则又必须以局部

的角度，从属的地位为出发点。一旦领导作出决

断，秘书就只能坚决无条件地执行，而不能有丝

毫游移，更不能自以为是，与领导分庭抗礼或另

搞一套。

秘书内在思维能力是与其学识才干胆略相

对应的。不具备相当的才干能力，无所谓发达的

内在思维，内在思维发达而又有胆有识的秘书，

则尤其要在外在行为上谦虚谨慎。

秘书气质与志向风操的自我修持

气质的含义一般是指人的个性特点，如直

爽、沉静、浮躁等，也指其风格、气度。秘书气

质则此二者皆兼而共有，主见于风格气度。志向

风操是一个人的主观价值取向及实现这种价值

取向的自我操持。秘书气质即其志向风操的特殊

外延，自我之志向风操是秘书气质的丰富内涵。

社会上不乏偏见和误解，总以为古往今来的

秘书，似乎都是点头哈腰的软壳蛋、看风使舵的应声虫，是毫无风骨、气度的附属品。这是“一

叶障山，不见泰山”。在浩渺无涯的历史长河中，

正直无私的秘书一般隐性埋名而很少见于经传，

但光照日月的辉煌业绩中无不包含渗透了他们

无声无形的大智大勇之奉献。常言道，一个事业

的成功者后面往往站着一位贤惠的妻子。而每个

英明卓越的领导者后面无不拥有一群聪敏能干

的秘书。在日益壮大的秘书队伍中，许许多多的

秘书人员都具有着令人叹服的才华、令人倾倒的

风度、令人钦佩的骨气、令人赞美的精神。气质

发源于风操、风操立足于志向。这种才华、风度、

骨气、精神汇集凝结为独特的秘书气质，它是与

志向风操的自我修持密切相关、互为因果的。

绝顶为峰的恢弘志气，始终如一的中心意

志。志气是一个人实现其理想、目标的内动力。

追求的目标愈远，理想愈高，志气就愈大。秘书

工作是培养、锻炼和造就人才的摇篮，秘书虽处

于辅助地位，在现时协同领导通观全局、运筹帷

幄，而随着时代和事业发展的需要则存在着位移

的可能。因此，要站得高、望得远，为共产主义

理想奋斗，为社会主义事业献身，要具备一种“海

到无边天作岸，山登绝顶我为峰”的恢弘志气。

秘书的志气是为国家为社会献身尽责的志气，是

忧国忧民的志气，是励精图治，振兴中华的志气。

封建时代的范仲淹尚能“居庙堂之高则忧其君，

处江湖之远则忧其民”，作为社会主义时代的秘

书当然应该比他的胸怀更开阔、眼光更远大。秘

书有了为国家、为民族、为社会主义“四化”大

业尽责的恢弘之志，其奉献精神必会油然而生，

就会在被动的岗位上神清气爽地主动地去工作，

就可以不论在民主型、开拓型、超脱型、事务型、

业务型，还是平庸型、放任型、专断型、世故型、

权势型领导者的手下，都能应变自如，自觉做好

份内工作。秘书工作的难度不仅仅在于其从属

性、政治性，主要的、直接的难度还是在于它的

综合性、事务性和群众性。它的这种职能决定了

其具体工作的琐碎性、突发性、严密性和连续性。

这种“没分没晓，没完没了”的工作特性，是足

以窒息理想、压抑志气的。那么，秘书靠什么从

这样的困难之海到达理想追求的自由彼岸？光

有志气是不够的，还要有始终如一的中心意志。

远大的目标，坚韧的意志是秘书人员心灵的

护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任

何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、

信心，就是坚韧的中心意志。它是秘书用以克服、

解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是

一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平

凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”

