会议服务筹备方案

2024年2月28日发(作者：宦乡)

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 会议筹备

1、会场服务实施

1.1、会场预定与协调

一、会场预订流程

营销人员主动上门对目标客源进行拜访或与主动到店团队客源对接，通过商谈明确消费形式及内容，达成会议团队消费意向并签订《团队接待协议》。协议内容应明确如下内容：

1、单位名称及抵离店时间；

2、团队人数；

3、三餐标准和酒水要求（确定用餐形式及菜品清单）；

4、住宿标准及需要房间数量；

5、会议室地点及收费标准、会场布置、会标内容及规格尺寸、茶水服务和是否需要多媒体、话筒数量、鲜花、水果等；

6、对娱乐项目的预订及消费标准；

7、户外活动的内容及标准；

8、团队签到具体安排；

9、结账方式；

10、会务组人员相关信息；

11、其它特殊要求等。将签订的《团队接待协议》反馈至酒店前台进行登记，财务部和总经办备份。

临时到店即时需要提供服务的会议团队，在了解基本需求和结算方式后，直接进入接待程序，随后跟踪服务，以掌握团队其它消费需要。

二、现场协调

现场协调也被称为：现场指挥中心指会展活动召开时，会展组织管理者通过现场调度、调节、管制、指挥等方式，保证各系统的正常运行。现场调度中心是现场最高指挥中心，通常各类指示信息均由调度中心完成并发布。现场协调负责人统常由会展组织最高管理者、会展活动策划师、会展场馆负责人、会展现场秘书组等相关组成。与瑞士会议地方进行注册区、路引、易拉宝、桌椅

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摆放等布置以及提前布置会场等协调工作。对大会、筹备会等进行设备安装、调试，并协助相关工作人员保障会议期间设备的正常使用。

会议的场地租赁和搭建。包括会议签到背板、席卡、主讲台装饰板等相关物料准备及布置。

现场调度的主要职责：

●协调各系统的相关任务，特别交叉性任务的指派

●控制会展活动现场的进行程序

●调配现场相关管理人员与服务人员

●对现场各类突发事件做出处理决定

●重要工作内容通知下达

●接待各系统的咨询意见并做出反馈

●组织重要领导进行参观

●处理其他系统不能决策的事物

●检查各系统实际工作情况

●公布会展现场重大变化情况

2、服务保证

一、保障内容：

1.食宿保障

2.交通保障

3.外联保障

4.供电保障

5.医疗保障

6.消防保障

7.财务保障

8.物料采购保障

餐饮安排由当天明确的组织人员统一标准上报，统一安排。结束后统一结账。若有特殊情况由后勤活动总负责人亲自安排。以上所有情况须由对接人员全程参与迎送安排。

二、交通保障：

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交通保障分为公共交通和宾客用车、内部人员工作期间常规用车、会议期间紧急车辆调度。

1.公共交通安排，租赁大巴在市区循环放松。

路线规划：

按照设定好的路线安全行驶

2.会议服务期间紧急供调配车辆，另增派一辆车（待定具体车辆）、公司通勤中巴车、上述所有的车辆在执行完任务之后统一在会议服务等待安排下次任务。

3.所有车辆司机在任务执行完毕，需向后勤车辆负责人汇报。在会议服务现场待命。所有车辆调配需由后勤车辆负责人统一调配。

三、外联保障

须由专人负责对项目所属区域的涉及到的职能部门的沟通。

四、医疗保障

方案一：寻找合作的医疗企业，同意其在现场宣传。让其派驻两名医护人员在现场处理突发的紧急事故。

方案二：采取付费的方式让医院派驻医护人员。

五、消防保障

1.租赁灭火设备在现场，配备一台手提式干粉灭火器。现场配备多个手推式干粉灭火器。展位内的干粉灭火器交由各个商家保管签字。公共大型干粉灭火器由现场保安保管。

2.由于项目旁就是消防支队，消防措施。事先如果可以给消防支队打个招呼。共同防患消防隐患。

活动负责：

后勤作为各项活动的基础保障工作，需要相对较为细致的同学给予维护。对于这项工作，生活部作为学院主管后勤仓库的部门，有一定的管理后勤经验，所以后勤保障工作主要由生活部来给予担任。

场地的布置及会议现场的秩序维护：

1、场地的布置：

第一组成员需要在各活动前1~2小时到达现场，与第二组成员接应，清点