者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工

作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是

评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一

般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯

努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向

后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管

理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的中心

意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以

令人满意。有了这种贯穿始终的中心意志，他就

能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

自重自爱的人格操守，张弛自如的容忍度

量。人格、操守是基本的、最可靠的事业之本。

一个人能够知道尊重自己的人格，不把自己当作

一件买卖品，不肯为了金钱、权势、地位而出卖

自己的灵魂和人格、降落自己的操守，则他一定

能成为社会中备受尊敬的人。每个人都应认识

到，在自己的生命中是应该具有宝贵的人格的。

这种人格非富贵之所能淫，贫贱之所能移，威武

之所能屈，这种人格为任何代价所不能购买，“宁

为玉碎，不为瓦全”。这种人格之基石就是克已

奉公，诚实公正，言而有信，行而有义。在社会

生活中是否受人尊重，主要决定于一个人的人

格，不是一个人的职位。毋庸置疑，党和国家机

关的秘书必须首先具有这种基本的人格，然后才

谈得上党性、国格。

秘书与服务对象的关系，在封建社会是人身

依附关系；在资本主义社会是雇佣关系；在社会

主义社会则是平等的关系。他与自己的服务

对象只有职能分工的不同，就更应自己尊重自己

的人格。领导与秘书在人际关系上并没有天然的

鸿沟，相互之间往往是相互制约、相互影响的。

秘书的高尚人格也可以对领导起一定的潜移默

化的影响，甚至制约作用。秘书失去了人格比一

般人没有人格为害尤甚，就会由国家机关的秘书

沦为领导者个人的门客和奴仆，就会与搞不正之

风的领导者同流合污，以权谋私、为虎作伥，这

是非常危险的。秘书工作的从属性是工作职能方

面的从属，不是人格、操守上的从属，秘书有自

己独立的人格，绝对不应盲从。秘书在人格操守

上能够自重自爱，可以说是国家之福、领导之幸。

容忍的度量，就是一种广阔的胸怀。对国家、

民族、共产党和人民的根本利益受到损害，即危

害四项基本原则问题，对一切违法乱纪的行为理

所当然不能容忍。容忍的前提，是从党和国家及

人民的根本利益出发。秘书为了协调工作的需

要，对下要容，对上要忍，委屈求全，经得起敲

打。容则能合众，忍则能抗压。俗话说：人上一

百，形形色色。秘书面对庞大的社会网络，身处

复杂微妙的地位，不可持个人之性，不能逞一时

之气，而要从非我的角度，谨言慎行，能容能忍。

虚怀若谷，委屈求全就是善于容忍即听得起批

评，受得起委屈，耐得了刺激，“不以物喜，不

以已悲”，骤然临之而不惊、无故加之而不怒，

我行我素正常工作，这就是秘书气质的基本要

素。为秘书者应有“草不谢荣于春风，木不怨落

于秋灭”的心态和境界。

满腔热忱的工作精神，尽善尽美的办事态

度。测验秘书气质还有一个标准，那就是看他工

作时所具的精神。假使他对于工作是被动的而非

自动的；假使他对于自己的工作感到厌恶、毫无

热诚和爱好之心，不能使工作成为自己的一种喜

悦，而觉得像是在被迫服一种苦役的话，那他是

绝难取得工作成效，做得有声有色的。一个秘书

工作时所具的精神，不但对于工作的效率与质量

大有影响，而且与造就培养他本人的品格和气质

也大有关系。秘书的工作就是秘书的人格之表

现，是秘书的志趣、理想能力、气质之外部写真。

看到了他所做工作的品质，也就“如见其为人”

了。秘书的工作，是秘书的自我塑像，为美为丑，

可爱可憎全操于他自己之手。因此，秘书应对自

己的工作临之以一种艺术家的精神，持以乐观、

满腔热忱的心理，才能变被动为主动，变消极为

积极，使自己的工作成果放出光彩。

除了对工作具有满腔热忱的精神状态，还要

有一丝不苟，尽善尽美的办事态度。如果做秘书

工作养成了轻视与忽略的坏习惯，时时抱着一种

马马虎虎、敷衍苟且的应付态度，那么，即使他

有满腔热忱，冲天干劲，其效果也会被这种惰性

所抵销。做秘书工作，事无大小、事无巨细，每

做一事都要竭其心力、求其提出的英语 完美，这也是秘书气

质反映在事业上的一个标记。秘书以尽力为本，

以奉献为荣，他在每做完一件工作时，应当可以

扪心自问，可以有勇气这样说：对于这件工作，

我问心无愧，我尽到了自己的最大努力，已经做

到了力所能及范围内的“最好”。许多人最常见

的毛病就在于办事不彻底，缺乏贯穿始终、尽善

尽美的工作态度。他们对工作、对事业不想求其

完美，而在个人利益上则企望有最理想的收获，

这是秘书人员不可取的。秘书工作不仅有辅助

性、服务性、全面性的特点，而且具有很强的机

密性、政策性，它环环相扣，关系密切，“牵一

发而动全身”，往往涉及一个全局和整体，尤其

需要一丝不苟，尽善尽美的办事态度。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各

行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘

书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书

人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业

有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能

不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书

功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运

转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、

提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意

识与气质的修养。

什么是文秘，文秘的职责是什么y

文秘是①协助领导人联系接待，办理文书和

交办事项的工作人员。②指秘书职务

是掌管文书并协助机关或部门负责人处理

日常工作的人员，文秘岗位是与领导岗位相伴生

的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关

系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系

处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的

成败。在国际事物处理过程中有种“等距外交”

的模式。“等距外交”指世界上一切国家之间或

国内各政治派别举行政治谈判，为了避免席次争

执，表示参加各方的地位平等，采取一种“圆桌

会议”的形式，各方都围绕圆桌而坐，看不出上

下、主次、高低之别，主持人也由各方轮流担任。

一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘

书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工作

具有综合性的特点。

1998年5月，国家劳动部（现劳动和

社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》

一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室

程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为

领导决策及实施服务的人员。

目前我国秘书从业人员约达2300万

人。

我国外资企业秘书分三类：

初级秘书——以接电话、发传真、收发

信件等服务型为主；

中等秘书（一般性秘书）——用英文写

一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或

本科毕业。

高级秘书（经理助理）——能起草重要

的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能

力，有较强的语文素养和较高的应用写作能力。

行政秘书岗位职责。在行政协理领导下承担以下工作：

1、

领导勤务。承担校行政的服务工作，包括校内外

公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食

宿、费用等安排，受委托时管理校长、副校长印

章、签名章，负责用印及校长、副校长签字的程

序性常规审核；承担校行政领导接待、晤谈的预

约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分油麦菜怎么做好吃 类、

归档，提供校行政领导公务活动信息；

2、内部事务。承担校领导和办公室设备、

家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登

记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资

产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、

收发和公务信函、传真收发工作；

3、负责公务活动场所（办公楼、会议室及奠基厅）的日常管理、调度、维护保养，做好会

议服务工作，负责党委会、校长办公会议以外的

校级会议的人员通知；

4、负责办理校行政领导、协管的离退休人

员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老

保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会

福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手

续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤；

5、负责完成行政协理交办的有关工作，参

与大型活动会务工作。

行政秘书不在岗时，由行政协理代行上述职

责。

秘书的参谋职能

秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一

种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务，其特点主要有综

合辅助、系统中介、间接效益性和对立统一性。综合辅助既是秘书活动的显著

特点，又是指导秘书工作的重要原理；在组织的结构系统中，秘书部门既是组

织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介；秘书工作的成果是很难用具体

的经济成果的数据来表述，但秘书有效的职能活动，能够使取得生产和管理成

果的人们效益的提高；秘书的职能活动不能脱离社会，和其他社会活动一样，

秘书职能活动具有鲜明的对立统一性。

在秘书工作实践中，这些特点，决定了秘书在职能活动中要充分发挥参谋咨询、

辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到

管理机关对秘书工作的要求。

关键词：秘书职能活动特点与作用

秘书在组织管理体系内工作活动，势必受到职能地位和工作环境的影响和制约。

虽然秘书活动头绪众多，范围广泛，可变性大，但仍然有着符合自己职能地位

和环境条件的特点，存在着符合自身活动规律的原理。总体来说，秘书主要作

用就是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。具

体来说，体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。

本文根据秘书活动的一般特征和原理，从秘书工作的特点与要求入手，理论联

系实践，就秘书在职能活动中如何充分发挥其重要作用分4个方面进行论述，

旨在通过对秘书工作特点与要求的了解，更好地开展秘书工作，充分发挥其职

能作用。

1、秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐

决策和检查督办的重要作用

11综合辅助是秘书活动的显著特点

秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘

书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又

是指导秘书工作的重要原理。

在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理

来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，

以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授

权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上

级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执

行。

12秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用

现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳。它必

须依靠副职和秘书人员，为他分担部分工作。而副职过多，又有可能因权力分

散，造成难以统一的弊病，而且副职领导往往独当一面的分管部分工作，很难

对主要领导人提供全面的辅佐和服务。因此秘书的决策咨询的功能在现代管理

中具有不可替代的重要作用。

在学校日常政务工作中，办公室秘书是学校领导的助手，必须协助领导者处理

日常办公事务，为领导的工作提供各方面的服务。秘书不仅熟悉学校领导的权

责范围、工作内容、以及组织内外的各种关系，了解各种工作渠道和来自各方

面教学工作信息；熟悉本级机关组织的全面的情况，对上级领导机关的政策、

指令和有关意图，以及下级各处室、各年级组和各教研组的具体情况都比较了

解，而且秘书还对领导者的工作习惯、思想脉络和不同阶段的工作重点比较熟

悉。秘书这种协助领导处理日常事务，为领导者提供工作服务的职能地位，为

秘书发挥参谋咨询作用，提供了便利条件，而领导人也存在这种需要。一位有

现代管理思想的领导人，不仅需要他的秘书作风正派、办事机敏、忠诚可靠，

而且需要他的秘书有较高的智能，信息灵通，知识全面，善于出谋献策，能够

直言上谏，在关键时候提醒自己，拓宽自己的思路，使自己少犯错误。

秘书要充分发挥其参谋咨询作用就必须取得领导者的绝对信任，如果领导信任，

愿意征求和听取秘书的参谋建议，秘书就能有效地发挥参谋咨询作用；反之，

就难以发挥作用。而领导者对秘书的信任很大程度上与秘书的自身素质、领导

人的素质和组织气候的影响有关。这三个方面的影响造成了处在相同职能地位

的秘书有的能随时向领导者提供参谋建议，成为领导身边的智囊人物；有的只

能跑腿办事，很少有提出意见和建议的机会的现象。

同时群众的理解和支持，影响着领导人的管理效果，也影响秘书发挥参谋咨询

作用。秘书只有深入群众，了解实际，在群众中吸取丰富的营养，在领导和群

众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带，随时向领导反映群众正确意见和建议，

才能充分地发挥其参谋咨询作用。

秘书的职能地位处于信息沟通网络的中枢。组织对内对外信息沟通的网络结构

越合理，运转效率越高，秘书掌握的信息就越全面、及时、准确，以此为依据，

提出参谋建议或进行咨询，就有较高的实际价值。反之，秘书就失去了发挥参

谋咨询作用的信息依据。

13辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用

秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，

参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领

导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，长传下达，沟通四方，便于领会决

策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补

充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切

联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职

能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决

策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可

以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维

持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是

秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工

作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程

的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人

分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的

有机结合。

秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施

中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策

的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从

实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学

性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策

目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

14秘书的检查督办保证决策指令的贯彻实施

检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的

重要管理手段。秘书是领导人的助手，因此领导经常把检查督办的任务委派给

秘书去执行。检查督办的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。

秘书参与了决策指令形成前后的全过程，因此，对决策指令的背景、目的、内

容和实质，能够全面深入的理解，有利于检查督办中把握目的、标准线下推广 ，分析执

行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有

熟练高效的信息处理手段和丰富的经验，在检查督办中，秘书能够迅速准确捕

捉信息，了解情况，摸清执行决策指令的情况，发现执行决策指令的差距和问

题，起到督查作用。

秘书直接受命于领导人，于领导人保持着密切的信息沟通，这样就能直接将检

查督办的情况，反馈给领导人，以避免贻误时机，反馈信息失真或受到干扰。

秘书检查督办的目的十分明确。不仅有明确的检查督办对象，而且在内容上也

是明确地以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。秘书检查

督办的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查是否

办理，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令是否办理、

怎样在办理，以及办理的效果怎样等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系。秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人。一方面，秘书要严

肃认真，实事求是，深入具体的了解情况；另一方面，秘书必须平等待人，态

度谦和，行为检点。

2、秘书活动的系统中介特点，要求秘书部门和秘书人员充分发挥沟通协调的作

用

21秘书活动带有鲜明的系统中介特点

在组织的结构系统中，秘书部门既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转

的中介。比如在学校日常工作中，学校领导需要依靠办公室秘书，了解广大教

职员工和离退休教师对学校政务和教学工作的想法、意见以及他们工作、生活

方面的情况和希望改善生活条件的合理要求，也需要通过秘书传达学校领导的

有关工作意图；同时群众也需要通过办公室秘书，了解学校领导对具体工作的

安排和指导思想，并通过秘书，向领导转告自己的意见和建议。

秘书部门处于决策层与执行层的结合部的职能位置。这不仅使秘书在决策与执

行之间，通过操办会议，撰拟公文，起到特有的转换作用，而且对决策的可行

性和可受性，执行的彻底性和适变性起到积极的保证作用。秘书在既参与决策，

又参与执行的实践中，体现其系统中介性，并由此发挥特殊的功能。另外，秘

书草拟公文，既要领会上级机关的有关方针政策、法规指令，了解环境条件的

动态变化，又要熟悉机关组织内部各子系统的具体情况；秘书接待来访，既要

向对方介绍组织内部的基本情况，又要了解对方的有关情况和要求。

秘书部门处于如此确定的中介位置，因此秘书活动带有鲜明的系统中介特点，

秘书工作正确地使用中介原理，有利于充分发挥其职能作用。

22沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要

职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体

性。

秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及

时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信

息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除

误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，

维系组织和谐运转。

秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又

能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出

现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上

达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状

态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲

突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助

领导人进行协调和仲裁。

秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与

各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和

支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。当有关方面

出现某些矛盾分歧等失调现象时，秘书凭借其为各相关方面提供公务服务所取

得的信赖进行沟通协调，能够取得良好的效果。

3、秘书活动的间接效益性特点，要求秘书在日常工作中充分发挥工作效益和执

行效益

31间接效益性是秘书工作效益的体现

间接效益性是秘书工作的一大特点。秘书的工作效益，一般难以直接的反映出

来，也很难直接衡量其大小。从表面来看，秘书工作的成果，很难用具体的经

济成果的数据来表述，但深入分析，秘书有效的职能活动，能够使那些不断取

得生产和管理成果的人们提高效益。

秘书在其基本职能作用中所产生的效益，都是反映在其职能发挥作用时的工作

对象的效益中，属于实践中所取得的间接效益。秘书为管理者献计献策，方案

被采纳之后所取得的效益主要反映为领导人的管理效益和决策者的决策效益。

秘书的沟通协调活动的效益，反应在失调的各方面通过沟通协调，相互配合后

产生的工作效益中。

在日常工作中，秘书撰拟文稿的效益，体现在文稿的责任承担者的工作效益和

文稿的收受者的执行效益；秘书信息工作的效益，蕴含于使用信息者的工作效

益；公文处理的效益，决定于公文制定者的工作效益和公文收受者的执行效益。

因此，秘书工作虽然取得的是间接效益，但对组织整体效益的提高，有着不可

替代的作用。

32秘书的事务管理直接影响领导机关的工作效益

领导机关是组织整体运转的首脑，领导机关的工作效率，直接影响组织整体运

转的效率，而秘书的事务管理与领导机关的工作效益有着密切的关系。秘书快

节奏高效率地管理事务，能够有效地促进领导机关，特别是领导者工作效益的

提高，进而对整个组织运转产生积极的影响。

机关职能部门很多，各自的职能任务相当繁杂，再加上机关内外环境条件处在

不断的变化中，这就使机关事务工作的可变因素甚多。秘书的职能地位，使其

与机关内外各相关方面都有着广泛的联系，对各方面的变化都能及时准确地了

解。秘书管理事务，有利于使事务工作适应各方面的变化，及时恰当地提供有

效服务。比如学校领导接到通知，不久将前往贵阳一中参加其校庆活动，作为

秘书此时应立即停止手上其他的日常事务工作，着手校领导出差经费、交通工

具和所带材料的准备，在校领导出行前一天必须保证交通工具、差费和准备材

料三到位。

机关各子系统事务服务的需要，有时比较集中，而单位的设备条件有限，如学

校教务处和总务处同时都要召开会议，而单位的大会议室又只有一个，这就势

必造成事务工作的矛盾。当出现冲突时，秘书可以与两个处室的主任进行沟通

协商，采取以教学工作为主的方针，调整两个会议的召开时间，在可能的情况

下做到互不影响。

由此可见，秘书管理事务，既有利于及时恰当地为领导工作提供服务，又有利

于根据各职能部门的需要，适时提供有效的服务。秘书及时有效地提供服务，

有利于提高机关工作效益。

4、秘书职能活动的对立统一性特点，要求秘书在参与政务、掌管事物的职能活

动中，充分发挥助手作用

41秘书职能活动具有鲜明的对立统一性

秘书的职能活动不能脱离社会。因此，和其他社会活动一样，秘书职能活动具

有鲜明的对立统一性。在秘书的职能活动中，既要听命办事，不折不扣地完成

领导交办的事务，又要在实际工作中，发现问题，调查研究，提出参谋建议，

对领导的某些失误与疏漏，提醒和规劝；既要熟悉组织运转各方面的运转机制，

又要精通本职专项实务所必备的工作技能。

秘书必须根据领导工作和管理工作的需要，提供公务服务，其工作是被动的。

但在具体的工作中，秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动向领导及各部门

提供公务服务，才能提高整体工作效益。因此，秘书必须在被动中求主动。

秘书不仅要熟悉组织运转各方面的运转机制，而且要精通本职专项实务所必备

的工作技能，如机敏的办事技能，熟练的推进公共关系技能，准确流畅的语言

表述技能，规范的公文处理技能，灵活的协调技能等等，实现业务上综合性与

专业性的统一。

比如在学校政务工作中，秘书要通过沟通协调、检查督办、办文、办事、办会

等职能活动，维持学校各组织的正常运转。同时，又要通过对外与各地区兄弟

学校的公务交往，广泛的收集教学改革信息，密切把握国内外教育信息的动态

变化，并通过参谋建议，辅佐决策等职能活动，协助学校领导者，适应办学环

境条件的变化，采取必要的教学改革措施。

可见，秘书职能活动的对立统一性有着自身的特点，它既适应社会活动规律又

符合秘书的职能要求。

42参与政务与掌管事务是秘书职能活动一驾马车的两个轮子

秘书的职能活动，既要参与政务，又要掌管事务，事务工作是经常的、大量的；

参与政务是随机的、间接的。秘书若仅只能做一些事务性工作，就难以充分发

挥其参谋、助手的职能作用；若忽视事务工作，秘书将失去参与政务的依据（办

文办事过程中能够收集组织内外的大量信息），也将失去通过为领导公务服务

时极好的为决策参谋建议的机会。由于秘书特殊的职能地位，其参与政务和掌

管事务是紧密相连，不可分割的。比如在学校专业技术人员职称评定工作时，

秘书既要把上级的有关专业技术人员职称评定的政策，向学校所有教职员工作

系统的宣传，让广大教职员工充分地理解；又要对涉及具体评定的某些细节内

容和具体人员安排，保守机密，做到守口如瓶。